Chương này sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị các công việc để in ấn như: thiết lập các tùy chọn cho trang in (Page Setup), xem lướt bảng tính (Print Preview) và thực hiện in (Print).
9.1. Định dạng trang in (Page Setup)
Lệnh Page Layout/ Page Setup/ Print Titles cho phép bạn đặt hướng trang
(Orientation), chọn khổ giấy in (Size), đặt độ rộng của các lề (Margins), tạo tiêu đề và hạ mục (Header and Footer), đánh số trang (Page number), chọn vùng dữ liệu in (Print Area), ...
Hộp thoại Page Setup gồm các lớp sau: (Hình 9.1)
Lớp Page: đặt hướng trang, chọn khổ
giấy in, …
- Orientation: Chọn hướng giấy in. + Portrait: hướng in đứng. + Landscape: hướng in ngang.
- Scaling: chọn tỷ lệ in.
- Paper size: chọn khổ giấy.
- Print quality: chọn chất lượng in.
- First page number: chọn số bắt đầu của
trang đầu tiên.
Hình 9.1: Đặt hướng trang, chọn khổ giấy in
Lớp Margins: đặt độ rộng của các lề
Chọn độ rộng các lề Top, Bottom, Left, Right, Header và Footer (đơn vị là inch). (Hình 9.2)
Nếu muốn đặt bảng tính nằm ngay tại tâm của trang in (Center on page), đánh dấu vào mục Horizontally để đặt bảng tính vào trung tâm trang in theo chiều ngang, đánh dấu vào mục Vertically để đặt bảng tính vào trung tâm trang in theo chiều đứng.
Lớp Header/ Footer: tạo tiêu đề/ hạ
mục, đánh số trang, …
Có thể chọn tiêu đề/ hạ mục có sẵn trong hộp Header/ Footer, tuy nhiên các tiêu đề/ hạ mục này có thể khơng đúng với mong muốn của bạn. Để tạo tiêu đề/ hạ mục theo ý của riêng mình, bạn hãy Click vào nút
Custom Header/ Custom Footer. Hộp
thoại Header/ Footer (Hình 9.3, trang kế tiếp) cho phép bạn tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang, chèn ngày, giờ,…
Hình 9.3: Tạo Header và Footer
Lớp Sheet: chọn vùng dữ liệu in, đặt tùy chọn khi in, thứ tự in, … 9.2. Xem trước (Print Preview) và in (Print) bảng tính
Cách thực hiện: Chọn lệnh File/ Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl-P (Hình 9.4)
Hình 9.4: Print và Print Preview
- Print: In bảng tính
- Copies: số bản được in
- Printer: chỉ định máy in
- Settings: một số cấu hình
Cách thực hiện:
Chuyển bảng tính sang chế độ Page Break Preview (chọn lệnh View/ Page Break
Preview hoặc click nút trên thanh trạng thái) (Hình 9.5)
Trỏ chuột vào ký hiệu ngắt trang cho đến khi chuột biến thành mũi tên 2 đầu, drag ký hiệu ngắt trang để điều chỉnh
Hình 9.5: Điều chỉnh ngắt trang
9.4. Lưu tập tin thành tập tin PDF:
Cách thực hiện:
- Chọn lệnh File/ Save As
- Chọn thư mục muốn lưu tập tin PDF, nhập tên tập tin, chọn kiểu tập tin là PDF trong
hộp thả Save as Type (Hình 9.6)
- Standard (publishing online and printing)/ Minimum size (publishing online): nén kết
quả tập tin PDF để sử dụng trên web
- Open file after publishing: chọn tự động mở tập tin PDF kết quả ngay sau khi chuyển
đổi thành công
- Option: chọn phạm vi dữ liệu muốn chuyển đổi