Giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tối ưu hóa các phơng lưu trữ

Một phần của tài liệu (LUẬN văn THẠC sĩ) tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử tỉnh bắc giang (Trang 89 - 92)

10. Đóng góp của đề tài

3.2. Giải pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả việc tối ưu hóa các phơng lưu trữ

3.2.1. Giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tối ưu hóa các phơng lưu trữ

lưu trữ đóng tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang là tối ưu hóa các phơng lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Để thực hiện nhiệm vụ đó hiệu quả, có chất lượng, tác giả đề xuất một số giải pháp thực hiện cụ thể như sau. Việc thực hiện cơng tác tối ưu hóa các phơng lưu trữ tại lưu trữ lịch sử có thể có nhiều phương án, tuy nhiên, theo tác giả, phương án tổ chức đánh giá lại những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài bằng thời hạn bảo quản cụ thể; đưa những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn bảo quản riêng với khối tài liệu khác tại Lưu trữ lịch sử. Phương án này sẽ thực hiện chia tồn bộ tài liệu của một phơng lưu trữ đang bảo quản tại các Lưu trữ lịch thành hai khối tài liệu cơ bản đó là khối tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và khối tài liệu bảo quản có thời hạn.

Thứ nhất, về mặt tổ chức quản lý, Cục VT&LTNN cần tham mưu cho

Bộ Nội vụ hoặc chủ động ban hành hướng dẫn về công tác tối ưu hóa các Phơng Lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử nhằm thực hiện thống nhất trong Lưu trữ lịch sử của cả nước đối với hoạt động nghiệp vụ này. Trường hợp cơ quan quản lý ngành ở Trung ương chưa có văn bản hướng dẫn, UBND tỉnh Bắc Giang, Sở Nội vụ cần có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện thống nhất cơng tác tối ưu hóa, nâng cấp chất lượng các phơng lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh trên cơ sở các quy định của Luật Lưu trữ. Việc làm này thực sự cấp bách bởi thực tế địi hỏi phải có những quy định thống nhất để triển khai thực hiện đồng bộ, nhất quán nhằm nâng cao chất lượng từng phông lưu trữ, phục vụ có hiệu quả cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Thứ hai, về góc độ nghiệp vụ, cơng tác tối ưu hóa phơng lưu trữ đóng

của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang cần phải được xây dựng thành một quy trình mang tắnh khoa học, khái quát, thống nhất, đảm bảo được thực hiện nghiêm túc và theo đúng nguyên tắc của ngành. Đó là việc cần phải xác định số lượng, thành phần của các phông lưu trữ trong từng giai đoạn, thời kỳ lịch sử cụ thể để có phương án thu thập, bổ sung hoặc xử lý thực trạng các phơng đó kịp thời, tránh tình trạng bỏ sót, thiếu hoặc cịn nguồn tài liệu bổ sung mà chúng ta không thu thập kịp thời. Đối với từng phông lưu trữ, cần phải xác định, nghiên cứu cụ thể về chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức để nắm bắt được thành phần, số lượng tài liệu trong phơng và lập các phương án bổ sung (nếu có); nghiên cứu đầy đủ hệ thống các văn bản hướng dẫn, lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phơng, phương án phân loạiẦ để xây dựng kế hoạch và nội dung thực hiện tối ưu hóa của phơng cho phù hợp với thực tế. Đối với từng hồ sơ khi đưa ra xem xét, cần phải xem xét cụ thể, chi tiết một số vấn đề chắnh như sau: Tiêu đề hồ sơ, thành phần tài liệu bên trong hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, biên mục mục lục văn kiện bên trong hồ sơ,Ầ

Đi vào cụ thể, trước hết cần lập kế hoạch chi tiết các bước tiến hành,

dự kiến nhân lực tham gia, thời gian hoàn thành và kinh phắ đảm bảo thực hiện việc tối ưu hóa các phơng lưu trữ hiện có tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Để làm tốt nhiệm vụ đó, trước hết cần rà soát, thống kê lại toàn bộ phông, xác định rõ giới hạn thời gian của phơng, hồn thiện hoặc bổ sung lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, hệ thống công cụ tra cứuẦ Đồng thời khảo sát kỹ, thống kê hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài và tạm thời của các phơng lưu trữ đóng và mở đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Xem xét mức độ phức tạp của tài liệu, tình trạng vật lý để chủ động trong việc lập kế hoạch và phương án xử lý một cách triệt để. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử để thực hiện nhiệm vụ xác định giá trị

tài liệu của từng phông lưu trữ, Hội đồng làm việc thường xuyên, song song cùng với quá trình xác định giá trị tài liệu.

Đối với việc xác định giới hạn phông lưu trữ, bên cạnh việc xác định giới hạn về thời gian của tài liệu trong từng phông cần tập trung thực hiện song song việc xác định giới hạn về thành phần tài liệu, sự giao thoa về tài liệu trong một phông cũng như giữa các phông trong Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Cần phải nâng cao hơn nữa vai trị của cơng tác khảo sát ban đầu, xác định rõ phông chắnh và phông thành phần bên trong Kho Lưu trữ lịch sử.

Đối với công tác xác định lại giá trị tài liệu: Vận dụng vào các quy

định hiện hành về thời hạn bảo quản để đối chiếu với các hồ sơ, tập tài liệu trong mục lục hồ sơ của từng phông lưu trữ; đánh dấu, lựa chọn và tách riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, hồ sơ có thời hạn bảo quản tỉnh bằng năm và loại ra những hồ sơ, tài liệu hết giá trị. Việc xác định lại giá trị hồ sơ, tài liệu cần phải biên soạn các văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết và có sự trao đổi, thống nhất thường xuyên giữa các đối tượng tham gia xác định lại giá trị tài liệu.

Cần xem xét giá trị của các tài liệu có thời hạn bảo quản đối với việc nghiên cứu lịch sử địa phương. Trên thực tế, nhiều hồ sơ nếu xem xét về mặt thành phần nội dung chỉ có giá trị ở một mức độ nhất định nhưng khi đối chiếu với tình hình địa phương, nhất là ở những giai đoạn mà tài liệu hiện nay khơng cịn nhiều thì chúng ta lại trở thành những nguồn tài liệu vô giá. Vì vậy, Chi cục cần có sự đánh giá kỹ lưỡng tài liệu ở khắa cạnh này để nâng thời hạn bảo quản của tài liệu, tránh tiêu hủy tài liệu có giá trị lịch sử.

Xử lý một số nhiệm vụ phát sinh: hồ sơ, tài liệu của các phông tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh được tiến hành xác định theo 2 mức thời hạn bảo quản: vĩnh viễn và có thời hạn; sắp xếp, hệ thống hóa theo 2 hệ thống số, sổ mục lục. Đối với khối tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn có mục lục hồ sơ riêng, tiếp tục được bổ sung hàng năm từ đơn vị hình thành phố là nguồn nộp

lưu. Khối tài liệu này có chế độ bảo quản riêng biệt, được xây dựng cơ sở dữ liệu để phục vụ cho nhu cầu sử dụng lâu dài về sau. Đối với khối hồ sơ bảo quản có thời hạn, Lưu trữ lịch sử tiếp tục bảo quản ở khu vực riêng tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh và định kỳ đến khi hết hạn bảo quản lại tiếp tục đưa ra đánh giá, xem xét lại, xác định đưa ra tiêu hủy hay nâng mức thời hạn bảo quản để tiếp tục lưu giữ tùy thuộc vào những thay đổi về chắnh trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và quan điểm quản lý được bổ sung vào khối vĩnh viễn trong quá trình xử lý nghiệp vụ hàng năm.

Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Thực hiện lập danh mục, thuyết minh tài liệu loại trùng lặp, hết giá trị và hết thời hạn bảo quản và tiến hành các bước nghiệp vụ theo quy định để tiến hành tiêu hủy tài liệu theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011.

Đối với cơng tác lập, hồn thiện hồ sơ, hệ thống hóa lại hồ sơ, tài liệu trong từng phơng lưu trữ: Biên mục lại hồ sơ, lập mục lục công cụ tra cứu và

hoàn chỉnh hồ sơ phông, đảm bảo thực hiện theo các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ hiện hành. Hoàn thiện viết lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phơng của các phông lưu trữ đã được thực hiện tối ưu hóa, đồng thời triển khai đồng bộ việc viết lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phơng của các phông bắt đầu đưa ra tối ưu hóa, nâng cấp phơng lưu trữ. Căn cứ theo từng đề mục lớn, đề mục nhỏ trong mục lục hồ sơ cũ của từng phông để sắp xếp thứ tự, cố định trật tự từng hồ sơ, nhóm hồ sơ.

Một phần của tài liệu (LUẬN văn THẠC sĩ) tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử tỉnh bắc giang (Trang 89 - 92)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(108 trang)