CHƢƠNG 1 CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ TỔ CHỨC DU LỊCH SỰ KIỆN
2.3. Thực trạng tổ chức sự kiện của cỏc doanh nghiệp du lịch tại Hƣng Yờn
2.3.1. Hoạt động chung của cỏc doanh nghiệp du lịch về tổ chức sự kiện tại Hưng Yờn kiện tại Hưng Yờn
Những năm trở lại đõy, nhịp sống kinh tế đó cú nhiều thay đổi, cỏc dịch vụ phỏt triển nhằm tăng hiệu quả kinh doanh nõng cao hỡnh ảnh cho cỏc tổ chức, đặc biệt là cỏc tổ chức kinh doanh trong thời kỳ cạnh tranh nhƣ hiện nay thỡ việc thiết lập cỏc mối quan hệ với ngƣời tiờu dựng và cụng chỳng rất quan trọng.
Hoạt động của cỏc doanh nghiệp du lịch Hƣng Yờn về tổ chức sự kiện cũn rất đơn giản, chƣa cú tớnh chuyờn nghiệp và chi phớ cũn thấp. Nhỡn một cỏch tổng quỏt về hoạt động của doanh nghiệp đầu tiờn là tỡm kiếm khỏch hàng, sau khi đó cú khỏch hàng sẽ gửi bỏo giỏ và kớ hợp đồng rồi thiết kế tổng thể kịch bản và chuẩn bị một số cụng việc cho sự kiện, cuối cựng là quyết toỏn chi phớ thực tế.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ mụ tả hoạt động của cỏc doanh nghiệp du lịch
- Tỡm kiếm khỏch hàng: Hầu nhƣ cỏc doanh nghiệp du lịch này đều mới gia nhập thị trƣờng về lĩnh vực kinh doanh tổ chức sự kiện, vỡ thế mà cỏc doanh nghiệp chƣa đƣợc nhiều ngƣời biết đến với khả năng kinh doanh ngành dịch vụ này mà chỉ biết đến cỏc doanh nghiệp tổ chức tour du lịch, vỡ vậy việc tỡm kiếm khỏch hàng đƣợc đặt lờn vai phũng kinh doanh.
Tỡm kiếm khỏch hàng Gửi bỏo giỏ và kớ HĐ Thiết kế tổng thể kịch bản Cụng tỏc chuẩn bị Quyết toỏn chi phớ thực tế
Việc tỡm kiếm khỏch hàng cú thể tiến hành theo nhiều cỏch, và sử dụng nhiều nguồn thụng tin nhƣ thụng tin trờn sỏch, bỏo, internet, thụng tin dựa vào khỏch sử dụng tour của doanh nghiệp… Khi xỏc định xem đối tƣợng khỏch hàng và nhỡn nhận khả năng của khỏch hàng phự hợp với khả năng của doanh nghiệp, cỏc nhõn viờn kinh doanh tiến hành cụng việc tiếp xỳc với khỏch hàng, thụng qua điện thoại, thƣ điện tử, sắp xếp một cuộc hẹn gặp mặt, núi chuyện về dịch vụ tổ chức sự kiện.
Giao dịch cú thể đƣợc kớ ngay khi khỏch hàng đang cú nhu cầu thực sự và lƣu ý khi mà khỏch hàng chƣa cú nhu cầu.Việc làm này cũng giống nhƣ gửi một cataloge cho khỏch hàng để khỏch hàng tiến hành lựa chọn, và khỏch hàng sẽ mua khi cú nhu cầu, thụng bỏo với khỏch hàng về sự cú mặt của doanh nghiệp mỡnh, và lƣu ý khỏch hàng sử dụng dịch vụ của mỡnh khi mà khỏch hàng đang muốn tổ chức một sự kiện.
- Gửi bỏo giỏ và kớ kết hợp đồng: Gửi bản bỏo giỏ là dựa vào giỏ thị trƣờng đang cú về dịch vụ tổ chức sự kiện, cỏc doanh nghiệp tham khảo cỏc giỏ cả dịch vụ phụ kốm, tham khảo giỏ của cỏc dịch vụ tổ chức sự kiện của cỏc doanh nghiệp cạnh tranh, cộng thờm phớ dịch vụ, mà phũng kinh doanh gửi cho khỏch hàng một bảng bỏo giỏ cho khỏch hàng, cỏc nhõn viờn kinh doanh tiến hành giao dịch qua email hoặc fax, hoặc trực tiếp gặp mặt khỏch hàng. Việc gửi giấy bỏo giỏ đến cụng ty khỏch hàng là việc làm cú ý nghĩa thiết thực nhất giữa cả hai bờn, bảng bỏo giỏ thụng bỏo với bờn khỏch hàng phạm vi trỏch nhiệm của họ, cũn với bờn khỏch hàng thỡ bảng bỏo giỏ giỳp họ cõn đối lại ngõn sỏch sự kiện và tớnh toỏn xem cú sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp khụng.
Bảng bỏo giỏ khụng chỉ giỳp khỏch hàng hỡnh dung chi phớ trong sự kiện mà cũn giỳp đụi bờn hỡnh dung cỏc mảng của sự kiện, tuy nhiờn bỏo giỏ này là giỏ cho dịch vụ cơ bản, tớnh riờng cỏc dịch vụ thiết bị phỏt sinh. Dựa
vào yờu cầu của bảng bỏo giỏ, thấy cú sự phự hợp với kinh phớ ngõn sỏch của chủ thể sự kiện sẽ tiến hành kớ kết hợp đồng đỏnh dấu sự hợp tỏc đụi bờn.
Hợp đồng kớ kết là giao kốo giữa cỏc doanh nghiệp du lịch và cỏc bờn đối tỏc, những vấn đề mà cả hai bờn thoả thuận từ cụng việc đụi bờn và trƣờng hợp thanh toỏn.v.v…
- Thiết kế kịch bản tổng thể và làm cụng tỏc chuẩn bị: Việc thiết kế kịch bản và làm cụng tỏc chuẩn bị phải làm nối tiếp nhau. Thiết kế kịch bản tổng thể là thiết kế toàn bộ chƣơng trỡnh nhƣng cũng phải phự hợp với mục đớch ban đầu của sự kiện. Cụng tỏc chuẩn bị là lờn kịch bản cỏc vai, phõn cụng mỗi ngƣời một trỏch nhiệm rừ ràng, nhƣ vậy để mọi ngƣời cú ý thức tự giỏc về trỏch nhiệm của mỡnh. Cỏc thành viờn trong nhúm đều cú ảnh hƣởng lẫn nhau.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức sự kiện của doanh nghiệp du lịch
Giỏm đốc là đại diện cho doanh nghiệp chịu trỏch nhiệm trƣớc phỏp luật và trƣớc khỏch hàng. Khi nhận đƣợc yờu cầu của khỏch hàng thỡ phõn
Giỏm đốc Phú Giỏm đốc Phũng tổ chức sự kiện Phũng kinh doanh Phũng hành chớnh nhõn sự Phũng kế toỏn Phũng PR Phũng thiết kế
cụng xuống Phú giỏm đốc và cỏc phũng ban trực thuộc. Cỏc trƣởng phũng phõn cụng cho cỏc nhõn viờn dƣới cấp, sau đú tập hợp cỏc cụng việc đó làm theo nhƣ kịch bản lại cho cỏc trƣởng phũng. Cỏc trƣởng phũng bỏo cỏo cho phú giỏm đốc và cuối cựng bỏo cỏo lờn Giỏm đốc cỏc cụng việc làm đƣợc để kịp thời làm những cụng việc chƣa đƣợc, đang đi chệch hƣớng. Vỡ vậy luồng thụng tin là luồng thụng tin hai chiều, cỏc trƣởng phũng và cỏc nhõn viờn dƣới quyền đều cú thể núi ra suy nghĩ của mỡnh, gúp ý cho cỏc ý tƣởng hoặc cỏc phƣơng phỏp hoạt động tốt hơn, do cú sự phõn cụng rừ ràng ban đầu, cỏc nhõn viờn dễ dàng thực hiện cỏc cụng việc đó đƣợc phõn cụng từ trƣớc đú, cụng việc chia nhỏ nờn sự khú khăn sẽ giảm hơn, và nhõn viờn sẽ hoạt động sỏng tạo hơn. Cỏc bộ phận làm cụng tỏc chuẩn bị, tập hợp cỏc dịch vụ sử dụng cho sự kiện, thuờ cỏc dịch vụ mà cỏc doanh nghiệp khụng thể cú đƣợc, tổng duyệt cỏc kịch bản trƣớc khi sự kiện diễn ra, điều chỉnh những vấn đề cho phự hợp, làm cỏc thủ tục hành chớnh với chớnh quyền sở tại và tại địa điểm tổ chức sự kiện.
- Quyết toỏn chi phớ thực tế: Việc kớ kết một hợp đồng là đỏnh dấu sự giao dịch của một sự kiện đƣợc tổ chức, thỡ việc quyết toỏn tớnh chi phớ tổ chức sự kiện đỏnh dấu sự kết thỳc của một sự kiện. Thụng thƣờng bờn cỏc doanh nghiệp thanh toỏn cỏc khoản chi phớ tổ chức sự kiện trƣớc mà chƣa cú sự đặt cọc, số tiền đƣợc trả sau khi sự kiện kết thỳc. Cỏc doanh nghiệp lập một bảng quyết toỏn chi phớ thực tế đƣa cho bờn khỏch hàng, số tiền sẽ đƣợc chuyển khoản qua ngõn hàng, và mọi thắc mắc liờn hệ với phũng kế toỏn và giải thớch rừ ràng từng khoản mục một.
Hiện nay một phần do quy mụ cỏc sự kiện ở Hƣng Yờn cũn nhỏ nờn cung ứng những dịch vụ này chỉ đũi hỏi chiến lƣợc của doanh nghiệp tập trung ở thị trƣờng tỉnh nhà. Đội ngũ nhõn viờn đƣợc đào tạo bài bản chuyờn nghiệp sẽ đỏp ứng đƣợc nhu cầu và từng bƣớc mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.