8. Bố cục của đề tài
3.1. Giới thiệu chung về bảng thời hạn bảo quản
3.1.1. Khái niệm "Thời hạn bảo quản"
Trong thực tiễn công tác l-u trữ "Thời hạn bảo quản" là vấn đề quan trọng và đang đ-ợc quan tâm. Thời hạn bảo quản tài liệu là hình thức thể hiện giá trị của tài liệu gắn chặt với giá trị tài liệu và phục vụ đắc lực cho yêu cầu XĐGTTL. Chính vì vậy mà yêu cầu bức xúc đặt ra là các cơ quan cần xây dựng bảng thời hạn bảo quản để làm công cụ xác định giá trị tài liệu, h-ớng dẫn việc lựa chọn, bổ sung tài liệu vào l-u trữ một cách hiệu quả và có chất l-ợng cao.
"Thời hạn bảo quản" Về khái niệm này đã có nhiều cuốn thuật ngữ l-u trữ ở các n-ớc diễn giải. Nhìn chung, định nghĩa về thuật ngữ đó ở các n-ớc nhìn chung là thống nhất mặc dầu cách diễn đạt có thể khác nhau. Ví dụ: Thời hạn bảo quản là thời hạn đ-ợc xác định để bảo quản tài liệu ở l-u trữ cơ quan,tính từ khi tài liệu kết thúc giai đoạn văn th- cho đến khi xem xét để loại ra tiêu huỷ. Hoặc trong cuốn Thuật ngữ l-u trữ các n-ớc xã hội chủ nghĩa định nghĩa: " Thời hạn bảo quản" đ-ợc thống nhất diễn giải là Thời hạn đ-ợc xác định để bảo quản tài liệu mà đã kết thúc ở phần văn th-. Còn trong cuốn Thuật ngữ l-u trữ Việt Nam ,"Thời hạn bảo quản" đ-ợc diễn giải là khoảng thời gian cần thiết để l-u giữ tài liệu kể từ khi tài liệu kết thúc ở văn th-. Thời hạn bảo quản chủ yếu áp dụng cho tài liệu ở l-u trữ cơ quan. Những tài liệu có giá trị lịch sử (bảo quản vĩnh viễn) không là đối t-ợng để xét thời hạn bảo quản" [42, 79].
Có thể nói, các khái niệm về "Thời hạn bảo quản" tài liệu nh- đã nêu trên chỉ là vấn đề mang tính lý luận, còn khi vận dụng vào từng hoàn cảnh cụ thể thì chúng ta phải có sự linh hoạt và chú ý vào từng điều kiện thực tế đó. Chẳng hạn nh- ở các trung tâm l-u trữ tỉnh, nơi vừa là l-u trữ hiện hành (l-u trữ cơ quan) vừa là l-u trữ lịch sử (l-u trữ cố định), do đó không có sự tách rời rõ rệt nên khi xử lý các nghiệp vụ XĐGTTL chúng ta phải l-u ý đến đặc điểm này để trách sự nhầm lẫn. Vì trong kho l-u trữ cơ
quan không chỉ có tài liệu bảo quản vĩnh viễn mà còn có những tài liệu cần bảo quản có thời hạn..
3.1.2. Các mức độ thời hạn bảo quản tài liệu
Nh- chúng ta đã biết, trong quá trình hoạt động của các cơ quan đã sản sinh ra rất nhiều loại tài liệu và các hồ sơ tài liệu đó không phải tài liệu nào cũng có giá trị ngang nhau. Vì thế, thời gian để l-u trữ tài liệu đó không thể nh- nhau mà nó phụ thuộc vào giá trị của tài liệu và nhu cầu sử dụng chúng. Do đó yêu cầu đặt ra là ở mỗi loại tài liệu phải định ra thời hạn bảo quản cho thật phù hợp để có sự quan tâm hợp lý đối với từng loại tài liệu.
ở Việt Nam, ngay từ những năm tháng chống chiến tranh phá hoại của của đế quốc Mỹ, để bảo vệ an toàn tài liệu Đảng và Nhà n-ớc Việt Nam đã có chủ tr-ơng sơ tán tài liệu cùng với việc phân tài liệu thành 3 loại: Loại A gồm những tài liệu "đặc biệt quý giá", loại B gồm những tài liệu " quý giá", loại C gồm những tài liệu "ít giá trị". Chính quan điểm này đã hình thành 3 mức độ thời hạn l-u trữ (bảo quản): Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời [13,33].
Với 3 mức độ thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời đã đ-ợc các cơ quan áp dụng mấy chục năm qua. Tuy nhiên một vấn đề đặt ra là khái niệm chỉ các mức độ bảo quản tài liệu cần có sự nghiên cứu và quy định lại. Đối với khái niệm bảo quản vĩnh viễn thì không cần phải bàn cãi vì bản thân nó đã chỉ cho chúng ta thấy rõ thời hạn bảo quản là mãi mãi không bao giờ tiêu huỷ. Riêng với khái niệm "bảo quản lâu dài" và "bảo quản tạm thời" thì còn quá trừu t-ợng, mông lung và ch-a hợp lý.
Theo chúng tôi, thời hạn bảo quản chỉ có 2 mức độ là: l-u trữ vĩnh viễn và l-u trữ có thời hạn. Trong "l-u trữ có thời hạn" chúng ta cần phải định rõ thời gian bảo quản cụ thể đối với từng hồ sơ tài liệu là 5, 10, 20, 30... 105 năm chứ không sử dụng các khái niệm tr-ù t-ợng là "lâu dài".
"tạm thời" nữa. Có nh- thế chúng ta mới dễ dàng trong việc XĐGTTL. Tuy nhiên, đây là một vấn đề khó khăn, phức tạp không dễ dàng thực hiện đ-ợc ngay mà bắt buộc chúng ta phải có sự nghiên cứu kĩ l-ỡng và có sự hợp tác giữa các nhà l-u trữ học với các cán bộ chuyên môn đặt d-ới sự chỉ đạo của Cục L-u trữ Phủ Thủ t-ớng để nghiên cứu đi đến thống nhất về thời hạn bảo quản cụ thể cho từng loại tài liệu.
3.1.3. Các loại Bảng thời hạn bảo quản
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một trong các loại bảng kê tài liệu dùng làm công cụ trong XĐGTTL. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện là bảng kê các loại tài liệu sắp xếp theo một trật tự nhất định trong đó có ghi thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, mỗi ngành chủ quản đều sản sinh ra một khối l-ợng lớn tài liệu. Tài liệu của các cơ quan đó vừa có những điểm giống nhau vừa có những đặc điểm riêng phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình. Và các tài liệu đó đều có ý nghĩa khác nhau phục vụ cho từng mục đích khác nhau của mỗi cơ quan trong những hệ thống nhất định. Chính vì vậy, chúng ta không thể biên soạn một bảng thời hạn bảo quản chung để áp dụng cho các cơ quan đó đ-ợc. Cho đến nay đã có các loại bảng thời hạn bảo quản sau:
- Bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan ,tổ chức.
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu chuyên ngành - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của từng cơ quan
Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu khái quát ba loại bảng thời hạn bảo quản thông dụng th-ờng gặp trong thực tế công tác l-u trữ:
Bảng thời hạn bảo quản này đ-ợc biên soạn để vận dụng vào XĐGT cho loại tài liệu phổ biến mà cơ quan nào cũng có, đó là tài liệu hành chính. Loại tài liệu này đ-ợc sản sinh ra ở tất cả các cơ quan từ trung -ơng đến địa ph-ơng.
Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu này sẽ giúp cho các cơ quan có căn cứ để tiến hành xây dựng bảng thời hạn bảo quản riêng cho cơ quan mình. Ngoài ra, đối với những cơ quan ch-a có điều kiện xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan thì tr-ớc mắt có thể dựa vào bảng thời hạn bảo quản mẫu này để làm công cụ xác định giá trị tài liệu.
b) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu chuyên ngành
Trong hệ thống các cơ quan từ trung -ơng đến các cơ quan đơn vị trực thuộc, không phải là cơ quan nào cũng có chức năng nh- nhau mà mỗi cơ quan có chức năng, nhiệm vụ riêng và trong hoạt động của những cơ quan đó ngoài những tài liệu hành chính chúng còn sản sinh ra những tài liệu chuyên môn mang đặc tr-ng riêng của ngành đó. Ví dụ nh-: Tài liệu của kiểm sát, tài liệu của toà án, tài liệu của địa chính, tài liệu tài chính... Do vậy mỗi ngành chuyên môn phải căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu và dựa vào tài liệu chuyên môn của ngành để xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành.
Về bản chất, bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành là bản thống kê tài liệu của ngành kèm theo thời hạn bảo quản. Các cơ quan cùng chức năng có thể vận dụng bảng THBQ này để XĐGT tài liệu của cơ quan mình.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác xác định giá trị của các cơ quan. Nó là văn bản h-ớng dẫn nghiệp vụ có tính chất thống nhất đối với tài liệu của toàn ngành từ cơ
quan chủ quản đến các đơn vị trực thuộc, giúp cho các cán bộ l-u trữ có căn cứ để định thời hạn bảo quản và giúp cho việc định thời hạn bảo quản đ-ợc thống nhất đối với những tài liệu cùng một hệ thống.
c) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của từng cơ quan
Đây là bảng thời hạn bảo quản áp dụng cho từng cơ quan cụ thể khi xác định giá trị tài liệu, nó có ý nghĩa quan trọng và thiết thực giúp cho cơ quan lựa chọn tài liệu đ-ợc chính xác. Ví dụ bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bộ Ngoại giao, Bộ Tài chính
3.1.4. Vai trò của bảng thời hạn bảo quản
Bảng thời hạn bảo quản có một vai trò rất quan trọng trong công tác XĐGTTL, cụ thể nh- sau:
Bảng thời hạn bảo quản đ-ợc sử dụng để điều chỉnh lại thời hạn bảo quản cho các hồ sơ tài liệu đã lập ở văn th-. Đồng thời trong công tác chỉnh lý khoa học tài liệu thì nó là công cụ h-ớng dẫn để lập hồ sơ và quy định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ tài liệu khi chúng ta tiến hành xác định giá trị chúng. Ngoài ra, căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản để xây dựng các loại công cụ xác định giá trị khác nh-: Bảng kê các tài liệu cần giao nộp vào l-u trữ, bảng kê các tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời, bảng kê các tài liệu loại huỷ... Mặt khác, bảng thời hạn bảo quản còn có tác dụng làm căn cứ để Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét và quyết định loại huỷ hay tiếp tục bảo quản khi tài liệu đến thời gian phải đánh giá và loại huỷ. Ngoài ra, nó còn giúp chúng ta xác định những tài liệu cần phải giao nộp vào l-u trữ cố định.
3.1.5 Cấu tạo của bảng thời hạn bảo quản
Bảng thời hạn bảo quản là bảng kê các tài liệu (hoặc nhóm tài liệu) của một cơ quan, đơn vị hay một bộ phận tài liệu của phông có kèm theo
thời hạn bảo quản của từng tài liệu (hoặc nhóm tài liệu). Nó là một công cụ h-ớng dẫn công tác XĐGT tài liệu rất cần thiết cho các phòng, kho l-u trữ. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông l-u trữ Chính phủ n-ớc CHDCND Lào cũng sẽ là một công cụ h-ớng dẫn công tác XĐGT tài liệu nếu nó đ-ợc xây dựng tốt.
Bảng thời hạn bảo quản này gồm 7 mục với 174 loại tài liệu. Những hồ sơ tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản tài liệu đ-ợc phân loại theo mặt hoạt động. Mỗi mặt hoạt động có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Chính phủ ,Phủ Thủ t-ớng Lào và Văn phòng Phủ Thủ t-ớng, các cục, vụ, ban giúp việc Phủ Thủ t-ớng Lào là những mục t-ơng ứng với một nhóm hồ sơ, tài liệu và đ-ợc ký hiệu bằng chữ số La Mã: I, II, III ... Từ nhóm hồ sơ tài liệu của các mục lớn đó đ-ợc phân thành các nhóm nhỏ I1, I2 ... Từ nhóm nhỏ đó đ-ợc phân chia thành nhóm nhỏ theo từng vấn đề, đó cũng chính là đơn vị phân loại cuối cùng là các hồ sơ ký hiệu bằng chữ số ả Rập. T-ơng ứng với các hồ sơ, tài liệu đó là thời hạn bảo quản có thời hạn (từ 5 năm đến 105 năm).
Thứ tự các nhóm tài liệu trong Bảng thời hạn bảo quản đ-ợc sắp xếp chủ yếu từ các nhóm tài liệu từ quan trọng đến ít quan trọng hơn, từ cái chung đến cái cụ thể.
Bảng thời hạn bảo quản đ-ợc chia thành 4 cột mục nh- sau:
Số thứ tự Tên loại tài liệu Thời hạn bảo
quản tài liệu Ghi chú
(1) (2) (3) (4)
Cột (1) : Đánh số thứ tự liên tục cho các nhóm tài liệu Cột (2) : Ghi tên các nhóm tài liệu
Cột (3) : Ghi thời hạn bảo quản cho từng nhóm tài liệu. Cột (4) : Ghi chú
3.1.6 H-ớng dẫn sử dụng bảng thời hạn bảo quản
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông Chính phủ n-ớc CHDCND Lào áp dụng chủ yếu cho các tài liệu quản lý hành chính nhà n-ớc đ-ợc hình thành trong quá trình hoạt động của Chính phủ Lào. Những tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn và tài liệu từ năm 1975 trở về tr-ớc không thuộc phạm vi áp dụng của bảng thời hạn bảo quản này.
Bảng thời hạn bảo quản này đ-ợc quy định theo 2 mức độ bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn (trong đó có thể chia tiếp thành 2 mức độ: Từ 5 năm đến 10 năm và 10 năm đến 105 năm).
- Thời hạn bảo quản vĩnh viễn đ-ợc áp dụng cho những loại hồ sơ, tài liệu phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ, những mặt hoạt động cơ bản, chủ yếu, điển hình có tính chất đặc thù của Chính phủ,Phủ Thủ t-ớng (Văn phòng Phủ Thủ t-ớng, cục, vụ ban) giúp việc cho Phủ Thủ t-ớng Lào, là loại tài liệu phục vụ lâu dài cho cơ quan và có ý nghĩa lịch sử thì có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
Thời hạn bảo quản từ 10 năm đến 105 năm đ-ợc áp dụng chủ yếu cho những tài liệu quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan và có ý nghĩa lịch sử nhất định.
Thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 10 năm đ-ợc áp dụng cho các loại tài liệu có giá trị thực tiễn, phục vụ cho hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan. Th-ờng là những tài liệu có tính chất hành chính sự vụ, giao dịch thông th-ờng hoặc những tài liệu có nội dung mà thông tin trong đó đã bị tổng hợp gần nh- hoàn toàn thành các tài liệu khác hoặc trùng với những tài liệu đã đ-ợc bảo quản ở các đơn vị chức năng, những tài liệu gửi để biết ít liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Do giá trị của các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động và giải quyết công việc không giống nhau nên khi lập bảng kê cần phải đ-a những tài liệu có liên quan với nhau về cùng một vấn đề, sự việc và có giá trị t-ơng đối giống nhau vào cùng một nhóm. Trong tr-ờng hợp một
nhóm, một hồ sơ mà có nhiều văn bản, loại tài liệu có những giá trị bảo quản khác nhau thì theo nguyên tắc, thời hạn bảo quản của hồ sơ đó đ-ợc tính theo thời hạn bảo quản của tài liệu có thời hạn bảo quản cao nhất trong hồ sơ.
Thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu đ-ợc tính từ ngày 01 tháng 01 của năm tiếp liền sau năm kết thúc giải quyết ở văn th- của những văn bản đó. Khi hồ sơ tài liệu đã bảo quản hết thời hạn thì đối với những hồ sơ nào có ghi ký hiệu đánh giá (ĐG) thì cán bộ l-u trữ phải xem xét, đánh giá lại xem có nên kéo dài thời hạn bảo quản hay không? Còn đối với những hồ sơ sau khi xem xét thấy đã hết giá trị thì phải lập bản thống kê danh sách các tài liệu đề nghị loại để hội đồng XĐGTTL làm thủ tục tiêu huỷ theo đúng quy định của nhà n-ớc.
Tóm lại, giá trị sử dụng của bảng thời hạn bảo quản này rất lớn,