10. Bố cục của đề tài
3.3. Xỏc định nguồn, thành phần tài liệu cần thu thập vào kho Lƣu trữ
trữ Bộ Quốc phũng
Để xỏc định được nguồn, thành phần tài liệu cần thu thập vào Kho Lưu trữ Bộ Quốc phũng chỳng ta cần phải căn cứ vào cỏc văn bản quy phạm phỏp luật, cỏc quy định của Nhà nước và của Bộ Quốc phũng Lào về Thu thập, Bổ sung tài liệu.
Bờn cạnh đú chỳng ta cần phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phũng; căn cứ vào nội dung và thành phần tài liệu hiện hỡnh thành và đang được bảo quản tại cỏc đơn vị.
Thứ nhất: Xỏc định nguồn nộp lưu
Theo Nghị định số 348/TT-CP ngày 01/10/2007 của Chớnh phủ về tổ chức và hoạt động của Bộ Quốc phũng, cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phũng hiện nay cú 47 đơn vị cấp 1 trực thuộc; 42 đơn vị cấp 2 trực thuộc.
Trờn cơ sở căn cứ phỏp lý như trờn chỳng ta cần cú những tiờu chớ để xỏc định. Những tiờu chớ đú bao gồm:
- Tiờu chớ trực thuộc: Theo tiờu chớ này, cần phõn biệt cỏc đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phũng (cấp 1) và đơn vị cấp 2 trực thuộc đơn vị cấp 1.
Theo tiờu chớ này, chỳng ta cú thể xỏc định được cỏc cơ quan trực thuộc Bộ Quốc phũng gồm: Văn phũng Bộ Quốc phũng; Tổng cục Tham mưu; Tổng cục Chớnh trị; Tổng cục Hậu cần; Cục Khoa học lịch sử; Cục Tỡnh bỏo; Cục Kinh tế; cỏc Sư đoàn; Bộ Chỉ huy quõn sự cỏc tỉnh; Cỏc học viện, nhà trường và cỏc Trung đoàn. Đõy gọi là cỏc đơn vị cấp 1. Tài liệu của cỏc đơn vị này sẽ nộp vào kho lưu trữ cố định do Ban Lưu trữ quản lý.
Mỗi một tổng cục đều cú cỏc đơn vị cấp 2 trực thuộc. Cỏc đơn vị này sẽ giao nộp tài liệu về Lưu trữ tổng cục - Lưu trữ này là lưu trữ luõn chuyển. Sau thời hạn bảo quản tại Lưu trữ luõn chuyển thỡ tài liệu cú giỏ trị bảo quản vĩnh viễn sẽ chuyển về lưu trữ cố định.
- Tiờu chớ mức độ quan trọng, bảo mật của tài liệu: căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị để xỏc định được mức độ quan trọng, mức độ cần bảo mật của tài liệu hỡnh thành ở đơn vị đú. Tiờu chớ này nhằm để đảm bảo bớ mật thụng tin quõn sự, an ninh của quốc gia. Cú thể xỏc định cỏc cơ quan như Tổng cục Tham mưu; Tổng cục Chớnh trị; Tổng cục Hậu cần; Cục Tỡnh bỏo...
- Tiờu chớ khụng gian, địa điểm: Căn cứ vào cự ly, khoảng cỏch giữa cỏc địa điểm đúng trụ sở của đơn vị và trụ sở Lưu trữ Bộ. Tiờu chớ này cũng cú thể dựng để xỏc định cỏc cơ quan, đơn vị, cục, tổng cục đúng trong trụ sở làm việc của Bộ Quốc phũng hoặc cỏc đơn vị đúng trờn địa giới hành chớnh. Tiờu chớ này cú thể xỏc định được cỏc đơn vị đúng trụ sở trờn địa bàn thủ đụ Viờng Chăn như Văn phũng Bộ; cỏc tổng cục; Bộ Chỉ huy quõn sự thành phố Viờng Chăn...
Tài liệu lưu trữ lịch sử cần phản ỏnh trọng vẹn nhất hoạt động của Bộ Quốc phũng. Do đú khi xỏc định nguồn nộp lưu chỳng ta phõn định như sau: Nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cố định tại Bộ Quốc phũng. Nguồn nộp lưu vào lưu trữ luõn chuyển tại cỏc tổng cục.
Trờn cơ sở chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phũng Lào và căn cứ vào cỏch phõn định như trờn, chỳng ta cú thể xỏc định danh mục cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu như sau:
- Danh mục số 1: Gồm cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cố định - Ban Lưu trữ - Văn phũng Bộ Quốc phũng: Xem phụ lục số 1.
- Danh mục số 2: Gồm cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ luõn chuyển: Xem phụ lục số 2.
Hai là: Xỏc định thành phần tài liệu nộp lưu
Để xỏc định được thành phần tài liệu nộp lưu cho từng cơ quan, đơn vị cần phải cú thời gian, cụng sức và kinh phớ để thực hiện nghiờn cứu. Với thời gian hạn chế năng lực của bản thõn tụi, tụi đề xuất giải phỏp xỏc định thành phần tài liệu nộp lưu đối với cỏc cơ quan, đơn vị nộp lưu như sau:
Nội dung của tài liệu phản ỏnh trờn cỏc mặt hoạt động sau: Hành chớnh văn phũng; tham mưu; chớnh trị; hậu cần; khoa học lịch sử; kinh tế, tỡnh bỏo; đào tạo, huấn luyện cỏn bộ chiến sỹ.
Về thành phần tài liệu nộp lưu: Bao gồm cỏc loại hỡnh: - Tài liệu hành chớnh;
- Tài liệu khoa học kỹ thuật; - Tài liệu nghe nhỡn;
- Tài liệu điện tử.
Sở dĩ khi xỏc định thành phần tài liệu nộp lưu phản ỏnh cỏc mặt hoạt động và cỏc loại hỡnh tài liệu như trờn là bởi vỡ khối tài liệu này rất quan trọng. Sự quan trọng này thể hiện ở cỏc vấn đề sau:
- Phản ỏnh trọn vẹn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phũng Lào.
- Phản ỏnh được lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của Bộ Quốc phũng Lào.
- Phản ỏnh được ý nghĩa, giỏ trị về chớnh trị, kinh tế, văn hoỏ của quõn đội nhõn dõn Lào.
- Đảm bảo được tớnh bảo mật - đặc thự của tài liệu về quõn sự - an ninh quốc gia.
Căn cứ vào cỏc tiờu chớ trờn, chỳng tụi tạm xỏc định thành phần tài liệu nộp lưu ỏp dụng cho cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ Quốc phũng Lào: Xem Phụ lục số 3.
Với cỏch phõn loại tài liệu như trờn, tất cả cỏc cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phũng Lào đều cú thể căn cứ và xõy được danh mục thành phần tài liệu của cơ quan đơn vị mỡnh.