2.1. Tầm quan trọng của PR với bỏo chớ và ngược lại
2.1.1.2. PR giỳp phúng viờn, bỏo chớ tỏc nghiệp một cỏch nhanh chúng, dễ
dàng, thuận lợi hơn.
Với người làm bỏo, những thụng tin được phỏt đi từ PR của cỏc doanh nghiệp khụng chỉ là một nguồn tin quan trọng mà đồng thời cũn giỳp họ tiết kiệm được khỏ nhiều thời gian. Cỏc cụng việc của PR đó giỳp bỏo chớ giản lược được khõu ban đầu khi khụng phải tự mỡnh “mũ mẫm”, tỡm hiểu thụng tin. Cụng việc của bỏo chớ khi nhận được tin từ PR là kiểm định lại độ chớnh xỏc, chõn thực, yờu cầu cung cấp thờm cỏc thụng tin cần thiết, làm rừ cỏc thụng tin, chọn lọc những thụng tin phự hợp và cuối cựng là quyết định sử dụng đăng tải hay khụng.
Thậm chớ với những TCBC được viết chuyờn nghiệp, thụng tin đầy đủ, rừ ràng và nội dung thụng tin cú ớch cho độc giả thỡ việc được bỏo chớ đăng nguyờn vẹn là điều vẫn thường xuyờn xảy ra. Tuy nhiờn nếu được sử dụng 1/3 lượng thụng tin trong TCBC thỡ đú cũng là một thành cụng của PR. Nhiều phúng viờn cũng chỉ sử dụng thụng tin trong TCBC là một cỏi “lừi” quan trọng để phỏt triển thành một đề tài rộng lớn, khỏi quỏt và khỏch quan, nhiều chiều hơn. Dự thế nào, thụng tin do PR cung cấp cũng giỳp phúng viờn tiết kiệm được một lượng thời gian và cụng sức đỏng kể. Nú giỳp phúng viờn bỏo chớ tỏc nghiệp để hoàn thành tin, bài nhanh hơn, chớnh xỏc hơn
Một trong những điểm mạnh của PR mà khụng thể khụng nhắc tới đú là những chuyờn viờn PR là người giải quyết tốt nhất và xử lý tốt nhất cỏc từ ngữ chuyờn ngành giỳp cho bỏo chớ. Họ hiểu rất rừ hoạt động của doanh nghiệp mỡnh nờn cú thể chuyển những thuật ngữ, cỏc kiến thức chuyờn mụn thành những từ ngữ, kiến thức phổ thụng mà người đọc bỡnh thường cú thể hiểu được. Dĩ nhiờn phúng viờn bỏo chớ cũng cú thể thực hiện được cụng đoạn
này, nhưng lại phải qua một “cõy cầu” nữa hoặc phải mất thờm cụng sức để tỡm hiểu, “chuyển” cho chớnh xỏc.
Hàng ngày, PR của cỏc doanh nghiệp nhận được khỏ nhiều cuộc điện thoại hoặc email đề nghị hỗ trợ phúng viờn tỏc nghiệp. Khi cần tỡm hiểu, viết tin bài, làm tin, phúng sự về doanh nghiệp hoặc phỏng vấn cỏc lónh đạo, nhõn viờn trong doanh nghiệp, người đầu tiờn mà bỏo chớ liờn lạc đú là PR. Chuyờn viờn PR sẽ là người gửi tài liệu, thụng tin về tổ chức hoặc cỏ nhõn theo yờu cầu của bỏo chớ để họ nghiờn cứu. Tiếp theo, PR sẽ liờn hệ với cỏc nhõn vật được chọn làm việc/phỏng vấn để sắp xếp lịch hẹn và thụng bỏo lại cho phúng viờn.
Với những trường hợp khụng cú điều kiện làm việc trực tiếp, PR sẽ là người nhận cỏc cõu hỏi bằng văn bản từ bỏo chớ, gửi chỳng đến cỏc đối tượng được phỏng vấn. Trong nhiều trường hợp, chớnh PR là người chuẩn bị hoặc tư vấn cỏc cõu trả lời cho lónh đạo hoặc PR là người phỏt ngụn của doanh nghiệp, trả lời bằng văn bản cho bỏo chớ. Với truyền hỡnh, PR cũng là người hỗ trợ lựa chọn và bố trớ cảnh quay, sắp xếp cỏc nhõn vật, chuẩn bị ỏnh sỏng, hậu cảnh, hướng dẫn cụ thể cho cỏc phúng viờn sao cho việc tỏc nghiệp được tiến hành thuận tiện và nhanh chúng nhất.
Thử tưởng tượng bạn là một phúng viờn của Đài Truyền hỡnh đến làm phúng sự tại một doanh nghiệp khụng cú PR. Bạn sẽ được tiếp đún và dẫn dắt bởi một cụ lễ tõn hoặc cụ nhõn viờn hành chớnh xinh đẹp nào đú nhưng lại chẳng hiểu chỳt gỡ về nghiệp vụ bỏo chớ. Ít ra thỡ nếu cú một cụ PR, cụ ấy sẽ biết cõn nhắc, giỳp bạn phỏng vấn được đỳng người cú thể mang lại cho bạn nhiều thụng tin nhất. Với kinh nghiệm và sự am hiểu nhất định về bỏo chớ, cụ ấy sẽ giỳp bạn cú được khuụn hỡnh vừa ý, những tư liệu cần thiết cho đề tài của bạn. Cụ ấy sẽ biết dẫn dắt cõu chuyện để bạn và người của cụ ấy làm việc ăn ý. Và quan trọng nhất, cụ ấy hiểu bạn cần gỡ. Cú thể bạn cũng hơi “bực” một chỳt khi cụ ấy tỡm mọi cỏch khộo lộo nhất để che giấu những khuyết điểm
của doanh nghiệp hoặc nhõn vật, và luụn tỡm cỏch để “trưng bày” những điểm tốt của tổ chức mỡnh. Nhưng túm lại, làm sao cụ ấy cú thể qua mặt bạn được vỡ bạn là 1 phúng viờn thực thụ kia mà. Và bạn sẽ vẫn hài lũng bởi vỡ mỡnh được làm việc với một PR chuyờn nghiệp thay vỡ mua bực vào thõn với mấy cụ lễ tõn và hành chớnh kia.
Những người làm PR chuyờn nghiệp là người tạo cầu nối giữa doanh nghiệp và bỏo đài. Họ hiểu biết được cụng việc của người tổ chức bài vở (lấy tin viết tin, biờn tập…) nờn tạo điều kiện cho cụng việc của phúng viờn tỏc nghiệp. Họ lại hiểu cụng ty (hoặc khỏch hàng của họ) muốn truyền tải những thụng tin gỡ để họ chuẩn bị và gửi đến cho phúng viờn. Như vậy cú thể núi, cụng việc của người làm PR là hỗ trợ phúng viờn đưa tin, viết bài - tất nhiờn là cú lợi cho cụng ty hoặc khỏch hàng của họ. Cũng dễ hiểu thụi, vỡ họ được trả tiền để làm việc đú. Cũn thụng tin đú cú lợi cho bạn đọc của tờ bỏo hay khụng để được chọn đăng, lại là chuyện khỏc. Núi cỏch khỏc, người làm PR chuyờn nghiệp là người tỡm cỏch “bỏn” những ý tưởng viết bài, thụng tin cho phúng viờn. “Mua” hay khụng mua lại là chuyện của phúng viờn và ban biờn tập.
Túm lại, bộ phận PR của cỏc doanh nghiệp, tổ chức chớnh là nguồn phỏt đi thụng điệp, thụng tin tới cỏc phương tiện truyền thụng đại chỳng, nú là một nguồn tin quan trọng cho bỏo chớ, giỳp bỏo chớ tỏc nghiệp nhanh chúng, thuận lợi và dễ dàng hơn. PR sử dụng truyền thụng đại chỳng là kờnh trung gian để đưa thụng điệp tới cụng chỳng mục tiờu của mỡnh, vỡ vậy bỏo chớ chớnh là cầu nối giỳp PR hoàn thành sứ mệnh. Đú chớnh là mối quan hệ 2 chiều, tương tỏc giữa PR và bỏo chớ mà chỳng tụi sẽ tiếp tục đề cập dưới đõy.