10. Đóng góp của đề tài
1.2. Khái quát về khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
1.2.1. Khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ
Cùng với quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang là sự hình thành và phát sinh khối lượng các phông lưu trữ được thu thập và bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử hiện nay. Do điều kiện chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh được bố trắ
trong cùng trụ sở làm việc của UBND tỉnh và hiện tại diện tắch kho lưu trữ đã khơng cịn đủ cho phép thực hiện hoạt động thu thập, bổ sung hàng năm. Kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử hiện nay được bố trắ 03 kho, trong đó 02 kho đặt tại tầng 4, 01 kho đặt tại tầng trệt (hầm) của tịa nhà trụ sở UBND tỉnh. Theo tắnh tốn sơ bộ, diện tắch Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh có khoảng 254m2, trong đó có 202 giá bảo quản tài liệu, tương ứng với 997 mét giá tài liệu.. Việc bố trắ vị trắ kho tàng cũng như trang thiết bị như vậy gây khơng ắt khó khăn trong bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhiều phơng lưu trữ có giá trị cao hiện đang bảo quản tại tầng trệt của trụ sở, điều này rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng công tác bảo quản tài liệu, hồ sơ tài liệu dễ bị ẩm, mốc. Tuy nhiên, do điều kiện khách quan, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh không thể bố trắ phù hợp hơn, tiếp tục giữ nguyên hiện trạng cho đến khi Kho Lưu trữ lịch sử chuyên dụng của tỉnh được hoàn thiện.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đang bảo quản 37 phơng lưu trữ, trong đó có 25 phơng đóng và 12 phơng mở, với tổng số 997 mét giá, tương ứng 7979 hộp, tương ứng 55.641 hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Các phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bắc Giang được chia thành các thời kỳ:
- Thời kỳ Bắc Giang I, giai đoạn từ năm 1948 đến năm 1962: 01 phông; - Thời kỳ Hà Bắc, giai đoạn từ 1963 đến hết năm 1996: 24 phông; - Thời kỳ Bắc Giang II, giai đoạn từ năm 1997 đến nay: 12 phông.
Thời kỳ Bắc Giang I và Hà Bắc là thời kỳ các cơ quan đã ngừng hoạt động, cho đến nay khơng cịn phát sinh tài liệu mới với tổng số 25 phơng đóng, đã được tổ chức thu thập, chỉnh lý theo các bước cơ bản của nghiệp vụ lưu trữ.
Hiện nay, hầu hết các phông tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đang quản lý đều được chỉnh lý ở các mức độ khác nhau qua nhiều giai đoạn, nhiều thời kỳ lịch sử. Chắnh vì vậy, chất lượng lập hồ sơ, xác
định giá trị tài liệu khơng đồng đều. Thực trạng trong từng phơng có nhiều sổ mục lục, trong từng sổ có nhiều thời hạn bảo quản khác nhau như vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời; các phơng có thời hạn bảo quản lâu dài, không xác định số năm cụ thể hoặc cho đến nay một số hồ sơ, tài liệu trong các phông đã hết hạn bảo quản nhưng chưa được thống kê, làm thủ tục để tiêu hủy.
Qua khảo sát thực tế, thành phần nội dung của của khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài khá đa dạng, phong phú, có trong tất cả các hoạt động chỉnh của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Đó là tài liệu tổng hợp, tổ chức cán bộ - lao động tiền lương, tài vụ, xây dựng cơ bản, nghiệp vụ chuyên mônẦ Nguyên nhân của việc xác định giá trị, định thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ của m i giai đoạn, thời kỳ lịch sử không giống nhau là do: hành lang pháp lý, trình độ cán bộ lưu trữ, đầu tư kinh phắ, nhân lựcẦ
a) Thời kỳ Bắc Giang I
Đối với thời kỳ Bắc Giang I , giai đoạn từ năm 1946 đến năm 1962, hiện cịn duy nhất 01 phơng của Ủy ban kháng chiến hành chắnh tỉnh Bắc Giang. Đây là thời kỳ lực lượng cách mạng giành được chắnh quyền và thành lập Ủy ban cách mạng lâm thời. Sau cuộc bầu cử HĐND tỉnh ngày 05/7/1946, Ủy ban kháng chiến hành chắnh tỉnh Bắc Giang (gọi tắt là UBKCHC tỉnh Bắc Giang) được thành lập, đồng thời Phơng UBKCHC tỉnh cũng được hình thành (gọi tắt là Phơng Bắc Giang I). Hiện nay, Phơng Bắc Giang I có 22,2 mét giá tài liệu với 156 hộp, tương ứng 1938 hồ sơ. Nội dung tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan UBKCHC tỉnh Bắc Giang, sự lãnh đạo, chỉ đạo của tỉnh về quân sự, đánh địch trong lòng địch, mở rộng vùng tự do, xây dựng phát triển kinh tế sau chiến tranh, tiêu phổ kháng chiến, sơ tán nhân dân ra vùng tự do, công tác cứu tế, giảm tô thuế, ủng hộ chắnh quyền cách mạng nuôi quân đánh giặc, mua sắm vũ khắ phương tiện phục vụ chiến đấu... Ngoài ra, tài liệu lưu trữ cịn phản ánh cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo của UBKCHC trong việc ổn định chắnh trị tư tưởng và cuộc sống của nhân dân, khắc phục hậu quả
sau chiến tranh, khôi phục phát triển kinh tế, xã hội như khai hoang, lập ấp, đẩy mạnh sản xuất nông nghiệp, thủy lợi, cải cách ruộng đất, phát triển văn hóa, giáo dục, y tế, giao thông, xây dựng hợp tác xã nông nghiệp, thực hiện thắng lợi các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của tỉnhẦ
Thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chắnh của các cơ quan Trung ương gửi đến như Phủ Thủ tướng, các Bộ, cơ quan Trung ương; văn bản hành chắnh của các bộ máy chắnh quyền địa phương như tỉnh, huyện, các ty, ngành và các cơ quan khác.
Thời hạn bảo quản tài liệu được xác định các 03 mức, vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Tuy nhiên, qua khảo sát, việc xác định thời hạn bảo quản của Phông Bắc Giang I chưa được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ. Nhiều hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn nhưng thực chất về nội dung cũng như thành phần tài liệu bên trong hồ sơ không đủ điều kiện, thậm chắ tài liệu cịn Ộq cụtỢ để có thể xác định là vĩnh viễn.
b) Thời kỳ Hà Bắc ( giai đoạn 1963 - hết năm 1996)
Ngày 27/10/1962, Quốc hội nước Việt Nam dân chủ cộng hòa quyết định hợp nhất hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh thành tỉnh Hà Bắc. Ngày 27/02/1963 tại kỳ họp thứ nhất HĐND tỉnh Hà Bắc đã bầu ra Ủy ban hành chắnh tỉnh Hà Bắc (gọi tắt là UBHC tỉnh Hà Bắc). Những ngày đầu hợp nhất, UBHC tỉnh Hà Bắc đã triển khai rất nhiều nhiệm vụ để hoàn thiện về tổ chức bộ máy, nhân sự cũng như đề ra các chương trình, kế hoạch để ổn định chắnh trị, phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội trên tồn tỉnh. Trong giai đoạn lịch sử này, giống như cả nước, tỉnh Hà Bắc vừa xây dựng chủ nghĩa xã hội, vừa tiếp tục kháng chiến chống Mỹ đánh phá miền Bắc, chiến đấu bảo vệ quê hương, vừa đẩy mạnh sản xuất, phát triển kinh tế xã hội đảm bảo phục vụ tại ch và làm công tác hậu phương cho tiền tuyến Miền Nam, góp phần thống nhất đất nước. Sau thắng lợi mùa Xuân năm 1975, Miền Nam được hoàn tồn giải phóng, đất nước độc lập, thống nhất và đi lên chủ nghĩa xã hội. UBHC tỉnh
Hà Bắc cùng các cơ quan chuyên môn giúp việc và hệ thống bộ máy chắnh quyền địa phương cấp huyện đã bước đầu hoạt động có nề nếp, cùng góp phần ổn định về chắnh trị trên địa bàn tỉnh, đồng thời cùng lãnh đạo, chỉ đạo công cuộc khắc phục hậu quả sau chiến tranh, thực hiện nghĩa vụ hậu phương cho các tỉnh biên giới, đặc biệt là tỉnh Lạng Sơn. UBHC tỉnh Hà Bắc đã đẩy mạnh các biện pháp nhằm tắch cực đổi mới nền kinh tế, phát triển sản xuất nông nghiệp, thủy lợi, lâm nghiệp, chăn nuôi, phủ xanh đất trống đồi núi trọc, khuyến khắch phát triển các loại hình kinh tế; phát triển giáo dục và đào tạo, trợ cấp khó khăn cho giáo viên, mở cử tuyển để đào tạo nhân lực cho các vùng dân tộc ắt người, thực hiện phổ cập giáo dục cho tồn dân. Bên cạnh đó, thơng qua các hệ thống chắnh quyền, các đồn thể nhân dân, các đơn vị kinh tếẦ, tỉnh Hà Bắc đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận trong cơng tác giải quyết việc làm, xóa đói giảm nghèo, chế độ chắnh sách, đền ơn đáp nghĩa, xây dựng các phong trào thi đua, khôi phục và phát triển các thuần phong, mỹ tục, bảo vệ di sản văn hóa dân gian Ầ
Q trình hình thành và phát triển của tỉnh Hà Bắc như vậy đã kéo theo sự hình thành nên một khối lượng tài liệu tương đối lớn của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Hiện nay, tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đang bảo quản 24 phơng tài liệu đóng của thời kỳ Hà Bắc với tổng số 547.6 mét giá tài liệu, 4537 hộp và tương ứng 33.666 hồ sơ. Tất cả các phông lưu trữ của giai đoạn Hà Bắc đều được thực hiện chỉnh lý và xác định giá trị ở các mức vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Đây là giai đoạn lịch sử của tỉnh, khơng chỉ phản ánh tình hình chắnh trị - kinh tế - xã hội của riêng tỉnh Bắc Giang mà còn của cả tỉnh Bắc Ninh thời kỳ còn sáp nhập 02 tỉnh. Đặc biệt, khi tiến hành chia tách tỉnh năm (1997), toàn bộ tài liệu lưu trữ thời kỳ Hà Bắc được giao lại cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang thực hiện nhiệm vụ bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng. Chắnh vì vậy, đây là khối tài liệu vô cùng quan trọng đối với cả 2 tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh khi cần nghiên cứu hoặc giải quyết các vấn đề
liên quan đến chế độ, chắnh sách, nghiên cứu lịch sử về chắnh trị, kinh tế, văn hóaẦ của tỉnh Hà Bắc nói chung và của từng địa phương trên địa bàn tỉnh Hà Bắc nói riêng. Giai đoạn này có nhiều tài liệu được xác định thời hạn bảo quản tạm thời nhiều nhất. Xoay quanh vấn đề này, qua khảo sát thực tế cho thấy sau khi tiến hành chia tách tỉnh (1997), để đảm bảo cho tài liệu lưu trữ của các ty, ngành thuộc tỉnh Hà Bắc được lưu giữ và bảo quản an tồn, tránh tình trạng bị mất mát, thất lạc, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã tiến hành thu toàn bộ tài liệu rời lẻ, tồn đọng, bó gói của các cơ quan trên địa bàn tỉnh, đặc biệt là các cơ quan thời kỳ Hà Bắc về Kho Lưu trữ của tỉnh - trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang để tiến hành chỉnh lý và lưu giữ, bảo quản.
Thành phần tài liệu của các Phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc rất đa dạng và phong phú, bao gồm cả tài liệu của các cơ quan trung ương và địa phương. Tài liệu của cơ quan Trung ương chủ yếu là Nghị quyết, Quyết định, Công vănẦ.của Phủ Thủ tướng, các Bộ, ngành, ẦLoại hình tài liệu chủ yếu là tài liệu giấy, các loại hình tài liệu khác khơng đáng kể. Trong số các phông lưu trữ của thời kỳ Hà Bắc, có một số phơng có khối lượng tài liệu lớn và nội dung mang tắnh chất quan trọng, tiêu biểu như:
Phông Ủy ban hành chắnh tỉnh Hà Bắc (Phông Hà Bắc) giai đoạn
1963 - 1996, gồm có 134 mét, 978 hộp, tương ứng với 8647 hồ sơ. Đây là phơng tài liệu có giá trị cao , phản ánh tồn bộ q trình hình thành, xây dựng và phát triển của tỉnh Hà Bắc, qua đó giúp chúng ta thấy được chủ trương, đường lối, chắnh sách cũng như q trình thực hiện cơng cuộc đấu tranh và xây dựng, đổi mới của tỉnh đối với nghiên cứu lịch sử cũng như phục vụ các nhiệm vụ về xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội hiện nay. Thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu là các văn bản chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn thực hiện của Chắnh phủ và các cơ quan trung ương, UBHC tỉnh và các cơ quan đơn vị trong tỉnh về các mặt hoạt động; tài liệu họp HĐND các huyện, thị xã; tài liệu về quy hoạch ngành, huyện, thị xã, xây dựng cơ bản các cơng
trình cầu, cống, kênh mương, đường giao thông...; tài liệu lịch sử của tỉnh Hà Bắc và các huyện, thị xã; giấy phép đăng ký hộ khẩu thường trú, hồ sơ thành lập các công ty tư nhân, hành nghề tư nhân ; các dự án viện trợ, hồ sơ giao nhận con ni, cơng văn, tờ trình trao đổi...của các cơ quan đơn vị thuộc tỉnh Hà Bắc.
Phông Ban Tổ chức chắnh quyền tỉnh Hà Bắc giai đoạn 1963-1996,
với 61 mét, 535 hộp, tương ứng 4238 hồ sơ. Thành phần và nội dung của tài liệu cơ bản là các văn bản liên quan đến công tác tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, xây dựng chắnh quyền cấp xã, bầu cử Đại biểu Quốc hội và HĐND các cấp, địa giới hành chắnh cấp xãẦ
Phông Ty Tài chắnh tỉnh Hà Bắc giai đoạn 1963-1996 cũng là một
trong những phơng tài liệu có giá trị cao, gắn bó mật thiết với q trình cải tạo, xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, đảm bảo sự ổn định về mặt tài chắnh cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Với khối lượng tài liệu là 75,4 mét, tương đương 122 hộp, với 2727 hồ sơ. Thành phần và nội dung tài liệu chủ yếu là các văn bản, hệ thống sổ sách, biểu mẫuẦ liên quan đến công tác tài chắnh, phê duyệt, cấp phát, điều chỉnh ngân sách, phân bổ và quản lý các nguồn ngân sách trên địa bàn tỉnh.
Phông Ty Giáo dục Hà Bắc, trong thời kỳ Hà Bắc, công tác giáo dục
cũng chiếm vị trắ vô cùng quan trọng. Khối tài liệu hiện đang bảo quản của Phông Ty Giáo dục Hà Bắc giai đoạn 1963-1996 chỉ có 17 mét, tương ứng 138 hộp, với 1091 hồ sơ. Tuy nhiên, thành phần và nội dung của khối tài liệu đó cũng đủ để chứng minh cho chúng ta về sự hình thành, phát triển của ngành giáo dục, những chủ trương chắnh sách trong công tác giáo dục, đổi mới giáo dục, phổ cập giáo dục, chế độ chắnh sách cho giáo viên, đặc biệt nhưng ưu tiên, ưu đãi đối với công tác giáo dục vùng dân tộc ắt người.
Bên cạnh đó, Phơng Y tế Hà Bắc cũng là một phơng có số lượng và
mét tương ứng với 252 hộp, với 1658 hồ sơ đã phản ánh được sự phát triển của ngành y tế trong thời kỳ vừa chiến đấu vừa kiến quốc, khắc phục hậu quả sau chiến tranh, chăm lo sức khỏe cho nhân dânẦ
Ngoài ra, hiện nay trong Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh còn lưu giữ một khối tài liệu được chỉnh lý và sắp xếp riêng, không lập thành Phông riêng nhưng lập thành một khối tài liệu riêng biệt, được sắp xếp, chỉnh lý, hệ thống hóa theo những nguyên tắc cơ bản của ngành lưu trữ. Đó là khối tài liệu về
Thi đua - Khen thƣởng tỉnh Hà Bắc (1984-1996), với tổng số 88,5 mét, 706
hộp, tương ứng với 4538 hồ sơ. Hồ sơ, tài liệu về Thi đua - Khen thưởng chủ yếu là các bản khai thành tắch kháng chiến của quân và dân tỉnh Hà Bắc với các hình thức, mức độ khen thưởng khác nhau. Vì vậy, việc chỉnh lý, phân loại khối tài liệu này được xác định thực hiện theo Phương án phân loại theo hình thức khen thưởng, theo số quyết định khen thưởng: Huân chương, huy chương các hạngẦ Khối tài liệu này có giá trị rất lớn trong việc phục vụ độc giả tra cứu để được hưởng các chế độ, chắnh sách của Nhà nước cho các đối tượng đã từng tham gia kháng chiến chống Pháp, Mỹ.
c) Thời kỳ Bắc Giang II (1997 - nay)
Tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX (ngày 06/11/1996) đã ra Nghị quyết chia tách tỉnh Hà Bắc thành hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh. Tỉnh Bắc