10. Bố cục của đề tài
2.1 Thực trạng tổ chức tài liệu Phông lƣu trữ Tạp chí Cộng sản
2.1.3 Công tác nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ Tạp chí Cộng sản
Công tác tổ chức khoa học tài liệu là các bước thực hiện nghiệp vụ của công tác lưu trữ bao gồm: phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu.
Trên cơ sở lý luận để áp dụng, thì tình hình tổ chức khoa học tài liệu của Tạp chí Cộng sản như sau:
2.1.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu không nằm trong công tác tổ chức khoa học tài liệu, nhưng là mắt xích đầu tiên và quan trọng mà lưu trữ phải thực hiện để có nguồn tài liệu phong phú, có giá trị cho kho lưu trữ.
Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu ở Tạp Chí Cộng sản thường là tự phát, do sự chủ động của người làm Lưu trữ đề nghị, đề xuất việc thu thập tài liệu cần thiết từ các bộ phận đầu mối trong cơ quan; các tài liệu của các đơn vị chỉ chuyển về lưu trữ khi có sự xáo trộn vị trí làm việc, về hưu, chuyển công tác, hết nhiệm kỳ; Chất lượng tài liệu để trong nhiều năm, bó gói, không lập hồ sơ, hoặc lập do nhu cầu của mỗi cá nhân, không theo quy chuẩn.
Khi bộ phận Lưu trữ tham mưu, Văn phòng đã ban hành thông báo về việc nộp tài liệu vào lưu trữ, nhưng việc thực hiện không quán triệt, chỉ đạo từ
trên xuống dưới nên không đơn vị, cá nhân nào nộp theo quy định. Có giai đoạn, người làm lưu trữ phải kiêm nhiệm hoặc không được đào tạo, không có chuyên môn nghiệp vụ thì việc thu thập tài liệu không được đề cập đến, không chủ động hoặc không có thời gian để làm công việc này nếu như lãnh đạo lúc đó cũng không quan tâm, không nhắc nhở, tất cả những nguyên nhân trên đều có thể cải thiện khi Tạp chí Cộng sản ban hành Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ từ tháng 1/2015.
Về việc quản lý văn bản, vẫn xảy ra tình trạng chuyên viên trực tiếp đi lấy văn bản ở nơi khác chỉ đạo về vấn đề cần giải quyết của Tạp chí Cộng sản để giải quyết vụ việc tại thời điểm đó, không qua văn thư vào sổ theo dõi; sau đó khi giải quyết xong, chuyên viên không lập hồ sơ công việc nên rất dễ xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu.
Việc thu thập bổ sung tài liệu thường là tài liệu hành chính từ Văn thư, các bản bông của các ấn phẩm, các tài liệu Đại hội, hoạt động của các tổ chức chính trị - xã hội; các sản phẩm đề tài khoa học cấp Nhà nước hoặc cấp khoa học của Ban Đảng; các sản phẩm tài liệu nghe nhìn về hoạt động của Tạp chí Cộng sản, về các thảo luận của các hội thảo khoa học, hội nghị, các hoạt động về chuyên môn; các chương trình kỷ niệm các ngày truyền thống, các cấp lãnh đạo của Đảng và Nhà nước về làm việc và chỉ đạo phương hướng cũng như cải thiện nội dung và hình thức của Tạp chí.
Để giải quyết tình thế trong nhiều năm liền, cán bộ văn thư kiêm lưu trữ được chỉ đạo, phải giữ toàn bộ bản chính của công văn đi và đến.
Những tài liệu không được văn thư quản lý như tài liệu hội nghị, hội thảo, đại hội, tài liệu nghiên cứu luôn luôn không đầy đủ tiến trình của sự việc; những bản bông có giá trị khi được in thành ấn phẩm, sau đó cũng không được quan tâm, trong đó có rất nhiều bút tích ghi ý kiến của các đồng
chí lãnh đạo cấp cao về lý luận để áp dụng vào đường lối chủ trương sao cho chính xác, toàn vẹn.
Lãnh đạo chưa bao giờ nhắc nhở về ý nghĩa, giá trị lịch sử của những bản bông này với cán bộ trong cơ quan “rằng mỗi người đều phải có ý thức giữ gìn giá trị lịch sử Tạp chí Cộng sản” mà họ là một phần đóng góp để xây dựng nó…
Tuy nhiên, mặc dù không thu được theo đúng thời hạn, lưu trữ vẫn có lượng tài liệu từ một số nguồn về như tài liệu của văn thư, tài liệu của các đồng chí lãnh đạo được bổ nhiệm sang cơ quan khác, cán bộ về hưu, các đơn vị chuyển phòng hoặc hết chỗ lưu giữ, bảo quản, hết nhiệm kỳ quản lý.
Cho đến nay bộ phận lưu trữ thu thập được tài liệu có thời gian từ năm 1996 đến 2014, khoảng 30 mét tài liệu đóng thùng có chú thích tài liệu của đơn vị nào chưa xử lý và 50 mét lưu trữ đã lập hồ sơ sơ bộ;
Như vậy, có thể nhận định nguồn tài liệu thất thoát là có, việc thực hiện thu thập và bổ sung tài liệu tại Tạp chí Cộng sản trong thời gian qua chưa được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của cơ quan và pháp luật hiện hành. Nếu tình trạng trên còn kéo dài sẽ hao tốn tiền của của Nhà nước chi cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng này.
2.1.3.2 Phân loại tài liệu
Sau khi thu thập tài liệu từ các nguồn về, bước tiếp theo của lưu trữ là tiếp cận khối tài liệu thu được nhằm đánh giá sơ bộ chất lượng, số lượng, nội dung vừa thu về.
Để phục vụ cho việc khai thác và sử dụng tài liệu nhanh chóng và hiệu quả, trước mắt, phải phân loại sơ bộ tài liệu để nắm bắt được nội dung khối tài liệu đó; sau đó từng bước phân loại chi tiết và xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề.
Từ thực trạng, khi chưa có quy chế, hướng dẫn về việc lập hồ sơ thì tài liệu trùng thừa nộp vào lưu trữ rất nhiều, tốn diện tích chiếm dụng không cần thiết; đó là một trong những nguyên nhân để tham mưu cho lãnh đạo thấy vì sao cần lập hồ sơ khoa học ở mỗi chuyên viên, biên tập viên của Tạp chí.
Đó là thực tế mà cán bộ lưu trữ của Tạp chí Cộng sản đã chủ động thực hiện và tiến hành nghiệp vụ trước khi cơ quan ban hành Quy chế về công tác Văn thư, Lưu trữ để quản lý được nội dung khối tài liệu hiện có trong kho, sẵn sàng phục vụ tra cứu bất kỳ lúc nào; Tuy nhiên chất lượng của một số hồ sơ thì chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ để nộp vào kho lưu trữ Trung ương Đảng;
2.1.3.3 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở những tiêu chuẩn giá trị của tài liệu với mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản vĩnh viễn và lâu dài
Từ những nguyên tắc và các phương pháp phân tích trên lý thuyết trong xác định giá trị tài liệu mang tính định hướng thì cần nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn được sử dụng như những thước đo cụ thể để xác định giá trị tài liệu. Tiêu chuẩn là thước đo để đánh giá một đối tượng nào đó. Tiêu chuẩn luôn ảnh hưởng tới chất lượng cuối cùng của bất kỳ một công việc nào. Việc xác định đúng đắn những tiêu chuẩn dùng để đánh giá sẽ có tác dụng rất lớn hoặc ngược lại sẽ có những tác hại trong hoạt động thực tiễn. Nội dung của các tiêu chuẩn được hình thành trên những yếu tố mang tính khách quan và đều có thể thay đổi thực tiễn của cuộc sống xã hội. Việc xác định các tiêu chuẩn không phải là ngẫu nhiên, mà chủ yếu dựa trên các yêu cầu chính như sau: Phải có cơ sở lý luận khoa học; phải phù hợp với trình độ thực tiễn của chính xã hội đó; phải có khả năng ứng dụng vào thực tiễn công việc.
Các tiêu chuẩn gồm: tiêu chuẩn về ý nghĩa nội dung của tài liệu; tiêu chuẩn về sự lặp lại thông tin trong tài liệu; tiêu chuẩn về hiệu lực pháp lý của tài liệu; tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu; tiêu chuẩn về ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài liệu; tiêu chuẩn về mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông; tiêu chuẩn về tác giả tài liệu; tiêu chuẩn về thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông tài liệu.
Đối với tài liệu Phông Tạp chí Cộng sản hiện nay, việc xác định giá trị của tài liệu chưa được thực hiện vì hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ, hạn chế nhân lực, sự điều phối công việc không đảm bảo cho lưu trữ nghiên cứu sâu tài liệu, sự quan tâm vào cuộc của các cấp lãnh đạo chưa mạnh mẽ.
Việc tuân thủ các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn cụ thể sẽ xác định giá trị tài liệu được chính xác và rõ ràng. Hiện nay, bộ phận Lưu trữ đang có kế hoạch nghiên cứu xây dựng dự thảo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Tạp chí Cộng sản sẽ giúp cho việc xác định giá trị tài liệu được thuận lợi, thống nhất và nhanh chóng.
2.1.3.4 Xây dựng công cụ thống kê
Những số liệu thống kê giúp xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Thống kê tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quy hoạch công tác bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ. Dựa vào kết quả thống kê tài liệu lưu trữ, có thể xác định được phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn những tài liệu có giá trị.
Thống kê tài liệu lưu trữ đòi hỏi cụ thể và chính xác. Các số liệu thống kê về phông lưu trữ, hồ sơ, các bộ tài liệu trên sổ sách chính xác và phù hợp
với thực tế. Công tác thống kê lưu trữ phải kịp thời, đúng thời gian quy định của Cục Lưu trữ Trung ương, nếu không sẽ làm mất tác dụng của số liệu thống kê.
Nhiệm vụ của công tác thống kê gồm các vấn đề sau: Đối tượng thống kê là: đội ngũ cán bộ lưu trữ, là phương tiện làm việc, bảo quản tài liệu lưu trữ, là các công cụ tra cứu khoa học, là tài liệu lưu trữ.
Đơn vị thống kê là: Phông lưu trữ, hồ sơ, đơn vị bảo quản (đã được chỉnh lý); cặp, bó, mét (đối với tài liệu chưa chỉnh lý còn để bó gói, lộn xộn); từng văn bản (đối với văn bản quý hiếm, đặc biệt, có giá trị)
Công cụ thống kê gồm: Sổ nhập tài liệu lưu trữ; sổ thống kê phông lưu trữ; mục lục hồ sơ; sổ đăng ký mục lục hồ sơ; sổ xuất tài liệu lưu trữ; báo cáo thống kê tổng hợp
Tuy nhiên, Tạp chí Cộng sản chưa có sự thống kê cụ thể nào đối với khối tài liệu hiện có tại kho; một phần nguyên nhân cũng là do kho lưu trữ chưa được trang bị đầy đủ giá, tủ để sắp xếp khoa học, tài liệu bó gói còn nhiều; duy nhất có thể căn cứ để làm thống kê sơ bộ là các biên bản bàn giao tài liệu của các đầu mối như Biên bản bàn giao tài liệu các bài viết của tác giả được xếp theo từng số ấn phẩm; trong đó có liệt kê mục lục tên bài viết, tác giả, bút tích ký duyệt của từng cấp, ý kiến đóng góp của các chuyên gia hoặc tác giả là những nhà lãnh đạo cao cấp hoặc học giả có tên tuổi… Do vậy, từ cơ sở lý luận trên có thể làm căn cứ khoa học để áp dụng đối với Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản trong thời gian tới.
Mỗi năm, có khoảng 200 hồ sơ thu nộp về hoặc lưu trữ chỉnh lý, mặc dù vẫn còn sai sót về thông tin chính xác có trong hồ sơ
2.1.3.5 Công cụ tra cứu tài liệu
Công cụ tra cứu tài liệu là phương tiện ghi thông tin tóm tắt về tài liệu lưu trữ trên giấy hoặc trên máy tính phục vụ việc tra tìm tài liệu lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho cơ quan hoặc cá nhân. Hiện nay, Tạp chí Cộng sản mới thực hiện tra tìm tin bằng mục lục hồ sơ, bảng sơ đồ giá tủ chứa tài liệu trên máy tính và trên giấy.
Ngày nay, công nghệ thông tin đã chiếm lĩnh áp dụng trong mọi hoạt động ngành nghề; Vì vậy, khi triển khai xong phần mềm Lotus Notes ở Tạp chí Cộng sản, chúng tôi sẽ thực hiện tìm tin trên máy tính đảm bảo chất lượng phục vụ nhanh chóng và hiệu quả hơn là cách tìm tin truyền thống. Đây là phần mềm sử dụng thống nhất trong hệ thống tổ chức các cơ quan Đảng, bắt đầu được triển khai về Tạp chí Cộng sản từ năm 2007, và phải sử dụng trong hệ thống mạng diện rộng của Đảng, tuy nhiên với Tạp chí là cơ quan báo chí phải sử dụng mạng Internet dùng chung lại là điều bất cập, vì không thể một máy tính dùng hai hệ thống mạng, không đảm bảo độ an toàn, bảo mật trên mạng nên lãnh đạo chỉ đạo, chỉ tạm thời lắp thêm máy tính có mạng diện rộng của Đảng cho bộ phận văn thư, lưu trữ và quản trị mạng của cơ quan; như thế đã không sử dụng hết tính năng của Lotus Note là xử lý và quản lý tài liệu qua mạng, cùng đó là do lãnh đạo không triệt để thực hiện sử dụng nên từ năm 2008 đến nay chưa khôi phục và sử dụng trở lại.