10. Bố cục của đề tài
3.4. Giải phỏp về cụng tỏc tổchức cỏn bộ, đào tạo, bồi dƣỡng, nõng cao
cao chất lƣợng đội ngũ cỏn bộ văn thƣ lƣu trữ.
Cộng hũa dõn chủ nhõn dõn Lào cựng với thế giới đó bước sang thế kỉ XXI với những biến đổi to lớn, sõu sắc, sự tỏc động của cỏch mạng khoa học - cụng nghệ và xu hướng hợp tỏc, hội nhập đũi hỏi CHDCND Lào phải giữ vững độc lập dõn tộc, chủ động hội nhập với thế giới và khu vực, phỏt triển vững chắc toàn diện đất nước trờn cơ sở đường lối đỳng đắn, sỏng tạo, đặc biệt là phải cú đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ cú năng lực, cú trỡnh độ kiến thức về khoa học - cụng nghệ. Muốn vậy, ngay từ bõy giờ phải đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cỏn bộ, cụng chức làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ trong toàn quõn.Chỳng ta cần phải thực hiện cỏc biện phỏp như sau :
- Tăng cường đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cỏn bộ văn thư, lưu trữ. Tạo mọi điều kiện cho đội ngũ cỏn bộ này phấn đấu để hỡnh thành một thế hệ cỏn bộ mới cú đủ đức, tài, thực hiện nhiệm vụ mà Đảng - Nhà nước giao phú.
- Bỏm sỏt yờu cầu nhiệm vụ và nhu cầu đào tạo để xỏc định mục tiờu, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ cho từng năm và nhiều năm. Kết hợp chặt chẽ giữa việc đào tạo trong nước và gửi đi đào tạo ở nước ngoài, giữa đào tạo tập trung và đào tạo tại chức, giữa việc đào tạo ngắn hạn với việc mở lớp bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn, đảm bảo vừa cú cỏn bộ thực hiện trước mắt vừa cú cỏn bộ cho thời gian lõu dài. Trỏnh tỡnh trạng đào tạo bồi dưỡng tràn làn, đào tạo bồi dưỡng khụng gắn với nhu cầu sử dụng. Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ một cỏch cơ bản hệ thống đến nõng cao... Đồng thời, cỏn bộ cần được bồi dưỡng về ngoại ngữ và tin học.
Đội ngũ cỏn bộ văn thư, lưu trữ phải cú bản lĩnh, ý chớ, kinh nghiệm, cú tư duy mới và phong cỏch làm việc khoa học, sõu sỏt, cầu thị, luụn đổi mới cỏch nghĩ, cải tiến cỏch làm việc.
Đối với cỏn bộ, cụng chức khỏc như cỏn bộ làm cụng tỏc nghiờn cứu, cụng tỏc tổng hợp, cụng tỏc văn bản, cụng tỏc thụng tin, cụng tỏc quản lớ… cần bồi dưỡng cho học qua lớp ngắn hạn về kiến thức văn bản, thể thức văn bản và quy trỡnh luõn chuyển văn bản trong cơ quan; về lập hồ sơ, lưu trữ và khai thỏc hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Như vậy, một trong những nội dung của nhiệm vụ xõy dựng nền hành chớnh vững mạnh, cú năng lực và từng bước hiện đại húa để quản lý cú hiệu lực và hiệu quả cụng việc của Nhà nước là phải tăng cường cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cỏn bộ và cụng chức nhà nước, trong đú cú kiến thức về nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Làm tốt cụng tỏc này là đó gúp phần thực hiện tốt mục tiờu cải cỏch nền hành chớnh nhà nước núi chung và trong lĩnh vực cụng tỏc văn thư lưu trữ núi riờng nhằm phục vụ sự nghiệp cụng nghiệp húa hiện đại húa đất nước Lào.
Đối với Bộ Quốc phũng Lào, mặc dự đó cú đội ngũ cỏn bộ tương đối tốt nhưng cũn cú nhiều vấn đề cần phải khắc phục trong thời gian tới. Chẳng
hạn vấn đề chuyờn mụn nghiệp vụ của cỏc cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ ở đõy cũn yếu, hầu hết chưa qua trường, lớp chớnh quy về lưu trữ, cỏc lớp bồi dưỡng chưa mở thường xuyờn để cập nhật kiến thức mới về lưu trữ, chưa cú chế độ kiểm tra cụng việc của cỏn bộ lưu trữ, chế độ nghỉ ngơi, lương thưởng cũn chưa tương ứng gõy nờn tỡnh trạng chỏn nản khụng yờn tõm cụng tỏc hoặc chỉ dừng chõn tạm thời ở đõy rồi tỡm cỏch chuyển sang chỗ khỏc, vị trớ khỏc. Để khắc phục được tỡnh trạng này là vấn đề nan giải, khú khăn song khụng phải là bất khả thi mà hoàn toàn cú thể thực hiện được nếu cú sự quan tõm của Lónh đạo Bộ, thủ trưởng cơ quan; cần cú chế độ tổng thể hoàn chỉnh về cụng tỏc cỏn bộ.
Trước hết phải thực hiện chế độ tuyển dụng chặt chẽ, cụng khai, trỏnh
tỡnh trạng mập mờ, hoặc thõn quen để đưa cỏc cỏn bộ khụng cú chất lượng vào đảm nhận cỏc cụng việc. Trước đõy do coi cụng tỏc lưu trữ là khụng quan trọng nờn nếu cơ quan thừa cỏn bộ hoặc do thõn quen mà người đú khụng cú chuyờn mụn gỡ thỡ đều đưa xuống Ban Lưu trữ. Do đú những cỏn bộ này khụng hoàn thành được yờu cầu nhiệm vụ dẫn đến cụng tỏc văn thư, lưu trữ bị hạn chế. Nếu chỳng ta tiến hành tuyển dụng cụng khai sẽ thu hỳt được người tài thực sự, những người hiểu về cụng việc, đam mờ với cụng việc và những con người này sẽ thực hiện tốt yờu cầu nhiệm vụ. Tại Bộ Quốc phũng, số cỏn bộ qua trường lớp chớnh quy về lưu trữ cũn quỏ ớt chủ yếu mà tốt nghiệp cỏc trường khỏc. Đối với những cỏn bộ này Bộ phải mất kinh phớ và thời gian để đào tạo lại và sau khi được đào tạo lại họ cũng khụng thể tốt bằng được học chớnh quy từ trước. Do họ khụng nắm chắc về nghiệp vụ nờn trong quỏ trỡnh làm việc họ khụng biết việc nào là quan trọng cú liờn hệ như thế nào với nhau, khụng biết đến hậu quả của cụng việc nếu khụng làm tốt sẽ dẫn tới tỡnh trạng gỡ, thậm chớ thờ ơ, khụng làm việc, trốn trỏnh khụng hoàn thành nhiệm vụ đề ra. Do đú Bộ cần chỳ ý hơn nữa đến cụng tỏc tuyển dụng, sắp xếp, bố
trớ cỏn bộ. Phải là những người hiểu việc thỡ mới làm được việc, mới yờu cụng việc, phỏt huy hiệu quả từ cụng việc.
Từ những phõn tớch trờn, Bộ Quốc phũng Lào cần xỏc định số lượng cỏn bộ cần được đào tạo ở cỏc cấp học khỏc nhau. Mỗi một cấp học sẽ đảm đương ở một vị trớ khỏc nhau. Vớ dụ cần 3 người để quản lý 500 một giỏ tài liệu; 4 người để quản lý 1000 một giỏ. Trong 3 người đú cần một người là đại học; 1 người là cao đẳng; 1 người là trung cấp; hoặc trong 4 người thỡ cần 1 đại học; 2 người cao đẳng; 1 người trung cấp...
Thứ hai, Bộ cần xem xột, nghiờn cứu để cú chế độ đói ngộ, nghỉ ngơi
tương xứng để tạo nờn sự yờn tõm, vững tin để cụng tỏc và cụng hiến cho cụng việc. Bởi vỡ đõy là cụng việc thầm lặng õm thầm cống hiến cho xó hội. Vấn đề thu nhập cần phải thoả đỏng, đủ cho một cuộc sống tương đối so với xó hội, đặc biệt lại là cụng việc cú nhiều độc hại, ớt được tiếp xỳc với sự năng động bờn ngoài. Khụng được để cỏn bộ lưu trữ phải chật vật với cuộc sống. Nhưng bản thõn cỏn bộ lưu trữ cũng phải biết tận dụng khai thỏc sử dụng tài liệu, quảng bỏ về ý nghĩa của tài liệu để từ đú đem lại thu nhập cho chớnh mỡnh.
Sự thực ở đất nước Lào cũng như ở Việt Nam, những cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ cả năm chẳng đi đõu ngoài trụ sở cơ quan. Họ chỉ sống, sinh hoạt chỉ bằng đồng lương của mỡnh. Do đú cần cú chế độ đói ngộ, nghỉ ngơi cho đối tượng là cỏn bộ văn thư, lưu trữ.
Chỳng tụi kiến nghị một số giải phỏp về đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ văn thư, lưu trữ như sau:
- Tổ chức đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ văn thư lưu trữ trong nước và tiếp tục gửi đi đào tạo nước ngoài.
- Phải đầu tư ngõn sỏch nhà nước thớch đỏng cho vấn đề đào tạo cỏn bộ. Ngõn sỏch để đào tạo cỏn bộ cần phõn định hàng năm, cú kế hoạch từng năm; 5 năm hoặc 10 năm...
- Tham khảo kinh nghiệm thành cụng và thất bại của cỏc nước trong khu vực.
- Phải cú chế độ chớnh sỏch đói ngộ thỏa đỏng. Chế độ đói ngộ cú thể bằng nhiều hỡnh thức. Vớ dụ như ở Việt Nam: Chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật: Đối với cỏn bộ lưu trữ được hưởng một ngày ẵ hộp sữa; hoặc đối với cỏn bộ lưu trữ làm việc trực tiếp trong kho tài liệu được hưởng chế độ độc hại 0,1 đến 0,3 hệ số lương... Bờn cạnh đú, hàng năm tổ chức đi tham quan, học tập kinh nghiệm ở cỏc địa phương làm tốt cụng tỏc lưu trữ. Thậm chớ cú thể cho đi tham quan, học tập ở nước ngoài...
- Phải cú quy chế tuyển chọn cỏn bộ. Quy chế tuyển chọn cỏn bộ phải đạt được yờu cầu cao về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Yờu cầu này phải đặt yếu tố trỡnh độ chuyờn mụn lờn hàng đầu, thứ hai là phẩm chất đạo đức của cỏn bộ và tiếp đú mới đến những yếu tố khỏc.
- Phải cú quy chế đỏnh giỏ cỏn bộ: Hàng năm thực hiện việc đỏnh giỏ lại cỏn bộ. Qua một năm làm việc nếu cỏn bộ thực hiện tốt cụng tỏc như hoàn thành xuất sắc thỡ được xếp vào đối tượng xem xột nõng lương trước thời hạn hoặc cú hỡnh thức khen thưởng. Nếu việc đỏnh giỏ, xếp loại cỏn bộ khụng hoàn thành nhiệm vụ thỡ cú hỡnh thức khiển trỏch, kỷ luật.
Cú thể núi cụng tỏc cỏn bộ là vấn đề đầu tiờn ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả cụng việc, đối với cụng tỏc lưu trữ điều này càng rừ ràng hơn. Bởi vỡ cụng tỏc này đũi hỏi phải là những cỏn bộ cú tõm huyết và năng lực thực sự chấp nhận hy sinh lợi ớch của mỡnh, đú là cụng việc thầm lặng cống hiến cho xó hội. Cỏc đơn vị lưu trữ phải cú biện phỏp để lựa chọn được những con người như thế thỡ cụng tỏc lưu trữ mới được phỏt huy được ý nghĩa của mỡnh,
mới được xó hội biết đến. Đặc biệt với Bộ Quốc phũng cụng việc vừa phức tạp, khối lượng tài liệu nhiều cho nờn đũi hỏi ở đội ngũ cỏn bộ càng cao hơn, nhưng thực tế đội ngũ cỏn bộ ở Ban Lưu trữ Bộ Quốc phũng thực sự cần phải cố gắng hơn nữa trong việc nghiờn cứu về chuyờn mụn, nghiệp vụ thỡ mới đỏp ứng được cụng việc trong đú cú cụng tỏc thu thập bổ sung tài liệu.