Ban Giám đốc gồm 3 cán bộ chiếm 14% tổng cán bộ, bộ phận photocopy tập trung nhiều cán bộ nhất chiếm 27,5%.
Mă ̣c dù có sƣ̣ phân công lao đô ̣ng nhƣ trên nhƣng các cán bô ̣ của Trung tâm thƣ̣c sƣ̣ chƣa đƣợc chuyên môn hóa . Điều này thể hiê ̣n ở viê ̣c cán bộ ở các bô ̣ phâ ̣n phải cùng mô ̣t lúc làm nhiều công viê ̣c khác nhau và đan xen nhau. Do đă ̣c thù là trƣờng bao cấp (học viên đƣợc mƣợn toàn bộ học liệu từ thƣ viện ) nên vào đầu và cuối mỗi kỳ ho ̣c số lƣợng tài liê ̣u phải lấy ra cho mƣợn và thu về rất nhiều. Giống nhƣ công viê ̣c có tính chất thời vụ, lúc này, cán bộ phải tập trung toàn bô ̣ để có thể đáp ƣ́ng ki ̣p thời nhu cầu của ba ̣n đo ̣c . Ngoài ra, viê ̣c in ấn giáo trình , tài liệu của nhà trƣờng cũng là nguyên nhân khiến cán bộ thƣ viê ̣n phải kiêm nhiê ̣m cùng lúc rất nhiều công viê ̣c khác nhau.
Việc cán đƣợc phân công làm công tác xử lí tài liệu nhƣng khi có nhiều viê ̣c hoă ̣c khi in ấn nhiều tài liê ̣u mới lại phải bỏ dở công việc đang làm là nguyên nhân gây ra nhiều hệ quả trong công tác xử lý tài liệu nhƣ nhiều kí hiệu phân loại, từ khóa không thống nhất, thiếu chuẩn xác gây mất tin khi tra cứu phục vụ ngƣời dùng tin,…
b) Về chế độ chính sách đối với cán bộ Trung tâm
Cán bộ trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC luôn đƣợc lãnh đạo nhà trƣờng, lãnh đạo Trung tâm quan tâm chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần.
Qua khảo sát, tác giả đã ghi nhận đƣợc thông tin về thu nhập trung bình hàng tháng của cán bộ Trung tâm là 7.500.000đ/tháng. Mă ̣c dù vậy, với tình hình kinh tế thị trƣờng biến động nhƣ hiện nay thì mức lƣơng này cũng chỉ đảm bảo cho sinh hoạt hàng ngày chứ chƣa có điều kiện tích lũy để cán bộ yên tâm công tác. Tuy nhiên, lãnh đạo Nhà trƣờng và lãnh đạo Trung tâm cũng tạo điều kiện cho các cán bộ trung tâm tham gia các hoạt động đoàn thể, các phong trào thể thao, văn nghệ trong các dịp lễ hay các đợt thi đua. Chính điều đó đã tạo một nguồn động viên không nhỏ giúp nâng cao sức khỏe, đời sống tinh thần của các cán bộ.
2.1.3. Cơ sở vật chất – kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật là một trong bốn yếu tố cấu thành thƣ viện. Cơ sở vật chất kỹ thuật của một cơ quan thông tin thƣ viện đƣợc hiểu là tổng diện tích toàn bộ thƣ viện với các trang thiết bị, hạ tầng cơ sở của thƣ viện trên mặt bằng đó. Thông thƣờng cơ sở vật chất kỹ thuật gồm có: Văn phòng làm việc, thiết bị, máy móc, bàn ghế và các thiết bị vật chất khác có liên quan. Trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC hiện đang làm việc tại tầng 6 nhà 7 tầng với diện tích 550 m2 . Với 120 chỗ ngồi trong một không gian rộng rãi thoáng mát đã ta ̣o điều kiê ̣n thuận lợi cho các cán bộ, giảng viên, sinh viên đến tìm kiếm, khai thác và sử dụng thông tin.
Đƣợc sự quan tâm hiện đại hóa Trung tâm của Ban giám hiệu, hiện nay nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ hoạt động thông tin thƣ viện tại Trung tâm đƣợc đầu tƣ tƣơng đối cơ bản, khai thác có hiệu quả với 02 máy in mã vạch, 09 đầu đọc mã vạch, 1 máy chiếu, 4 máy pho to, 1 máy scan, 1 máy ảnh kỹ thuật số và đầy đủ các trang thiết bị khác nhƣ: điều hòa nhiệt độ, cổng từ, hệ thống camera theo dõi... Ngoài ra, với dự án thƣ viện điện tử, Trung tâm Lƣu trữ và Tƣ liệu giáo khoa đƣợc đầu tƣ hệ thống mạng bao gồm: hệ thống máy chủ, hệ thống máy trạm, hệ thống máy tra cứu của cán bộ quản lý thƣ viện, hệ thống máy trạm tra cứu ở các phòng riêng của Ban Giám đốc và văn phòng các Khoa, Bộ môn, Phòng.
Bên cạnh đó Trung tâm còn có nhiều cơ sở vật chất khác đảm bảo cho hoạt động lƣu trữ, in ấn, bảo mật tài liệu các loại. Về cơ bản, cơ sở vật chất, trang thiết bị dành cho hoạt động thông tin thƣ viện khá tốt, thể hiện sự quan tâm của Ban lãnh đạo.
2.1.4. Nguồn kinh phí hoạt động
Kinh phí do Nhà trường trang cấp
Kinh phí là yếu tố cần thiết để duy trì các hoạt động của Trung tâm. Nguồn kinh phí hoạt động hàng năm của Trung tâm hiện nay gồm 02 nguồn sau:
- Kinh phí hoạt động thƣờng xuyên theo kế hoạch bao gồm các khoản tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng có tính chất lƣơng, bảo hiểm xã hội và các khoản chi khác;
- Kinh phí đầu tƣ nghiệp vụ bao gồm mua sắm, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị trung tâm, bổ sung vốn tài liệu, xử lý tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức dịch vụ thƣ viện,.. (Các khoản kinh phí này đƣợc cấp khi trong quá trình làm viê ̣c thấy phát sinh và có đề xuất để Ban Giám hiê ̣u duyê ̣t cấp ). Nhƣ vâ ̣y, trung tâm chƣa có kinh phí hoạt động thƣờng xuyên hàng năm mà phải phu ̣ thuô ̣c vào nhu cầu kinh phí của tƣ̀ng thời điểm cu ̣ thể.
Nguồn kinh phí khác
Do đặc thù là trƣờng đào tạo của khối ngành công an nên Trung tâm không thu phí các dịch vụ nhƣ: truy cập intenet, đào tạo ngƣời dùng tin. Mới chỉ thu lê ̣ phí sao chụp, làm thẻ, tiền đền bù khi mất, hỏng tài liệu nhƣng nguồn kinh phí này cũng không đáng kể.
Với việc gia tăng nguồn lực thông tin và giá cả nhƣ hiện nay, cùng với việc không có nguồn kinh phí từ các dịch vụ thƣ viện đã dẫn đến hạn chế trong công tác tổ chức và hoạt động thông tin - thƣ viện. Đặc biệt là phát triển nguồn tin, nâng cấp, đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị,…
2.2. Thực trạng hoạt động.
2.2.1. Công tác phát triển nguồn lực thông tin.
Trong quá trình hoạt động của mình trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC luôn quan tâm đến công tác phát triển nguồn lực thông tin để đáp ứng ngày càng cao nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Đƣợc sự quan tâm của Ban Giám hiệu Nhà trƣờng và Ban Giám đốc, công tác phát triển nguồn lực thông tin của Trung tâm đã thu đƣợc kết quả nhất định. Trung tâm đã thu thập và quản lý đƣợc số lƣợng nguồn tin khá dồi dào phục vụ nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy, học tập của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trƣờng.
Chính sách phát triển nguồn tin
Chính sách phát triển nguồn tin đƣợc coi là kim chỉ nam của hoạt động phát triển nguồn tin của cơ quan Thông tin - Thƣ viện. Bởi nó quy định rõ các vấn đề nhƣ: Phƣơng hƣớng phát triển nguồn tin, diện tài liệu bổ sung, loại hình tài liệu, ngôn ngữ tài liệu, kinh phí bổ sung, thanh lý tài liệu,.. Nhƣng trong suốt quá trình hình thành và phát triển của mình trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC vẫn chƣa xây dựng và ban hành văn bản chính thức về chính sách phát triển nguồn tin. Song, để hoạt động này đạt hiệu quả cao nhất có thể, Trung tâm luôn bám sát chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng và nhu cầu tin của ngƣời dùng tin để xác định phƣơng hƣớng phát triển nguồn tin cho đơn vị. Phƣơng hƣớng phát triển nguồn tin này đƣợc thể hiện thông qua những quy ƣớc, quy định không thành văn từ kinh nghiệm của các cán bộ bổ sung trƣớc truyền lại cho cán bộ kế nhiệm. Trong đó, quy định khá chi tiết về công tác phát triển nguồn tin nhƣ: diện bổ sung, nguồn bổ sung, kinh phí bổ sung, số lƣợng ấn phẩm đƣợc bổ sung và cuối cùng là công tác thanh lọc tài liệu.
Diện bổ sung: Diện bổ sung của Trung tâm khá đa dạng gồm nhiều lĩnh vực khác nhau tuy nhiên chủ yếu tập trung vào khía cạnh chuyên ngành phục vụ các ngành đào tạo…
Stt Nội dung tài liệu Số lƣợng bản ấn phẩm (cuốn) Tỷ lệ (%)
1 Phòng cháy chữa cháy và cứu nạn cứu hộ
134.632 68.4
2 Chính trị - pháp luật 50.594 26
3 Văn học 7.128 3.5
4 Công nghệ thông tin 2.230 1.1
5 Các loại tài liệu khác 2.133 1.0
Tổng 196.717 100
Ngoài các tài liệu chuyên ngành PCCC, Trung tâm cũng chú trọng bổ sung các tài liệu về các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội nhƣ toán học, hóa học, tin học, triết học,.. Đây cũng là những tài liệu chủ yếu phục vụ cho sinh viên năm thứ nhất và nhu cầu nghiên cứu của giảng viên giảng dạy.
Các loại báo tạp chí chuyên ngành nhƣ : tạp chí Phòng cháy chữa cháy , tạp chí Cộng sản, tạp chí CAND, báo CAND, báo An ninh thủ đô ... cũng đƣợc bổ sung thƣờng xuyên. Ngoài ra, Trung tâm cũng bổ sung các tài liệu nghiệp vụ về thông tin thƣ viện.
Loại hình tài liệu: tài liệu in ấn dạng truyền thống và dạng điện tử
Ngôn ngữ tài liệu: Tài liệu trong thƣ viện chủ yếu là tài liệu tiếng Việt. Bên cạnh đó có các tài liệu ngoại văn (tiếng Anh, Nga, Lào, Hán...) nhƣng chiếm số lƣợng nhiều là tài liệu tiếng Anh có nội dung về chuyên ngành đào tạo của trƣờng.
Stt Ngôn ngữ tài liệu Số lƣợng bản ấn phẩm (cuốn) Tỷ lệ (%)
1 Tiếng Việt 184.795 94
2 Tiếng Anh 4.328 2.2
3 Tiếng Nga 5.236 2.6
4 Ngôn ngữ khác 2.358 1.2
5 Tổng 196.717 100
Bảng 2.7. Tài liệu thư viện theo ngôn ngữ
Số lượng: Tùy theo tính chất và nhu cầu đào tạo của nhà trƣờng.
Thời gian bổ sung: Rà soát theo từng học kỳ của năm học (tùy theo nhu cầu thực tế).
Nguồn bổ sung: Trung tâm phát triển nguồn tin qua ba hình thức: mua, biếu - tặng, cấp.
Nguồn mua: Đây là nguồn bổ sung chủ yếu của trung tâm. Việc mua đƣợc thực hiện thông qua các công ty phát hành sách và các nhà xuất bản có uy tín.
Đối với tài liệu tiếng Việt: đặt mua thông qua các công ty phát hành và nhà xuất bản trong nƣớc nhƣ: Nhà xuất bản Chính trị, nhà xuất bản Công an nhân dân, nhà xuất bản Tƣ pháp…
Đối với các tài liệu ngoại văn, Trung tâm đặt mua thông qua các công ty xuất nhập khẩu sách nhƣ: Công ty Sách Hà Nội, Xunhabasa,…
Nguồn biếu - tặng: Trung tâm tiếp nhận các nguồn tin từ các cơ quan, tổ chức có quan hệ hợp tác với nhà trƣờng.
Nguồn cấp: Nhâ ̣n sách cấp tƣ̀ Tổng cu ̣c Chính tri ̣ CAND.
Kinh phí bổ sung: Dựa vào nguồn kinh phí đƣợc cấp khi có nhu cầu bổ sung tài liê ̣u mua.
Tiếng Việt Tiếng Anh Tiếng Nga Ngôn ngữ khác
Biểu đồ 2.1. Bạn đọc sử dụng ngôn ngữ tài liệu
Nhìn vào biểu đồ, ta thấy tần suất sử dụng tài liệu tiếng Việt là rất lớn. Với nguồn lực thông tin chiếm 94% là tài liệu tiếng Việt cho thấy Trung tâm đã có chính sách bổ sung hợp lý, đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc.
Phối hợp bổ sung nguồn tin
Phối hợp bổ sung nguồn tin để chia sẻ, liên thông nguồn tin giữa các cơ quan thông tin thƣ viện ngày nay đang là xu hƣớng phát triển và mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho các cơ quan TT-TV và NDT. Việc phối hợp bổ sung nguồn tin giữa các cơ quan TT-TV có thể ở các cấp độ khác nhau nhƣ: Liên kết, chia sẻ thông tin; Bổ sung tập trung; Liên hợp thƣ viện. Khi tham gia
nhân lực vừa có thể tăng cƣờng nguồn lực thông tin mà tránh đƣợc sự trùng lặp thông tin, làm gia tăng khả năng tiếp cận thông tin của NDT từ đó nâng cao hiệu quả phục vụ NDT và vị thế của thƣ viện.
Với quy mô và thực trạng của trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC thì hoạt động phối hợp bổ sung nguồn tin với các trung tâm TT-TV khác là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên do đặc thù của nhà trƣờng thuộc khối công an với nhiều tài liê ̣u mâ ̣t, lƣu hành nô ̣i bô ̣; thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ vào trong hoạt động còn bất cập, tính năng động của cán bộ chƣa cao nên khó có thể tham gia một mạng lƣới phối hợp bổ sung nguồn tin nào.
Thanh lọc nguồn tin
Hàng năm, Trung tâm tiến hành thanh lọc nguồn tin để loại bỏ các nguồn tin không còn giá trị sử dụng, những nguồn tin bị rách nát, hỏng không thể phục chế đƣợc để giải phóng diện tích kho; lọc ra những nguồn tin bị hƣ hỏng để phục chế hoặc số hóa để bảo quản. Hoạt động thanh lọc nguồn tin diễn ra hàng năm cùng với đợt kiểm kê tài liệu thƣờng vào tháng 6 và tháng 12 dƣơng lịch mỗi năm.
Tuy nhiên, Trung tâm chƣa có một quy chuẩn nào để thanh lọc nguồn tin. Những nguồn tin bị thanh lọc đều do ý kiến chủ quan từ lãnh đạo và cán bộ Trung tâm. Những nguồn tin bị thanh lọc này chủ yếu là những giáo trình đƣợc giảng dạy trong trƣờng đã đƣợc tái bản cuốn mới, các sách đã đƣợc bổ sung , chỉnh lý không còn phù hợp với nội dung, chƣơng trình đào ta ̣o.
2.2.2. Xử lí tài liệu
Trong quy trình đƣờng đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ NDT , khâu xử lí tài liệu là công đoạn khó, quan trọng nhất. Kết quả của hoạt động này ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng thông tin và hiệu quả phục vụ NDT.
Quá trình xử lí tài liệu tại trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC gồm 2 giai đoạn: Xử lí hình thức và xử lí nội dung.
Xử lí hình thức tài liệu là ghi lại một cách ngắn gọn các yếu tố mô tả đặc trƣng nhất của tài liệu lên phích hoặc tờ khai (workshet) theo 1 bộ quy tắc nhất định, để giúp bạn đọc khi chƣa tiếp xúc đƣợc với tài liệu có thể phần nào đó nắm đƣợc cơ bản mô ̣t phần nội dung và hình thức tài liệu để xác định chính xác tài liệu mà mình cần. Đây là công việc xuất hiện sau khi bổ sung tài liệu, trƣớc khi lƣu trữ và phổ biến thông tin.
Tại trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC, việc mô tả thƣ mục trƣớc đây đƣợc áp dụng theo tiêu chuẩn ISBD. Tuy nhiên, sau khi công văn số 1597/BVHTT của Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) “Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” đƣợc ban hành vào ngày 7 tháng 5 năm 2007 khuyến cáo các thƣ viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC, MARC21, AACR2 nhằm chuẩn hóa công tác xử lí tài liệu, tăng cƣờng khả năng khai thác và phát triển nguồn lực thông tin, Trung tâm Lƣu trữ. Năm 2006, khi phần mềm Libol 5.5 đƣợc đƣa vào sử dụng, trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC chính thức áp dụng Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 trong mô tả tài liệu, dựa theo bản “Bộ Quy tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn” gồm quy tắc mô tả 7 vùng mô tả chính: vùng thông tin nhan đề và minh xác trách nhiệm; vùng lần xuất bản; vùng thông tin xuất bản; vùng thông tin vật lý; vùng tùng thƣ; vùng phụ chú; vùng ISBN và quy tắc thiết lập tiêu đề mô tả. Các thông tin mô tả này đƣợc cán bộ thƣ viện nhập vào khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21 trên phân hệ biên mục của phần mềm Libol 5.5.
Khổ mẫu MARC21 đã tạo điều kiện trong việc biên mục tài liệu tại Trung tâm. Do là một khổ mẫu tích hợp có thể dùng chung cho các loại hình tài liệu, Trung tâm không phải thiết kế các mẫu nhập tin khác nhau, mà chỉ cần thêm bớt các trƣờng dữ liệu đặc thù cho phù hợp.
Xử lí nội dung tài liệu: Công tác xử lí nội dung tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ và Thƣ viện Trƣờng ĐH PCCC bao gồm các công việc: Phân loại tài liệu,