CHƯƠNG 8 : KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH
8.4. Các thao tác cơ bản trong excel
Các loại vùng và cách chọn Hình 10.11: Các loại vùng và cách chọn 1. Chọn tồn bộ bảng tính. 2. Chọn cột. 3. Chọn hàng. 4. Chọn dãy ô liên tục.
5. Chọn dãy ô không liên
Loại vùng Cách chọn
Vùng chỉ có một ơ Click vào ô cần chọn.
Vùng nhiều ô liên tục
- Mouse: Drag từ ô đầu đến ô cuối của vùng.
- Keyboard: Đưa con trỏ về ơ đầu tiên, nhấn giữ phím Shift
kết hợp với các phím mũi tên.
- Mouse + Keyboard: Đưa con trỏ ô về ô đầu tiên, nhấn giữ
Shift, Click vào ô cuối của vùng.
Nhiều ô cách khoảng Giữ phím Ctrl, Click chọn từng ơ.
Nhiều vùng cách khoảng
Giữ phím Ctrl, Drag chọn lần lượt từng vùng.
Nguyên cột Click vào tên cột cần chọn, Drag tiếp đến cột cuối (nếu
chọn nhiều cột).
Nguyên dòng Click vào chỉ số hàng, Drag tiếp đến hàng cuối (nếu chọn
nhiều hàng).
Toàn bộ Sheet Click vào nút đầu tiên giao giữa thanh chứa tên cột và
thanh chứa số của hàng; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.
Một phần của ơ D_Click vào ô cần chọn (hoặc đặt trỏ vào ơ, gõ phím F2),
sau đó chọn giống như chọn văn bản thơng thường. Đặt tên cho vùng
Để thuận tiện cho các thao tác trên dữ liệu, ta có thể đặt tên cho một vùng dữ liệu được chọn như sau:
- Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên.
- Nhập tên vùng vào khung Name box trên thanh Formula (hình 10.12)
- Gõ Enter Chú ý:
- Tên vùng sau khi đã định nghĩa có thể được sử dụng trong công thức, trong in ấn, ... Chỉ nên đặt tên vùng cho các ô chứa dữ liệu được sử dụng thường xuyên.
- Tên vùng bắt đầu bằng ký tự, khơng được có khoảng trắng (có thể dùng ký hiệu _ )
- Có thể dùng địa chỉ vùng để đặt tên cho vùng như C3C12
- Tên vùng không được trùng nhau trong một Sheet.
Hình 10.12: Đặt tên vùng
Xố bỏ nội dung/ định dạng ơ (Home/ Clear)
Name Box
Cách thực hiện (hình 10.13)
- Chọn vùng dữ liệu cần thao tác.
- Chọn lệnh Home/ Clear.
- Chọn thao tác dữ liệu: xóa tất cả,
xóa định dạng, …
Hình 10.13: Xóa nội dung và định dạng ơ Sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác và điền dữ liệu (Fill)
a. Sử dụng chức năng Copy và Paste để sao chép dữ liệu
Cách 1:
- Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.
- Chọn lệnh Home/ ; hoặc nhấn Ctrl + C.
- Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích.
- Chọn lệnh Home / ; hoặc nhấn Ctrl + V. Cách 2:
- Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép
- Trỏ chuột vào biên của vùng được chọn, nhấn phím Ctrl + drag đến vị trí cần sao
b. Tự động điền dữ liệu bằng tính năng AutoFill và menu Insert/Fill
Excel sẽ tăng tốc việc nhập dữ liệu vào bảng tính bằng cách điền tự động một dãy ô với một giá trị lặp hoặc được tăng theo thứ tự. Ví dụ, bạn có thể sao chép một giá trị giống nhau cho nhiều sản phẩm trong một bản báo cáo hoặc tạo phần số tăng theo quy luật (như Số thứ tự).
Sử dụng tính năng AutoFill
Khi Drag tại Fill handle xuống phía dưới hoặc sang phải, AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị tăng lên dựa theo mẫu trong dãy ô đã được chọn. Khi bạn Drag tại Fill handle lên phía trên hoặc sang trái, AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị giảm dần cũng dựa trên mẫu đó. (hình 10.14)
Hình 10.14: Tự động điền dữ liệu c. Di chuyển dữ liệu Cách 1: - Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển. - Chọn lệnh Home/ ; hoặc nhấn Ctrl + X.
- Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng
đích. Hình 10.15: Di chuyển dữ liệu Drag vào Fill AutoF ill
- Chọn lệnh Home / ; hoặc nhấn Ctrl + V. Cách 2:
- Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển
- Trỏ chuột vào biên của vùng được chọn, drag
đến vị trí mới (hình 10.15)
Thêm hàng, cột hoặc ơ mới vào bảng tính a. Thêm hàng (Row)
- Chọn các hàng mà tại đó muốn chèn thêm hàng mới vào.
- Chọn lệnh Home/ Insert/ Insert Sheet Rows (hình 10.16)
hoặc R_Click / chọn Insert / Entire row.
Ghi chú: hàng mới được thêm vào sẽ đẩy hàng được chọn xuống phía dưới.
b. Thêm cột (Column)
- Chọn các cột mà tại đó muốn chèn thêm cột mới vào.
- Chọn lệnh Home / Insert / Insert Sheet Columns (hình
10.16) hoặc R_Click / chọn Insert / Entire column
Ghi chú: cột mới được thêm vào sẽ đẩy cột được chọn sang
bên phải.
Hình 10.16: Thêm hàng/cột/ô/sheet
c. Thêm ô mới
- Chọn các ô hoặc đưa con trỏ đến ơ mà tại đó muốn chèn các ơ trống vào.
- Chọn lệnh Home / Insert / Insert Sheet Cells; hoặc R_Click, chọn Insert..., xuất hiện
hộp thoại sau (hình 10.17)
Hình 10.17: Thêm ơ mới Xóa hàng/ cột
- Chọn các hàng/ cột cần xóa.
- Chọn lệnh Home/ Delete/ chọn Delete Sheet Rows hoặc Delete Sheet Columns (hình
Hình 10.18: Xóa hàng/cột/ơ/sheet Xóa ơ:
- Chọn các ơ cần xóa.
Chọn lệnh Home/ Delete/ Delete Cells...; hoặc R_Click lên khối ô đã chọn, chọn lệnh Delete... Hộp thoại xuất hiện (hình 10.19)
Hình 10.19: Xố ơ Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của hàng
a. Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của hàng bằng chuột
- Đặt con trỏ chuột ngay cạnh của cột hoặc hàng (hoặc khối đã chọn) cần thay đổi.
- Drag sang trái hoặc sang phải để thay đổi độ rộng của cột; Drag lên trên hoặc xuống
dưới để thay đổi chiều cao của hàng. (hình 10.20)
Hình 10.20: Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của hàng
Ghi chú: Bạn có thể D_Click vào cạnh để tự động điều chỉnh kích thước cột, hàng cho
vừa với dữ liệu.
- Chọn các cột/hàng cần thay đổi kích thước.
- Vào menu Home/Format
+ Chọn Row Height để thay đổi chiều cao của hàng (hoặc chọn Column Width để thay đổi độ rộng của cột). (hình 10.21)
+ Chọn AutoFit để tự động điều chỉnh kích thước cho vừa với dữ liệu.
Ghi chú: Có thể R_Click lên khối đã chọn, chọn
Column Width/ Row Height để thay đổi kích thước.
Hình 10.21:Điều chỉnh độ rộng cột/hàng Lệnh Undo, Redo
a. Lệnh Undo
Trong q trình thao tác trên bảng tính, nếu bạn có phạm sai lầm nào đó như khi xóa nhầm khối dữ liệu hoặc thực hiện nhầm một lệnh nào đó, bạn có thể hủy bỏ lỗi đó bằng cách sử dụng chức năng Undo. Thứ tự các lệnh được undo ngược lại với thứ tự lệnh đã được thực hiện. Excel 2013 hỗ trợ lệnh undo nhiều cấp cho phép chọn hủy bỏ nhiều lệnh cùng một lúc.
Cách 1: Click nút Undo trên thanh Quick Access, chọn một hoặc nhiều lệnh muốn hủy bỏ (undo) (hình 10.22)
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z để hủy bỏ từng lệnh.
Hình 10.22: Undo
b. Lệnh Redo
Lệnh Redo dùng để hủy bỏ các thao tác Undo vừa thực hiện (tức thực hiện lệnh đã undo). Excel 2013 hỗ trợ lệnh redo nhiều cấp, cho phép chọn nhiều lệnh Redo cùng một lúc. Thứ tự các lệnh Redo ngược lại với thứ tự các lệnh đã Undo.
Cách 1: Click vào nút Redo trên thanh Quick Access, chọn một hoặc nhiều lệnh muốn Redo. (hình 10.23)
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl +Y.
Hình 10.23: Redo Ẩn/Hiện cột/hàng/Sheet:
- Chọn một hoặc nhiều cột/ hàng/ Sheet muốn cho ẩn/hiện
- Chọn lệnh Home/ Format/ Hide&Unhide
hoặc R_Click lên các cột/ hàng/ Sheet đã chọn, chọn lệnh ẩn/ hiện cột/ hàng/ Sheet. (hình 10.24)
Ghi chú: Có thể ẩn/ hiện cột/ hàng bằng cách
cho độ rộng của cột/ hàng bằng 0/ khác 0. (Xem lại 2 cách thay đổi độ rộng của cột/hàng)
Hình 10.24: Ẩn/Hiện cột/hàng/sheet
Đóng băng tiêu đề cột/hàng
Trong các bảng dữ liệu lớn, khi cuộn màn hình xuống phía dưới hoặc sang phải thì tiêu đề cột/ hàng sẽ bị che khuất. Excel hỗ trợ chức năng đóng băng tiêu đề cột/hàng khi cuộn bảng tính, nhằm tạo điều kiện dễ dàng khi làm việc với các bảng tính lớn.
Cách thực hiện:
- Chọn ô ở ngay bên phải các cột, ngay bên dưới các hàng muốn đóng băng - Chọn lệnh View/ Freeze Panes/ Freeze Panes (hình 10.25)
Ghi chú: có thể đứng từ bất kỳ ô nào, chọn View/ Freeze Freeze Top Row để đóng
băng hàng đầu tiên (tiêu đề cột) hoặc View/ Freeze First Column để đóng băng cột đầu tiên (tiêu đề hàng) Chú ý: Để gỡ bỏ đóng băng bằng cách chọn lệnh View/ Unfreeze Panes
Hình 10.25: Đóng băng tiêu đề cột/hàng