Với mô hình cơ cấu tổ chức mới, bộ phận tƣ liệu giáo khoa sẽ khắc phục đƣợc những mặt còn hạn chế, phát huy đƣợc những điểm mạnh nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của NDT góp phần thực hiện mục tiêu chiến lƣợc của nhà trƣờng trong giai đoạn hiện nay.
Việc chuyên môn hóa các công việc trong các phòng, bộ phận của bộ Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc TLGK TTKH&QT PHÕNG NGHIỆP VỤ PHÕNG DỊCH VỤ BỘ PHẬN KĨ THUẬT CÔNG NGHỆ NHÓM BỔ SUNG NHÓM BIÊN MỤC Phòng mƣợn Phòng đọc tổng hợp Phòng báo tạp chí Phòng tra cứu Phòng photocopy Kho sách tổng hợp Kho luu trữ Phòng web Phòng máy chủ mạng LAN
Phòng tra cứu inter net Phòng tra cứu mạng LAN
trọng phù hợp với điều kiện thực tế. Tuy có chuyên môn hóa các công việc trong cơ cấu tổ chức mới nhƣng cũng cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, bộ phận để nâng cao hiệu quả công việc.
3.1.2. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Để nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực đáp ứng đƣợc yêu cầu ngày càng cao của xã hội đối với thƣ viê ̣n cần phải tiến hành nhiều biện pháp mang tính tổng thể và bền vững từ cơ chế chính sách đến đào tạo, bồi dƣỡng và cần có thời gian. Tuy nhiên , theo tác giả , trƣớc mắt trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC cần làm tốt một số việc sau:
- Tiếp tục nâng cao chất lƣợng công tác tuyển dụng; - Bố trí và phân công cán bộ phù hợp với công việc;
- Cải thiện môi trƣờng làm việc: Tạo ra bầu không khí dân chủ, tƣơng trợ giúp đỡ lẫn nhau giữa lãnh đạo với cán bộ, giữa cán bộ với nhau để cán bộ cảm nhận đƣợc sự tôn trọng và phát huy hết mọi tiềm năng của mình. Xây dựng môi trƣờng văn hoá thƣ viện thân thiện, góp phần nâng cao chất lƣợng công tác và ý thức trách nhiệm của ngƣời cán bộ thƣ viện;
- Chú trọng chế độ đãi ngộ nhƣ lƣơng, các chế độ phụ cấp nhằm cải thiện đời sống cho cán bộ để họ yên tâm công tác và gắn bó, trách nhiệm với công việc đƣợc giao. Ngoài ra, cần khen thƣởng, động viên khích lệ kịp thời các thành tích của cán bộ khi đạt đƣợc;
- Tăng cƣờng công tác đào tạo, đào tạo lại cán bộ thông qua các chƣơng trình đào tạo, các khóa tập huấn về nghiệp vụ thông tin thƣ viê ̣n ngắn hạn và dài hạn của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, các hội, các tổ chức nghề nghiệp và các cơ sở đào tạo về thông tin thƣ viê ̣n tổ chức. Trong đó, chú trọng đến các khóa, các lớp về nâng cao năng lực về các nghiệp vụ thông tin thƣ viê ̣n , ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thƣ viê ̣n, các khóa về quản lý thƣ viện hiện đại. Bởi lẽ, trong bối cảnh hiện nay ngƣời cán bộ thƣ viện nếu không đƣợc tiếp tục đào tạo kết hợp với tự học, tự nghiên cứu thì sẽ tụt hậu.
Tuy nhiên, để phát huy hơn nữa vai trò của các cán bộ thƣ viện trong hoạt động thông tin thƣ viê ̣n thì với mỗi đối tƣợng cán bộ cần chú ý những điểm sau:
Đối với cán bộ quản lý
Đầu tiên với cán bộ lãnh đạo và quản lý nhà trƣờng: Cần nhấn mạnh tới các đòi hỏi thiết yếu về quan điểm phát triển hoạt động thông tin thƣ viê ̣n đại học. Bằng sự hình thành cơ chế đảm bảo cho việc thực thi một chính sách thống nhất đối với phát triển hoạt động thông tin thƣ viê ̣n mà trƣớc hết tập trung vào chính sách quản lý nguồn tin, vấn đề khai thác và sử dụng nguồn tin; chính sách lồng ghép hoạt động thông tin thƣ viê ̣n vào các chƣơng trình, dự án phát triển chung của nhà trƣờng cùng với cơ chế đảm bảo phối hợp có hiệu quả và bền vững giữa hoạt động thông tin thƣ viê ̣n với các hoạt động khác trong nhà trƣờng. Bên cạnh đó, có yêu cầu về tính đồng bộ trong các dự án hiện đại hóa thƣ viện theo nguyên tắc cơ bản, mục đích của việc hiện đại hóa chính là để cho việc quản lý, khai thác thông tin đạt hiệu quả cao nhất có thể.
Thứ hai, với cán bộ quản lý thƣ viện: Ngoài những yêu cầu của ngƣời quản lý thƣ viện nhƣ: là ngƣời có năng lực chuyên môn trong lĩnh vực thông tin thƣ viê ̣n, biết đánh giá năng lực của từng cán bộ trong đơn vị mình và bố trí đúng ngƣời đúng việc để phát huy năng lực cá nhân của mỗi cán bộ, nắm đƣợc xu hƣớng phát triển thƣ viện và có khả năng vận dụng phƣơng pháp quản lý phù hợp vào thực tiễn thì còn đòi hỏi:
- Luôn xem hoạt động và tổ chức thông tin thƣ viện là bộ phận cơ hữu cấu thành của trƣờng đại học và vì thế chỉ có thể phát triển hoạt động thông tin thƣ viê ̣n khi gắn với sự phát triển của trƣờng đại học;
- Mỗi cơ quan thông tin thƣ viện đều đƣợc hình thành và phát triển trên cơ sở một cộng đồng NDT đặc trƣng của mình. Hoạt động thông tin thƣ viê ̣n bao gồm nhiều loại hình khác nhau, đƣợc triển khai theo nhiều phƣơng thức khác nhau, song phải luôn hƣớng đến việc đáp ứng mọi dạng nhu cầu thông tin
đƣợc hình thành trong quá trình nghiên cứu, đào tạo của một cộng đồ ng NDT xác định;
- Hoạt động thông tin thƣ viện cần luôn đƣợc nhìn nhận trong nhiều mối quan hệ khác nhau: ngoài là bộ phận cấu thành của trƣờng đại học còn là thành phần của hệ thống thông tin thƣ viê ̣n đại học, là thành viên của hệ thống thông tin thƣ viê ̣n quốc gia, tham gia và liên kết với những tổ chức thông tin thƣ viê ̣n khác trong và ngoài nƣớc. Nên khi hình thành chiến lƣợc phát triển hoạt động, ngƣời cán bộ quản lý thƣ viện cần quan tâm đến cả những tiền đề kể trên, đến những khía cạnh, mục tiêu phát triển đến các giải pháp về công nghệ.
Đối với mỗi cán bộ thư viện cần
Nâng cao nhận thức về vị trí vai trò của ngƣời làm công tác thƣ viện trong trƣờng đại học đối với hoạt động của nhà trƣờng nói chung và hoạt động thông tin thƣ viê ̣n nói riêng nhằm giúp cán bộ thƣ viện thêm gắn bó và có trách nhiệm hơn nữa đối với hoạt động thông tin thƣ viê ̣n.
Nâng cao năng lực tự học tập, tự bồi dƣỡng về chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài ra, cần hình thành các kỹ năng tin học, nâng cao trình độ ngoại ngữ và am hiểu về pháp luật, kỹ năng giao tiếp và định hƣớng NDT để có thể là cầu nối giữa nguồn lực thông tin với NDT.
Về chuyên môn nghiệp vụ thông tin - thƣ viện: Cần đặc biệt chú trọng tới công tác nâng cao trình độ, kỹ năng về xử lí nội dung tài liệu để có thể tạo ra các sản phẩm thông tin mang tính chính xác cao.
Về chuyên môn nghiệp vụ PCCC: Do đặc thù là trƣờng đào tạo chuyên ngành PCCC nên yêu cầu đặt ra đối với cán bộ thƣ viện là ngoài vững vàng về nghiệp vụ thông tin thƣ viê ̣n còn phải có kiến thức về chuyên ngành PCCC để có thể thu thập, lựa chọn đƣợc những nguồn tin có chất lƣợng, xử lí tài liệu chính xác, tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lƣợng phục vụ cho nhu cầu giảng dạy, nghiên cứu, học tập của NDT.
Về kiến thức tin học: Đòi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viện phải có kiến thức và kỹ năng cơ bản về máy tính, mạng. Ngoài ra, phải biết sử dụng các phần mềm
thƣ viện để tự động hóa các khâu nghiệp vụ của thƣ viện, tiến tới xây dựng thƣ viện số khi đã có đủ tiềm lực, khả năng. Bên ca ̣nh đó còn cần những hiểu biết về nguồn thông tin số, các kỹ thuật số hóa tài liệu.
Về trình độ ngoại ngữ và am hiểu về pháp luật: Trong xu thế hội nhập quốc tế hiện nay, ngôn ngữ có vai trò vô cùng quan trọng trong giao tiếp và công việc. Thực tế cho thấy, nguồn tin của trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC, ngoài nguồn tin tiếng Việt còn có những nguồn tin ngoại văn nhƣ: nguồn tin tiếng Anh, tiếng Lào,tiếng Hán... Vì vậy, đòi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viện cần phải trau dồi trình độ ngoại ngữ phục vụ cho công tác phát triển nguồn lực thông tin, xử lí thông tin hoặc có thể truy cập đƣợc những CSDL tiếng nƣớc ngoài để đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của NDT. Bên cạnh đó, trong thời đại ngày nay dƣới tác động của bùng nổ thông tin, trƣớc một khối lƣợng lớn nguồn thông tin/tài liệu đƣợc luân chuyển trong xã hội, để khai thác và sử dụng đƣợc chúng một cách hiệu quả và không vi phạm pháp luật thì ngƣời cán bộ thƣ viện phải có kiến thức về luật pháp. Nắm rõ luật sở hữu trí tuệ, luật bản quyền, các vấn đề về bảo mật thông tin và các vấn đề pháp lý khác trong môi trƣờng điện tử. Đặc biệt, phải luôn nắm vững đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc về lĩnh vực thông tin thƣ viê ̣n .
Về nâng cao các kỹ năng giao tiếp, định hƣớng cho NDT: NDT ngày nay đã trở thành những “khách hàng” của hoạt động thông tin thƣ viê ̣n, là đích đến của việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Nếu thƣ viện không muốn mất NDT - khách hàng, thì một trong những tiêu chí quan trọng là ngƣời cán bộ thƣ viện phải có cách ứng xử nhƣ thế nào để sinh viên luôn có cảm giác muốn đến thƣ viện, xóa bỏ những quan niệm sai lầm về hình ảnh những cán bộ thƣ viện khó tính, tỏ thái độ bề trên, thiếu kỹ năng giao tiếp ứng xử. Đối với cán bộ thƣ viện làm việc tại các phòng phục vụ trực tiếp tiếp xúc với NDT thì nhiệm vụ này cần đặt lên hàng đầu. Để giao tiếp hiệu quả, ngƣời cán bộ thƣ viện cần có: kỹ năng tạo ấn tƣợng ban đầu với sinh viên, kỹ năng lắng nghe tích cực, kỹ năng sử dụng phƣơng tiện giao tiếp, kỹ năng xử lý thắc mắc của sinh
viên, kỹ năng tƣ vấn. Khi có những kỹ năng này thì ngƣời cán bộ thƣ viện sẽ xây dựng đƣợc hình ảnh thân thiện và thƣ viện thực sự trở thành giảng đƣờng thứ hai của sinh viên.
Ngoài ra, trong bất kỳ một công việc nào, để gặt hái thành công, bên cạnh khả năng chuyên môn, không thể thiếu tinh thần nhiệt huyết, lòng yêu nghề. Do đó, để hoạt động thông tin thƣ viê ̣n đạt hiệu quả cao, đòi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viện phải có lòng yêu nghề, hăng say trong công việc, vƣợt lên mọi khó khăn thách thức để hoàn thành tốt nhiê ̣m vu ̣ đƣợc giao.
3.1.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, nâng cấp phần
mềm thư viện
Cơ sở vật chất trang thiết bị là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thƣ viê ̣n của trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC. Nếu cơ sở vật chất, trang thiết bị thiếu đồng bộ sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động thông tin thƣ viê ̣n của Trung tâm. Do đó, việc tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị là việc cần phải tiến hành. Song việc đầu tƣ nhƣ thế nào để đem lại hiệu quả cao nhất là vấn đề cần phải quan tâm.
Việc tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất trang thiết bị tại trung tâm LT & TV trƣờ ng ĐH PCCC cần thể hiện ở những điểm sau:
- Tập trung đầu tƣ trang thiết bị, nhất là hệ thống máy tính với cấu hình đủ mạnh để có thể thực hiện mọi yêu cầu của công tác chuyên môn và truy cập thông tin của NDT;
- Về kinh phí, nhà trƣờng cần phân bổ kinh phí ngay từ đầu năm để trung tâm LT & TV chủ động kế hoạch hoạt động. Nâng mức kinh phí cho công tác thƣ viện, đặc biệt là mua tài liệu mới và các tài liệu ngoại văn;
- Đầu tƣ kinh phí để mua thiết bị số hóa và kinh phí cho công tác số hóa tài liệu;
- Xây dựng trang Web riêng cho trung tâm LT & TV để cung cấp thông tin cho NDT trong và ngoài trƣờng khai thác nguồn lực thông tin cũng nhƣ quảng bá hình ảnh thƣ viện;
- Trang bị thêm một số phƣơng tiện vận chuyển tài liệu trong trung tâm LT & TV nhƣ: xe đẩy, băng chuyền để giảm sức lao động cho cán bộ thƣ viện và nâng cao năng suất lao động.
Có thể nói, chất lƣợng công tác tổ chức và hoạt động của trung tâm LT & TV trƣờ ng ĐH PCCC phụ thuộc nhiều vào việc đầu tƣ cho cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm một cách phù hợp.
3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động
3.2.1. Phát triển nguồn lực thông tin
a) Xây dựng và ban hành chính sách phát triển nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin là yếu tố căn bản để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viê ̣n nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT. Trên thực tế, trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC cần xây dựng và ban hàng một chính sách phát triển nguồn lực thông tin phù hợp, khoa học, nhằm phát triển nguồn lực thông tin một cách cố định và bền vững phù hợp với yêu cầu đổi mới và nâng cao chất lƣợng đào tạo của Nhà trƣờng. Để xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin, trung tâm LT & TV cần tiến hành một số công việc sau:
Nghiên cứu vai trò, chức năng và mối quan hệ của trung tâm LT & TV trong hệ thống các cơ quan thông tin thƣ viê ̣n cùng ngành, cùng khu vực và trên cả nƣớc.
Nghiên cứu các nhóm NDT của trung tâm LT & TV để có chính sách phát triển nguồn lực thông tin hợp lý.
Nghiên cứu thực trạng công tác phát triển nguồn lực thông tin của trung tâm LT & TV để chỉ ra mặt mạnh, điểm yếu, nguyên nhân. Trong đó, cần chú ý đến việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin thƣ viê ̣n khác.
Phát triển nguồn lực thông tin cần đƣợc có sự thông qua, nhất trí của lãnh đạo nhà trƣờng và ban hành thành chính sách để làm cơ sở cho việc phát triển nguồn lực thông tin sau này.
b) Tăng cường bổ sung, thu thập tài liệu phù hợp với thực tiễn đào tạo và nhu cầu của Nhà trường
Thực trạng công tác bổ sung tài liệu của trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC trong những năm qua dù đã có nhiều cố gắng, song vẫn còn những bất cập nhƣ: Số lƣợng tài liệu bổ sung chƣa đƣợc nhiều, tài liệu bổ sung đôi khi chƣa thực sự phù hợp với nhu cầu NDT của Nhà trƣờng, chƣa bổ sung đƣợc tài liệu số…
Qua khảo sát thực trạng tổ chức và hoạt động tại trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC, tác giả xin đƣa ra một số gợi ý cho công tác bổ sung tài liệu nhƣ sau:
Xác định diện bổ sung tài liệu: diện bổ sung là những chủ đề hay chuyên ngành khoa học mà Trung tâm muốn bổ sung vào các kho tài liệu nhằm phục vụ NDT. Diện bổ sung tài liệu của trung tâm LT&TV trƣờng ĐH PCCC phải sát với chƣơng trình đào tạo và đề cƣơng của từng môn học, từng ngành học theo chƣơng trình của nhà trƣờng. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng dựa vào số lƣợng phiếu điều tra về khả nawmg đáp ứng của các nhóm tài liệu mà có chính sách bổ sung hợp lý.
STT Nhóm tài liệu Tỉ lệ (%)
1. Pháp luật 14
2. Chuyên ngành 52
3. Triết học Mác Lê Nin 10
4. Văn học, giải trí 9
5. Khoa học tự nhiên 8
6. Các loại hình khác 7