10. Bố cục của đề tài
3.6. Đầu tƣ kinh phớ, cơ sở vật chất cho cụng tỏc lƣu trữ
Qua nghiờn cứu nhiều luận văn, khoỏ luận của cỏc sinh viờn, học viờn ngành lưu trữ, tụi thấy rằng cỏc học viờn, sinh viờn nhận xột rất nhiều về cỏc mặt của cụng tỏc lưu trữ. Họ đó đưa ra những nguyờn nhõn, kết quả và đề xuất cỏc phương ỏn khả thi để tăng cường phỏt triển cụng tỏc lưu trữ núi chung và từng khõu nghiệp vụ núi riờng. Nhưng những đề tài, những khoỏ luận, luận văn đề cập tới vấn đề đầu tư kinh phớ cho cụng tỏc này hầu như khụng cú. Hoạ hoằn thỡ chỉ nờu một số văn bản của Bộ Tài chớnh quy định về mức giỏ
chỉnh lý tài liệu, mức thu phớ khai thỏc... mà chưa cú bỏo cỏo nào đề cập tới cỏc giải phỏp về tài chớnh.
Thực vậy, khụng những đối với cụng tỏc lưu trữ mà bất kỳ một cụng tỏc nào đều cần cú kinh phớ để hoạt động. Trước hết đú là kinh phớ để trả tiền lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn, tiếp đú là kinh phớ để duy trỡ bộ mỏy hoạt động như phục vụ cụng tỏc văn phũng, điện, nước, xăng xe, văn phũng phẩm... cao hơn nữa là đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cụng tỏc; ngoài ra cũn phải đầu tư rất nhiều tiền của để cú thể thực hiện cỏc đề ỏn, dự ỏn. Cú thể núi rằng nhiều nhất đú là đầu tư cho cơ sở hạ tầng; xõy dựng điện, đường, trường, trạm... Rồi đầu tư cho chất xỏm đú là kinh phớ đào tạo, cử cỏn bộ đi học tập, tham quan, đào tạo, bồi dưỡng, nõng cao kiến thức nghiệp vụ; Kinh phớ để ỏp dụng cụng nghệ mới vào thực tiễn...
Đối với cụng tỏc lưu trữ núi chung và cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu núi riờng, sự cần thiết đầu tư kinh phớ là cần thiết và quan trọng. Ở Việt Nam cú cõu núi cửa miệng mà theo tụi cõu núi đú rất hay: “Đầu tiờn là Tiền đõu”.
Thật vậy khi thực hiện một việc gỡ chỳng ta đều cần phải cú kinh phớ để thực hiện. Vớ dụ khi tổ chức một buổi toạ đàm trong cơ quan; ớt nhất chỳng ta cần phải cú kinh phớ để cắt dũng chữ dỏn trờn maket của hội trường. Tiếp đú là tiền mua chố nước trong. Ngoài ra nếu tổ chức buổi toạ đàm cho đối tượng ở xa cũn phải hỗ trợ tiền ăn, ở cho những cỏn bộ ở xa...
Cao hơn và số tiền lớn hơn đú là đầu tư xõy dựng cỏc kho lưu trữ, hay kinh phớ chỉnh lý tài liệu tồn đọng hoặc kinh phớ để khụi phục tài liệu hư hỏng, hoặc bảo hiểm tài liệu... Ở Lào cũng như ở Việt Nam, cỏc địa phương, cơ quan chưa cú sự thống nhất quản lý chung trong việc chi tiền đầu tư cho cụng tỏc này. Mà thực tế là cơ quan nào quan tõm, xin được tiền thỡ làm được nhiều, cơ quan ớt quan tõm thỡ tài liệu vẫn cũn bị bỏ ngừ. Cũng cú những cơ
quan cho cỏn bộ văn thư lưu trữ đi học quỏ nhiều những nghiệp vụ khỏc mà khụng cho cỏn bộ khỏc được học tập thờm về cụng tỏc lưu trữ...
Để việc đầu tư kinh phớ cho cụng tỏc lưu trữ đỳng trọng tõm, đạt hiệu quả. Theo tụi, việc đầu tư kinh phớ cho cụng tỏc này cần phải thực hiện theo một số điểm sau:
Thứ nhất: Xỏc định đầu tư kinh phớ là việc làm thiết yếu, thường xuyờn
để tăng cường bảo vệ và phỏt huy giỏ trị của tài liệu lưu trữ đối với tất cả cỏc cơ quan, đơn vị.
Tất cả cỏc cơ quan đều sản sinh ra tài liệu. Cỏc hồ sơ, tài liệu đều cú giỏ trị của nú. Tuỳ theo từng tớnh chất của vụ việc hay từng hồ sơ mà những hồ sơ đú cú giỏ trị cao hay thấp. Do đú cần phải cú những biện phỏp, những hành động để bảo quản những hồ sơ, tài liệu đú. Và điều trước tiờn đú là cần phải cú sự đầu tư kinh phớ để thực hiện.
Thứ hai: Đầu tư kinh phớ cho cụng tỏc lưu trữ là đầu tư cú chọn lọc, cú
trọng tõm, trọng điểm.
Điều này thể hiện ở những khõu nghiệp vụ. Vớ dụ: Khi tài liệu cũn chất đống bú gúi thỡ trước hết phải thực hiện chỉnh lý. Cơ quan cần phải đầu tư kinh phớ để thuờ nhõn cụng chỉnh lý, trong quỏ trỡnh chỉnh lý cần bao nhiờu văn phũng phẩm thỡ mua sắm dần. Trỏnh trường hợp mua quỏ nhiều gõy lóng phớ cho cơ quan. Và khi tài liệu cũn chất đống bú gúi thỡ trỏnh đầu tư quỏ nhiều vào cặp hộp, giỏ tủ vỡ sau khi chỉnh lý cú thể chỳng ta đó loại ra rất nhiều tài liệu khụng cú hoặc đó hết giỏ trị, hết thời hạn bảo quản.
Đối với việc đầu tư kinh phớ cho cỏc cơ quan cũng vậy. Chỳng ta cần phải đầu tư nhiều cho những cơ quan cũn quỏ nhiều tài liệu tồn đọng. Đối với cơ quan cú ớt tài liệu thỡ đầu tư ớt, vừa đủ để cho cơ quan đú thực hiện việc
Bờn cạnh đú khi đầu tư xõy dựng kho lưu trữ cũng cần cõn nhắc đến số lượng tài liệu sẽ bảo quản tại kho đú. Và điều bắt buộc là phải dự tớnh được số tài liệu sẽ đưa vào bảo quản tại Kho lưu trữ đú trong 20, 30 năm tới. Vỡ khi đầu tư xõy dựng một cụng trỡnh lớn sẽ mất nhiều tiền của.
Thứ ba: Đầu tư kinh phớ cho cụng tỏc lưu trữ khụng chỉ đầu tư vào kho
tàng, trang thiết bị mà phải đầu tư cho con người.
Đầu tư kinh phớ cho con người mà cụ thể ở đõy là cỏn bộ lưu trữ. Muốn cụng tỏc lưu trữ tốt thỡ cỏn bộ lưu trữ phải giỏi. Mà muốn giỏi phải học. Muốn học phải cú kinh phớ. Nhưng điều chỳ ý là khi cử cỏn bộ đi học nhất quyết phải trở về cụng tỏc tại cơ quan, đơn vị mỡnh; đảm nhiệm cụng tỏc mỡnh phụ trỏch. Tất nhiờn, khi được đầu tư chất xỏm thỡ chức vụ của cỏn bộ đú cú thể được cõn nhắc, đề bạt để cỏn bộ đú thực hiện tốt hơn trỏch nhiệm và năng lực của mỡnh.
Đầu tư kinh phớ cho con người ở đõy chỳng ta cú thể hiểu là cú những chế độ đói ngộ thoó đỏng; cú kinh phớ để khen thưởng những cỏn bộ tốt...
Thứ tư: Đầu tư kinh phớ để trang cấp thiết bị và xõy dựng cơ sở hạ
tầng. Trang thiết bị như giỏ, tủ, cặp hộp... nhất quyết khụng thể thiếu để bảo quản an toàn tài liệu. Bờn cạnh đú cũng cần phải xõy dựng kho tàng đỳng, đủ tiờu chuẩn, đủ diện tớch để bảo quản tài liệu ở hiện tại và trong tương lai.
Thứ năm: Đầu tư kinh phớ để chỉnh lý tài liệu tồn đọn tại cỏc cơ quan
đơn vị. Việc đầu tư kinh phớ chỉnh lý tài liệu tồn đọng, bú gúi nhằm phõn loại được hồ sơ tài liệu và xỏc định được tài liệu cú giỏ trị. Đồng thời tăng cường bảo vệ được tài liệu và thực hiện được việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Thứ sỏu: Đầu tư kinh phớ để thực hiện nghiờn cứu khoa học và ứng dụng tiến bộ khoa học cụng nghệ mới vào cụng tỏc lưu trữ.