10. Bố cục của đề tài
2.2 Sự cần thiết của việc tổ chức khoa học tài liệu Phông Lƣu trữ Tạp chí
Tạp chí Cộng sản
2.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý hiệu quả tài liệu thuộc Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản liệu thuộc Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu.
Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho nhà quản lý biết được số lượng, nội dung, thành phần, đặc điểm của tài liệu và toàn cảnh phông tài liệu, khi thông qua hồ sơ phông của đơn vị hình thành phông sẽ biết rõ nội dung, thành phần, đặc điểm của tài liệu trong một phông và từng phông tài liệu. Trên cơ sở đó có các kế hoạch bổ sung, sưu tầm nếu phông tài liệu đó chưa hoàn chỉnh. Bên cạnh đó hồ sơ phông cho ta nắm rõ lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại, bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, báo cáo quá trình chỉnh lý khi kết thúc việc thực hiện, trong báo cáo nêu rõ: tài liệu đủ hay thiếu, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc của tài liệu, tình trạng vật lý, quá trình thu thập, chỉnh lý… qua đó, nhà quản lý nắm rõ tình hình, đặc điểm của mỗi phông tài liệu để có những kế hoạch tiếp theo cho công tác phục vụ khai thác sử dụng phù hợp có hiệu quả, nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu.
2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là công tác vô cùng quan trọng, vì chỉ có tổ chức khoa học tài liệu mới giúp phát huy tối đa giá trị của tài liệu mà bất kể cơ quan tổ chức nào nắm giữ, bởi thực tế đã chứng minh nếu có trong tay những tài liệu quý hiếm nhưng việc không thể khai thác những tài liệu quý
hiếm và giá trị đó thì cũng là điều vô nghĩa. Đối với một cơ quan lý luận chính trị của Đảng không ngoại lệ, tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản phản ánh tiến trình phát triển tư tưởng của Đảng, thể hiện con đường Đảng đã chọn, đã dẫn dắt nhân dân chiến đấu trong chiến tranh, xây dựng đất nước trong hòa bình; Do đó, khi những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tạp chí được tổ chức khoa học sẽ phục vụ cho việc khai thác sử dụng một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian công sức, từ đó phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong lịch sử, nghiên cứu, thực tiễn v..v. .
Việc tổ chức khoa học tài liệu luôn là một vấn đề lớn đối với những ai quan tâm và hiểu được giá trị của tài liệu lưu trữ. Đối với Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản, nếu được tổ chức khoa học sẽ phát huy được lý luận của Đảng vào thực tiễn, đóng góp cho sự nghiệp lưu trữ cũng như góp phần xây dựng và phát triển chính trị của Đảng.
2.2.3. Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản an toàn, chặt chẽ, giữ gìn bí mật, không để mất mát và thất lạc tài liệu
Tài liệu lưu trữ không thể an toàn khi còn là bó, gói, đóng thùng carton và chất đống trong kho mang tính tạm bợ, đặc biệt là đối với tài liệu giấy thì việc xuống cấp của tài liệu là điều khó tránh khỏi. Ngược lại khi tài liệu lưu trữ được tổ chức khoa học và bảo quản trong kho với đầy đủ các thông số về nhiệt độ, độ ẩm, tránh các loại côn trùng, chuột bọ... thì khối tài liệu đó đã được bảo quản một cách an toàn, nâng cao tuổi thọ của tài liệu.
Khi tổ chức khai thác, thì cán bộ làm công tác lưu trữ hay người có nhu cầu khai thác cũng phải tuân theo một quy trình thủ tục chặt chẽ để đảm bảo tài liệu đem ra khai thác và được hoàn trả đúng theo quy định. Hơn thế nữa, khi tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ sẽ đảm bảo được bí mật của tài liệu bởi đối với một Ban trực thuộc Ban Bí thư, nguồn tài liệu liên quan đến vấn đề
đường lối, chủ trương, đấu tranh với các thế lực thù địch chống phá Đảng Cộng sản Việt Nam thì việc giữ gìn bí mật tài liệu là hết sức quan trọng.
Với những lợi ích thiết thực và cấp thiết như vậy, việc tổ chức khoa học tài liệu tại Tạp chí Cộng sản là vô cùng có ý nghĩa và cần thiết.
2.2.4. Tổ chức khoa học giúp cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ được thuận lợi công tác lưu trữ được thuận lợi
Công nghệ thông tin luôn đem lại những lợi ích thiết thực, trong đó yếu tố nhanh, tiện dụng sẽ đáp ứng đúng mục tiêu của công tác lưu trữ là dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Tuy nhiên việc áp dụng được công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ hay không còn phụ thuộc vào việc tổ chức khoa học tài liệu, bởi lẽ, sau khi tài liệu lưu trữ được phân loại, xác định giá trị, lập thành hồ sơ thì việc hệ thống hóa và làm mục lục tổng hợp là công đoạn cuối cùng của việc tổ chức khoa học tài liệu. Khi muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ thì phải dựa trên một khối tài liệu hay một phông tài liệu đã được tổ chức khoa học hoàn chỉnh, đó là dựa trên các nội dung đã được ghi trên bìa hồ sơ mà các cán bộ lưu trữ đã ghi khái quát nhất, cô đọng nhất về nội dung trong hồ sơ đó như là tên hồ sơ, số đơn vị bảo quản, thời gian bắt đầu, kết thúc của hồ sơ, số lượng trang, thời hạn bảo quản... từ đó cập nhập các số liệu này để sử dụng tra cứu trên các thiết bị công nghệ thông tin.
Do đó việc ứng dụng công nghệ thông tin gắn liền với việc tổ chức khoa học tài liệu, hay nói cách khác không tổ chức khoa học tài liệu thì không thể ứng dụng công nghệ thông tin.