B. Phát triển hoạt động PR (Public relations Quan hệ công chúng)
3.2.3.Phát triển hoạt động tình nguyện chuyên nghiệp
Với uy tín và sự nhận diện thƣơng hiệu tốt (một trong những điểm mạnh của Làng trẻ em SOS Việt Nam do là thành viên của Hiệp hội SOS Quốc tế),
18
Làng trẻ em SOS Việt Nam là địa chỉ tin cậy và là sự lựa chọn của nhiều hoạt động tình nguyện. Tuy nhiên, theo chia sẻ của ông Trần Đ.V, Làng trẻ em SOS Hà Nội, hoạt động tình nguyện tại Làng mang tính chất sinh viên đến thực tập (đối với sinh viên ngành công tác xã hội…) hoặc sinh viên, học sinh đến cùng tham gia tổ chức chƣơng trình vui chơi, giải trí, giáo dục cho trẻ trong Làng theo sự kiện là chủ yếu. Nhóm học sinh, sinh viên tìm đến Làng thƣờng đang học tập ở các trƣờng lân cận. Điều đó cho thấy, hoạt động tình nguyện tại Làng trẻ em SOS có 3 đặc điểm sau:
Đối tƣợng tình nguyện chủ yếu là học sinh, sinh viên
Hoạt động tình nguyện mang tính sự kiện, thời vụ.
Nhóm tình nguyện tự chủ động xây dựng ý tƣởng, kế hoạch khi đến làm việc tại Làng theo nhu cầu của riêng nhóm tình nguyện.
Hoạt động tình nguyện về bản chất vốn đem lại lợi ích cho các tổ chức phi chính phủ. Nhƣng nhìn vào ba đặc điểm trên đây, Làng trẻ em SOS Việt Nam đã không tận dụng đƣợc tối đa lợi ích từ hoạt động tình nguyện tại Làng ở những điểm sau:
Làng mới chỉ thu hút đƣợc đội ngũ học sinh, sinh viên đến tham gia tình nguyện. Nhìn lại một trong những cơ hội mà phân tích SWOT đã chỉ ra ở 3.1, ngƣời Việt Nam luôn có mong muốn làm từ thiện bằng nhiều hình thức, từ tiền bạc cho tới thời gian, công sức do bản chất ham thích hoạt động các công việc từ thiện và có tấm lòng thiện tâm. Điều này có nghĩa là SOS Việt Nam đã và đang bỏ ngỏ một nhóm tình nguyện khác ngoài học sinh, sinh viên. Trong khi đó, những nhóm đối tƣợng khác đó hoàn toàn có thể có những phẩm chất, năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm tốt hơn và phù hợp hơn với những hoạt động mà Làng cần huy động. Chủ động cung cấp thông tin hoặc tạo điều kiện để nhóm
này tham gia tình nguyện tại SOS sẽ đem lại cho SOS một lợi thế lớn về nhân lực.
Các hoạt động tình nguyện chỉ mang tính sự vụ đồng nghĩa với việc chúng không đem lại lợi ích lâu dài cho Làng trẻ em SOS. Việc đến và đi trong một khoảng thời gian ngắn khiến cho các nhóm đối tƣợng chƣa kịp hiểu thực sự những nhu cầu mà trẻ em trong Làng cần đến để hỗ trợ chính xác. Nếu những hoạt động này đƣợc diễn ra thƣờng xuyên, Làng trẻ em SOS đã có đƣợc một “đội ngũ nhân lực bên ngoài” thấu hiểu nhu cầu thực sự, gắn bó, và tiết kiệm đƣợc cả về nhân lực, tài lực cho việc triển khai các hoạt động trong Làng. Điều này đặc biệt đúng khi trong bối cảnh nguồn ngân sách của Làng bị suy giảm.
Các hoạt động tình nguyện đến với Làng thƣờng do các nhóm học sinh, sinh viên chủ động xây dựng ý tƣởng và đến triển khai. Những hoạt động này đều có sự đồng ý và thống nhất từ ý kiến của Làng. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao hơn trong việc sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài này, sự chủ động xây dựng nội dung công việc cần sự trợ giúp của nhóm tình nguyện viên sẽ giúp Làng dễ dàng trong việc sắp xếp công việc cho những ngƣời muốn tham gia hoạt động tình nguyện. Thêm vào đó, việc chủ động xây dựng nội dung hoạt động ngƣợc trở lại tạo điều kiện thuận lợi cho những ngƣời có quan tâm chủ động hơn khi xem xét sự phù hợp của cá nhân đối với những mong đợi từ phía Làng trẻ.
Để thực hiện đƣợc giải pháp này, đem đến những tác động tích cực, Làng cần xây dựng những nhu cầu, hoạt động cần sự hỗ trợ của đội ngũ tình nguyện. Các hoạt động này đƣợc rút ra từ chiến lƣợc hoạt động theo quý, năm do Phòng truyền thông xây dựng. Việc dành thời gian cân nhắc, phân chia những công việc phù hợp, có thể cần đến sự trợ giúp của nguồn lực bên ngoài vừa giúp giảm tải khối lƣợng công việc cho nhân sự trong phòng, vừa tận dụng đƣợc những thế
mạnh của nguồn lực đa dạng bên ngoài. Sau khi cân nhắc những công việc tình nguyện viên có thể thực hiện, cần đƣa thông tin lên website, trang mạng xã hội… về những hoạt động cần đến đội ngũ tình nguyện. Điều này là cần thiết để những ngƣời có liên quan có thể đăng kí, lựa chọn hoạt động họ có thể thực hiện. Tuy nhiên, cần lƣu ý, không phải mọi hoạt động tình nguyện đều chấp nhận tất cả những lá đơn xin tình nguyện tại Làng mặc dù việc tuyển tình nguyện viên không bao giờ dễ dàng. Sự khó khăn trong việc tuyển tình nguyện viên có nguyên do từ sự cạnh tranh giữa các tổ chức phi chính phủ (một trong những thách thức đƣợc đề cập đến trong phần 3.1). Sự cạnh tranh này không chỉ nằm ở vấn đề tài chính mà còn cả ở việc thu hút tình nguyện viên. Tình nguyện viên có quyền quyết định tham gia tình nguyện tại Làng trẻ em SOS hay là tại tổ chức khác. Nhƣng không vì sự cạnh tranh đó mà Làng “tùy tiện” trong việc tuyển tình nguyện viên. Tùy theo từng hoạt động, Làng cần có những tiêu chí để lựa chọn đối tƣợng đúng với công việc, điều này sẽ giúp cho hoạt động tình nguyện thực sự trở nên chuyên nghiệp. Để làm đƣợc điều đó, sự phối kết hợp giữa Phòng truyền thông và Phát triển Quỹ cùng với các bộ phận khác nhƣ Nhân sự, Công nghệ thông tin… là một điều cần thiết.
Các hoạt động có thể đạt hiệu quả tốt khi đƣợc thực hiện bởi tình nguyện viên có thể bao gồm:
- Gây quỹ: việc gây quỹ đo tự cá nhân/ hoặc nhóm tình nguyện thực hiện. Làng có thể hỗ trợ, đƣa ra lời khuyên giúp nhóm gây quỹ thành công cho Làng.
- Nâng cao nhận thức công chúng về hình ảnh của Làng thông qua các hoạt động nhƣ: giúp quảng bá hình ảnh Làng trên các trang mạng xã hội, giới thiệu với bạn bè về công việc và cách thức hỗ trợ Làng… Điều này đem lại nhiều lợi ích cho Làng, đặc biệt là lợi ích về tài chính khi mà tới thời điểm này, Làng vẫn chƣa có ngân sách dành riêng cho
hoạt động truyền thông và quản lý hình ảnh (một trong những điểm yếu của Làng đƣợc nêu ra trong phần 3.1)
- Viết tin bài hoặc xây dựng, đạo diễn các bộ phim ngắn, clip ngắn … giới thiệu hình ảnh tại Làng (có sự kiểm duyệt của Làng)
- Dịch thuật thông tin về Làng sang các ngôn ngữ khác để tạo điều kiện cho hoạt động tìm kiếm quốc tế.
- ……
Đề nghị tình nguyện viên nào tham gia hoạt động nào phụ thuộc trƣớc hết vào mong muốn cá nhân của ngƣời đó, nhƣng việc đƣa ra nhiều lựa chọn nhƣ trên sẽ giúp tình nguyện viên dễ dàng hơn trong việc tìm cơ hội trợ giúp cho trẻ một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Làng có thể hỗ trợ ngƣợc trở lại cho tình nguyện viên bằng cách đề xuất công việc phù hợp với điểm mạnh của từng nhóm đối tƣợng khác nhau. Ngoài ra, tình nguyện viên có thể tự đề xuất riêng những hoạt động khác những hoạt động kể trên để đem đến sự hỗ trợ hiệu quả nhất cho Làng trẻ em SOS.
Ví dụ nhƣ nhóm đối tƣợng học sinh, sinh viên là đội ngũ tình nguyện thƣờng xuyên có liên hệ với các Làng trẻ em SOS tại Việt Nam. Điểm mạnh của các nhóm học sinh, sinh viên là có sức trẻ, sự nhiệt tình, sáng tạo, nhanh nhẹn, hiểu biết về các lĩnh vực công nghệ thông tin… tuy nhiên, yếu điểm là thời gian sinh hoạt của sinh viên phụ thuộc vào lịch học, lịch hoạt động cá nhân và thƣờng hoạt động tình nguyện không thƣờng xuyên, mang tính sự vụ. Bởi vậy, khi nắm đƣợc những ƣu và nhƣợc điểm, Làng SOS hoàn toàn có thể tận dụng đƣợc nguồn lực tiềm năng này trong hoạt động xây dựng hình ảnh và phát triển quỹ của Làng.
Có thể kể ra nhƣ sau: sinh viên Trƣờng Sân khấu điện ảnh giúp hỗ trợ việc xây dựng kịch bản, quay phim, hậu kì… để tạo nên những đoạn Clip giới thiệu về Làng. Sinh viên báo chí hỗ trợ việc viết tin bài, đẩy mạnh tần suất hiện diện hình ảnh của SOS trên các trang thông tin trực tuyến. Sinh viên ngoại ngữ có thể dịch thuật thông tin trên nhiều ngôn ngữ, tạo điều kiện thuận lợi để tiếp cận với
các nguồn tài trợ quốc tế. … Ngoài ra, sự quan tâm của riêng nhóm sinh viên