10. Bố cục của đề tài
2.1 Thực trạng tổ chức tài liệu Phông lƣu trữ Tạp chí Cộng sản
2.1.2 Thực trạng tài liệu trong kho lưu trữ của Tạp chí Cộng sản
Tạp chí Cộng sản là cơ quan báo chí, gồm những xuất bản phẩm, những sản phẩm nghiên cứu khoa học, tài liệu hành chính, các bản bông có bút tích đưa ra nhận xét, ý kiến về bài đăng của các nhà lãnh đạo của Đảng, Nhà nước, các Bộ, Ban ngành, các nhà nghiên cứu trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…. trước khi xuất bản các ấn phẩm; các tài liệu nghe nhìn, ghi âm về hoạt động của Tạp chí; về các sự kiện trọng đại của Tạp chí cũng như các hình ảnh các lãnh đạo Đảng và Nhà nước về thăm và làm việc với Tạp chí đều được lưu trữ.
Mặc dù Tạp chí có bề dày lịch sử 85 năm, với nhiều thăng trầm và biến động song hành cùng lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam, nhưng đi vào hoạt động đều đặn và phát triển là từ năm 1955 đến nay và là kho lưu trữ hiện hành, có nhiệm vụ nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử; tuy nhiên việc luân chuyển cán bộ lãnh đạo, cán bộ lưu trữ và sự coi trọng ngành nghề lưu trữ của mỗi giai đoạn, mỗi con người khác nhau đã làm ảnh hưởng đến cả hệ thống lưu trữ của Tạp chí Cộng sản không được thống nhất khoa học, như vậy sẽ làm thành những lỗ hổng tài liệu, giá trị giảm sút cũng sẽ làm ảnh hưởng đến giá trị lưu trữ lịch sử.
Chính vì chưa có sự tổ chức khoa học nên kho lưu trữ Tạp chí Cộng sản vẫn còn nhiều bất cập, tài liệu giấy thu về xếp bó nhiều, chưa được lập hồ sơ, bản bông sau mỗi lần tra tìm để lộn xộn, trang còn trang mất, các sản phẩm khoa học không đầy đủ, giá tủ bảo quản còn thiếu, tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn để chung một nơi, không đủ điều kiện bảo quản, khi Tạp chí xây
dựng lại, không có người chuyên trách làm lưu trữ nên đã bị thất lạc và hư hại nhiều tài liệu giấy cũng như tài liệu nghe nhìn.
Theo thống kê sơ bộ: tài liệu giấy có 200 m tài liệu gồm cả tài liệu đã chỉnh lý và chưa chỉnh lý
Hiện nay, cơ quan đã bố trí kho với diện tích gần 50 m2 với hệ thống tủ file treo; một số tủ để tài liệu nghe nhìn, tủ để hiện vật, còn các tài liệu giấy, bản bông chưa được chỉnh lý thì vẫn để trong các thùng cacton để trên nền nhà, sắp tới sẽ triển khai đề án bố trí lại kho lưu trữ cơ quan khoa học.