8. Bố cục của đề tài
2.2.Cơ sở thực tiễn
2.2.1. Một số quy định của các cơ quan Đảng và Nhà n-ớc Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào về công tác l-u trữ
2.2.1.1 Các văn bản của Đảng nhân dân cách mạng Lào
Trong thời kỳ cách mạng giải phóng đất n-ớc Đảng NDCMLào đã có chủ tr-ơng quan tâm tới việc bảo quản và giữ gìn tài liệu l-u trữ trong vùng giải phóng.
Ngày 25/04/1968 Uỷ ban TW Đảng đã ban hành văn bản về bảo quản tài liệu l-u trữ ở văn phòng Quận uỷ,Tỉnh uỷ,Văn phòng Đảng uỷ quân sự TW và những ngành trực thuộc TW khác.Nhờ văn bản này nên công tác bảo quản tài liệu l-u trữ đ-ợc thực hiện t-ơng đối tốt.Sau đó Uỷ ban tr-ờng trực TW Đảng NDCMLào đã ban hành chỉ thị số 70/TTU,ngày
20/10/1968 về tăng c-ờng chỉ đạo công tác bảo quản tài liệu l-u trữ trong tình hình mới của các cơ quan đơn vị trực thuộc Chính phủ.
Theo nội dung của chỉ thị số 70/TTU, các tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Đảng nh- Đảng Uỷ quân sự,Văn phòng quân sự, Văn phòng Quận uỷ,Tỉnh uỷ và những ngành trực thuộc Đảng TW nh- chỉ thị, báo cáo,kế hoạch…phải đ-ợc l-u giữ đầy đủ,sau đó phải lập hồ sơ, giao nộp vào Văn phòng TW Đảng ở nơi căn cứ cách mạng Huyện Viêng Xay ( Tỉnh Hua Phăn ). Từ đây công tác l-u trữ của Đảng đ-ợc phát tiển lên một bứơc,nhiều tài liệu l-u trữ đã đ-ợc khai thác phục vụ cho các cơ quan và lực l-ợng vũ trang Lào góp phần lập nên chiến thắng của cách mạng giải phóng đất n-ớc.
Ngay từ ngày thành lập Nhà n-ớc CHDCND Lào, ngày 02 tháng 12 năm 1975 Đảng NDCM Lào đã quan tâm củng cố và phát triển công tác l-u trữ phục vụ nhiệm vụ chính trị của Đảng. Theo Quyết định số149/TWĐ ngày 08 tháng 3 năm 1976, Phòng L-u trữ trực thuộc Phủ Thủ t-ớng là một cơ quan có nhiệm vụ giúp Phủ Thủ t-ớng quản lý nhà n-ớc về công tác văn th--l-u trữ ở CHDCND Lào.
Ngày 13 tháng 7 năm 1983 Ban chấp hành Trung -ơng Đảng Nhân dân cách mạng Lào đã ban hành Chỉ thị số 125/BCHTWĐ về một số vấn đề công tác văn th- và công tác l-u trữ. Nội dung của chỉ thị này là: Các cơ quan Đảng phải có bộ phận làm công tác văn th- và công tác l-u trữ, cán bộ làm công tác văn th- và l-u trữ ở các cơ quan Đảng phải là ng-ời trung thành với Đảng với Tổ quốc, phải là ng-ời g-ơng mẫu của cơ quan, phải là Đoàn viên -u tú hoặc Đảng viên Đảng NDCM Lào.
Đồng thời cán bộ làm công tác văn th- - l-u trữ các cơ quan Đảng phải giữ gìn bí mật của cơ quan và bí mật của Quốc gia.
Ngày 30 tháng 4 năm 1990 Văn phòngTrung -ơng Đảng nhân dân cách mạng Lào và Văn phòng Phủ Thủ t-ớng đã ban hành Điều lệ số 121/TWĐ-HĐBT. Thực hiện Điêu lệ này Cục l-u trữ đ-ợc Hội Đồng Bộ
tr-ởng giao nhiệm vụ quản lý thống nhất công tác văn th- - l-u trữ của Đảng và Nhà n-ớc từ trung -ơng đến địa ph-ơng để phục vụ sự nghiệp xây dựng kinh tế và phát triển văn hoá của đất n-ớc.
Trong tình hình hiện nay Đảng NDCM Lào coi công tác l-u trữ là một khâu nghiệp vụ quan trọng trong các cơ quan Đảng.
Trong những văn bản chỉ đạo của Đảng, vai trò của công tác l-u trữ nói chung và giá trị quan trọng của tài liệu l-u trữ nói riêng đã đ-ợc xác định rất rõ ràng. Điều này còn tiếp tục đ-ợc đề cập đến nhiều văn bản khác của Chính phủ n-ớc CHDCND Lào.
2.2.1.2. Các văn bản của nhà n-ớc
Ngày 20 tháng 10 năm 1983 Hội đồng Bộ tr-ởng đã ban hành Nghị định số 90/HĐBT thành lập Cục L-u trữ thuộc Văn phòng Hội đồng Bộ tr-ởng. Theo Nghị định này: Cục L-u trữ cơ quan thuộc Văn phòng Hội đồng Bộ tr-ởng, có nhiệm vụ giúp Hội đồng Bộ tr-ởng quản lý tập trung thống nhất công tác văn th- - l-u trũ từ trung -ơng đến địa ph-ơng trong phạm vi toàn quốc.
Ngày 23 tháng 4 năm 1993 Văn phòng Chính phủ đã ban hành Thông t- số 377/VPCP về việc sắp xếp và l-u trữ công văn l-u.
Ngày 04 tháng 8 năm 1993 Văn phòng Chính phủ ban hành Thông t- số 779/VPCP về việc tổ chức thực hiện công tác l-u trữ.
Ngày 24 tháng 5 năm 1994 Văn phòng Phủ Thủ t-ớng đã ban hành Quyết định số 102/VPPTT về việc tổ chức của Cục L-u trữ.
Tóm lại, cơ sở lý luận của việc xác định giá trị tài liệu là chỗ dựa quan trọng để những ng-ời làm công tác l-u trữ xem xét quyết định thời hạn bảo quản đối với tài liệu văn kiện. Đó chính là các nguyên tắc, ph-ơng pháp, tiêu chuẩn mà khoa học l-u trữ đã nghiên cứu xây dựng.
Song để vận dụng tốt cơ sở lý luận xác định giá trị tài liệu vào thực tế còn đòi hỏi phải tìm hiểu sâu sắc các văn bản chỉ đạo, h-ớng dẫn của
Đảng và Nhà n-ớc Lào về công tác l-u trữ. Mặt khác cũng phải nghiên cứu, khảo sát để hiểu rõ các tài liệu do cơ quan hình thành ra trong quá trình hoạt động của nó. Đó là cơ sở thực tiễn vô cùng quan trọng trong công tác xác định giá trị tài liệu nói chung.
Để quy định thời hạn bảo quản cho các tài liệu ở phông l-u tr- Chính phủ n-ớc CHDCND Lào thì phải vận dụng cơ sở lý luận của XĐGTTL và căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu trong phông để phân chia, xem xét, đánh giá từng nhóm tài liệu.
Trong quá trình định thời hạn bảo quản cho tài liệu, cần dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu. Song phải thận trọng khi vận dụng các tiêu chuẩn để định thời hạn bảo quản cho tài liệu và sử dụng chúng một cách linh hoạt, không thể máy móc, chỉ dựa vào lý luận mà phải xem xét trực tiếp từng loại tài liệu để thấy hết giá trị của nó, từ đó định thời hạn bảo quản mới chính xác.
Ngoài ra, còn căn cứ vào nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan để định thời hạn bảo quản cho tài liệu.
Nh- vậy, độ dài của thời hạn bảo quản tài liệu còn phụ thuộc vào nhu cầu khai thác sử dụng của cơ quan. Điều này đã đ-ợc nhấn mạnh ở phần quy định chung trong bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu do Cục L-u trữ Việt Nam ban hành năm 1975 mà chúng ta có thể tham khảo. Đó là: "Các cơ quan nhà n-ớc, các ngành, các cấp căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản mẫu, kết hợp với yêu cầu sử dụng tài liệu do mình làm ra mà quy định thời hạn bảo quản cần thiết phải bảo quản đối với từng loại tài liệu cụ thể" [1,331-332].
Qua khảo sát thực tế và nghiên cứu sổ khai thác tài liệu của Phủ Thủ t-ớng n-ớc CHDCND Lào, chúng tôi thấy các hồ sơ tài liệu th-ờng đ-ợc phục vụ khai thác là các hồ sơ tài liệu về thi đua, khen th-ởng, các nghị định, nghị quyết của Chính phủ và các quyết định, chỉ thị của Thủ t-ớng
Chính phủ ... Khi xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ tài liệu trong phông, cần chú ý hơn đối với các hồ sơ tài liệu th-ờng đ-ợc khai thác đó và căn cứ vào khoảng thời gian làm ra tài liệu đến thời gian mà ng-ời khai thác nghiên cứu là bao nhiêu năm để từ đó định thời hạn bảo quản cho tài liệu một cách hợp lý nhất.
Thời gian bảo quản tài liệu phông l-u trữ Chính phủ Lào tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể: Có hồ sơ tài liệu bảo quản vĩnh viễn, có hồ sơ tài liệu bảo quản có thời hạn (5, 10, 20, 30, 100, 105 năm...) và mốc tính thời hạn bảo quản có sự khác nhau. Có hồ sơ tài liệu tính từ khi kết thúc năm hành chính, có hồ sơ tài liệu tính từ khi sự việc đó bắt đầu (nh- hồ sơ cá nhân). Có hồ sơ tài liệu ch-a thể xác định chính xác thời gian vì hết thời hạn bảo quản phải đánh giá, xem xét lại để quyết định cần phải tiếp tục bảo quản hay có thể loại huỷ. Có thể nói, việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu phông l-u trữ Chính phủ n-ớc CHDCND Lào chỉ mang tính chất t-ơng đối.
Ch-ơng 3
bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông l-u trữ Chính phủ n-ớc cộng hòa dân chủ nhân dân lào