8. Bố cục đề tài:
2.2.4. Các phương pháp bảo hiểm được sử dụng
Hiện nay, có nhiều cơng nghệ sao, chụp tài liệu sao đáp ứng tốt mục đích của bảo hiểm tài liệu là tạo lập bản sao bảo hiểm đề phòng các sự cố, rủi ro làm mất tài liệu bản gốc, chính. Dựa vào mức độ q, hiếm, tình trạng vật lý của tài liệu và điều kiện tài chính của các Lưu trữ lịch sử địa phương làm căn cứ lựa chọn các hình thức bảo hiểm tài liệu cho thích hợp. Thực tế, có hai cơng nghệ lập bản sao bảo hiểm tài liệu cơ bản được sử dụng nhiều nhất hiện nay đó là: Số hóa và chụp microfilm
Số hóa tài liệu
Trong thời đại khoa học công nghệ phát triển như vũ bão, để lập bản sao bảo hiểm dự phòng rủi ro, bảo quản tài liệu gốc lâu dài, tạo thuận lợi cho việc tra cứu sử dụng
và phù hợp với điều kiện kinh tế. Một số Lưu trữ lịch sử địa phương ưa chuộng phương pháp số hóa tài liệu để bảo hiểm tài liệu lưu trữ có giá trị cao của mình.
Đây là một phương pháp đang được áp dụng phổ biến hiện nay, các bước thực hiện phương pháp này được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh. Tuy nhiên, tùy theo mục đích số hóa của từng đơn vị mà người ta lựa chọn việc có thực hiện hết các bước hay không. Tuy nhiên, nếu với yêu cầu phổ thơng, q trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ chỉ giản đơn có 5 bước là:
Bước 1.Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa.Việc lựa chọn này là cần thiết, vì khơng có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ.
Bước 2. Chuẩn bị tài liệu. Công việc bao gồm:
Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu; phân loại TL, tách riêng những TL rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu.
Bước 3. Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu dữ liệu hay cịn gọi thơng tin cấp 2 (metadata). Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.
Bước 4. Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa và làm lại những ảnh khơng đạt yêu cầu.
Bước 5. Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ.
Công việc bao gồm bàn giao tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lich sử địa phương với những văn bản khơng đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng
trang tài liệu để bảo đảm đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước một. Phương pháp Số hóa tài liệu có nhiều ưu điểm trong việc truy xuất thông tin phục vụ khai thác sử dụng, nhược điểm của phương pháp này là vật mang tin điện tử nhanh chóng bị lỗi thời cơng nghệ (đĩa CD có tuổi thọ 5 năm; DVD 8 năm; ổ cứng 10 năm...) nên thường xuyên phải kiểm tra độ tương thích của dữ liệu và tiến hành di chuyển sang vật mang tin khác để phù hợp với trình độ khoa học cơng nghệ.
Chụp Microfilm
Hiện nay, các cơ quan lưu trữ và thư viện trên thế giới đang áp dụng nhiều giải pháp kỹ thuật khác nhau để lập bản sao bảo hiểm tài liệu cho tài liệu của mình như: Giải pháp công nghệ microfilm; giải pháp công nghệ microfilm – số hóa; cơng nghệ số hóa và cơng nghệ số hóa - microfilm. Tuy nhiên, sau khi phân tích rất nhiểu yếu tố thực tế của nước ta như: đặc thù tài liệu lưu trữ nước ta, điều kiện thực tế của Trung tâm Bảo hiểm tài liệu cũng như sự tiếp thu kinh nghiệm từ lưu trữ Singapore và một số nước khác thì hiện nay cơng tác Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đang sử dụng song song hai quy trình cơng nghệ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ đó là: Quy trình cơng nghệ chụp microfilm bằng máy lưỡng hệ Zeuschel OMNIA OK300 A0 Hybrid và quy trình cơng nghệ chuyển từ dữ liệu số hóa sang microfilm bảo hiểm (COM). Hai cơng nghệ này ngồi Việt Nam thì trên thế giới cịn có các nước như: Mỹ, Australia, Singapore, Canada, Đức, Ấn Độ… đang tiến hành sử dụng để lập bản sao microfilm bảo hiểm. Bản sao bảo hiểm của tài liệu lưu trữ được tạo lập bằng hình thức chụp microfilm có tuổi thọ có thể lên tới 500 năm nếu được bảo quản trong điều kiện lý tưởng.
Quy trình cơng nghệ chụp microfilm bằng máy lưỡng hệ Zeuschel OMNIA OK300 A0 Hybrid
Dây chuyền công nghệ này được trang bị: Hệ thống máy chụp lưỡng hệ (Hybrit) của Đức (thiết bị này có hai chức năng, vừa có thể chụp microfilm, vừa có thế số hóa tài liệu); hệ thống tráng rửa; các thiết bị kiểm tra như: Thiết bị đo mật độ, thiết bị đo độ nhạy sáng, kính hiển vi, máy kiểm tra hình ảnh; Thiết bị nối phim siêu âm; Máy đo quang phổ và phụ kiện kèm theo như hóa chất vật tư… của hãng Kodak.
Quy trình cơng nghệ này được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành bởi Quyết định số: 71/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 06 năm 2004 về việc ban hành quy
trình (tạm thời) lập phơng bảo hiểm trên microfilm Halogen bạc, loại 35mm (đối với tài liệu giấy) và Quyết định số: 30/QĐ-VTLTNN ngày 29 tháng 02 năm 2008 về việc ban hành Quy trình lập bản sao bảo hiểm trên microfilm đen trắng tráng bạc 35mm và bản sao sử dụng kỹ thuật đối với tài liệu giấy bằng máy chụp/quét lưỡng hệ.
Quy trình cơng nghệ chuyển từ dữ liệu số hóa sang microfilm bảo hiểm (COM).
Khác với công nghệ chụp microfilm, tài liệu được số hóa bằng máy quét chuyên dụng của hãng Kodak, sau đó được chuyển sang microfilm qua thiết bị ghi phim Kodak i9610 đã được ban hành bởi Quyết định số 01/QĐ-VTLTNN ngày 08 tháng 01 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình lập bản sao sử dụng bằng cơng nghệ số hóa và chuyển sang microfilm. Tuy nhiên, mới đây Quyết định trên được thay thế bằng Quyết định số: 175/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 Quyết định ban hành hướng dẫn thực hiện Quy trình chuyển dữ liệu số hóa sang phim bảo hiểm (Quyết định ban hành kèm theo hướng dẫn chuyển dữ liệu số hóa sang phim bảo hiểm bằng máy ghi phim Kodak i9610). Quy trình này khác với Quy trình chụp microfilm ở khâu Quét tài liệu còn các bước chuẩn bị tài liệu, tráng rửa, kiểm tra vv… đều giống Quy trình chụp microfilm.
Trên đây là hai quy trình lập bản sao bảo hiểm đã và đang được sử dụng để lập bản sao bảo hiểm tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử địa phương và Trung tâm lưu trữ quốc gia, đã có hàng triệu ảnh đã được số hóa và chuyển sang microfilm bằng hai phương pháp trên. Hai phương pháp này đều có nhưng ưu và hạn chế khác nhau. Tuy nhiên, so với mặt bằng chung về cơng nghệ cũng như tính phù hợp với đặc điểm tài liệu nước ta thì hai giải pháp cơng nghệ này hiện nay được xem là những phương pháp hiện đại.
Như trên đã trình bày, có hai cơng nghệp lập bản sao bảo hiểm phổ biến để tiến hành bảo hiểm tài liệu, đó là: Cơng nghệ Số hóa tài liệu và cơng nghệ Chụp Microfilm tài liệu lưu trữ.
Qua khảo sát, các Lưu trữ lịch sử địa phương chủ yếu bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng cơng nghệ Số hóa, vì một số lý do sau:
- Số lượng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử địa phương quá lớn trong đó khối lượng tài liệu có giá trị to lớn tầm cỡ quốc gia khơng nhiều nên khó có thể đầu tư lớn hơn cho một phương pháp bảo hiểm khác số hóa;
- Phương pháp số hóa khơng tốn q nhiều chi phí vận hành;
- Vật tư, trang thiết bị phục vụ cơng tác số hóa nhẹ nhàng khơng q phức tạp như Microfilm;
- Đáp ứng mục đích bảo hiểm tài liệu là kéo dài tuổi thọ bản gốc tài liệu và tạo điều kiện tốt cho tổ chức khai thác sử dụng;
- Bản số hóa vẫn có thể chuyển sang Microfilm bằng cơng nghệ Số hóa – Microfilm qua thiết bị ghi phim Kodak i9610 nếu cần thiết (có độ phân giải phù hợp). Tuy nhiên, do nhận thức khác nhau về bảo hiểm tài liệu nên công tác bảo hiểm diễn ra tại các Lưu trữ lịch sử địa phương cũng khác nhau. Mặc dù Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Hướng dẫn tạo lập cơ sở dữ liệu năm 2010, nhưng mỗi tỉnh lựa chọn một độ phân giải hình ảnh cho tài liệu khác nhau. Ví dụ, tồn bộ tài liệu được số hóa tại Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hưng Yên, Lưu trữ lịch sử tỉnh Nam Định đều chọn độ phân giải là 300dpi cho tất cả các loại hình và tình trạng vật lý của tài liệu. Trong khi đó, theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước áp dụng tiêu chuẩn Joint photograp hic expentgroup (jpg); ảnh màu; độ phân giải tối thiểu: 100 dpi (tùy thuộc vào tình trạng tài liệu); tỉ lệ quét: 25 – 100%; đối với bản sao phục vụ lập bản sao bảo hiểm (ghi sang microfilm); áp dụng tiêu chuẩn: Tag Image File.(tyf); ký hiệu TIFE; ảnh đen trắng; độ phân giải tối thiểu: 300 dpi; tỷ lệ quét 100% (lựa chọn hai mực độ phân giải cho hình ảnh với mục đích khác nhau).
Thực tế, việc lựa chọn độ phân giải cho mỗi tài liệu yêu cầu phải chính xác phụ thuộc vào mục đích của bảo hiểm tài liệu cũng như tình trạng vật mang tin của tài liệu. Sở dĩ như vậy là vì với mỗi độ phân giải khác nhau sẽ tiêu tốn dung lượng lưu trữ bản bảo hiểm là khác nhau. Ví dụ:
Tiến hành số hóa phơng Kiến trúc sư trưởng (1923 – 2000) với 25.308 hồ sơ.
Nếu Scan theo chuẩn 300dpi dung lượng cho 01 trang A4 là hơn 1Mb, đối với trang A0 là 32Mb, trung bình 01 hồ sơ là 49Mb. Như vậy, dung lượng tổng sẽ là: 25.308 x 49Mb khoảng 1,3 Tb dữ liệu.
Nếu Scan theo chuẩn 200dpi dung lượng cho 01 trang A4 là 800Kb, trang A0 là 12Mb, trung bình 01 hồ sơ là 25Mb. Như vậy, dung lượng tổng sẽ là :25.308 x 25Mb khoảng 600Gb dữ liệu.
Từ ví dụ trên ta có thể thấy, nếu chọn không đúng độ phân giải cho tài liệu sẽ gây tốn kém về mặt khơng gian lưu trữ cũng như chi phí cho các cơng cụ lưu trữ với dung lượng lớn, quan trọng hơn cả là ảnh hưởng tới chất lượng ảnh của bản sao số hóa.