8. Bố cục của đề tài
3.2. Xây dựng danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu
Kho lưu trữ Trung ương Đảng
Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng là bản kê có hệ thống tên, nội dung các nhóm tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 70 năm đánh giá, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương thuộc diện giao nộp vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Đảng.
* Yêu cầu: Xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan,
tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng phải đảm bảo yêu cầu:
- Bản danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng phải gắn liền với danh mục cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
- Những thành phần tài liệu được xác định, lựa chọn để đưa vào danh mục phải phản ánh đầy đủ các lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ chủ yếu của từng cơ quan, tổ chức.
- Danh mục phải bao gồm những thành phần tài liệu quan trọng, có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, 70 năm đánh giá.
- Tên nhóm tài liệu, nội dung nhóm tài liệu được hệ thống hoá khoa học, thuận tiện, dễ áp dụng, tránh trùng lặp.
Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng là công cụ để xác định thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện thu thập, bổ sung tài liệu về Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Bản Danh mục này không dùng để thay thế cho phương án phân loại và hệ thống hóa tài liệu trong phông. Danh mục thành phần tài liệu của một cơ quan sẽ được thay đổi khi chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của cơ quan đó thay đổi.
* Nguyên tắc:
- Xây dựng thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng phải căn cứ vào danh mục các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương để xác định phạm vi tài liệu thuộc phông cần phải nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Căn cứ vào cơ sở lý luận và thực tiễn của khoa học tổ chức lưu trữ nói chung, lưu trữ đảng nói riêng.
* Phương pháp:
Để xây dựng được danh mục, chúng tôi đã khảo sát thực tế thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng; khảo sát thực tế thành phần, nội dung tài liệu của các phông lưu trữ hiện đang bảo quản trong Kho lưu trữ Trung ương Đảng; nghiên cứu các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, lề lối làm việc, mối quan hệ công tác của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương để thấy được vị trí, ý nghĩa của tài liệu sản sinh ra; nghiên cứu vận dụng lý luận xác định giá trị tài liệu vào việc xác định, lựa chọn
các nhóm tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 70 năm đánh giá thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
Căn cứ vào 5 khối cơ quan như trình bày ở trên, nhằm bảo đảm việc trình bày trình tự các nhóm dễ hình dung, dễ tập trung tài liệu, đồng thời đầy đủ thành phần tài liệu chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng, chúng tôi xây dựng danh mục thành phần tài liệu của từng nhóm như sau:
I. Tài liệu của các cơ quan lãnh đạo Đảng ở Trung ương
Trong từng cơ quan ở nhóm này, chúng tôi sắp xếp tài liệu theo sự hình thành tự nhiên của tài liệu, theo các nhóm vấn đề liên quan đến nhau khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
1. Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng
1.1. Tài liệu về chuẩn bị đại hội 1.2. Tài liệu diễn biến đại hội
1.3. Tài liệu tuyên truyền, phục vụ đại hội:
2. Ban Chấp hành Trung ương
2.1. Tài liệu hội nghị
- Tài liệu hội nghị Ban Chấp hành Trung ương - Tài liệu hội nghị Bộ Chính trị
- Tài liệu Hội nghị Ban Bí thư
- Tài liệu Hội nghị Thường trực Ban Bí thư - Tài liệu hội nghị cán bộ toàn quốc
2.2. Tài liệu do Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ban hành
2.3. Điện mật đi, đến của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
2.4. Bài nói, bài viết, thư công tác, sổ tay của Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Uỷ viên Trung ương.
Trung ương
2.6. Tài liệu của các cơ quan gửi đến: Tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng ở trung ương; Tài liệu của Quốc hội, Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Chủ tịch nước và các đoàn thể ở Trung ương; Tài liệu của các tỉnh, thành ủy; đơn, thư gửi đến Trung ương.
II. Tài liệu của các ban tham mưu giúp việc BCHTW, các cơ quan sự nghiệp của Đảng
Thành phần tài liệu của các cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương được sắp xếp theo những nhóm vấn đề, những hoạt động lớn (những nhóm lớn tài liệu) theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ đã được Trung ương quy định. Không sắp xếp theo đơn vị, tổ chức của từng cơ quan. Việc sắp xếp này, giúp cho các cơ quan căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình để tổ chức lựa chọn tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, đầy đủ các thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Thành phần tài liệu của mỗi cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương được sắp xếp theo các nhóm như sau:
- Nhóm 1: Tài liệu chung: bao gồm những tài liệu mang tính chất tổng hợp chung về các mặt hoạt động của cơ quan, không thuộc lĩnh vực hoạt động cụ thể nào trong các nhóm còn lại, tránh sự trùng lặp trong danh mục.
- Nhóm 2: Tài liệu về các lĩnh vực hoạt động cụ thể của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao: trong nhóm này, chúng tôi xây dựng thành phần tài liệu chung nhất, chủ yếu nhất của mỗi một lĩnh vực hoạt động cụ thể cần phải có những tài liệu đó.
- Nhóm 3: Tài liệu về hoạt động nội bộ của cơ quan
Ví dụ: Tài liệu của Cơ quan Ủy ban kiểm tra Trung ương:
1- Tài liệu chung:
+ Tài liệu về xây dựng dự thảo văn bản của Trung ương do Ủy ban kiểm tra Trung ương soạn thảo trình Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ban hành về công tác kiểm tra (chung).
+ Hồ sơ hội nghị: hội nghị sơ kết, tổng kết, chuyên đề về công tác kiểm tra (chung).
+ Bài nói, bài viết, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan về công tác kiểm tra (chung).
+ Tài liệu do cơ quan ban hành về công tác kiểm tra (chung): biên bản, quyết định, đề án, tờ trình, chương trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, công văn…
………
2- Tài liệu về các lĩnh vực hoạt động cụ thể của Cơ quan Ủy ban kiểm tra Trung ương:
+ Tài liệu về công tác kiểm tra, giám sát tổ chức đảng, đảng viên chấp hành Điều lệ Đảng.
+ Tài liệu về công tác xử lý kỷ luật.
+ Tài liệu về công tác giải quyết đơn thư khiếu nại,tố cáo. + Tài liệu về công tác kiểm tra tài chính đảng.
3- Tài liệu về hoạt động nội bộ của Cơ quan Ủy ban kiểm tra Trung ương.
+ Chương trình, kế hoạch công tác năm, nhiều năm; báo cáo sơ kết, tổng kết tình hình công tác 6 tháng, năm, nhiều năm của Cơ quan Ủy ban kiểm tra Trung ương.
+ Tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ của Cơ quan Ủy ban kiểm tra Trung ương.
+ Tài liệu về công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin của Cơ quan Ủy ban kiểm tra Trung ương.
+ Tài liệu về công tác quản trị, tài vụ Cơ quan Ủy ban kiểm tra Trung ương.
+ Tài liệu của các tổ chức đoàn thể trong cơ quan Cơ quan Ủy ban kiểm tra Trung ương.
……….
Các đảng ủy trực thuộc Trung ương theo quy định của Điều lệ Đảng, cứ 5 năm 1 lần các đảng uỷ tiến hành đại hội để bầu Ban Chấp hành mới cho nhiệm kỳ mới. Vì vậy, trong nhóm tài liệu của các đảng ủy trực thuộc Trung ương, chúng tôi sắp xếp thành 2 nhóm:
- Tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ
- Tài liệu của Ban Chấp hành Đảng bộ (đảng ủy).
Trong nhóm tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ, chúng tôi sắp xếp theo sự hình thành tự nhiên của tài liệu, theo tiến trình diễn ra đại hội:
1. Tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ - Tài liệu về chuẩn bị đại hội
- Tài liệu về diễn biến đại hội
- Tài liệu về tuyên truyền, phục vụ đại hội
Trong nhóm tài liệu của Ban Chấp hành Đảng bộ (đảng ủy), tài liệu được sắp xếp theo những nhóm vấn đề, những hoạt động lớn (những nhóm lớn tài liệu) theo lĩnh vực hoạt động của đảng ủy đã được Trung ương quy định. Thành phần tài liệu của đảng ủy được sắp xếp như sau:
- Tài liệu chung: bao gồm những tài liệu mang tính chất tổng hợp chung của đảng ủy, không thuộc lĩnh vực hoạt động cụ thể nào trong các nhóm còn lại, tránh sự trùng lặp trong danh mục.
- Tài liệu về các lĩnh vực hoạt động cụ thể của đảng ủy theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Tài liệu về hoạt động nội bộ của cơ quan đảng ủy
Ví dụ:
- Tài liệu chung
+ Tài liệu hội nghị BCH Đảng bộ, BTV Đảng uỷ; hội nghị cán bộ do Đảng uỷ triệu tập.
+ Nghị quyết, quyết định, quy định, quy chế, kết luận, thông báo, báo cáo, công văn của Đảng uỷ về các vấn đề chung; chương trình công tác toàn khoá, năm; báo cáo của Đảng uỷ về sơ kết, tổng kết tình hình công tác 6 tháng, năm,
nhiều năm của Đảng ủy
+ Sổ ghi biên bản họp BCH, BTV, Thường trực Đảng uỷ.
+ Tài liệu của lãnh đạo Đảng uỷ: Sổ tay công tác, bản kiểm điểm cá nhân, báo cáo kết quả công tác, bài phát biểu, bài viết, trả lời phỏng vấn.
…………
- Tài liệu về các lĩnh vực hoạt động cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của Đảng ủy (công tác kiểm tra đảng, công tác tổ chức xây dựng đảng, công tác tuyên giáo, công tác dân vận, lãnh đạo công tác đoàn thể quần chúng).
Mỗi một lĩnh vực hoạt động gồm các tài liệu sau:
+ Tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các cơ quan ở Trung ương gửi đến chỉ đạo, hướng dẫn, liên quan trực tiếp về từng lĩnh vực hoạt động của đảng ủy,
+ Tài liệu của các đảng bộ, chi bộ trực thuộc báo cáo, xin ý kiến (có ý kiến trả lời của Đảng ủy).
+ Hồ sơ về việc triển khai các nghị quyết, chỉ thị … của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, đảng ủy về từng lĩnh vực hoạt động.
+ Hồ sơ vấn đề, chuyên đề, vụ việc
- Tài liệu về hoạt động nội bộ của cơ quan Đảng ủy:
+ Chương trình, kế hoạch công tác năm, nhiều năm; báo cáo sơ kết, tổng kết tình hình công tác 6 tháng, năm, nhiều năm của cơ quan đảng ủy.
+ Tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ của cơ quan đảng ủy. + Tài liệu về công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin + Tài liệu về công tác quản trị, tài vụ
+ Tài liệu của các tổ chức đoàn thể trong cơ quan. ………..
IV. Tài liệu của các đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương
Tài liệu được sắp xếp theo sự hình thành tự nhiên của tài liệu khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình (nhìn chung qua việc khảo sát tài liệu trong
Kho lưu trữ Trung ương và qua khảo sát tình hình thực tế tài liệu được sản sinh ra tại các đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương, chúng tôi thấy tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương không nhiều). Cách sắp xếp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, bổ sung tài liệu khi đến thời hạn nộp lưu. Ví dụ như:
- Tài liệu các cuộc họp của đảng đoàn.
- Tài liệu do đảng đoàn ban hành: Nghị quyết, quyết định, thông báo, báo cáo, công văn…
- Sổ ghi biên bản các cuộc họp của đảng đoàn.
- Tài liệu của lãnh đạo đảng đoàn: bài nói, bài viết, sổ công tác.
- Tài liệu của đảng đoàn về thực hiện các nghị quyết, chỉ thị… của Trung ương.
…………
V. Tài liệu của các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương
Đối với tài liệu của các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, chúng tôi phân chia làm 3 phần, phần thứ nhất liệt kê khối tài liệu chung có ở tất cả các tổ chức chính trị - xã hội là Đại hội đại biểu toàn quốc, phần thứ hai liệt kê tài liệu phản ánh những lĩnh vực hoạt động cụ thể của Ban Chấp hành Trung ương các tổ chức chính trị - xã hội, phần thứ ba liệt kê tài liệu phản ánh hoạt động của Đảng đoàn của các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương (vì đối với với các đảng đoàn khác, tài liệu của các cơ quan đó không thuộc phạm vi quản lý của Kho lưu trữ Trung ương Đảng, mà Kho lưu trữ Trung ương Đảng chỉ quản lý tài liệu của đảng đoàn của các cơ quan đó, riêng các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương là nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng, do vậy chúng tôi sắp xếp tài liệu của các đảng đoàn này để vào cùng một chỗ để thuận tiện cho việc quản lý tài liệu của các tổ chức đó).
1- Đại hội đại biểu toàn quốc của các tổ chức chính trị - xã hội
- Tài liệu về chuẩn bị đại hội - Tài liệu diễn biến đại hội
- Tài liệu tuyên truyền, phục vụ đại hội:
2- Ban Chấp hành Trung ương (UBTW) các tổ chức chính trị - xã hội
Trong nhóm này, chúng tôi sắp xếp tài liệu theo những nhóm vấn đề, những hoạt động lớn (những nhóm lớn tài liệu) theo lĩnh vực hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương (UBTW) các tổ chức chính trị - xã hội. Tài được sắp xếp như sau:
- Tài liệu chung: bao gồm những tài liệu mang tính chất tổng hợp chung, không thuộc lĩnh vực hoạt động cụ thể nào trong các nhóm còn lại, tránh sự trùng lặp trong danh mục.
- Tài liệu về các lĩnh vực hoạt động cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của Ban Chấp hành Trung ương (UBTW) các tổ chức chính trị - xã hội.
- Tài liệu về hoạt động nội bộ của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương. Ví dụ:
- Tài liệu chung:
+ Tài liệu hội nghị: hội nghị Ban Chấp hành, hội nghị Đoàn Chủ tịch, hội nghị Ban Thường trực, hội nghị cán bộ do Ban Chấp hành các tổ chức chính trị -