3.1. Các giải pháp nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tin
3.1.1.2. Chính sách phát triển nguồn tin
Phát triển nguồn lực thông tin, thu thập, xử lý, xây dựng kho tài liệu có ý nghĩa và tác động rất lớn tới hoạt động của các cơ quan TT - TV nói chung và Trung tâm nói riêng.
Trong thời đại KH&CN phát triển mạnh mẽ, sự tương tác giữa các ngành khoa học ngày càng lớn đã khiến khối lượng tri thức khoa học trên thế giới tăng theo cấp số nhân. Khối lượng thông tin ngày càng lớn càng làm tăng thêm những mâu thuẫn về khả năng tiếp nhận thông tin và nhu cầu ngày càng cao của NDT. Chính vì vậy, Trung tâm phải xây dựng được nguồn lực thông tin tương thích với NCT của NDT.
Trên cơ sở các Nghị quyết của Đảng, chính sách của Nhà nước về phát triển KH&CN như Nghị quyết 37 của Bộ Chính trị (khoá IV), Nghị quyết TW2 (khoá VIII)
về “Định hướng chiến lược phát triển KH&CN trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá...”, “Luật Khoa học và Công nghệ (có hiệu lực từ ngày 1/1/2001)”, “Chiến lược phát triển KH&CN Việt Nam đến năm 2010”, “Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 10 năm 2001-2010”, “Chiến lược đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá theo định hướng xã hội chủ nghĩa, xây dựng nền tảng để đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp” nên diện đề tài bổ sung tài liệu của Trung tâm đã thường xuyên được xem xét và điều chỉnh để phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới. Trọng tâm chính trong chính sách phát triển nguồn tin của Trung tâm là:
- Ưu tiên phát triển nguồn tin thích hợp phục vụ trực tiếp cho các chương trình, đề tài và kế hoạch phát triển khoa học và kinh tế - xã hội của đất nước;
- Tạo điều kiện truy nhập có hiệu quả cao tới thông tin dưới mọi dạng thức: tài liệu in, điện tử, vi hình và nghe nhìn;
- Tạo điều kiện truy nhập các CSDL tại chỗ và từ xa như một bộ phận dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu;
- Thường xuyên xem xét tính thích ứng và hiện trạng bảo quản của các nguồn tin hiện có.
Bổ sung các loại sách, tạp chí trong nước thuộc tất cả các lĩnh vực KH&CN, đồng thời bổ sung có lựa chọn các sách, tạp chí, CSDL về KH&CN của các nước có nền KH&CN tiên tiến trên thế giới, phù hợp với điều kiện và thực tiễn Việt Nam, trong đó chú trọng đến các lĩnh vực ưu tiên chính như sau:
- Công nghệ thông tin, - Công nghệ sinh học,
- Công nghệ vật liệu mới - công nghệ nano, - Công nghệ tự động hoá,
- Công nghệ chế tạo máy, - Công nghệ năng lượng mới,
Chia sẻ nguồn lực thông tin
Không gian thông tin là một thể thống nhất, do vậy, sức mạnh của thông tin nằm trong sự tương tác của các cơ quan thông tin trong một hệ thống. Đến nay, các cơ quan TT - TV của nước ta hoạt động về cơ bản vẫn theo một hệ đóng. Các tổ chức thông tin đều có xu hướng nặng về muốn “sở hữu” nhiều hơn. Nhiều thủ tục hành chính còn rườm rà, việc lưu thông tư liệu, thông tin còn qua nhiều cửa là rào cản trong việc trao đổi và vận động thông tin trong hệ thống. Trên quy mô của hệ thống thông tin quốc gia, còn phổ biến hiện tượng, cùng một nguồn tin giao nộp, được xử lý và lưu nhiều nơi, song thông tin của nó vẫn rất khó đến với những NDT cần thiết. [9, tr. 4]
Không chỉ bị hạn chế lưu thông, trong những năm gần đây, tài liệu đã gia tăng một cách chóng mặt do 2 nguyên nhân:
- Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật, đặc biệt là KH&CN; thêm vào đó là sự xuất hiện của nhiều ngành nghề mới thúc đẩy hoạt động nghiên cứu khoa học, triển khai công nghệ, kéo theo sự tăng vọt về nội dung và hình thức của thông tin - tư liệu.
- Sự gia tăng đáng kể những người làm khoa học, chính đội ngũ này đã tạo ra 99% tri thức của nhân loại.
Tạp chí nước ngoài “Ulrichs Periodical Directory” đã thống kê:
- Trong lần xuất bản thứ nhất năm 1932, trên thế giới có khoảng 6.000 tên tạp chí khoa học kỹ thuật;
- Trong lần xuất xuất bản thứ 5 năm 1981 đã tăng lên 96.000 tên. - Trong lần xuất bản thứ 20 năm 1996, tăng trên 165.000 tên.
Theo tính toán, cứ nửa thế kỷ trôi qua, số tên tạp chí trên thế giới lại tăng 10 lần và cứ sau 10 năm, các xuất bản phẩm lại tăng gấp đôi.
Không chỉ tăng nhanh về số lượng, theo điều tra, nghiên cứu kết hợp với những thông báo của các nhà phân phối tài liệu trên thế giới cho thấy, giá cả tài liệu tăng trung bình từ 5-10%/năm, thậm chí có những loại tăng 15%/năm, đó là những tài liệu về
KH&CN. Theo một tài liệu nước ngoài, chỉ tính riêng trong 10 năm (từ 1986-1996), giá tạp chí tăng 154,8% (15%/năm), riêng các tạp chí về hóa học và vật lý tăng 228% (23%/năm).
Trước thực trạng đó, để phát triển và tăng cường nguồn lực thông tin, Trung tâm đã tích cực đẩy mạnh quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài để chia sẻ thông tin.
- Hợp tác nước ngoài: Hiện tại, Trung tâm có quan hệ trao đổi tài liệu với hơn 60 cơ sở từ châu Á, châu Âu, châu Mỹ và châu Úc. Trung tâm đã tận dụng lợi thế này để bổ sung nguồn tài liệu, tăng cường giao lưu quốc tế, tranh thủ các nguồn tài trợ về sách, báo và cả trang thiết bị trong lĩnh vực thông tin KH&CN. Từ những cơ sở này, hàng năm Trung tâm đã nhận được trên 300 đầu tên tạp chí và hàng nghìn cuốn sách có giá trị. Hợp tác quốc tế đã giúp Trung tâm giảm được một phần kinh phí mua tài liệu, đồng thời tạo điều kiện để Trung tâm tuyên truyền, quảng bá những thành tựu KH&CN của Việt Nam đến cộng đồng quốc tế.
- Hợp tác trong nước: Do số lượng tài liệu và giá cả tăng lên nhanh chóng nên kinh phí để mua tài liệu của các cơ quan TT - TV nói chung và của Trung tâm nói riêng không thể đáp ứng được. Điều này khiến các thư viện và các trung tâm thông tin phải đối mặt với thực tế là chi tiêu nhiều hơn nhưng lại mua được ít tài liệu hơn. Vì vậy, việc hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan, trung tâm TT - TV là một biện pháp tất yếu và đúng đắn. Để chia sẻ nguồn lực thông tin một cách hiệu quả, tiết kiệm tối đa kinh phí, cần phân cấp, phân ngành trong việc thu thập bổ sung tài liệu. Ngoài ra còn cần xây dựng các CSDL chỉ dẫn để hướng dẫn NDT tới được những thông tin, địa chỉ cụ thể và chính xác để tìm được tài liệu. Ngoài ra, Trung tâm cũng cần hợp tác với các cơ quan, đơn vị làm công tác nghiên cứu, vì đây là nơi sản xuất ra các sản phẩm KH&CN, là nguồn tài liệu xám quý giá. Nguồn tài liệu này không chỉ là thông tin cần cho những người làm công tác NCGD, học tập mà còn là những thông tin hữu ích cho những người quản lý, SXKD ra quyết định.
Tăng cường số lượng và chất lượng nguồn tin điện tử
Có thể thấy rằng, nguồn tin điện tử là một trong những tiền đề quan trọng đóng góp và sự phát triển hoạt động của Trung tâm. Việc xây dựng và phát triển nguồn tin điện tử tại Trung tâm trong giai đoạn hiện nay là việc làm thực sự cần thiết và quan trọng. Để bổ sung và phát triển nguồn tin điện tử, Trung tâm cần chú trọng tới các nguồn tin như:
- Bách khoa thư và từ điển trên CD-ROM, bởi đây là nguồn tài liệu tra cứu rất quan trọng và thiết thực đối với NDT;
- Các nguồn tin điện tử toàn văn liên quan tới một số lĩnh vực ưu tiên phát triển của đất nước;
- Tăng cường các CSDL trong nước đưa lên mạng hoặc tạo lập công cụ liên kết các CSDL để NDT biết và khai thác hiệu quả;
- Tiếp tục xây dựng các CSDL KH&CN quy mô quốc gia theo một khổ mẫu chung nhất, giúp cho việc tra cứu, sử dụng và chia sẻ thông tin được thuận tiện;
Để nâng cao chất lượng nguồn tin điện tử, Trung tâm cần có một số giải pháp như:
- Chú trọng đến chiến lược tạo nguồn và công tác bổ sung nguồn tin điện tử theo hướng kết hợp giữa sở hữu nguồn lực tại chỗ và tiếp cận tới các nguồn của nơi khác;
- Lựa chọn, thu thập và bổ sung các nguồn tin quan trọng như: patent, tiêu chuẩn, các CSDL dưới dạng CD-ROM,…
- Làm tốt công tác bảo quản, sàng lọc các nguồn tin nhằm hợp lý hóa việc bảo quản và phục vụ, tiết kiệm dung lượng và diện tích lưu trữ;
- Chủ động tận dụng và tăng cường phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn tin điện tử với các cơ quan, tổ chức có quan hệ hợp tác trong và ngoài nước để tránh trùng lặp và mở rộng diện bao quát các nguồn tin.