8. Bố cục của đề tài
2.2. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ Trung ương
Trung ương Đảng
2.2.1. Tổng quan về Kho lưu trữ Trung ương Đảng
Năm 1959, Phòng Lưu trữ thuộc Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng được thành lập và có nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong toàn quốc. Kể từ đây, bộ phận bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng cũng chính thức được hình thành.
Năm 1962, chức năng hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong toàn quốc được giao cho Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng, Phòng Lưu trữ trực thuộc Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng tiếp tục trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng.
Năm 1971, Ban Bí thư đã ra chỉ thị số 187-CT/TW ngày 04-01-1971 về việc tập trung quản lý những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật về lịch sử của Đảng và lịch sử cách mạng nước ta. Theo tinh thần Chỉ thị, Văn phòng Trung ương Đảng có nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của Đảng ở cấp Trung ương và Kho lưu trữ Trung ương Đảng là nơi lưu giữ tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng ở Trung ương.
Thực hiện Chỉ thị 187-CT/TW ngày 04-01-1971, năm 1971 Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành tạm thời Quy định về “chế độ sưu tầm, tập trung và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cấp bộ đảng”. Quy định nêu : “Kho lưu trữ Trung ương Đảng chịu trách nhiệm sưu tầm, tập trung và quản lý tài liệu văn kiện có thời hạn bảo quản lâu dài, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đảng, đoàn thể và cá nhân…”.
Năm 1980, Vụ Lưu trữ Văn phòng Trung ương được thành lập trên cơ sở Phòng lưu trữ thuộc Vụ Hành chính. Vụ Lưu trữ trực tiếp quản lý Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
Năm 1981, Cục Lưu trữ trực thuộc Viện Mác-Lênin được thành lập có chức năng quản lý tài liệu lịch sử của Trung ương Đảng.
Để giúp Ban Bí thư Trung ương Đảng quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ tài liệu, văn kiện của Đảng và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, ngày 23-9- 1987, Ban Bí thư Trung ương (khoá VI) đã ban hành Quyết định 20-QĐ/TW về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Đồng thời, ngày 23 tháng 9 năm 1987 Ban Bí thư cũng đã ban hành Quyết định số 21-QĐ/TW về việc thành lập Cục Lưu trữ Trung ương Đảng. Cục Lưu trữ Trung ương Đảng có nhiệm vụ: “Trực tiếp quản lý Kho lưu trữ Trung ương Đảng ; sưu tầm, thu thập, sắp xếp một cách khoa học và bảo quản tuyệt đối an toàn tài liệu, văn kiện của Đảng; phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tiễn của các cơ quan Đảng, Nhà nước và đoàn thể quần chúng theo chế độ và quy định của Ban Bí thư ” (Điều 2).
Để giảm đầu mối trực thuộc, ngày 21-9-1991, Ban Bí thư đã ban hành Quyết định 06-QĐ/TW chuyển Cục Lưu trữ Trung ương về Văn phòng Trung ương thành Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương mặc dù chuyển về Văn phòng Trung ương song tiếp tục thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Trung ương trước đây
Ngày 21 tháng 02 năm 1992, Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Quyết định số 19-QĐ/TW về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ. Trong đó có nêu nhiệm vụ của Cục Lưu trữ là “trực tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ của Ban Chấp hành Trung ương Đảng; sưu tầm, thu thập, chỉnh lý và bảo quản an toàn tài liệu, văn kiện của Trung ương Đảng;…”. Ngoài ra, Cục Lưu trữ còn có nhiệm vụ “giúp Chánh Văn phòng soạn thảo các văn bản của Trung ương và Văn phòng Trung ương về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và Trung ương; kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó; chỉ đạo, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan đảng ở Trung ương…”. (Điều 1-3).
Tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được quản lý tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương. Ở Trung ương có Kho lưu trữ Trung ương Đảng, ở cấp tỉnh có kho lưu trữ tỉnh uỷ thuộc văn phòng tỉnh uỷ.
Tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương thuộc thành phần Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, chịu sự quản lý, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
2.2.2. Tình hình nộp lưu tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Cục Lưu trữ, qua các báo cáo thống kê hàng năm của Kho lưu trữ Trung ương Đảng về tình hình giao nộp tài liệu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng, đồng thời qua khảo sát thực tế tài liệu trong Kho, hiện nay Kho lưu trữ Trung ương Đảng đang quản lý trên 130 phông và sưu tập tài liệu lưu trữ với gần 33.000 cặp tài liệu, tương đương gần 3.300 mét giá; 5.983 băng ghi âm, ghi hình, 25 cặp tài liệu ảnh. Kho lưu trữ Trung ương Đảng đang bảo quản tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng, tài liệu của chính quyền thực dân Pháp theo dõi hoạt động của phong trào yêu nước và của Đảng ta thời kỳ 1920-1945, tài liệu các kỳ đại hội, hội nghị toàn quốc của Đảng, tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương Đảng từ năm 1930 đến nay, tài liệu Trung ương Cục miền Nam, các xứ uỷ, các khu uỷ, liên khu uỷ đã giải thể, tài liệu các cơ quan tham mưu giúp việc của Trung ương Đảng, tài liệu các đảng uỷ, đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương, tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh và của một số lãnh đạo chủ chốt, cấp cao trong Bộ Chính trị, Ban Bí thư các khoá.
Hiện nay Kho lưu trữ Trung ương Đảng có các loại tài liệu sau :
- Tài liệu hành chính (chiếm tỷ lệ khoảng 85% thành phần tài liệu trong Kho), bao gồm các thể loại tài liệu như: Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, chiến lược, nghị quyết, quyết định, quy định, quy chế, biên bản, kết luận, chỉ thị, thông tri, hướng dẫn, thông báo, thông cáo, lời kêu gọi, báo cáo, kế hoạch, quy
hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn và các loại giấy tờ hành chính khác như giấy chứng nhận (giấy xác nhận), phiếu gửi, phiếu trình xin ý kiến… được hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng, của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các cơ quan tham mưu, giúp việc Trung ương, các cấp ủy, các đảng đoàn, ban cán sự đảng, các tổ chức tiền thân của đảng, của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các đồng chí lãnh đạo chủ chốt, cấp cao của Đảng và Nhà nước…
+ Tài liệu khoa học kỹ thuật (chiếm khoảng khoảng 10% thành phần tài liệu trong Kho): chủ yếu là tài liệu xây dựng cơ bản, bao gồm các bản vẽ thiết kế, bản vẽ thi công, bản vẽ nghiệm thu các công trình xây dựng, sửa chữa các công trình xây dựng như trụ sở làm việc của Trung ương Đảng, các cơ quan tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, các khu nghỉ dưỡng, các nhà khách… của Trung ương Đảng, các công trình nhà ở của lãnh đạo Trung ương Đảng, của các cán bộ, công nhân viên trong các cơ quan Đảng.
+ Tài liệu nghe nhìn: tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi hình (chiếm tỉ lệ khoảng 5% thành phần tài liệu trong Kho): tài liệu ghi hình, chủ yếu là băng video loại cũ ghi lại các kỳ diễn ra Đại hội Đảng toàn quốc, Đại hội giữa nhiệm kỳ, một số Hội nghị quan trọng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Hội nghị toàn quốc, một số ít là phim tư liệu về hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh ở trong nước và ngoài nước; tài liệu ảnh, chủ yếu là về các kỳ đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, Ban Chấp Trung ương, các ban tham mưu giúp việc Trung ương, ảnh về hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh; một số ít tài liệu ảnh của các khu ủy và của một số lãnh đạo chủ chốt cấp cao của Đảng và Nhà nước.
Dưới đây là một số nét chính về tình hình thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng:
2.2.1.1. Khối tài liệu của các cơ quan lãnh đạo Đảng (Đại hội Đảng toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương).
- Tài liệu các đại hội, hội nghị toàn quốc của Đảng từ Đại hội I đến Đại hội XI (1930-4/2011): 12 phông, sưu tập lưu trữ đã giao nộp vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng khoảng 600 cặp tài liệu với hơn 4.000 hồ sơ. Gồm sưu tập Hội nghị thành lập Đảng; Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ I của Đảng; Ban lãnh đạo Trung ương Đảng 1930-1945 và 11 phông Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng (tương ứng với 11 nhiệm kỳ Đại hội Đảng).
- Thành phần và nội dung tài liệu nộp lưu:
Tài liệu phông đại hội đại biểu toàn quốc là khối tài liệu rất quan trọng, Tài liệu chủ yếu phản ánh về công tác chuẩn bị đại hội, diễn biến đại hội, kết quả đại hội và công tác phục vụ, tuyên truyền về đại hội, cụ thể:
+ Về chuẩn bị đại hội: tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các cơ quan Trung ương chỉ đạo, hướng dẫn về tổ chức đại hội đảng bộ các cấp tiến tới Đại hội Đảng toàn quốc, về thành lập các tiểu ban, ban chỉ đạo, tổ biên tập… chuẩn bị đại hội. Tài liệu về chuẩn bị các dự thảo văn kiện đại hội, lấy ý kiến của các cấp, các ngành đóng góp vào các dự thảo văn kiện. Tài liệu về chuẩn bị nhân sự Ban Chấp hành Trung ương khoá mới; về phân bổ đại biểu đi dự đại hội đại biểu toàn quốc; về chuẩn bị tổ chức đại hội (thời gian, địa điểm, thành phần đại biểu dự đại hội…).
+ Tài liệu về công tác đối ngoại của đại hội: thư điện của Đảng ta mời các đoàn đại biểu quốc tế dự đại hội, về hoạt động của các đoàn đại biểu quốc tế, diễn văn, thư điện của các đảng, các tổ chức quốc tế chức mừng đại hội.
+ Về diễn biến đại hội và kết quả đại hội: chương trình, diễn văn khai mạc đại hội, danh sách đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, khách mời và danh sách đại biểu, quy chế, nội quy Đại hội, báo cáo kết quả thẩm tra tư cách đại biểu và các dự thảo văn kiện tại đại hội, các tham luận của đại biểu dự đại hội, thảo luận tổ, thảo luận tại hội trường về các dự thảo văn kiện trình đại hội; tổng hợp ý kiến thảo luận và tiếp thu, giải trình về những ý kiến của đại biểu góp ý vào các dự thảo văn kiện trình đại hội và báo cáo kiểm điểm của Ban Chấp hành Trung ương; tài liệu về bầu cử nhân sự Ban Chấp hành
Trung ương khóa mới; về kết quả biểu quyết một số vấn đề trong nội dung các văn kiện đại hội, kết quả bầu cử Ban Chấp hành Trung ương khóa mới, nghị quyết đại hội; diễn văn bế mạc đại hội, biên bản, nhật ký đại hội. Các văn kiện chính thức của đại hội in thành sách.
+ Về phục vụ đại hội: tài liệu phản ánh toàn bộ quá trình phục vụ cho đại hội từ khi chuẩn bị và tổ chức đại hội, giải quyết các công việc sau khi đại hội bế mạc, tuyên truyền về đại hội.
- Sự thiếu đủ của tài liệu: các phông đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng từ Hội nghị thành lập Đảng; Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ I đến Đại hội III, tài liệu chưa được tập trung đầy đủ, tài liệu trước 1945 thiếu nhiều một phần do Đảng ta đang trong thời kỳ đấu tranh giành chính quyền nên việc lưu trữ tài liệu gặp nhiều khó khăn, tài liệu bị mất mát, thất lạc nhiều. Tài liệu từ Đại hội IV đến nay về cơ bản đã thu được tương đối đầy đủ.
b. Phông Ban Chấp hành Trung ương
- Tài liệu của Phông Ban Chấp hành Trung ương Đảng từ khóa I đến khóa X (1945-4/2011) đã giao nộp vào kho 4.000 cặp tài liệu với gần 28.000 hồ sơ. Tài liệu giao nộp vào kho đúng thời hạn quy định. Đến nay, Kho lưu trữ Trung ương có 10 phân phông Ban Chấp hành Trung ương, tương đương với 10 nhiệm kỳ Đại hội Đảng.
- Thành phần và nội dung tài liệu nộp lưu: Tài liệu phông Ban Chấp hành Trung ương cũng là khối tài liệu rất quan trọng, gồm:
+ Tài liệu các Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư (trước là Ban Thường vụ Bộ Chính trị); hội nghị cán bộ toàn quốc hoặc từng khu vực do Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập;
+ Tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Ban thường vụ Bộ Chính trị ban hành: biên bản, nghị quyết, quyết định, quy định, chỉ thị, kế hoạch, báo cáo, công văn…
+ Tài liệu của các ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, ủy viên Ban Chấp hành Trung ương: Bài phát biểu, bài viết, bản kiểm điểm, thư, sổ tay công tác…
+ Tài liệu của các ban tham mưu, giúp việc Trung ương, các Đảng ủy, Đảng đoàn, ban cán sự Đảng trực thuộc Trung ương, các cơ quan sự nghiệp của Đảng ở Trung ương, các tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ương gửi đến: nghị quyết, quyết định, quy định, kế hoạch, chương trình, hướng dẫn, báo cáo, công văn…
+ Tài liệu của Quốc hội, Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, các tổ chức chính trị - xã hội… ở cấp trung ương gửi đến: nghị định, nghị quyết, quyết định, quy định, kế hoạch, chương trình, hướng dẫn, báo cáo, công văn…
+ Khối đơn, thư của các cá nhân, tổ chức gửi đến.
Nội dung tài liệu chủ yếu phản ánh về quá trình hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư trên tất cả các lĩnh vực an ninh, quốc phòng, ngoại giao, kinh tế, xã hội, văn hóa, khoa học, giáo dục, tôn giáo, dân tộc… trong từng nhiệm kỳ; phản ánh những thành tựu của Đảng và nhân dân ta trong công cuộc đấu tranh giành độc lập dân tộc, thống nhất đất nước, trong xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; phản ánh phương thức lãnh đạo, lề lối làm việc của Đảng qua từng thời kỳ…
- Sự thiếu đủ tài liệu: Tài liệu của Phông Ban Chấp hành Trung ương từ khóa I đến khóa II thiếu nhiều tài liệu, đặc biệt là các tài liệu về Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Hội nghị Bộ Chính trị, Ban Bí hầu …
Tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương từ khóa III đến nay tương đối đầy đủ, khối tài liệu này phản ánh được toàn diện, có hệ thống các hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
2.2.1.2. Khối tài liệu của các cơ quan tham mưu giúp việc, báo, tạp chí, nhà xuất bản, học viện trực thuộc Trung ương
Khối tài liệu của các cơ quan tham mưu, giúp việc Trung ương (gồm các phông đang hoạt động và đã giải thể), thời gian của tài liệu có từ 1947 đến nay. Tổng số 35 phông, hơn 17.000 cặp tài liệu với khoảng 50.000 hồ sơ. Cụ thể:
* Khối tài liệu của các cơ quan tham mưu, giúp việc Trung ương đã giải thể trước năm 2007 đã giao nộp tài liệu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng, bao gồm: Phông Hội Nông dân cứu quốc (Hội Nông dân cứu quốc, Tiểu Ban nông