3.1. Các giải pháp nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tin
3.1.1. Củng cố tăng cường nguồn lực thông tin có định hướng
3.1.1.1. Đặc trưng nguồn lực thông tin của Trung tâm
Một trong những giải pháp quan trọng hàng đầu để nâng cao khả năng đáp ứng NCT của NDT là phải củng cố và tăng cường nguồn lực thông tin.
Nguồn lực thông tin là yếu tố quan trọng trong hoạt động thông tin. Nguồn lực thông tin phong phú, đa dạng, phù hợp với NCT của NDT là yếu tố đảm bảo hoạt động thông tin đạt hiệu quả cao.
Trung tâm hiện đang quản trị, cập nhật và đưa vào khai thác một nguồn tin KH&CN lớn nhất Việt Nam, được hình thành từ kho sách và tạp chí của Thư viện Khoa học và Kỹ thuật Trung ương.
Kho sách
Trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển, kho sách của Trung tâm là nguồn thông tin về KH&CN lớn nhất toàn quốc, bao gồm hầu hết các ngành khoa học tự nhiên và khoa học công nghệ, từ các ngành khoa học cơ bản truyền thống đến các ngành khoa học mới xuất hiện.
Kho sách của Trung tâm hiện có hơn 350.000 đầu sách, được phân bố theo ngôn ngữ như sau: tiếng Việt 10%, tiếng gốc Slavơ 30%, tiếng gốc Latinh chiếm 60%. Về môn loại: các ngành khoa học cơ bản chiếm 32%; các ngành KH&CN 45%; các ngành nông, lâm, ngư nghiệp, y tế, kinh tế, quản lý, thông tin học và thư viện học 23%. Bên cạnh đó, Trung tâm còn có một kho tài liệu tra cứu quý, với hơn 17.000 sách chuyên khảo gồm nhiều loại hình từ bách khoa toàn thư, cẩm nang, sổ tay tra cứu, đến các từ điển chuyên ngành, tạp chí tóm tắt, trong đó có các tài liệu tra cứu nổi tiếng và quý hiếm ở Việt Nam như bộ Chemical Abstracts (trọn bộ từ năm 1907 tới nay).
Kho ấn phẩm tiếp tục và tạp chí
Kho tạp chí hiện lưu giữ và bảo quản gần 7.000 tên tạp chí và ấn phẩm kế tiếp gồm: 5.695 tên tạp chí gốc Latinh (chủ yếu là tiếng Anh và tiếng Pháp); 830 tên tạp chí tiếng Nga; 350 tên tạp chí tiếng Việt.
Gần đây thư viện có bổ sung gần 50 tên tạp chí tiếng Trung Quốc, trong đó có hơn 1.000 tài liệu về Đông Dương thời Pháp thuộc dưới dạng vi phim, thuộc các ngành: địa lý, địa chính, sinh học, nông nghiệp, xây dựng,… Những tạp chí KH&CN các tỉnh/thành trong phạm vi cả nước, những bài tạp chí dưới dạng tờ rời, những số tạp chí lẻ cũng được lưu giữ tại đây.
Kho tài liệu kết quả nghiên cứu
Trung tâm lưu giữ, cập nhật thường xuyên đề cương các đề tài đã và đang tiến hành và báo cáo kết quả nghiên cứu. Tính đến tháng 6 năm 2009 Trung tâm đã thu thập trên 7.000 báo cáo kết quả nghiên cứu của các đề tài các cấp, xử lý và cập nhật trên 9000 biểu ghi.
Ngoài các vật mang tin truyền thống, nguồn tài liệu của Trung tâm còn có vi phim, băng hình, CD-ROM, CSDL, CSDL trực tuyến, …và các nguồn tài liệu trên Internet.
Các CSDL về KH&CN do Trung tâm xây dựng
1. STD: Là CSDL thư mục có tóm tắt tài liệu KH&CN Việt Nam, được xây dựng trên cơ sở các bài báo, tạp chí về KH&CN, tài liệu hội thảo, hội nghị về KH&CN đã được đăng tải. Kể từ năm 2004, CSDL này đã được nâng cấp thành dạng toàn văn và được đưa lên mạng VISTA để khai thác.
2. SCITEC: CSDL thư mục có tóm tắt tài liệu về các lĩnh vực KH&CN của thế giới. CSDL này có khoảng 350.000 biểu ghi và đã dừng cập nhật từ năm 2003.
3. KQNC: Báo cáo kết quả nghiên cứu KH&CN của Việt Nam từ cấp cơ sở đến cấp Nhà nước. Tính đến tháng 6/2009 có khoảng 9.000 biểu ghi của hơn 7.000 báo cáo kết quả nghiên cứu của các đề tài các cấp.
4. VNDOC: Tài liệu KH&CN Việt Nam bằng tiếng Anh (36.476 biểu ghi).
5. VTM: Thị trường Công nghệ Việt Nam
6. BOOK: Đây là CSDL sách tại Thư viện Khoa học và Kỹ thuật Trung ương. CSDL này phản ánh các tuyển tập về các sách, tuyển tập hội nghị, hội thảo của Việt
Nam và thế giới hiện được lưu trữ tại Thư viện Khoa học và Kỹ thuật Trung ương. Hiện tại CSDL này có gần khoảng 120.000 biểu ghi, hàng năm cập nhật thêm khoảng 1.000 biểu ghi và được khai thác trên mạng VISTA.
7. TC: Tạp chí có ở Thư viện Khoa học và Kỹ thuật Trung ương.
8. MLLH: CSDL Mục lục liên hợp tạp chí KH&CN nước ngoài có tại Việt Nam.
Các CSDL KH&CN thế giới
1. IEEE/IEE Fulltext: CSDL toàn văn lưu trữ tài liệu thuộc lĩnh vực điện, điện tử, năng lượng, tin học, viễn thông,…
2. PASCAL: CSDL đa ngành về KH&CN do Viện Thông tin Khoa học và Kỹ thuật Quốc gia thuộc Trung tâm nghiên cứu khoa học quốc gia Pháp (INIST/CNRS) xây dựng. Đây là một trong số những CSDL khoa học lớn nhất thế giới, bao gồm các lĩnh vực: khoa học sự sống, khoa học chính xác, khoa học kỹ thuật, khoa học ứng dụng, khoa học về trái đất, khoa học về vũ trụ.
3. FRANCIS: CSDL đa ngành về khoa học xã hội và nhân văn
4. Chemical Abstracts: CSDL tóm tắt về hóa học và kỹ thuật hóa học hàng đầu thế giới. Chemical Abstracts có hơn 10 triệu biểu ghi và mức độ gia tăng tài liệu với khoảng 650.000 tài liệu tóm tắt/năm. Chemical Abstracts bao quát các lĩnh vực: hóa sinh, hóa lý, hóa vô cơ, hóa phân tích, hóa ứng dụng, kỹ thuật hóa học, hóa học cao phân tử, hóa hữu cơ
5. IBM Inform: CSDL toàn văn thuộc lĩnh vực quản trị kinh doanh. CSDL này cho phép truy cập trực tiếp thông tin toàn văn của trên 700 tên tạp chí hàng đầu thế giới về quản trị kinh doanh. Hiện nay, Trung tâm đã ngừng bổ sung CSDL này.
6. Vendor: CSDL với hơn 750.000 biểu ghi về các sản phẩm, thiết bị, máy móc của 160.000 công ty do Hoa Kỳ thu thập và cập nhật 60 ngày/lần. Đây là CSDL mô tả chi tiết các thông số của từng sản phẩm, thiết bị và tên các công ty sản xuất, thương mại. Trung tâm đã mua CSDL này từ năm 1998 và khai thác theo chế độ mạng cục bộ, đang tiếp tục được bổ sung trực tuyến trên Internet.
7. Compendex: CSDL thu mục về các báo, tạp chí chuyên về kỹ thuật và công nghệ do Công ty Dialog Hoa Kỳ sản xuất. Hiện nay, Trung tâm đã ngừng bổ sung CSDL này.
8. Chemistry and Chemical Engineering: CSDL gồm các thông tin thư mục về hóa học và công nghệ hóa chất. Đây là CSDL do Công ty Dialog Hoa Kỳ sản xuất.
9. Metadex Collections: CSDL gồm các thông tin thư mục kèm tóm tắt về kim loại, vật liệu, gồm: luyện kim và polyme. CSDL này được cập nhật hàng năm và hiện đã ngừng bổ sung.
10. Derwent Biotechnologies: CSDL thư mục có tóm tắt về công nghệ sinh học của Vương quốc Anh từ năm 1982 đến nay. Hiện tại, Trung tâm đã ngừng bổ sung CSDL này.
11. Country Forecast: CSDL toàn văn về thông tin dự báo xu hướng hiện tại và tương lai do cơ quan tình báo kinh tế của Anh xây dựng. Nguồn tin của Country Forecast được phân tích, tổng hợp và bao quát các khu vực, các nước trên thế giới cũng như các vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội.
Cơ sở dữ liệu trực tuyến
1. Sciencedirect: CSDL toàn văn bao quát 1.800 đầu tên tạp chí hàng đầu thế giới thuộc mọi lĩnh vực KH&CN.
2. Ebrary: CSDL toàn văn các báo cáo phân tích kinh tế thị trường thế giới với 2.500 sản phẩm của 10.000 doanh nghiệp của 50 nước trên thế giới.
3. Springer: CSDL gồm các tạp chí điện tử của NXB Springer với hơn 1.200 tên tạp chí thuộc các lĩnh vực toán học, vật lý, thiên văn, hoá học, sinh học, khoa học vật liệu, khoa học máy tính, xây dựng….
4. ACS: CSDL bao gồm 34 tên tạp chí của Hội Hóa học Hoa Kỳ, trong đó có những tạp chí rất uy tín như Chemical Review, Journal of American Chemical Society, Analytical Chemistry…
5. Proquest: Bộ Cơ sở dữ liệu (CSDL) trực tuyến với 11 CSDL bao gồm hầu hết các lĩnh vực. ProQuest cho phép truy cập tới hơn 11.250 tạp chí (8400 tạp chí toàn văn), 479 báo toàn văn và cả các tài liệu không phải là xuất bản phẩm định kỳ như luận văn, các báo cáo của Ox Research và EIU về 252 quốc gia và và hơn 60 nguồn học liệu tham khảo, gồm: Brookings Papers, OEF, Career Guides, Occupational Outlook Handbook, gần 30.000 luận văn toàn văn, trên 44.000 hồ sơ doanh nghiệp và trên 3.000 báo cáo công nghiệp. CSDL ProQuest có phạm vi bao quát rộng lớn tới 160 chuyên ngành, lĩnh vực khác nhau.
Có thể thấy, Trung tâm có nguồn lực thông tin KH&CN rất phong phú và đa dạng, từ các dạng tài liệu truyền thống đến các tài liệu điện tử, tài liệu trong nước và nước ngoài, các CSDL trực tuyến và gián tuyến,… Tuy nhiên, theo khảo sát về mức độ đáp ứng NCT của NDT tại Trung tâm, vẫn có 7,2% NDT cho biết họ chưa thoả mãn với nguồn thông tin mà Trung tâm cung cấp, 74,9% NDT cho biết họ mới chỉ được đáp ứng một phần NCT. Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với những người làm công tác phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm là phải xây dựng và triển khai được một chính sách phát triển nguồn tin phù hợp.
3.1.1.2. Chính sách phát triển nguồn tin
Phát triển nguồn lực thông tin, thu thập, xử lý, xây dựng kho tài liệu có ý nghĩa và tác động rất lớn tới hoạt động của các cơ quan TT - TV nói chung và Trung tâm nói riêng.
Trong thời đại KH&CN phát triển mạnh mẽ, sự tương tác giữa các ngành khoa học ngày càng lớn đã khiến khối lượng tri thức khoa học trên thế giới tăng theo cấp số nhân. Khối lượng thông tin ngày càng lớn càng làm tăng thêm những mâu thuẫn về khả năng tiếp nhận thông tin và nhu cầu ngày càng cao của NDT. Chính vì vậy, Trung tâm phải xây dựng được nguồn lực thông tin tương thích với NCT của NDT.
Trên cơ sở các Nghị quyết của Đảng, chính sách của Nhà nước về phát triển KH&CN như Nghị quyết 37 của Bộ Chính trị (khoá IV), Nghị quyết TW2 (khoá VIII)
về “Định hướng chiến lược phát triển KH&CN trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá...”, “Luật Khoa học và Công nghệ (có hiệu lực từ ngày 1/1/2001)”, “Chiến lược phát triển KH&CN Việt Nam đến năm 2010”, “Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 10 năm 2001-2010”, “Chiến lược đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá theo định hướng xã hội chủ nghĩa, xây dựng nền tảng để đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp” nên diện đề tài bổ sung tài liệu của Trung tâm đã thường xuyên được xem xét và điều chỉnh để phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới. Trọng tâm chính trong chính sách phát triển nguồn tin của Trung tâm là:
- Ưu tiên phát triển nguồn tin thích hợp phục vụ trực tiếp cho các chương trình, đề tài và kế hoạch phát triển khoa học và kinh tế - xã hội của đất nước;
- Tạo điều kiện truy nhập có hiệu quả cao tới thông tin dưới mọi dạng thức: tài liệu in, điện tử, vi hình và nghe nhìn;
- Tạo điều kiện truy nhập các CSDL tại chỗ và từ xa như một bộ phận dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu;
- Thường xuyên xem xét tính thích ứng và hiện trạng bảo quản của các nguồn tin hiện có.
Bổ sung các loại sách, tạp chí trong nước thuộc tất cả các lĩnh vực KH&CN, đồng thời bổ sung có lựa chọn các sách, tạp chí, CSDL về KH&CN của các nước có nền KH&CN tiên tiến trên thế giới, phù hợp với điều kiện và thực tiễn Việt Nam, trong đó chú trọng đến các lĩnh vực ưu tiên chính như sau:
- Công nghệ thông tin, - Công nghệ sinh học,
- Công nghệ vật liệu mới - công nghệ nano, - Công nghệ tự động hoá,
- Công nghệ chế tạo máy, - Công nghệ năng lượng mới,
Chia sẻ nguồn lực thông tin
Không gian thông tin là một thể thống nhất, do vậy, sức mạnh của thông tin nằm trong sự tương tác của các cơ quan thông tin trong một hệ thống. Đến nay, các cơ quan TT - TV của nước ta hoạt động về cơ bản vẫn theo một hệ đóng. Các tổ chức thông tin đều có xu hướng nặng về muốn “sở hữu” nhiều hơn. Nhiều thủ tục hành chính còn rườm rà, việc lưu thông tư liệu, thông tin còn qua nhiều cửa là rào cản trong việc trao đổi và vận động thông tin trong hệ thống. Trên quy mô của hệ thống thông tin quốc gia, còn phổ biến hiện tượng, cùng một nguồn tin giao nộp, được xử lý và lưu nhiều nơi, song thông tin của nó vẫn rất khó đến với những NDT cần thiết. [9, tr. 4]
Không chỉ bị hạn chế lưu thông, trong những năm gần đây, tài liệu đã gia tăng một cách chóng mặt do 2 nguyên nhân:
- Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật, đặc biệt là KH&CN; thêm vào đó là sự xuất hiện của nhiều ngành nghề mới thúc đẩy hoạt động nghiên cứu khoa học, triển khai công nghệ, kéo theo sự tăng vọt về nội dung và hình thức của thông tin - tư liệu.
- Sự gia tăng đáng kể những người làm khoa học, chính đội ngũ này đã tạo ra 99% tri thức của nhân loại.
Tạp chí nước ngoài “Ulrichs Periodical Directory” đã thống kê:
- Trong lần xuất bản thứ nhất năm 1932, trên thế giới có khoảng 6.000 tên tạp chí khoa học kỹ thuật;
- Trong lần xuất xuất bản thứ 5 năm 1981 đã tăng lên 96.000 tên. - Trong lần xuất bản thứ 20 năm 1996, tăng trên 165.000 tên.
Theo tính toán, cứ nửa thế kỷ trôi qua, số tên tạp chí trên thế giới lại tăng 10 lần và cứ sau 10 năm, các xuất bản phẩm lại tăng gấp đôi.
Không chỉ tăng nhanh về số lượng, theo điều tra, nghiên cứu kết hợp với những thông báo của các nhà phân phối tài liệu trên thế giới cho thấy, giá cả tài liệu tăng trung bình từ 5-10%/năm, thậm chí có những loại tăng 15%/năm, đó là những tài liệu về
KH&CN. Theo một tài liệu nước ngoài, chỉ tính riêng trong 10 năm (từ 1986-1996), giá tạp chí tăng 154,8% (15%/năm), riêng các tạp chí về hóa học và vật lý tăng 228% (23%/năm).
Trước thực trạng đó, để phát triển và tăng cường nguồn lực thông tin, Trung tâm đã tích cực đẩy mạnh quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài để chia sẻ thông tin.
- Hợp tác nước ngoài: Hiện tại, Trung tâm có quan hệ trao đổi tài liệu với hơn 60 cơ sở từ châu Á, châu Âu, châu Mỹ và châu Úc. Trung tâm đã tận dụng lợi thế này để bổ sung nguồn tài liệu, tăng cường giao lưu quốc tế, tranh thủ các nguồn tài trợ về sách, báo và cả trang thiết bị trong lĩnh vực thông tin KH&CN. Từ những cơ sở này, hàng năm Trung tâm đã nhận được trên 300 đầu tên tạp chí và hàng nghìn cuốn sách có giá trị. Hợp tác quốc tế đã giúp Trung tâm giảm được một phần kinh phí mua tài liệu, đồng thời tạo điều kiện để Trung tâm tuyên truyền, quảng bá những thành tựu KH&CN của Việt Nam đến cộng đồng quốc tế.
- Hợp tác trong nước: Do số lượng tài liệu và giá cả tăng lên nhanh chóng nên kinh phí để mua tài liệu của các cơ quan TT - TV nói chung và của Trung tâm nói riêng không thể đáp ứng được. Điều này khiến các thư viện và các trung tâm thông tin phải đối mặt với thực tế là chi tiêu nhiều hơn nhưng lại mua được ít tài liệu hơn. Vì vậy, việc hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan, trung tâm TT - TV là một biện pháp tất yếu và đúng đắn. Để chia sẻ nguồn lực thông tin một cách hiệu quả, tiết kiệm tối đa kinh phí, cần phân cấp, phân ngành trong việc thu thập bổ sung tài liệu. Ngoài ra còn cần xây dựng các CSDL chỉ dẫn để hướng dẫn NDT tới được những thông tin, địa chỉ cụ thể và chính xác để tìm được tài liệu. Ngoài ra, Trung tâm cũng