8. Bố cục của đề tài
2.1.Cơ sở lý luận
Trong qua trình hoạt động của Chính phủ n-ớc CHDCND Lào đã sản sinh ra nhiều tài liệu. Nh-ng không phải tất cả mọi tài liệu đ-ợc sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Chính phủ đều có giá trị ngang nhau và đều đ-ợc đ-a vào bảo quản trong các l-u trữ. Nh- chúng ta đã biết, tài liệu l-u trữ phải là những tài liệu có giá trị về chính trị, về kinh tế, về văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác để phục vụ việc nghiên cứu sử dụng cho thực tiễn và cho nghiên cứu lịch sử. Từ đó đòi hỏi cần phải lựa chọn để đ-a vào l-u trữ những tài liệu có giá trị vĩnh viễn và lâu dài. Việc lựa chọn đ-ợc những tài liệu có giá trị không thể tuỳ tiện theo cảm hứng mà phải dựa trên những nguyên tắc, ph-ơng pháp và tiêu chuẩn khoa học để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản của từng tài liệu, từng hồ sơ, từng nhóm tài liệu hoặc cho từng khối tài liệu cụ thể trong quá trình hoạt động của Chính phủ Lào.
Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ. Nh- vậy là bảo đảm việc giữ đ-ợc những tài liệu có giá trị, giảm bớt đ-ợc các chi phí cho việc bảo quản, và việc sử dụng tài liệu sẽ có hiệu quả cao hơn. Để làm đ-ợc điều này ng-ời ta cần phải dựa trên những cơ sở lí luận và thực tiễn nhất định. Cụ thể là:
2.1.1 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
Khoa học l-u trữ nói chung và lý luận về xác định giá trị tài liệu nói riêng cần phải dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp. Ba nguyên tắc nhận thức luận này
giúp cho việc xác định giá trị bảo đảm tính khoa học, khách quan mà tài liệu đ-ợc giữ lại để bảo quản thực sự có ý nghĩa, có giá trị cao. Những nguyên tắc này giúp cho ng-ời xác định giá trị tài liệu có cơ sở khoa học để lựa chọn giữ lại hoặc loại bỏ những tài liệu chính xác, làm cho việc xác định giá trị tài liệu không những ở một cơ quan, một l-u trữ nhà n-ớc, một ngành, một địa ph-ơng bảo đảm đ-ợc tính thống nhất.
2.1.1.1. Nguyên tắc chính trị
Khi xã hội có giai cấp, thì t- t-ởng giai cấp luôn luôn đ-ợc thể hiện trên thông tin bằng văn bản. Các giai cấp luôn sử dụng ph-ơng tiện thông tin bằng chữ viết để tuyên truyền t- t-ởng giai cấp mình và dùng nó để bảo vệ lợi ích của mình. Nh- vậy trong quá trình hoạt động của một cơ quan hay một cá nhân, nội dung tài liệu luôn luôn phản ánh quyền lợi giai cấp của cơ quan hay cá nhân đó đại diện.
Vân dụng nguyên tắc chính trị khi xác định giá trị đối với tài liệu, phông l-u trữ Chính phủ n-ớc CHDCND Lào phải thận trọng rằng khối tài liệu này có nội dung chứa đựng nhiều quan điểm, chủ tr-ơng, đ-ờng đối của Đảng và Nhà n-ớc CHDCND Lào, khi lựa chọn phải hết sức tỉ mỉ và đứng trên lập tr-ờng của Đảng.
Giá trị của tài liệu đ-ợc xem xét ở đây là giá trị theo quan điểm của Đảng NDCMLào là phục vụ nhân dân,phục vụ sự nghiệp cách mạng của Đảng.Những tài liệu có ít giá trị về ph-ơng diện kinh tế trực tiếp,nh-ng có giá trị khác nh- giá trị về chính trị,về thành quả của đ-ờng lối đổi mới t- duy của Đảng NDCMLào.
Ví dụ:
- Nghị quyết 9( Khoá V ) của BCHTWĐảng về văn hoá trong giai đoạn mới,ngày 01/10/1994.
- Nghị quyết 7 ( Khoá V) của BCHTWĐảng về phát tiển tài nguyên con ng-ời, ngày 03/9/1994.
Chính phủ Lào là cơ quan chấp hành của Quốc hội và cơ quan hành chính Nhà n-ớc cao nhất của n-ớc CHDCND Lào [51,16]. Những tài liệu do nó sản sinh ra thể hiện rõ quan điểm, lợi ích của nhân dân, của Nhà n-ớc CHDCND Lào nói chung. Những tài liệu này th-ờng có thời hạn bảo quản cao.
2.1.1.2. Nguyên tắc lịch sử
Bất kỳ một sự vật, một hiện t-ợng nào trong đời sống xã hội đ-ợc sinh ra đều trong một thời điểm nhất định của một thời kỳ lịch sử nhất định. Do đó nội dung và hình thức, tính chất của sự vât, hiện t-ợng đều in đậm dấu ấn của thời kỳ mà nó hình thành và phát triển. Đối với tài liệu l-u trữ cũng vậy, tài liệu luôn mang dấu ấn lịch sử của thời đại mà tài liệu hình thành.
Vận dụng nguyên tắc lịch sử là khi xem xét ý nghĩa của từng loại tài liệu cụ thể cần phải chú ý đến những đặc điểm lịch sử đ-ợc phản ánh trong nội dung cũng nh- trên hình thức của tài liệu. Nhất là khối tài liệu phông l-u trữ Chính phủ Lào có bề đày lịch sử hào hùng của Lào. Nguyên tắc lịch sử đặc biệt có vai trò quan trọng trong việc đánh giá, giá trị của tài liệu đ-ợc hình thành nên trong quá trình hoạt động và phát triển của Chính phủ n-ớc CHDCND Lào. Tài liệu của phông Chính phủ Lào phản ánh những thành tựu và kinh nghiệm lịch sử của công tác chỉ đạo, lãnh đạo của Đảng và Chính phủ Lào. Nguyên tắc này còn đòi hỏi khi xác định giá trị tài liệu phải xuất phát từ bản thân sự vật, từ thực tế khách quan của lịch sử, đánh giá tài liệu một cách trung thành nh- tài liệu vốn có, không đ-ợc xuất phát từ ý muốn chủ quan, lấy ý kiến chủ quan để áp đặt cho thực tế tài liệu, phải tôn trọng lịch sử. Điều đó đòi hỏi muốn xác định giá trị tài liệu phải hiểu đ-ợc lịch sử hình thành và hoạt động của Chính phủ CHDCND Lào và lịch sử của những tài liệu thuộc về phông l-u trữ Chính phủ Lào. Khi xem xét giá trị của bất kỳ tài liệu nào của phông cũng phải
đặt nó trong bối cảnh lịch sử mà tài liệu đã đ-ợc sản sinh ra. Đó là bối cảnh lịch sử cụ thể của n-ớc CHDCND Lào từ năm 1975 đến nay.
Ví dụ:
-Hồ sơ lí lịch cán bộ ( lí lịch, quyết định đề bạt, thuyên chuyển, nâng l-ơng, khen th-ởng, kỷ luật….)
- Hồ sơ danh sách các diên chính sách theo quy định của Chính phủ: Th-ơng binh, liệt sĩ, ng-ời có công với cách mạng ( lão thành cách mạng, anh hùng )
2.1.1.3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
Theo nguyên lý về mối liên hệ phổ biến của phép biện chứng duy vật thì thế giới tự nhiên, xã hội, t- duy là những mối liên hệ mật thiết với nhau. Tính chất của sự vật, hiện t-ợng quá trình chỉ có thể giải thích đ-ợc trong mỗi liên hệ phổ biến và quyết định bởi rất nhiều mối liên hệ có vai trò và vị trí khác nhau. Vì vậy, quán triệt nguyên tắc toàn diện và tổng hợp để xác định giá trị của tài liệu phông l-u trữ Chính phủ n-ớc CHDCND Lào là một trong những nguyên tắc không thể thiếu đ-ợc. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp chỉ ra rằng khi xác định giá trị tài liệu phải xem xét giá trị các mặt của tài liệu và các mỗi liên hệ của các giá trị đó, phải rút ra đ-ợc mối liên hệ bản chất, chủ yếu của tài liệu để thấy đ-ợc giá trị đích thực của tài liệu, phải từ các mối liên hệ và kết nối các mối liên hệ của tài liệu để đảm bảo tính đồng bộ khi xác định giá trị cho tài liệu.
Tài liệu phông l-u trữ Chính phủ Lào bản thân nó đã chứa đựng những nội dung phản ánh việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà n-ớc.
Do đó mối liên hệ giữa tài liệu này với tài liệu khác trong cùng một lĩnh vực, và giữa nhóm tài liệu của lĩnh vực này với lĩnh vực khác là phổ biến và tất nhiên.
Chính phủ n-ớc CHDCND Lào trải qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau, do đó mối liên hệ giữa tài liệu của các giai đoạn lịch sử là không thể không xem xét trong quá trình xác định giá trị tài liệu.
Chính phủ n-ớc CHDCND Lào là cơ quan có vị trí quan trọng trong hệ thống các cơ quan nhà n-ớc của Lào có mỗi quan hệ trực tiếp về việc chỉ đạo của Đảng và Nhà n-ớc. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu cũng cần phải nghiên cứu các ý nghĩa của tài liệu trong mối liên hệ với tài liệu của các cơ quan khác.
2.1.2 Các ph-ơng pháp xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu có thể tiến hành xem xét cho một tài liệu, cho một hồ sơ, cho một nhóm tài liệu hoặc cho một phông l-u trữ. Tuy nhiên, do tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan, ngày càng nhiều về số l-ợng, đa dạng, phong phú về nội dung thì việc xem xét giá trị đối với từng tài liệu, từng hồ sơ thậm chí từng phông l-u trữ sẽ gặp nhiều khó khăn. Do đó những ng-ời làm công tác l-u trữ đã nghiên cứu ứng dụng một số ph-ơng pháp nh- ph-ơng pháp hệ thống, ph-ơng pháp phân tích chức năng, ph-ơng pháp thông tin, ph-ơng pháp sử liệu học để XĐGT tài liệu. Những ph-ơng pháp này giúp cho ng-ời làm công tác l-u trữ nhìn nhận giá trị của tài liệu một cách tổng quát và hệ thống hơn. Đối với tài liệu phông l-u trữ Chính phủ n-ớc CHDCND Lào cũng có thể tiến hành theo các ph-ơng pháp xác định giá trị tài liệu đó.
2.1.2.1. Ph-ơng pháp hệ thống
Chính phủ là cơ quan chấp hành của Quốc hội và cơ quan hành chính Nhà n-ớc cao nhất;Chính phủ thành lập Phủ Thủ t-ớng là cơ quan làm việc th-ờng xuyên của Chính phủ, giúp Chính phủ quản lí, điều hành mọi công việc của đất n-ớc. Theo quan điểm của Đảng NDCM Lào, vai trò của Chính phủ Lào là rất quan trọng. Trong quá trình hoạt động, Chính
phủ Lào hàng ngày, hàng giờ sản sinh ra khối tài liệu rất lớn để chỉ đạo, lãnh đạo, để thực hiện nhiệm vụ và các chủ tr-ơng, chính sách, chế độ của Đảng và Nhà n-ớc. Từ đó ta thấy rằng tài liệu phông l-u trữ của Chính phủ Lào có giá trị to lớn trong việc xem xét tính thực tiễn của chính sách, pháp luật của nhà n-ớc CHDCND Lào.
Việc áp dụng ph-ơng pháp hệ thống cho ta thấy đ-ợc vai trò quan trọng của Chính phủ Lào cũng nh- giá trị tài liệu phông l-u trữ Chính phủ Lào đối với phông l-u trữ Quốc gia của Lào, đối với việc nghiên cứu lịch sử của các cơ quan Nhà n-ớc cấp trung -ơng, của các bộ tộc của Lào.
2.1.2.2. Ph-ơng pháp phân tích chức năng
Mỗi cơ quan khi đ-ợc thành lập đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Những cơ quan ở vị trí cao trong bộ máy Nhà n-ớc sẽ có chức năng nhiệm vụ quan trọng và bao quát hơn những cơ quan trong cùng hệ thống nh-ng ở cấp thấp hơn. PTT n-ớc CHDCND Lào có chức năng rất quan trọng trong việc giúp Chính phủ quản lí, điều hành công việc của quốc gia. Do đó, những tài liệu do Chính phủ ,PTT Lào hình thành ra có vị trí đặc biệt quan trọng. Khi phân tích chức năng cho chúng ta thấy Chính phủ, Phủ Thủ t-ớng n-ớc CHDCND Lào giữ vai trò rất quan trọng trong bộ máy nhà n-ớc của Lào và có vai trò to lớn trong khối tài liệu phông l-u trữ Quốc gia Lào. Chính phủ có chức năng chấp hành và hành chính nhà n-ớc cao nhất, đây là hai chức năng chủ yếu của Chính phủ Lào. Nh- vậy, khối tài liệu của Chính phủ Lào phản ánh những hoạt động quản lý, lãnh đạo, chỉ đạo là những tài liệu có giá trị cao nhất so với toàn bộ tài liệu của các phông l-u trữ khác của CHDCND Lào. Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, Phủ Thủ t-ớng có Văn phòng Phủ Thủ t-ớng giúp việc và có nhiều các cơ quan trực thuộc. Thông qua các nhóm tài liệu của Phủ Thủ t-ớng cơ quan làm việc th-ờng xuyên của Chính phủ Lào để chúng ta biết đ-ợc những chính sách, chủ tr-ơng của nhà n-ớc đối với nhân dân các bộ
tộc Lào và những hoạt động của bộ máy nhà n-ớc trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2.1.2.3. Ph-ơng pháp thông tin
Nhìn d-ới góc độ thông tin, giá trị của tài liệu phông l-u trữ Chính phủ Lào xét đến cùng chính là giá trị của các thông tin mà chúng có thể mang lại cho ng-ời nghiên cứu. Xét trên ý nghĩa đó, tài liệu chỉ có giá trị khi nào nó mang lại những thông tin xác thực cho ng-ời sử dụng. Khi xác định giá trị tài liệu cần chú ý rằng so với nội dung của tài liệu, các thông tin chứa trong tài liệu mà ng-ời ta gọi là thông tin tài liệu có phần phù hợp mà cũng có phần khác nhau. Vì vậy, không nên đồng nhất nội dung với thông tin [10,105] .
Khi xác định giá trị tài liệu phông l-u trữ Chính phủ n-ớc CHDCND Lào ngoài việc vân dụng ph-ơng pháp hệ thống, ph-ơng pháp phân tích chức năng ng-ời ta còn vận dụng ph-ơng pháp thông tin để lựa chọn đ-ợc những tài liệu chân thực, có nội dung thông tin cao nhằm đảm bảo cho mức độ hoàn chỉnh của phông l-u trũ Chính phủ Lào và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả.
2.1.2.4 Ph-ơng pháp sử liệu học
Tài liệu l-u trữ là một nguồn sử liệu quan trọng. Nguồn sử liệu này có độ chính xác cao và phục vụ ngày càng nhiều cho nghiên cứu lịch sử. Do vậy việc áp dụng các ph-ơng pháp sử liệu học để xem xét giá trị của tài liệu và quyết định nhiệm vụ lựa chọn chúng để bảo quản là một nhu cầu tất yếu [10,106].
Vận dụng ph-ơng pháp sử liệu là một trong những hoạt động quan trọng góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu của lịch sử các bộ tộc Lào. Ph-ơng pháp sử liệu học đ-ợc áp dụng để phân tích giá trị sử liệu của một hoặc một nhóm tài liệu và xác định thời hạn bảo quản thích hợp. Nhờ có sự
phân tích, so sánh theo ph-ơng pháp sử liệu học mà cán bộ làm l-u trữ có thể hiểu đ-ợc các giai đoạn khác nhau và những nguyên nhân đã làm thay đổi nội dung cũng nh- hình thức của một tài liệu này hay một tài liệu khác. Tù đó xác định đ-ợc thông tin chứa trong tài liệu l-u trữ có giá trị đến mức độ nào, có ích gì cho nghiên cứu và có cần lựa chọn để bảo quản hay không.
Ph-ơng pháp sử liệu học có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc xác định giá trị các tài liệu cũ ví dụ tài liệu của các Chính phủ tồn tại ở Lào từ năm 1975 trở về tr-ớc với góc độ là nguồn sử liệu của lịch sử Lào, cung cấp cho nghiên cứu lịch sử những thông tin sử liệu chân thực nhất.
2.1.3 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
Nghiên cứu nguyên tắc và các ph-ơng pháp xác định giá trị tài liệu để giúp cho ng-ời làm công tác l-u trữ khi xem xét giá trị các tài liệu có nhận thức một cách biện chứng, lôgic và toàn diện đối với tài liệu hình