2.1. Tầm quan trọng của PR với bỏo chớ và ngược lại
2.1.1.1. PR là một nguồn tin quan trọng giỳp cho thụng tin của bỏo chớ
phong phỳ, gắn bú hơn với đời sống thực tiễn xó hội.
Hầu hết giới bỏo chớ đều thừa nhận rằng, PR cú vai trũ quan trọng đối với cụng việc của họ. Trong quỏ trỡnh làm luận văn, tỏc giả thực hiện một cuộc khảo sỏt nhỏ dành cho 50 phúng viờn bỏo chớ (cỏc phúng viờn thuộc lĩnh vực cụng nghệ thụng tin, giỏo dục, văn húa - xó hội). Kết quả của khảo sỏt cho thấy:
- Trung bỡnh 1 thỏng mỗi phúng viờn đi dự khoảng 10 - 15 buổi họp bỏo. - Trung bỡnh 1 thỏng mỗi phúng viờn nhận được 18 - 25 TCBC.
- Thụng tin/TCBC mà PR cung cấp chiếm 35% phần trăm so với cỏc nguồn tin khỏc của phúng viờn.
- Tỷ lệ thụng tin/TCBC do PR cung cấp được phúng viờn sử dụng trong tin, bài là 25%.
- Trung bỡnh mỗi phúng viờn cú mối quan hệ với khoảng 16 chuyờn viờn PR của cỏc tổ chức, doanh nghiệp.
Trong bảng khảo sỏt, phúng viờn Nguyễn Tiến Dũng (bỏo điện tử VnExpress) khẳng định: “PR cú vai trũ là cầu nối bỏo chớ với doanh nghiệp, giỳp việc quảng bỏ, cung cấp thụng tin tốt hơn. PR cũng là địa chỉ để cỏc nhà bỏo cú thể nắm bắt những thụng tin một cỏch nhanh nhất”. Phúng viờn Hưng Hải (bỏo điện tử VietNamNet) cũng thừa nhận: “PR là một trong những nguồn tin quan trọng, cung cấp thụng tin và tỡnh hỡnh thực tế của khối doanh nghiệp một cỏch nhanh chúng cho bỏo chớ”.
Cú thể kết quả khảo sỏt chưa toàn diện vỡ chưa tiếp cận được với đầy đủ phúng viờn hoạt động trờn cỏc lĩnh vực khỏc (như kinh tế, chớnh trị…) tuy nhiờn chỳng tụi cho rằng, những con số trờn đó chỉ ra một thực tế khụng thể phủ nhận: Hoạt động PR chớnh là một nguồn tin quan trọng đối với bỏo chớ.
Thụng qua những cụng việc cú tớnh chất gắn bú chặt chẽ với bỏo chớ như: soạn thảo và phỏt hành TCBC; tổ chức họp bỏo ra mắt, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, cụng bố quyết định hoặc ký kết hợp đồng, hợp tỏc; bỏo cỏo thường niờn và thụng tin về doanh nghiệp… PR đó cung cấp cho bỏo chớ một lượng thụng tin khỏ khổng lồ, chi tiết và trờn một bỡnh diện chung thỡ cú thể đỏnh giỏ là khỏ trung thực. Ngoài ra, ở những doanh nghiệp nhỏ, PR cũng kiờm luụn cụng việc làm bỏo nội bộ, phụ trỏch nội dung website, đú cũng là 2 kờnh với lượng thụng tin sõu và rộng, giỳp bỏo chớ tiếp cận được với hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Trong thời buổi “PR lờn ngụi” như hiện nay, nhờ sự “cống hiến” của hàng chục ngàn chuyờn viờn PR hoạt động trong doanh nghiệp lẫn cỏc chuyờn
gia PR của cụng ty dịch vụ, bỏo giới đó thuận lợi hơn rất nhiều trong việc nắm bắt thụng tin một cỏch nhanh nhạy, chớnh xỏc và chất lượng.
Kết quả khảo sỏt tại một vài doanh nghiệp trong nước dưới đõy cho thấy, hoạt động tổ chức sự kiện, họp bỏo và phỏt hành TCBC diễn ra rất thường xuyờn, thậm chớ với mức độ dày đặc.
Cụng ty Cổ phần đầu tư và phỏt triển cụng nghệ FPT cú gần 10.000 nhõn viờn, hoạt động trờn bốn lĩnh vực: Cụng nghệ thụng tin và viễn thụng; Tài chớnh và ngõn hàng; Bất động sản; Giỏo dục và đào tạo. FPT cú 14 cụng ty thành viờn cựng cỏc trung tõm và chi nhỏnh trải dài trờn khắp đất nước và nhiều quốc gia trờn thế giới. Với một hệ thống tổ chức quy mụ, đồ sộ, kinh doanh đa lĩnh vực và ngành nghề như vậy, FPT luụn là trung tõm thụng tin cho bỏo giới và cũng là đề tài khai thỏc của bỏo giới. Ban Truyền thụng và ngành dọc PR của FPT đó hoạt động khỏ hiệu quả trong việc cung cấp thụng tin ra bờn ngoài.
Cụ thể, trong năm 2006, FPT (trờn phạm vi cả nước) đó tổ chức 66 cuộc họp bỏo, phỏt hành 168 TCBC. Năm 2007 là bước nhảy vọt khi con số buổi họp bỏo là 228 và số TCBC phỏt hành là 294. Trong 6 thỏng đầu năm 2008, con số tương ứng là 56 cuộc họp bỏo và 131 TCBC được phỏt hành. Như vậy tớnh trung bỡnh, mỗi thỏng Tập đoàn FPT tổ chức 12 cuộc họp bỏo và phỏt hành 20 TCBC cho bỏo giới. Với một doanh nghiệp trong nước, cú thể coi đõy là những con số khỏ ấn tượng trong hoạt động PR.
Ngoài ra FPT cũn cú tờ bỏo nội bộ “Chỳng ta” (xuất bản hàng tuần) với những thụng tin mới, núng, cập nhật đầy đủ tất cả cỏc lĩnh vực hoạt động của Tập đoàn. Chỳng ta khụng chỉ gõy tiếng vang trong nội bộ mà cũn được rất nhiều người ngoài tỡm đọc bởi phong cỏch làm bỏo chuyờn nghiệp, khụng ngại “động chạm” tới những vấn đề gai gúc nhất, nhạy cảm nhất của Tập đoàn. Website của FPT cũng được thiết kế rất chuyờn nghiệp với lượng thụng
tin đồ sộ, cập nhật từng ngày. Khụng ngoa khi núi rằng “FPT là mỏ thụng tin cho bỏo chớ”.
Vậy với một doanh nghiệp Nhà nước thỡ sao? Chỳng ta hóy cựng tỡm hiểu hoạt động của Tổng cụng ty Hàng khụng Việt Nam – VietNam Airlines. VietNam Airlines cú 17 cụng ty thành viờn với phạm vi kinh doanh rất rộng:
Kinh doanh, dịch vụ và phục vụ vận tải hàng khụng đồng bộ đối với hành khỏch, hàng húa ở trong nước và nước ngoài, kinh doanh xăng dầu, cỏc dịch vụ thương mại tại cỏc cảng hàng khụng, dịch vụ ủy thỏc xuất - nhập khẩu, dịch vụ thương mại tổng hợp, vận tải mặt đất, nhựa cao cấp, in, khảo sỏt thiết kế, xõy dựng cụng trỡnh, cung ứng lao động chuyờn ngành…
VietNam Airlines cũng khỏ chỳ trọng tới cỏc hoạt động PR trong việc xõy dựng hỡnh ảnh một hóng hàng khụng chuyờn nghiệp. Ngoài việc cập nhật thụng tin website của Tổng cụng ty và thực hiện xuất bản cỏc ấn phẩm như: Tạp chớ Heritage, bản tin nội bộ, Tạp chớ Hàng khụng và cỏc bỏo ngành…thỡ việc tổ chức họp bỏo và phỏt hành TCBC diễn ra khỏ thường xuyờn. Trong năm 2006, VietNam Airlines tổ chức 40 buổi họp bỏo và phỏt hành 45 TCBC. Trong năm 2007, tổ chức 60 buổi họp bỏo và phỏt hành 70 TCBC. Con số tương ứng trong 6 thỏng đầu năm 2008 là 20 buổi họp bỏo và 40 TCBC. Như vậy trung bỡnh mỗi thỏng, VietNam Airlines tổ chức 4 buổi họp bỏo và phỏt hành 5 TCBC, với một doanh nghiệp Nhà nước thỡ con số đú khụng phải là nhỏ và đõy cũng là nguồn tin khỏ phong phỳ cho cỏc phúng viờn bỏo chớ.
Để hoạt động khảo sỏt được toàn diện, ngoài doanh nghiệp tư nhõn và doanh nghiệp Nhà nước, tỏc giả luận văn đó khảo sỏt thờm hoạt động PR của một cụng ty dịch vụ chuyờn nghiệp, đú là cụng ty T&A Communications.
T&A Communications được đỏnh giỏ là 1 cụng ty PR trong nước khỏ chuyờn nghiệp với cỏc lĩnh vực hoạt động gồm: Tư vấn chiến lược PR; triển khai cỏc chương trỡnh, chiến dịch PR; tổ chức cỏc sự kiện (hội thảo, khai trương dịch
vụ/ sản phẩm mới, khai trương văn phũng/ trụ sở mới, hội nghị khỏch hàng...); quan hệ chớnh phủ; nghiờn cứu thị trường; đào tạo về PR.
Ngoài một số khỏch hàng trong nước, T&A chủ yếu cung cấp cỏc dịch vụ cho nhiều khỏch hàng nước ngoài tờn tuổi (đang hoạt động tại Việt Nam) như: Amway, Boeing, Canon, Cartier, France Telecom, Nesle, S-Fone, SCB, Yahoo!...Trong quỏ trỡnh triển khai cỏc chương trỡnh, chiến dịch PR cho khỏch hàng, trong năm 2006, T&A đó tổ chức 36 buổi họp bỏo và phỏt hành 120 TCBC; trong năm 2007 là 48 buổi họp bỏo và 180 TCBC; trong 6 thỏng đầu năm 2008 là 30 buổi họp bỏo và 120 TCBC.
Như vậy, ngoài những doanh nghiệp chủ động trong cụng tỏc PR và cung cấp thụng tin cho bỏo giới, cỏc cụng ty PR chuyờn nghiệp cũng đứng ra thực hiện cụng việc này cho cỏc khỏch hàng của mỡnh. Với đội ngũ PR chuyờn nghiệp, cỏc cụng ty Agency giỳp bỏo chớ cú được lượng thụng tin phong phỳ, đa dạng về hoạt động của cỏc doanh nghiệp trong nước và nước ngoài.
Qua kết quả khảo sỏt của 3 doanh nghiệp trờn, ta cũng cú thể thấy một sự thay đổi đỏng kể trong cỏc con số của 3 năm 2006, 2007, 2008. Năm 2006 cỏc con số khảo sỏt của FPT và VietNam Airlines cũn khỏ khiờm tốn, đú là giai đoạn mà cỏc doanh nghiệp Việt Nam núi chung mới thực sự đầu tư cho PR. Năm 2007 là sự nhảy vọt của cỏc con số, nú chứng minh sự lờn ngụi của PR cũng như kết quả kinh doanh khả quan của cỏc doanh nghiệp. Nửa năm 2008, cỏc con số khụng bằng ẵ của cỏc năm trước, đú là sự khú khăn chung của cỏc doanh nghiệp Việt Nam trước tỡnh trạng lạm phỏt, chỉ số giỏ tiờu dựng tăng vọt từ đầu năm đến giờ, bắt buộc cỏc doanh nghiệp phải cắt giảm chi tiờu, tiết kiệm ngõn sỏch tối đa.
Ngược lại, với cụng ty PR chuyờn nghiệp như T&A, con số thống kờ của riờng 6 thỏng đầu năm 2008 đó bằng năm 2006 và xấp xỉ bằng 2007. Điều đú chỉ ra một xu hướng, mặc dự chi phớ cho việc thuờ cỏc cụng ty PR chuyờn
nghiệp khỏ đắt đỏ nhưng càng ngày doanh nghiệp càng tỡm đến cỏc Agency nhiều hơn, đũi hỏi của họ về sự bài bản, chuyờn nghiệp trong hoạt động PR cũng ngày một cao hơn. Và chớnh hoạt động PR của cỏc doanh nghiệp trong xu thế đi lờn đú sẽ giỳp bỏo chớ cú điều kiện thuận lợi hơn trong quỏ trỡnh tỏc nghiệp.
Cú thể khẳng định rằng khụng một cơ quan bỏo chớ nào cú thể xõy dựng được đội ngũ chuyờn gia riờng của mỡnh trong tất cả cỏc lĩnh vực của đời sống. Họ cũng khụng cú đủ điều kiện để chủ động nắm bắt được tất cả cỏc thụng tin, sự kiện mới đang diễn ra. Vỡ vậy, hợp tỏc với cỏc chuyờn viờn PR - những người đại diện cho doanh nghiệp, tổ chức để cung cấp thụng tin - là một cỏch làm khụn ngoan.
Khi nhận được lời “hỏi thăm” từ PR xem đó nhận và đọc TCBC họ gửi chưa thỡ nhiều nhà bỏo thường than thở: “Anh/chị cú biết rằng mỗi ngày cú khi tụi nhận được cả chục cỏi TCBC, tũa soạn cú ngày nhận được hàng trăm cỏi TCBC, làm sao chỳng tụi cú thể đọc và đăng ngay được”. Nhưng chắc chắn rằng, nếu một ngày khụng nhận được bất kỳ TCBC nào từ cỏc PR trong khi tin, bài đang thiếu thỡ lỳc đú phúng viờn sẽ phải đớch thõn nhấc điện thoại lờn hoặc lao ra ngoài tỏc nghiệp để “săn” tin.
Khi PR ngày càng phỏt triển hơn thỡ những chuyờn viờn PR cũng liờn tục cung cấp những tin tức quan trọng và đỏng được đưa tin cho bỏo chớ. Đặc biệt, trong cuộc chạy đua về thụng tin giữa cỏc loại hỡnh bỏo chớ, giữa cỏc cơ quan bỏo chớ như hiện nay thỡ việc được cung cấp thụng tin một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc từ PR chớnh là một lợi thế. Khụng chỉ cỏc bỏo nhỏ, bỏo địa phương (vốn “đúi” thụng tin) mà ngay cỏc cơ quan thụng tấn lớn cũng phải dựa vào PR để “bành trướng sức mạnh” thụng tin của mỡnh.
Chớnh chức năng “truyền thụng” của hoạt động PR đó khiến nú trở thành một phần khụng thể thiếu của mạng lưới truyền thụng đại chỳng. Và nếu bất kỳ một cơ quan bỏo chớ nào tỏch mỡnh ra khỏi dũng chảy đú, cỏch ly
hoàn toàn với những thụng tin PR thỡ nú sẽ tự biến mỡnh thành kẻ “tụt hậu” trờn “chiến trường thụng tin”.