Nhìn vào biểu đồ, ta thấy tần suất sử dụng tài liệu tiếng Việt là rất lớn. Với nguồn lực thông tin chiếm 94% là tài liệu tiếng Việt cho thấy Trung tâm đã có chính sách bổ sung hợp lý, đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc.
Phối hợp bổ sung nguồn tin
Phối hợp bổ sung nguồn tin để chia sẻ, liên thông nguồn tin giữa các cơ quan thông tin thƣ viện ngày nay đang là xu hƣớng phát triển và mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho các cơ quan TT-TV và NDT. Việc phối hợp bổ sung nguồn tin giữa các cơ quan TT-TV có thể ở các cấp độ khác nhau nhƣ: Liên kết, chia sẻ thông tin; Bổ sung tập trung; Liên hợp thƣ viện. Khi tham gia
nhân lực vừa có thể tăng cƣờng nguồn lực thông tin mà tránh đƣợc sự trùng lặp thông tin, làm gia tăng khả năng tiếp cận thông tin của NDT từ đó nâng cao hiệu quả phục vụ NDT và vị thế của thƣ viện.
Với quy mô và thực trạng của trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC thì hoạt động phối hợp bổ sung nguồn tin với các trung tâm TT-TV khác là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên do đặc thù của nhà trƣờng thuộc khối công an với nhiều tài liê ̣u mâ ̣t, lƣu hành nô ̣i bô ̣; thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ vào trong hoạt động còn bất cập, tính năng động của cán bộ chƣa cao nên khó có thể tham gia một mạng lƣới phối hợp bổ sung nguồn tin nào.
Thanh lọc nguồn tin
Hàng năm, Trung tâm tiến hành thanh lọc nguồn tin để loại bỏ các nguồn tin không còn giá trị sử dụng, những nguồn tin bị rách nát, hỏng không thể phục chế đƣợc để giải phóng diện tích kho; lọc ra những nguồn tin bị hƣ hỏng để phục chế hoặc số hóa để bảo quản. Hoạt động thanh lọc nguồn tin diễn ra hàng năm cùng với đợt kiểm kê tài liệu thƣờng vào tháng 6 và tháng 12 dƣơng lịch mỗi năm.
Tuy nhiên, Trung tâm chƣa có một quy chuẩn nào để thanh lọc nguồn tin. Những nguồn tin bị thanh lọc đều do ý kiến chủ quan từ lãnh đạo và cán bộ Trung tâm. Những nguồn tin bị thanh lọc này chủ yếu là những giáo trình đƣợc giảng dạy trong trƣờng đã đƣợc tái bản cuốn mới, các sách đã đƣợc bổ sung , chỉnh lý không còn phù hợp với nội dung, chƣơng trình đào ta ̣o.
2.2.2. Xử lí tài liệu
Trong quy trình đƣờng đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ NDT , khâu xử lí tài liệu là công đoạn khó, quan trọng nhất. Kết quả của hoạt động này ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng thông tin và hiệu quả phục vụ NDT.
Quá trình xử lí tài liệu tại trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC gồm 2 giai đoạn: Xử lí hình thức và xử lí nội dung.
Xử lí hình thức tài liệu là ghi lại một cách ngắn gọn các yếu tố mô tả đặc trƣng nhất của tài liệu lên phích hoặc tờ khai (workshet) theo 1 bộ quy tắc nhất định, để giúp bạn đọc khi chƣa tiếp xúc đƣợc với tài liệu có thể phần nào đó nắm đƣợc cơ bản mô ̣t phần nội dung và hình thức tài liệu để xác định chính xác tài liệu mà mình cần. Đây là công việc xuất hiện sau khi bổ sung tài liệu, trƣớc khi lƣu trữ và phổ biến thông tin.
Tại trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC, việc mô tả thƣ mục trƣớc đây đƣợc áp dụng theo tiêu chuẩn ISBD. Tuy nhiên, sau khi công văn số 1597/BVHTT của Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) “Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” đƣợc ban hành vào ngày 7 tháng 5 năm 2007 khuyến cáo các thƣ viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC, MARC21, AACR2 nhằm chuẩn hóa công tác xử lí tài liệu, tăng cƣờng khả năng khai thác và phát triển nguồn lực thông tin, Trung tâm Lƣu trữ. Năm 2006, khi phần mềm Libol 5.5 đƣợc đƣa vào sử dụng, trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC chính thức áp dụng Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 trong mô tả tài liệu, dựa theo bản “Bộ Quy tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn” gồm quy tắc mô tả 7 vùng mô tả chính: vùng thông tin nhan đề và minh xác trách nhiệm; vùng lần xuất bản; vùng thông tin xuất bản; vùng thông tin vật lý; vùng tùng thƣ; vùng phụ chú; vùng ISBN và quy tắc thiết lập tiêu đề mô tả. Các thông tin mô tả này đƣợc cán bộ thƣ viện nhập vào khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21 trên phân hệ biên mục của phần mềm Libol 5.5.
Khổ mẫu MARC21 đã tạo điều kiện trong việc biên mục tài liệu tại Trung tâm. Do là một khổ mẫu tích hợp có thể dùng chung cho các loại hình tài liệu, Trung tâm không phải thiết kế các mẫu nhập tin khác nhau, mà chỉ cần thêm bớt các trƣờng dữ liệu đặc thù cho phù hợp.
Xử lí nội dung tài liệu: Công tác xử lí nội dung tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ và Thƣ viện Trƣờng ĐH PCCC bao gồm các công việc: Phân loại tài liệu, định từ khóa, tóm tắt để đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của NDT.
Phân loại tài liệu là công đoạn mô tả nội dung tài liệu, qua đó xác định đƣợc nội dung chính của tài liệu và đƣợc thể hiện bằng một thuật ngữ của khung phân loại.
Hiê ̣n nay, Trung tâm đang sƣ̉ du ̣ng Bảng phân loa ̣i 19 lớp do Thƣ viê ̣n Quốc gia biên soa ̣n. Từ năm 2016, Trung tâm tham khảo thêm Khung phân loại đầy đủ DDC 23 cũng nhƣ cử cán bộ tham gia lớp tập huấn của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, thƣ viện Học viện Ngân hàng… đã có hƣớng để chuyển sang áp dụng bản này.
Tóm tắt tài liệu: Nhận thấy tầm quan trọng của tóm tắt, ngay từ khi triển khai hoạt động xử lí nội dung tài liệu có sự trợ giúp của máy tính, trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC đã rất chú trọng tới việc xây dựng và phát triển công tác làm tóm tắt. Tóm tắt là quá trình xử lí ngữ nghĩa và viết tóm tắt nội dung của tài liệu nhằm mục đích thông tin cho ngƣời sử dụng nội dung của tài liệu đƣợc tóm tắt. Đây là khâu vô cùng quan trọng và cần thiết giúp NDT có thể rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu thông qua một bài tóm tắt ngắn ngọn, súc tích phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu.
Tại trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC, công tác làm tóm tắt tài liệu mới chỉ thực hiện với sách, luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học. Độ dài bài tóm tắt đƣợc giới hạn từ 150-200 từ.
Định từ khóa tài liệu: Mặc dù ký hiệu phân loại có thế mạnh là tập trung đƣợc tài liệu theo từng lĩnh vực khoa học nhƣng nó lại không có khả năng tập hợp tài liệu theo từng đối tƣợng nghiên cứu. Chính vì vậy, ngôn ngữ từ khóa hay ngôn ngữ định chủ đề sẽ là ngôn ngữ tìm tin thứ hai cùng tồn tại song song và hỗ trợ khắc phục nhƣợc điểm của ký hiệu phân loại.
Ngay từ khi triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lí và tra cứu tài liệu, bên cạnh việc phân loại tài liệu để xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại và tổ chức kho mở, trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC đã quan tâm tới việc xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin bằng từ khóa.
Quy trình định từ khóa của trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC đƣợc tuân thủ theo đúng quy định và đƣợc kiểm soát bằng Bộ Từ điển, từ khoá Khoa học và Công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia và Bộ Từ khoá của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam. Tuy nhiên, vì chƣa có cán bộ chuyên làm công tác xử lí nội dung tài liệu cộng thêm kiến thức chuyên ngành phòng cháy, chữa cháy còn chƣa cao nên vẫn xảy ra tình trạng từ khóa vừa thừa, vừa thiếu, thừa về số lƣợng, thiếu về độ chính xác, các từ khóa còn trùng lặp không phản ánh đúng và sát nội dung tài liệu.
Ngoài ra, trình độ ngoại ngữ, đặc biệt là ngoại ngữ chuyên ngành của cán bộ thƣ viê ̣n còn yếu, nên khi xử lí tài liệu ngoại văn còn gặp nhiều khó khăn do dịch sai nhan đề tài liệu, không hiểu đƣợc nội dung tài liệu nên đi ̣nh sai từ khóa, việc này cũng đồng nghĩa với việc mất tin khi tìm kiếm theo ngôn ngữ từ khóa.
2.2.3. Tổ chức kho và bảo quản tài liệu
a) Tổ chức kho tài liệu
Mỗi loại hình kho tài liệu đều phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu và đặc điểm nhu cầu tin của NDT và mỗi thƣ viện khác nhau thì vấn đề tổ chức kho tài liệu cũng khác nhau. Tổ chức kho tài liệu phụ thuộc vào loại hình, nhiệm vụ của thƣ viện, thành phần vốn tài liệu, số lƣợng và đối tƣợng NDT.
Tổ chức kho đóng
Mặc dù tổ chức kho mở ngày càng chiếm ƣu thế nhƣng với những ƣu điểm của kho đóng vẫn không phủ nhận đƣợc chính vì thế mà nó vẫn đƣợc sử dụng trong các thƣ viện hiện nay. Tài liệu trong kho đóng của trung tâm LT & TV trƣờ ng ĐH PCCC đƣợc sắp xếp theo môn loa ̣i dễ dàng cho viê ̣c tìm kiếm .
Tổ chức kho đóng đã mang lại những ƣu điểm cho Trung tâm nhƣ: tiết kiệm diện tích kho; giá, tài liệu đƣợc bảo quản tốt tránh đƣợc tình trạng mất, hỏng khi bạn đọc lựa chọn tài liệu, cán bộ lấy sách cho NDT nhanh vì quen thuộc với kho tài liệu.
Tuy nhiên, khi triển khai tổ chức kho đóng cán bộ Trung tâm cũng nhận thấy một số bất cập:
- NDT không đƣợc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, phải tra cứu mục lục và mƣợn qua cán bộ gây mất hứng thú.
- Cán bộ Trung tâm vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ, nhất là các đợt đầu học kỳ, mùa thi.
Tổ chức kho mở
Để phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí của NDT trung tâm LT & TV trƣờ ng ĐH PCCC đã tổ chức hình thức kho mở.
Kho mở đã mang lại nhiều thuận lợi cho NDT nhƣ: đƣợc trực tiếp tiếp cận với tài liệu, họ có thể xem lƣớt để xác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thể mƣợn tài liệu khác có nội dung tƣơng tự xếp cạnh đó, mà không cần phải viết lại phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi, NDT luôn cảm thấy không mất thời gian, không phải phiền hà đến thủ thƣ. Do đó, dễ thỏa mãn nhu cầu tin, tạo hứng thú . Cán bộ Trung tâm không phải trực tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy tài liệu. Tuy nhiên, do đặc thù của nhà trƣờng nên hiện tại Trung tâm mới tổ chức kho mở cho loại hình tài liệu báo tạp chí thành phòng đọc báo tạp chí.
Kho mở phòng đọc báo tạp chí: với trên 29 đầu báo và tạp chí tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài; từ các báo, tạp chí trung ƣơng đến các báo, tạp chí ngành phục vụ cho nhu cầu của NDT. Bao gồm 18 tên báo, 11 tên tạp chí. Các loại hình tài liệu là báo và tạp chí đều đƣợc xếp theo chủ đề.
b) Bảo quản tài liệu
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động thông tin thƣ viê ̣n. Muốn có nguồn tài liệu để phục vụ NDT thì phải có công tác bảo quản an toàn tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc con ngƣời gây ra. Nhận thức đƣợc ý nghĩa quan trọng đó, Lãnh đạo Trung tâm đã đề xuất nhà trƣờng trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu.
Trụ sở Trung tâm là điều kiện cơ bản nhất đảm bảo cho việc gìn giữ tài liệu của Trung tâm đƣợc lâu bền. Trụ sở của Trung tâm đã đảm bảo đƣợc các yêu cầu về trụ sở thƣ viện và kho tƣ liệu. Hệ thống kho tài liệu đƣợc bố trí ở tầng 6 nhà 7 tầng. Là nơi khô ráo, thoáng mát, môi trƣờng trong lành, địa chất công trình ổn định. Tòa nhà làm việc của Trung tâm có hai mặt đối diện cả cổng chính và cổng phụ của nhà trƣờng với mặt đƣờng thoáng rộng , thuận lợi cho giao thông phòng cháy chữa cháy, lũ lụt khi xảy ra sự cố.
Tƣờng kho đƣợc thiết kế theo đúng tiêu chuẩn chịu đƣợc nhiệt và độ ẩm cao. Mỗi kho đều đƣợc bố trí một cửa chính và các cửa sổ, cửa phụ,… tùy thuộc vào quy mô. Mỗi cửa chính, cửa phụ đều đƣợc thiết kế chắc chắn có độ an toàn cao với hệ thống khóa và chốt phụ. Các cửa sổ đƣợc bố trí cửa kéo và kính chắn gió, tránh ánh nắng trực tiếp.
Hệ thống điện trong và ngoài kho: Trung tâm đƣợc thiết kế và lắp đặt hai hệ thống điện riêng biệt: Hệ thống điện trong các kho tài liệu và hệ thống điện ngoài hành lang. Trong đó mỗi hệ thống điện lại có hệ thống cầu dao riêng biệt để đảm bảo an toàn điện và sử dụng hợp lý các nguồn điện trong Trung tâm.
Về các vật dụng hỗ trợ công tác bảo quản tài liệu: Hiện nay, Trung tâm đã đƣợc trang bị 12 quạt thông gió, 10 điều hòa nhiê ̣t đô ̣, 07 máy hút bụi, 15 bộ dụng cụ phòng cháy chữa cháy.
Các hoạt động bảo quản tài liệu thƣờng xuyên của cán bộ Trung tâm: Tài liêu khi đƣợc bổ sung vào Trung tâm đƣợc các cán bộ Trung tâm kiểm tra cẩn thận tình trạng vật lý nhƣ chất lƣợng giấy, chất lƣợng màu mực in,… Nếu tài liệu không đảm bảo chất lƣợng thì cán bộ đề nghị với lãnh đạo Trung tâm yêu cầu nhà cung cấp đổi trả tài liệu. Các tài liệu đƣợc xếp giá theo đúng quy định, cụ thể ngăn giá cuối cùng cách sàn 15cm, các giá cách nhau một khoảng 40 - 50 cm, các giá sách đƣợc xếp vuông góc với cửa sổ để tận dụng gió và ánh sáng tự nhiên. Tài liệu xếp trên giá không quá chật để cán bộ có thể lấy tài liệu khỏi giá dễ dàng ít gây hƣ hại cho tài liệu khi phục vụ NDT.
Định kỳ hàng tuần Trung tâm đều tiến hành tổng vệ sinh tài liệu trong kho, từng tài liệu và giá sách đƣợc lau chùi và hút bụi để tránh sự xâm nhập của côn trùng trong quá trình sử dụng. Trƣớc khi kết thúc các ngày làm việc các cán bộ Trung tâm cũng kiểm tra lại các công tắc, hệ thống điện trong tất cả các kho, các phòng phục vụ, phòng làm việc để đảm bảo không xảy ra hiện tƣợng chập cháy; kiểm tra hệ thống cửa để tránh mất mát hay chuột, côn trùng có thể vào kho sách, đặc biệt tránh đƣợc các tác động của tự nhiên nhƣ mƣa, gió đến tài liệu.
Hoạt động tu sửa, phục chế tài liệu: Đây là một trong những biện pháp quan trọng để bảo toàn lâu dài kho sách thƣ viện vì trong quá trình sử dụng tài liệu bị lão hóa, rách nát và xuống cấp. Trung tâm LT&TV trƣờng ĐH PCCC đã tiến hành đóng bìa, tu sửa kịp thời các tài liệu để bảo quản và phục vụ đƣợc tốt hơn.
Mă ̣c dù đã nắm rõ quy trình bảo quản tài liê ̣u và đƣợc trang bị cơ sở hạ tầng, trang thiết bi ̣ đầy đủ nhƣ trên nhƣng trong quá trình làm việc do chƣa có cán bộ chuyên trách , mỗi cán bộ phải cùng lúc làm rất nhiều công viê ̣c nên không tránh khỏi thiếu sót , lơ là dẫn tới hiê ̣u quả của công tác bảo quản chƣa cao.
2.2.4. Công tác phục vụ người dùng tin
Công tác phục vụ NDT là khâu cuối cùng trong dây chuyền thông tin tƣ liệu nhƣng nó cũng là khâu hết sức quan trọng vì nó là cầu nối giữa kho tài liệu