Dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ và cho mượn tài liệu về nhà
Đây là hoạt động thƣờng xuyên của thƣ viện. Tuy nhiên có sự phân biệt rõ ràng giữa NDT là cán bộ, giảng viên làm việc tại trƣờng và học viên các hệ đào tạo tại trƣờng. Đối với NDT là cán bộ, giảng viên làm việc tại trƣờng mỗi ngƣời đều có một sổ mƣợn tài liệu để có thể mƣợn tài liệu và không cần làm thẻ thƣ viện, tuy nhiên cán bộ nào có nhu cầu muốn làm thẻ thƣ viện vẫn làm thẻ cho những cán bộ, giáo viên muốn làm thẻ. Đối với NDT là học viên đào tạo các hệ tại trƣờng buộc phải làm thẻ thƣ viện mới đƣợc mƣợn tài liệu, NDT đƣợc cấp thẻ thƣ viện khi sử dụng thƣ viện đều phải xuất trình và thẻ dung cho hết cả khóa học cho đến khi tốt nghiệp khóa học NDT phải nộp lại thẻ thƣ viện cho thƣ viện. Đối với NDT là không phải là cán bộ, giảng và học viên trong nhà trƣờng muốn sử dụng thƣ viện cần phải có giấy giới thiệu và chỉ đƣợc đọc tài liệu tại chỗ những dạng tài liệu sau: Sách, tạp chí, đồ án, luận án, luận văn, các sản phẩm do thƣ viện làm ra để phục vụ tra cứu. Mảng tƣ liệu mật về ngành công an, tức là các chuyên đề, báo đề tài cấp trƣờng và cấp Bộ NDT ngoài trƣờng không đƣợc phép khai thác.
Dịch vụ tra cứu thông tin từ internet
Dịch vụ giúp ngƣời dùng tin tìm kiếm thông tin từ Internet, hiện nay có khoảng 40 máy tính đƣợc kết nối mạng LAN, Internet với đƣờng truyền tốc độ
Dịch vụ Sao chụp, in ấn tài liệu
Do tính chất đặc thù nên các giáo trình chuyên ngành hoàn toàn do giảng viên nhà trƣờng biên soạn cho tất cả các hệ đào tạo. Số giáo trình này đƣợc in ấn tại trung tâm LT & TV. Hiện nay, do số lƣợng giáo trình tăng lên nhanh chóng nên Trung tâm đang có dự án thành lập một nhà in phục vụ công tác in ấn của nhà trƣờng.
Ngoài ra, Trung tâm phục vụ NDT sao chụp tài liệu. Bởi thứ nhất, nguồn tin tại đây hiện nay chủ yếu vẫn là tài liệu dạng in truyền thống. Đây cũng là vật mang tin chủ yếu mà dịch vụ sao chụp tài liệu thực hiện. Thứ hai, đây cũng là nơi tích tụ những nhóm NDT cùng quan tâm đến một số tài liệu xác định và điều đó lại thƣờng xảy ra trong một khoảng thời gian xác định. Do vậy, hiện tƣợng số lƣợng của một số tài liệu nào đó ít hơn so với lƣợng ngƣời đọc cần tới những tài liệu này trở nên rất phổ biến. Thứ ba, có những loại tài liệu không đƣợc mƣợn về nhà nên dịch vụ sao chụp tài liệu đƣợc xem nhƣ một trong những giải pháp căn bản để nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu, khắc phục hiện tƣợng nêu trên. Dịch vụ sao chụp tài liệu tại trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC là dịch vụ cho phép NDT có đƣợc bản sao của các tài liệu nhƣ báo, tạp chí, tài liệu tham khảo,…Các tài liệu không đƣợc cung cấp trong dịch vụ này bao gồm các giáo trình, tài liệu LƢU HÀNH NỘI BỘ, MẬT, TỐI MẬT do Tổng cục Chính trị Công an nhân dân cấp; các luận án, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nƣớc/Bộ/Ngành mang tính chất lƣu hành nội bộ.
Tần suất sử dụng các hoạt động dịch vụ của NDT Dịch vụ Tần suất sử dụng hàng tháng Trên 10 lần (%) Dƣới 10 lần (%) Không sử dụng (%)
Đọc tài liệu tại chỗ 61,38 34,92 3,7
Mƣợn tài liệu về nhà 25,2 55,91 19,89 Dịch vụ tra cứu thông
tin 39,56 46,15 14,29
Dịch vụ internet 51,08 41,4 7,53
Dịch vụ sao chụp, in
ấn tài liệu 22,28 28,26 49,46
Bảng 2.8. Tần suất khai thác sử dụng của NDT
Qua bảng khảo sát ở trên cho thấy dịch vụ dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ và mƣợn về nhà có tần suất sử dụng thƣờng xuyên đặc biệt là vào mùa thi NDT sử dụng 2 dịch vụ này với tần suất rất lớn. Đối với dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ tần suất sử dụng hàng tháng trên 10 lần chiếm tới 61,38%, dƣới 10 lần chiếm 34,92% và số lƣợng NDT không sử dụng chỉ chiếm 3,7%. Dịch vụ mƣợn tài liệu về nhà tần suất sử dụng hàng tháng trên 10 lần là 25,19%, dƣới 10 lần là 55,91% và không sử dụng chiếm 19,89%.
Dịch vụ tra cứu thông tin. Tần suất sử của NDT ít hơn so với 2 dịch vụ trên, tuy nhiên dịch vụ này cũng đƣợc NDT quan tâm nhiều. Tần suất sử dụng dƣới 10 lần hàng tháng chiếm 46,15%, trên 10 lần là 39,56% và không sử dụng chỉ chiếm 14,29%. Dịch vụ này chủ yếu là nhóm NDT lãnh đạo quản lý và nhóm các nhà nghiên cứu và giảng viên sử dụng là nhiều nhất.
Đối với dịch vụ internet: NDT sử dụng dịch vụ với tần suất lớn. Có tới 51,08% NDT sử dụng trên 10 lần hàng tháng. 41,4% là dƣới 10 lần và 7,53 không sử dụng. NDT sử dụng dịch này thƣờng xuyên là vì họ đƣợc sử dụng internet thông qua hệ thống máy tính tại thƣ viện hoặc dùng máy tính xách tay của mình và sử dụng wifi miễn phí tại thƣ viện
Biểu đồ 2.3. NDT đánh giá mức độ thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin
Nhìn vào biểu đồ trên chúng ta có thể thấy mức độ đáp ứng thông tin của thƣ viện đối với NDT. Có tới 74.23% NDT cho rằng thƣ viện đáp ứng thỏa mãn nhu cầu thông tin mà NDT cần, 19.07% là rất thỏa mãn và không thỏa mãn chỉ chiếm 6.07%.
Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu
Công tác tuyên truyền giới thiệu tài liệu đóng vai trò rất quan trọng trong việc thu hút NDT đến thƣ viện. Nhận thức ý nghĩa của hoạt động này, trung tâm LT & TV đã áp dụng các phƣơng pháp tuyên truyền sách báo vào hoạt động nhƣ:
- Trƣng bày sách, báo theo chuyên đề tại thƣ viện nhân dịp các ngày lễ lớn: kỷ niệm ngày thành lập Đảng Cộng Sản Việt Nam, Ngày thành lập Bộ Công an và lực lƣợng PCCC, hay đơn giản là các đợt sinh hoạt chính trị lớn của nhà trƣờng;
- Giới thiệu sách theo chuyên đề thông qua các phƣơng tiện truyền thông. Ngoài những thông tin chung về nhan đề, tác giả, thông số xếp giá… thì
cuốn sách còn đƣợc giới thiệu những nét nổi bật về nội dung chính, đặc sắc qua các hình thức là giới thiệu trên Website, hàng tháng trên tạp chí PCCC của nhà trƣờng và trên bảng thông tin của thƣ viện. Công tác này do 2 cán bộ phụ trách có nhiệm vụ chọn lọc, viết bài giới thiệu đăng trên website, bảng tin thƣ viện và gửi xuống tạp chí PCCC để đăng 1 tháng một lần, hay đơn giản đó là thông qua hệ thống phát thanh của nhà trƣờng phát vào lúc 17h hàng ngày. Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu này đem lại hiệu quả cao bởi tạp chí đƣợc coi là cơ quan ngôn luận về PCCC và nhu cầu tìm tài liệu của sở cảnh sát PCCC các tỉnh và các hệ đào tạo các tỉnh, thành phố là rất lớn.
Nhƣ vậy, bƣớc đầu công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu đã giúp bạn đọc hiểu và biết những tác phẩm mới nhập vào Trung tâm cũng nhƣ qua đó làm tăng lƣợt NDT đến Trung tâm. Tuy nhiên do chƣa đƣợc quan tâm đầu tƣ đúng mức, và chƣa có kinh phí hoạt động nên việc trƣng bày tài liệu còn sơ sài.
2.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin.
Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin đã trở thành một trong những nhân tố tác động to lớn đến phát triển kinh tế xã hội nói chung và hoạt động thông tin thƣ viê ̣n nói riêng. Nắm bắt đƣợc đòi hỏi và xu thế trên, trung tâm LT&TV trƣờ ng ĐH PCCC đã và đang đặt ra cho mình trách nhiệm là làm thế nào để ứng dụng công nghệ thông tin vào hỗ trợ các khâu nghiệp vụ của thƣ viện một cách hiệu quả nhằm quản lý và khai thác triệt để nguồn lực thông tin đang có và sẽ có tại Trung tâm.
Với điều kiện thực tế trong những năm qua, trung tâm LT&TV trƣờng ĐH PCCC đã nỗ lực và đạt đƣợc một số kết quả nhất định trong việc ứng dụng công nghệ thông tin để cải tiến các quy trình hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ NDT, từng bƣớc rút ngắn khoảng cách và tích cực hội nhập với các thƣ viện trong khối và cả nƣớc. Cụ thể, Trung tâm đã kịp thời xây dựng các CSDL ngay từ những năm đầu phát triển tin học để tiến tới ứng dụng công nghệ thông
Dƣ̣ án Thƣ viê ̣n điê ̣n t ử đã s ử dụng phần mềm LIBOL 5.5. Tuy phần mềm LIBOL 5.5 có tất cả 09 phân hệ nhƣng Trung tâm mới chỉ áp dụng 07 phân hệ: Phân hệ bổ sung, phân hệ biên mục, phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC, phân hệ ấn phẩm định kỳ, phân hệ quản lý bạn đọc, phân hệ lƣu thông, phân hệ quản trị hệ thống. Ngoài ra, trung tâm còn có hệ thống máy in thẻ từ, mã vạch, cổng từ…
Nhìn chung, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức và hoạt động của Thƣ viện đã góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của Thƣ viện, hỗ trợ tối đa trong việc cung cấp thông tin phục vụ học tập, giảng dạy và nghiên cứu tại trƣờng Đại học PCCC.
2.2.6. Các hoạt động khác
Hoạt động marketing
Hoạt động này đòi hỏi các cán bộ thƣ viện phải nghiên cứu nhu cầu của các nhóm NDT. Từ đó xây dựng các sản phẩm, dịch vụ thông tin thƣ viê ̣n và các chiến lƣợc marketing phù hợp nhằm đƣa các sản phẩm dịch vụ này tới NDT. Hiện nay, hoạt động marketing các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viê ̣n của trung tâm LT&TV trƣờng ĐH PCCC đƣợc thực hiện qua các hình thức sau:
Qua Website của trƣờng tại địa chỉ http://www.daihocpccc.edu.vn để đăng tải các thông tin về Trung tâm. Mặc dù Website đƣợc coi là bộ mặt, là nơi quảng bá nguồn lực thông tin, các sản phẩm và dịch vụ của của mỗi trung tâm TT - TV nhƣng hiện nay, trung tâm LT&TV trƣờng ĐH PCCC chƣa có Website riêng biệt. NDT sử dụng Website của Trƣờng để vào tìm kiếm các thông tin liên quan tới thƣ viện còn ít.
Qua điện thoại: NDT có thể gọi điện thoại tới tổng đài của Trung tâm để yêu cầu cung cấp thông tin theo số điện thoại 02435430334; 02186280888. Cán bộ trung tâm sẽ tiếp nhận yêu cầu đồng thời có thể giới thiệu, tƣ vấn, quảng bá các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viê ̣n cho NDT lựa chọn.
Qua hòm thƣ điện tử: NDT có thể yêu cầu cung cấp thông tin qua hòm thƣ của trƣờng là: websitet34@yahoo.com.vn. Đây cũng là hòm thƣ chung của trƣờng, Trung tâm cũng chƣa có một hòm thƣ ri êng để hoạt động. Hòm thƣ này đƣợc sử dụng để gửi thông tin và nhận các thông tin phản hồi từ NDT .
Bên cạnh đó tại trung tâm LT&TV trƣờng ĐH PCCC cũng thiết kế các bảng thông báo sách mới, các tủ trƣng bày tài liệu mới nhập về. Việc làm này của Trung tâm đã tạo nhiều hứng thú cho NDT, tạo điều kiện cho NDT biết các thông tin bên ngoài tài liệu trƣớc khi có kế hoạch mƣợn tài liệu đó. Ngoài ra, cán bộ Trung tâm cũng giới thiệu và quảng cáo đến NDT các sản phẩm, dịch vụ và quyền lợi mà NDT đƣợc hƣởng khi sử dụng thƣ viện ở các lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện, hội nghị bạn đọc, bảng tin/bảng thông báo của trƣờng/của Trung tâm.
Hoạt động đào tạo NDT
Trong bối cảnh đào tạo theo học chế tín chỉ của các trƣờng đại học nói chung và trƣờng ĐH PCCC nói riêng nhƣ hiện nay thì việc đào tạo NDT để họ nắm đƣợc các nguyên tắc cơ bản trong việc nhận biết nhu cầu thông tin, hoạch định chiến lƣợc tìm kiếm, định vị, truy cập, đánh giá, và sử dụng thông tin một cách hợp lí để phục vụ cho nhu cầu học tập, nghiên cứu là điều rất cần thiết. Nhận thức đƣợc vai trò của việc đào tạo NDT, cán bộ trung tâm LT & TV trƣờ ng ĐH PCCC đã có những hoạt động cụ thể nhƣ:
- Tổ chức các bu ổi tập huấn hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện, hƣớng dẫn sử dụng công cụ tra cứu tài liệu cho học viên năm thứ nhất;
- Xây dựng nội quy Trung tâm để NDT nắm bắt đƣợc các quy định, có trách nhiệm khi đến sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm. Đồng thời nâng cao nhận thức của NDT về các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm;
- Việc hƣớng dẫn, đào tạo NDT cũng đƣợc cán bộ Trung tâm tiến hành hàng ngày trong quá trình tƣơng tác với NDT khi đến Trung tâm. Thông qua các câu trả lời, các giải đáp, hỗ trợ NDT trong quá trình khai thác nguồn lực thông tin. Đây cũng là một cách học tập rất hiệu quả cho NDT.
* Do đặc thù 02 chi nhánh tại Hòa Bình và Đồng Nai chỉ là 02 phòng phục vụ bạn đọc nên tại 02 cơ sở này, Trung tâm chỉ diễn ra các hoạt động phục vụ: tra cứu, mƣợn - trả, đọc tại chỗ thông thƣờng.
2.3. Nhận xét, đánh giá chung về công tác tổ chức và hiệu quả hoạt động của trung tâm Lƣu trữ và Thƣ viện trƣờng ĐH PCCC
2.3.1. Nhận xét
a) Công tác tổ chức Về tổ chức thư viện
Trong quá trình xây dựng và trƣởng thành, trung tâm LT&TV trƣờng ĐH PCCC đã không ngừng hoàn thiện dần về tổ chức nhằm phục vụ NDT ngày càng hiệu quả. Nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của thƣ viện với công tác giáo dục và đào tạo, Ban lãnh đạo nhà trƣờng đã hết sức quan tâm, chú trọng đầu tƣ, đẩy mạnh phát triển tổ chức thƣ viện cả về chiều rộng và chiều sâu.
Cơ cấu tổ chức của thƣ viện từ chỗ chỉ là một bộ phận Tƣ liệu giáo khoa thuộc Tổ giáo vụ, làm nhiệm vụ phục vụ các lớp Hạ sĩ quan, đến trực thuộc Phòng đào tạo, sau đó lại nhập cùng vào phòng Quản lý nghiên cứu khoa học và Tƣ liệu giáo khoa, đến nay đã thành một Trung tâm chuyên biê ̣t - Trung tâm LT & TV. Trung tâm đã đƣợc phân chia thành các bộ phận chuyên trách tùy theo tính chất cụ thể, giữa các bộ phận có sự phối hợp chặt chẽ với nhau giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm.
Về đội ngũ cán bộ
Nguồn nhân lực của trung tâm LT&TV trƣờng ĐH PCCC đang từng bƣớc đƣợc đảm bảo và nâng cao về trình độ chuyên môn với 95.5% cán bộ có trình độ đại học trong đó có 04 thạc sỹ và 09 cƣ̉ nhân chuyên ngành thông tin thƣ viê ̣n , 01 thạc sỹ công nghệ thông tin, 02 học viên cao học thông tin thƣ viê ̣n. Hầu hết cán bộ của Trung tâm trẻ, yêu nghề, có thái độ tinh thần phục vụ NDT tƣơng đối tốt.
Đƣợc sự quan tâm của Ban Giám hiệu Nhà trƣờng và Ban Giám đốc, cơ sở vật chất kĩ thuật của Trung tâm ngày càng khang trang và đồng bộ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động phục vụ NDT. Hệ thống trang thiết bị đƣợc đầu tƣ tƣơng đối hiện đại và ngày càng tăng cƣờng nhƣ bàn ghế, giá sách, máy tính, máy in, máy photo… cùng với ứng dụng phần mềm Libol 5.5 đã bƣớc đầu làm tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ của thƣ viện từ khâu bổ sung, xử lí tài liệu, phục vụ NDT đến lƣu trữ và bảo quản.
Các phòng phục vụ đảm bảo sạch sẽ, thoáng mát, hợp vệ sinh tạo không gian phù hợp cho NDT. Các giá sách có thiết kế phù hợp và đảm bảo yêu cầu về giá sách của thƣ viện. Hệ thống máy tính đƣợc kết nối mạng Internet cho phép sử dụng đƣợc những nguồn tin lớn từ các CSDL trực tuyến và các dịch vụ Internet.
Kinh phí hoạt động mặc dù chƣa có thƣờng xuyên nhƣng Ban Giám đốc