8. Bố cục đề tài:
2.1. Khái quát tình hình tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử địa phương
2.2.1. Các tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ cầnbảo hiểm
Hiện nay, tại các Lưu trữ lịch sử địa phương chủ yếu tiến hành công tác bảo hiểm tài liệu bằng cơng nghệ Số hóa, bên cạnh đó cịn có thể sử dụng phương pháp khác như: Công nghệ chụp microfilm, công nghệ số hóa - mcrofilm. Theo thống kê của phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương thuộc Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước cho tới thời điểm năm 2015 đã có hơn 20/63 Lưu trữ lịch sử địa phương tiến hành số hóa tài liệu.
Mục đích chính của các dự án số hóa được Lưu trữ lịch sử địa phương xác định là: nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, bản chính; bảo hiểm tài liệu; tạo ra các bản sao dự phòng; tạo thuận lợi cho việc phục vụ khai thác sử dụng. Từ những mục đích của đề án số kể trên, khơng phải đề án số hóa của tất cả Lưu trữ lịch sử địa phương đều mang mục đích đồng nhất với đề án bảo hiểm tài liệu.
Qua khảo sát thực tế, hiện nay các Lưu trữ lịch sử địa phương triển khai các dự án số hóa tài liệu theo hai hình thức: thứ nhất, các Lưu trữ xây dựng các đề án Số hóa tài liệu, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tham mưu cho các cơ quan có thẩm quyền đề án số hóa tài liệu lưu trữ, sau đó trình UBND tỉnh ký quyết định. Đã có nhiều tỉnh làm theo hình thức này, Ví dụ Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình giai đoạn 1933 – 2007, đề án được UBND tỉnh chấp thuận bằng QĐ số 1408/QĐ-UBND ngày 26/6/2015 với tổng dự tốn chi phí là 5.710.289.000 đồng, thời gian thực hiện từ năm 2016 – 2020 với hơn 8.738 hồ sơ bao gồm hơn 519.948 trang văn bản khổ giấy A4. Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 – 2007 và được UBND tỉnh Bình Định ban hành Quyết định số 2250/QĐ-UBND ngày 16/7/2014 về việc phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 – 2007, Đà Nẵng, năm 2016, Sở Nội vụ sẽ chủ trì xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ giai đoạn 2016 - 2020 với mục tiêu chung: Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ hiện đại – lưu trữ điện tử; xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống các phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ nhân dân; kéo dài tuổi thọ bản gốc tài liệu lưu trữ có giá trị cao; bảo hiểm tài liệu, tạo lập bản sao dự phịng; cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện phục vụ nhân dân một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo
chất lượng; cung cấp thơng tin được đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh đạt hiệu quả. Thứ hai, các lưu trữ lịch sử thực hiện kế hoạch
Công tác văn thư, lưu trữ hàng năm do UBND tỉnh, thành phố ban hành. Trong nội dung của kế hoạch xác định việc đẩy mạng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, trong đó số hóa tài liệu là một nhiệm vụ. Dựa vào kế hoạch năm của tỉnh, thành phố các trung tâm lưu trữ xây dựng kế hoạch năm cho mình, trong kế hoạch năm của các trung tâm, kho lưu trữ lịch sử có phần cơng việc là tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ. Ví dụ, Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội tiến hành cơng tác số hóa tài liệu đối với phơng Kiến trúc sư trưởng (1923 – 2000) như một công việc hàng năm theo kế hoạch Công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 số 214/KH-UBND ngày 22/12/2014 của UBND thành phố Hà Nội. Chính vị vậy, một số Lưu trữ lịch sử địa phương coi số hóa tài liệu là cơng việc hàng ngày phải làm, không quá chú trọng tới việc xây dựng tiêu chuẩn, tiêu chí trong việc lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm.
Tiêu chí lựa chọn tài liệu lƣu trữ cần bảo hiểm
Qua khảo sát thực tế, hiện nay đang tồn tại hai quan điểm trong việc lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm của các lưu trữ lịch sử: Thứ nhất, một số Lưu trữ lịch sử địa
phương cho rằng: Tài liệu lưu trữ đã được giao nộp vào lưu trữ lịch sử thì đều có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Chính vì vậy, tồn bộ khối tài liệu sẽ được bảo hiểm không cần xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn. Thứ hai, các Lưu trữ lịch sử địa phương cịn lại có quan điểm khơng thể tiến hành bảo hiểm tồn bộ khối tài liệu. Chính vì vậy, một số tiêu chí để lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm đã được đưa ra, các tiêu chí này được trình bày trong đề án bảo hiểm tài liệu của các lưu trữ lịch sử (đối với các lưu trữ lịch sử xây dựng đề án bảo hiểm tài liệu). Đối với các Lưu trữ lịch sử địa phương bảo hiểm tài liệu theo kế hoạch công tác hàng năm, thực hiện chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác lưu trữ thì các tiêu chí được đưa ra khơng có trong văn bản cụ thể. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế, một số Lưu trữ lịch sử địa phương lựa chọn tài liệu lưu trữ để bảo hiểm thơng qua việc vận dụng các tiêu chí sau:
Ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phơng; Thời gian, địa điểm hình thành tài liệu; Giá trị thơng tin của tài liệu;
Tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao.
Khi được hỏi về tiêu chí lựa chọn tài liệu vào số hóa (bảo hiểm), tất cả các Lưu trữ lịch sử địa phương trong diện khảo sát đều có chung câu trả lời là chưa xây dựng bộ tiêu chí nào cả, tất cả những tiêu chí được đưa ra trên đây khơng được ban hành trong bất cứ một văn bản liên qua tới cơng tác số hóa nào. Tuy nhiên, cả ba Trung tâm trên đều khẳng định việc xây dựng một bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ vào bảo hiểm là rất cần thiết.