10. Bố cục của đề tài
3.7. Xõy dựng kế hoạch, tổchức thu thập bổ sung tài liệu vào lƣu trữ
trữ Bộ Quốc phũng Lào
Một người làm việc khoa học là người đú vạch ra được những cụng việc của mỡnh và thực hiện những cụng việc đú theo trỡnh tự. Đối với cụng tỏc lưu trữ hay bất kỳ một cụng tỏc khỏc cũng vậy, chỳng ta đều phải xõy dựng cho mỡnh kế hoạch, lộ trỡnh, phương phỏp thực hiện.
Thứ nhất: Để thực hiện tốt cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu đạt hiệu
quả, trước tiờn chỳng ta cần phải cú kế hoạch, lộ trỡnh thu nộp.
Với 47 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu như trờn, cần phải xõy dựng kế hoạch thu nộp trong một thời gian nhất định. Vớ dụ đến hết năm 2015, cỏc cơ quan, đơn vị phải thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh và giao nộp đầy đủ.
Với kế hoạch 5 năm (từ năm 2011 đến 2015) cần cú lộ trỡnh cho từng năm. Cụ thể năm thứ nhất 2011 thực hiện 5 cơ quan đơn vị làm mẫu. Với 5 đơn vị này thỡ những cỏn bộ ở Ban Lưu trữ cú thể hướng dẫn cụ thể, chi tiết cho từng đơn vị. Năm thứ hai 2012 thực hiện hướng dẫn và thu nộp tài liệu của 10 đơn vị tiếp theo. Năm thứ ba hướng dẫn và thu nộp 12 đơn vị tiếp theo; năm thứ tư hướng dẫn và thu 15 đơn vị tiếp và năm thứ 5 thu những đơn vị cuối cựng.
Việc hướng dẫn cho cỏc đơn vị được thực hiện như sau: Lần thứ nhất hướng dẫn chung cho tất cả 47 đơn vị và hướng dẫn cụ thể cho 5 đơn vị. Lần thứ hai hướng dẫn chung cho 42 đơn vị và hướng dẫn cụ thể 10 đơn vị. Vỡ lần này 10 đơn vị này đó được hướng dẫn 2 lần. Lần thứ ba Hướng dẫn chung cho 32 đơn vị và hướng dẫn cụ thể cho 15 đơn vị. 15 đơn vị lần này được hướng dẫn 3 lần... Như vậy, cỏc đơn vị sau sẽ được hướng dẫn nhiều hơn nhưng mức độ hướng dẫn khụng phải chi tiết, cụ thể như những lần đầu.
Như vậy chỳng ta đó cú lộ trỡnh để thực hiện việc hướng dẫn chỉnh lý, thủ tục giao nộp và thực hiện giao nộp tài liệu theo kế hoạch, lộ trỡnh đó định trước.
Thứ hai: Hướng dẫn, chỉ đạo, đụn đốc cỏc đơn vị thực hiện theo lộ trỡnh, kế hoạch.
Việc đụn đốc, hướng dẫn chỉ đạo cỏc đơn vị thực hiện kế hoạch đó đề ra cú thể bằng hỡnh thức văn bản nhưng trong những trường hợp cụ thể cần phải xuống trực tiếp đơn vị để hướng dẫn cơ quan, đơn vị đú thực hiện.
Thứ ba: Xõy dựng kế hoạch kiểm tra kốm theo kế hoạch lộ trỡnh thực
hiện.
Kiểm tra là hỡnh thức bắt buộc để uốn nắn kịp thời hoặc phỏt huy những thế mạnh của cơ quan đơn vị khi thực hiện kế hoạch của cấp trờn. Trong quỏ trỡnh kiểm tra, chỳng ta phỏt hiện được những vi phạm, những khõu chưa đỳng để kịp thời sửa chữa nhằm trỏnh những hậu quả khụng đỏng cú.
Tiểu kết Chƣơng 3
Như vậy, để cụng tỏc thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Quốc phũng Lào đạt kết quả tốt, chỳng ta cần phải thực hiện những giải phỏp về Nõng cao nhận thức của cỏc cơ quan, đơn vị, cỏ nhõn về cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu; Hoàn thiện hệ thống văn bản phỏp quy về cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu; Xỏc định nguồn, thành phần tài liệu phụng Lưu trữ Bộ Quốc phũng; Cụng tỏc tổ chức cỏn bộ, đào tạo, bồi dưỡng, nõng cao chất lượng đội ngũ cỏn bộ văn thư lưu trữ; Mở lớp tập huấn thu thập và bổ sung tài liệu và cỏc Lưu trữ; Đầu tư kinh phớ, cơ sở vật chất cho cụng tỏc lưu trữ; Xõy dựng kế hoạch, tổ chức thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Quốc phũng Lào. Với 7 giải phỏp như trờn, tụi hy vọng rằng trong thời gian tới Ban Lưu trữ Bộ
Quốc phũng Lào sẽ phỏt huy được vai trũ, trỏch nhiệm của mỡnh, thu thập được hồ sơ, tài liệu của toàn Bộ đồng thời gúp phần phỏt triển cụng tỏc lưu trữ của Quốc gia Lào.
KẾT LUẬN
Trong thời gian gần đõy, nhất là những năm Đảng và Nhà nước CHDCND Lào đang thực hiện cụng cuộc đổi mới đất nước, thực hiện mục tiờu cải cỏch nền hành chớnh Quốc gia, cụng tỏc lưu trữ của Lào đó cú những khởi sắc và cú sự chuyển biến tớch cực. Đặc biệt đối với cụng tỏc bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Quốc phũng cú những bước tiến mới. Cỏc hạn chế tồn tại đang được lónh đạo cỏc cơ quan tiếp tục quan tõm giải quyết, về mặt nhận thức thỡ đều nhất trớ rằng: mục đớch cuối cựng - duy nhất của cụng tỏc lưu trữ là phục vụ tốt nhất cho cỏc nhu cầu nghiờn cứu khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được khắng định, hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tốt hơn, đỏp ứng được những yờu cầu ngày càng cao của đời sống xó hội.
Trước hết, chỳng ta khụng ngừng tuyờn truyền nõng cao nhận thức, vị trớ, ý nghĩa và tầm quan trọng của cụng tỏc lưu trữ trong cỏn bộ, cụng chức; kiện toàn hệ thống văn bản quy định về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; tăng cường đội ngũ cỏn bộ cú trỡnh độ chuyờn mụn cao; hiện đại hoỏ cơ sở vật chất, thiết bị bảo quản; đẩy mạnh nghiờn cứu khoa học; mở cỏc chương trỡnh tập huấn với nội dung và phương phỏp mang tớnh thực tế, khụng phụ trương hỡnh thức... Những giải phỏp nờu trờn khụng chỉ trỏch nhiệm của Bộ Quốc phũng, Lưu trữ Bộ mà cũn trỏch nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước khỏc cú liờn quan, trong đú khụng thể khụng núi tới Cục Lưu trữ Quốc gia Lào cơ quan quản lý đầu ngành về lưu trữ. Cỏc giải phỏp đưa ra cần được tiến hành triệt để và đồng bộ để cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu của Bộ Quốc phũng ngày càng đạt hiệu quả, gúp phần vào sự phỏt triển chung của toàn ngành Lưu trữ nước CHDCND Lào.
TÀI LIỆU THAM KHẢO I . Tài liệu tiếng Việt:
1. Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chớnh phủ về tăng cường cụng tỏc lưu trữ trong thời gian tới.
2. Đào Xuõn Chỳc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đỡnh Quyền - Nguyễn Văn Thõm (1990), Lớ luận và thực tiễn cụng tỏc lưu trữ, Nxb Đại học và Giỏo dục chuyờn nghiệp, Hà Nội.
3. Phỏp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia do Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 12/2/1982.
4. Phỏp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày 04/4/2001.
5. Quyết định số 58/QĐ-TCCP, ngày 17/3/1995 của Ban tổ chức cỏn bộ Chớnh phủ về ban hành danh mục số 1 của cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào cỏc Trung tõm lưu trữ quốc gia.
6. VanSy SONG KHAM (2005), Xỏc định giỏ trị tài liệu phụng lưu trữ Chớnh phủ nước cộng hoà dõn chủ nhõn dõn Lào - lý luận và thực tiễn, Hà Nội.
7. Phet Many LUONG LAT (2006), Cụng tỏc đào tạo và bồi dưỡng cỏn bộ lưu trữ nước Cộng hoà Dõn chủ nhõn dõn Lào”, Hà Nội.
8. Dương Văn Khảm (1998), Phương phỏp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở cỏc cơ quan , Hà Nội.
9. VanSy SONG KHAM (2002), Tổ chức mạng lưới lưu của nước Cộng hoà Dõn chủ Nhõn dõn Lào, Hà Nội.
10. Viờng Malay SAYAVONG (2007), Thể thức văn bản quản lý nhà nước nước Cộng hoà Dõn chủ Nhõn dõn Lào (so sỏnh với thể thức văn bản quản lý nhà nước của VN), Hà Nội.
11. Suli Suc THO (2008), Nghiờn cứu hệ thống văn bản quản lý Nhà nước về cụng tỏc lưu trữ của nước Cộng hoà Dõn chủ Nhõn dõn Lào và Cộng hoà Xó hội Chủ nghĩa Việt Nam - Nhận xột và Đỏnh giỏ, Hà Nội.
12. Trần Quang Hồng (2002), Bổ sung tài liệu vào cỏc TT Lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải phỏp, Luận văn Thạc sỹ, Hà Nội.
13. Nguyễn Kim Dung (2006), Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thụng Vận tải- thực trạng và giải phỏp, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội. 2006
14. Vũ Ngọc Thuý (2008), Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu cỏc phụng lưu trữ tổng bớ thư tại kho lưu trữ Trung ương Đảng, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội.
15. Nguyễn Hữu Danh (2009), Thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chớnh - Thực trạng và giải phỏp, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội.
16. Nguyễn Thị Kim Chi (2006), Xỏc định thành phần và nội dung tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tõm lưu trữ quốc gia III, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội.
17. Nguyễn Thị Nhàn (2003), Cơ sở khoa học để xỏc định thành phần tài liệu của Bộ Thương Mại phải thu thập, bổ sung vào TTLTQG - Khoỏ luận tốt nghiệp, Hà Nội.
18. Bựi Thị Thu Hà (2004), Tỡm hiểu về cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu ở phũng Lưu trữ Bộ Giỏo dục và Đào tạo, Khúa luận tốt nghiệp, Hà Nội.
19. Cục Lưu trữ Nhà nước (1982), Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về cụng tỏc cụng văn giấy tờ và cụng tỏc lưu trữ, Hà Nội. 20. PGS Vương Đỡnh Quyền, Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới
21. PGS.TS Vũ Thị Phụng (2006), Giỏo trỡnh Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản Dựng trong cỏc trường trung học chuyờn nghiệp, Nxb Hà Nội.
22. Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ học và Quản trị văn phũng - Lần thứ 2 - Đại học Quốc gia Hà Nội - Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phũng
II. Tài liệu tiếng Lào:
23. Hiến phỏp (bổ sung) năm 2003 của nước Cộng hoà dõn chủ nhõn dõn Lào.
24. Luật tổ chức Chớnh phủ năm 2003.
25. Những văn bản hiện hành về cụng tỏc lưu trữ Lào. Cục lưu trữ xuất bản năm 1996.
26. Nghị định số 348/TT-CP ngày 01/10/2007 của Chớnh phủ về tổ chức và hoạt động của Bộ Quốc phũng.
27. Quy định của Bộ trưởng Bộ quốc phũng số 1643, ngày 28/8/2006 về tổ chức thực hiện cụng tỏc văn thư lưu trữ của Quõn đội nhõn dõn Lào.
PHẦN PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Danh mục số 1 Cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Ban Lưu trữ Văn phũng Bộ Quốc phũng Lào.
Phụ lục 2. Danh mục số 2 Cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ luõn chuyển
Phụ lục 3. Thành phần tài liệu nộp lưu - Áp dụng chung cho cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Bộ Quốc phũng Lào.
Phụ lục 4. Điều lệ số 121/VPPTT, ngày 27/6/1994 của Văn phũng Phủ Thủ tướng đó ban hành về cụng tỏc văn thư lưu trữ
Phụ lục 5. Quy định Về chức năng, nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của Ban lưu trữ thuộc Cục nghiờn cứu tổng hợp
Phụ lục 6. Quy định số 1643/BQP ngàyy 28/8/2006. về tổ chứ thực hiện cụng tỏc văn thư lưu trữ của Quõn đội Nhõn dõn Lào.
Phụ lục 7. Cỏc sổ thống kờ phụng lưu trữ; nhập xuất tài liệu; quản lý khai thỏc, sử dụng tài liệu.
Phụ lục 8. Nghị định số 27/ TT-CP ngày 18/02/2008 Về tổ chức hoạt động của văn phũng Bộ quốc phũng
Phụ lục số 1.
DANH MỤC SỐ 1
Cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào Ban Lƣu trữ Văn phũng Bộ Quốc phũng Lào
STT Tờn cơ quan, đơn vị Ghi chỳ
1. Văn phũng Bộ Quốc phũng 2. Tổng cục tham mưu 3. Tổng cục Chớnh trị 4. Tổng cục Hậu cần 5. Cục Khoa học lịch sử 6. Cục Tỡnh bỏo 7. Cục Kinh tế 8. Sư đoàn I 9. Sư đoàn II 10. Sư đoàn III 11. Sư đoàn IV 12. Sư đoàn V
13. Bộ chỉ huy quõn sự Thủ đụ Viờng chăn 14. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Phổng sa ly 15. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Luụng nam tha 16. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh U đụm xay 17. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Bo keo 18. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Xay ya bu ly 19. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Luụng bra bang 20. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Hua Phăn 21. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Xiờng khoảng 22. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Bo li khăm xay
23. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Viờng chăn 24. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Khăm muồn 25. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Sạ văn na khệt 26. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Sa la văn 27. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Chăm pa sắc 28. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh Sờ koong 29. Bộ chỉ huy quõn sự Tỉnh At ta pư
30. Học viện quốc phũng Kay Sone Phom Vi Hane 31. Học viện Lục quõn
32. Học viện Chỉ huy - Tham mưu 33. Trường hạ sỹ quan I 34. Trường hạ sỹ quan II 35. Trung đoàn 11 36. Trung đoàn 279 37. Trung đoàn 497 38. Trung đoàn 584 39. Trung đoàn 605 40. Trung đoàn 641 41. Trung đoàn 642 42. Trung đoàn 643 43. Trung đoàn 644 44. Trung đoàn 645 45. Trung đoàn 702 46. Trung đoàn 703 47. Trung đoàn 941
Phụ lục số 2.
DANH MỤC SỐ 2
Cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào Lƣu trữ luõn chuyển
STT Tờn Lƣu trữ luõn chuyển Ghi chỳ STT Tờn cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lƣu
1 Lƣu trữ luõn chuyển Văn phũng Bộ Quốc phũng
1 Cục nghiờn cứu tổng hợp 2 Cục Đối ngoại
3 Cục Bảo vệ chăm súc sức khỏe
2 Lƣu trữ luõn chuyển Tổng cục tham mƣu
1 Cục Tỏc chiến 2 Cục Huấn luyện 3 Cục Quõn lực 4 Cục Biờn giới - Bản đồ 5 Cục Đặc cụng 6 Cục Xe tăng 7 Cục Khụng quõn 8 Cục Phũng khụng 9 Cục Phỏo binh 10 Cục Cụng binh 11 Cục Thụng tin 12 Cục Cơ yếu 13 Cục Du kớch- Tự vệ 14 Cục Hoỏ học
3 Lƣu trữ luõn chuyển Tổng cục Chớnh trị 1 Cục Cỏn bộ 2 Cục Tổ chức Đảng 3 Cục Tuyờn huấn 4 Cục Chớnh sỏch 5 Cục Xõy dựng cơ sở chớnh trị 6 Cục Thanh tra 7 Cục Bảo vệ 8 Cục Kiểm sỏt 9 Cục Toà ỏn
10 Phũng Bảo hiểm xó hội 11 Phũng Đoàn thanh niờn 12 Phũng Cụng đoàn
13 Phũng Hội liờn hiệp phụ nữ
4 Lƣu trữ luõn chuyển Tổng cục Hậu cần
1 Cục Tài chớnh 2 Cục Xăng dầu 3 Cục Quõn nhu 4 Cục Quõn Y 5 Cục Quản lý xe 6 Cục Quõn khớ 7 Cục Sản xuất 8 Cục Xõy dựng 9 Cục Vận tải 10 Cục Cụng nghiệp
11 Cục Tham mưu hậu cần 12 Cục Huấn luyện
Phụ lục số 3.
THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU
Áp dụng chung cho cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ Bộ Quốc phũng Lào.
STT Khối Nhúm Nội dung Ghi chỳ 1. 1 Khối tài liệu Văn phũng
2. 1 1 Tài liệu về tổng hợp 3. 1 2 Tài liệu về đối ngoại
4. 1 3 Tài liệu về bảo vệ chăm súc sức khỏe 5. 1 4 Tài liệu về cụng tỏc hành chớnh, văn
phũng
6. 1 5 Tài liệu về cụng tỏc chớnh trị cơ quan
7. 2 Khối tài liệu về cụng tỏc tham mƣu
8. 2 1 Tài liệu về tỏc chiến 9. 2 2 Tài liệu về huấn luyện 10. 2 3 Tài liệu về quõn lực
11. 2 4 Tài liệu về biờn giới - bản đồ 12. 2 5 Tài liệu về đặc cụng
13. 2 6 Tài liệu về xe tăng
14. 2 7 Tài liệu về phũng khụng - khụng quõn 15. 2 8 Tài liệu về phỏo binh
16. 2 9 Tài liệu về cụng binh 17. 2 10 Tài liệu về thụng tin 18. 2 11 Tài liệu về cơ yếu
19. 2 12 Tài liệu về du kớch - tự vệ 20. 2 13 Tài liệu về hoỏ học
21. 3 Khối tài liệu về cụng tỏc chớnh trị
22. 3 1 Tài liệu về cỏn bộ
24. 3 3 Tài liệu về tuyờn huấn 25. 3 4 Tài liệu về chớnh sỏch
26. 3 5 Tài liệu về xõy dựng cơ sở chớnh trị 27. 3 6 Tài liệu về thanh tra
28. 3 7 Tài liệu về Bảo vệ