Stt Sự kiện Số khỏch tham dự
1 Sự kiện thƣơng mại 100 khỏch – 150 khỏch 2 Hội họp, hội nghị 50 khỏch – 100 khỏch
3 Lễ hội Trờn 500 khỏch
4 Thể thao 100 khỏch – 200 khỏch
Theo tỏc giả tổng hợp
- Truyền thụng: Hỡnh thức truyền thụng thƣờng phổ biến của cỏc doanh nghiệp sử dụng là bằng Banner chiếm trờn 87% vỡ chi phớ khụng cao, phự hợp với cỏc sự kiện vừa và nhỏ. Truyền thụng này thƣờng đƣợc treo trƣớc nơi diễn ra sự kiện, phạm vi treo khụng quỏ 2 km. Giỏ banner cũng dao động từ 120.00 – 400.000 VND/ 1 banner. Tuy nhiờn cũn phụ thuộc vào kớch cỡ của
mỗi banner và những Banner cũn phụ thuộc vào yờu cầu của chủ sự kiện và sự kiện.
Vớ dụ, Cụng ty du lịch Ánh Sao tổ chức sự kiện Giới thiệu sản phẩm gỗ cao cấp tại trung tõm Hội nghị quốc tế Plaza. Chủ sự kiện yờu cầu in banner 2,4x0,8x10 cỏi, giỏ 120,000/ 1 cỏi.
Tại Hƣng Yờn truyền thụng bằng cỏc phƣơng tiện nghe nhỡn nhƣ bỏo giấy, truyền hỡnh và radio thƣờng khụng đƣợc cỏc chủ sự kiện quan tõm nhiều chỉ chiếm 14,3% vỡ chi trả cao. Chi trả cho 1 phỳt lờn truyền hỡnh Hƣng Yờn phải mất khoảng 8 triệu – 10 triệu đồng vỡ vậy đõy khụng phải là sự lựa chọn của cỏc cụng ty. Truyền thụng này thƣờng đƣợc ỏp dụng cho cỏc sự kiện lớn của Tỉnh nhà nhƣ: Kỷ niệm 180 thành lập Tỉnh, Đại hội Đảng bộ, Lễ đún nhận Huõn chƣơng Lao động…
Đối với lễ hội bỏo chớ cú một vai trũ quan trọng và là một kờnh thụng tin hữu hiệu nhất để giới thiệu về lễ hội. Hiện nay giới thiệu về cỏc lễ hội tại Hƣng Yờn thỡ đều do bỏo Hƣng Yờn đảm nhiệm. Vớ dụ, trong thời gian tới sắp tổ chức lễ hội nhƣ lễ hội Cầu Mõy, lễ hội Đa Hoà- Dạ Trạch… thỡ bỏo Hƣng Yờn sẽ gới thiệu về lễ hội đú để thu hỳt sự quan tõm của cụng chỳng.
Hiện nay, truyền thụng bằng tiện ớch kỹ thuật số khỏ phổ biến chiếm 55% cỏc cụng ty tỡm cỏch đƣa thụng tin sự kiện lờn mạng nhƣng mới chỉ trong phạm vi thụng bỏo, cũn sử dụng hỡnh thức quảng cỏo thỡ chƣa đƣợc phổ biến và nội dung cũn sơ sài.
Truyền thụng thụng qua cỏc phƣơng tiện huyờn nỏo nhƣ ụ tụ, xe mỏy chiếm 25,3%, sử dụng phổ biến đối với cỏc sự kiện nghệ thuật, cỏc liveshow…Khi cú một liveshow nào đú sắp diễn ra, họ thƣờng thuờ một chiếc xe ụ tụ taxi, bờn cạnh xe dỏn poster hỡnh ảnh của liveshow, cũn phớa trờn đầu xe để một chiếc loa, xe chạy dọc cỏc ngừ để quảng cỏo về sự kiện sắp diễn ra. Thời gian quảng cỏo thƣờng từ 16h00 đến 18h00 trƣớc sự kiện diễn ra 3 ngày, chi phớ cho hỡnh thức quảng cỏo là 500.000/1 ngày trong phạm vi khoảng 10km.
87.1% 14.3% 55.0% 25.3% 18.0% 0.0% 10.0% 20.0% 30.0% 40.0% 50.0% 60.0% 70.0% 80.0% 90.0% 100.0% Truyền thụng Banner, Poster, Flyer, Phướn dọc Truyền thụng nghe nhỡn Truyền thụng KTS Truyền thụng huyờn nỏo Truyền thụng khỏc Truyền thụng
Biểu đồ 2.2. Đỏnh giỏ về việc sử dụng hỡnh thức truyền thụng tại Hưng Yờn
Nhỡn chung, truyền thụng về sự kiện của cỏc doanh nghiệp du lịch cũn lạc hậu, kộm hiệu quả. Theo điều tra của tỏc giả (biểu đồ 2.1) hiện nay hầu hết cỏc doanh nghiệp vẫn chủ yếu sử dụng truyền thụng truyền thống nhƣ Banner, Poster, Flyer và phƣớn dọc để quảng cỏo sự kiện. Cũn truyền thụng bằng phƣơng tiện nghe nhỡn nhƣ truyền hỡnh, radio rất hạn chế vỡ tớnh chất quy mụ sự kiện nhỏ. Tuy nhiờn truyền thụng bằng kỹ thuật số chƣa hiệu quả, phần lớn cỏc trang website của cụng ty chỉ đơn thuần giới thiệu về mỡnh, thiếu hẳn cỏc tiện ớch khỏc cho sự kiện.
2.3.2.2. Thực hiện tổ chức sự kiện
- Khụng gian thực hiện sự kiện: Là nơi diễn ra sự kiện vỡ vậy vị trớ khụng gian phụ thuộc vào sự kiện, mỗi loại hỡnh cụ thể cú yờu cầu khụng gian riờng, ngoài chỗ ngồi của khỏch cũn cần một khoảng khụng gian cho hoạt động sự kiện. Trung bỡnh cỏc sự kiện tổ chức tại khỏch sạn thƣờng cú từ 100- 200 khỏch và khụng gian thƣờng 50m2 tới 110 m2. Sõn khấu cú vị trớ đẹp, cú thể treo màn hỡnh lớn trong phũng sao cho mọi ngƣời dự xa hay gần vẫn cú
thể nhỡn thấy. Phũng điều hành camera cú thể theo dừi toàn bộ thụng qua cỏc màn hỡnh tivi đƣợc đặt tại cỏc vị trớ xung quanh. Camera quột toàn bộ từ lỳc ngƣời đi từ vị trớ khỏch tham dự ngồi lờn sõn khấu. Chiều cao của sõn khấu trung bỡnh khoảng từ 5m-7m, mặt bằng của sõn khấu bao gồm cả khu vực phớa sau sõn khấu nhƣ phũng thay đồ, vị trớ để vận chuyển cỏc thiết bị, lối đi lại. Cỏc thiết bị hiệu ứng ỏnh sỏng nhƣ đốn, cỏc đốn laser, mỏy thổi bong búng, thiết bị xả khớ màu…
Việc thiết kế ỏnh sỏng và bố trớ hệ thống ỏnh sỏng trong và ngoài phũng cú ứng dụng khoa học cụng nghệ hiện đại và mang tớnh nghệ thuật. Ánh sỏng phục vụ cỏc hoạt động sự kiện bao gồm 3 loại sau: ỏnh sỏng trắng, ỏnh sỏng màu và ỏnh sỏng chuyển động. Hệ thống ỏnh sỏng thƣờng đƣợc hoàn tất từ 1- 2 ngày khi sự kiện diễn ra. Tuy nhiờn, với những địa điểm tổ chức đặc thự nhƣ lều bạt, sõn tập búng, bến xe…thỡ hệ thống ỏnh sỏng phụ thuộc theo yờu cầu sự kiện. Hiện tại cú rất nhiều cỏc cụng ty sử dụng lều bạt cú dàn khung khụng gian hiện đại cú thể dỡ phụng và lắp đặt cỏc thiết bị, tấm mặt sàn cơ động kớch thƣớc 1m x2m chất liệu: thộp và gỗ.
- Tổ chức đƣa đún khỏch: Cỏc doanh nghiệp du lịch phần lớn đều cú xe chở khỏch du lịch từ 16 chỗ- 45 chỗ, vỡ vậy xe chở khỏch cho tổ chức sự kiện là rất thuận lợi. Hiện nay tại Hƣng Yờn đối với sự kiện thƣơng mại thƣờng đƣợc bố trớ xe đƣa đún khỏch tới sự kiện. Cũn đối với sự kiện thụng tin đại chỳng mà khỏch phần lớn là trong độ tuổi từ 19-25 thỡ phƣơng tiện giao thụng cụng cộng là chủ yếu.
Mặc dự bến đỗ xe phụ thuộc vào địa điểm tổ chức sự kiện, nhƣng việc tớnh toỏn, phõn tớch kỹ điểm đỗ xe là hết sức quan trọng, cú nhiều yờu cầu về điểm đỗ xe nhƣ sức chứa, cự ly tới sự kiện, đỗ trong nhà và ngoài trời, chi phớ ảnh hƣởng của điểm đỗ tới giao thụng đụ thị…khu vực đỗ xe cần phải cú bảng hƣớng dẫn chi tiết để khỏch cú thể hiểu đƣợc, hỗ trợ cho cụng tỏc quản lý.
- Khỏch tới sự kiện: Khi khỏch tới, để tăng thờm ấn tƣợng tạo sự khỏc biệt, tạo khụng khớ sụi động cho sự kiện, Nhà tổ chức thƣờng bố trớ cỏc hoạt động phụ trƣơng nhƣ: Đún tiếp nhiệt tỡnh, hồ hởi, trang trọng, sắc màu rực rỡ, đốn chiếu, đốn quột sỏng rực, õm thanh, nhạc điệu, ca mỳa… Cú nhõn viờn mặc đồng phục hoặc thẻ đeo trờn ngƣời hƣớng dẫn nhằm giỳp khỏch dễ nhận biết. Cú sơ đồ chỉ dẫn cho khỏch chi tiết và cặn kẽ, bảng chỉ dẫn đƣợc đặt trờn giỏ hoặc treo trờn tƣờng. Bố trớ khăn phủ màu và cỏc dải vải trang trớ trờn mặt bàn, màu chủ đạo thƣờng đƣợc sử dụng là trắng và đỏ. Đồ nội thất hoặc những bức tƣờng đƣợc treo rốm hoàn toàn phự hợp với sự kiện đƣợc tổ chức.
- Hậu cần: Ăn uống trong sự kiện là cỏc buổi liờn hoan, tiệc chiờu đói của chủ sự kiện. Thực phẩm phải đảm bảo an toàn từ nguồn gốc và trong chế biến phục vụ. Cần xỏc định rừ phạm vi, mức độ và mục đớch bữa ăn, bữa ăn phải trang trọng, lịch sự, tạo sự thõn thiện ban đầu, tạo ấn tƣợng khi chia tay.