PHẦN 5 : CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAO NHẬN, GIÁM SÁT VẬN TẢI
5.1. Quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty cổ phần Bensa Việt Nam
5.1.1. Thực tế quy trình giao nhận hàng hóa
Sơ đồ 5.1. Quy trình giao nhận hàng hóa của Công ty cổ phần Bensa Việt Nam
5.1.2. Quy trình chuẩn bị trước khi tàu bay cập cảng làm hàng nhập 5.1.2.1. Ký hợp đồng
Trước tiên bộ phận Sales phải tiềm kiếm khách hàng. Sau đó, nhân viên bộ phận Sales của công ty cổ phần Bensa Việt Nam sẽ tiến hành liên hệ để xem xét và báo giá, nếu bên công ty khách hàng chấp nhận, hai bên thỏa thuận và tiến đến ký kết hợp đồng dịch vụ. Công ty cổ phần Bensa Việt Nam sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ với khách hàng khi nhân viên Sales báo khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ. Sau khi soạn xong sẽ gửi qua cho bên khách hàng kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì bên khách hàng sẽ xác nhận lại với công ty. Tiếp đến đưa Giám đốc kí tên, đóng mộc và đưa lại cho nhân viên Sales chuyển cho khách hàng kí tên, đóng dấu, và lấy các chứng từ cần thiết khác.
Sau khi nhận được bộ chứng từ của khách hàng, thì bộ chứng từ sẽ được nhận viên giao nhận kiểm tra rồi chuyển cho phòng chứng từ của công ty để kiểm tra lại một lần nữa. Bao gồm:
- Giấy giới thiệu doanh nghiệp có đóng dấu - Hợp đồng thương mại (Sale of contract) - Phiếu đóng gói (Packing list)
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice ) - Bảo hiểm (nếu có)
- Vận đơn hàng không (Airway Bill) - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa - Giấy thông báo hàng đến
- C/O
Các loại chứng từ cần đảm bảo logic về số lượng, nội dung cũng như về tính pháp lý. Tại công ty, nội dung kiểm tra hồ sơ chứng từ của bộ hợp đồng nhập khẩu được tiến hành theo thứ tự trước sau nhất định của các loại chứng từ:
-Sales Contract: Số và ngày của hợp đồng, tên và địa chỉ của bên bán, bên mua. Mô tả hàng hóa( tên hàng, số lượng, chất lượng, Netwight, Gross weight, kí mã hiệu, tổng giá trị hàng ). Điều kiện cơ sở giao hàng. Phương thức thanh toán. Thời điểm và địa điểm giao hàng. Mộc và chữ kí của đại diện 2 bên bán và bên mua. Đặc biệt là phải kiểm tra xem mặt hàng nhập khẩu này có thuộc danh mục hàng cấm xuất nhập khẩu hay không, hàng nhập khẩu có cần xin xấy phép của Bộ quản lý chuyên ngành, hàng có phải kiểm dịch động, thực vật để từ đó có hướng giải quyết phù hợp. Bởi vì mỗi trường hợp thì bộ hồ sơ khai Hải quan sẽ cần bổ sung những chứng từ khác nhau.
- Parking list : việc kiểm tra phiếu đóng gói được dựa vào hợp đồng được ký kết. Các nội dung cần được kiểm tra trong parking list bao gồm: thông tin người bán, người mua; thông tin về hàng hóa, tên hàng, đơn vị tính, GW, CBM, mộc và chữ ký của công ty.
- Invoice: việc kiểm tra hóa đơn thương mại được dựa vào hợp đồng và parking list. Các nội dung cần phải kiểm tra trong invoice bao gồm: số và ngày invoice; thông tin người bán, người mua; thông tin về hàng hóa, tên hàng, đơn vị tính, tổng tiền, đồng tiền thanh toán; sân bay đi – sân bay đến; phương thức thanh toán; cách thức giao hàng; mộc và chữ ký của công ty.
- Bảo hiểm hàng hóa: việc kiểm tra các thông tin trong bảo hiểm hàng hóa được dựa vào invoice và parking list. Các nội dung cần phải kiểm tra trong bảo hiểm bao gồm: số và ngày bảo hiểm (trước hoặc bằng ngày B/L); người được bảo hiểm và người thụ hưởng; điều kiện bảo hiểm ( A, B, C); Trí giá bảo hiểm; số và ngày invoice; sân bay đi – sân bay đến, têu chuyến bay, số chuyến; văn phòng đại diện trong nước;
- B/L : việc kiểm tra vận đơn được dựa vào parking list. Các nội dung cần phải kiểm tra trong vận đơn bao gồm: số và ngày B/L; loại B/L; cước phí; mộc và chữ ký trên B/L.
- C/O : việc kiểm tra C/O được dựa vào B/L, invoice và parking list.
+ Đối với loại C/O không ưu đãi, các thông tin cần kiểm tra bao gồm : Tên hàng; số lượng; mộc và chữ ký trên C/O.
+ Đối với loại C/O có ưu đãi, cần kiểm tra chính xác các thông tin: nhà xuất khẩu; tên và địa chỉ nhà nhập khẩu; tên chuyến bay, số chuyến, cảng đi, cảng đến; cơ quan cấp C/O; mark/ shipping mark; tên hàng và số lượng hàng hóa; tiêu chí xuất xứ; GW, CBM; số và ngày invoice; mộc và chữ ký trên C/O.
5.1.2.3. Lập bộ chứng từ hoàn chỉnh
Trong quá trình kiểm tra chứng từ cho các hợp đồng nhập hàng hóa, công ty thường thường gặp phải các sai sót như:
- Nhà xuất khẩu bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.
- Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại.
- Ngoài ra còn có một số lỗi như số liệu không trùng khớp giữa các chứng từ, phí cao, sự việc thực tế phát sinh khác biệt (tàu bị trễ so với dự kiến, số lượng, số khối hàng hóa không đúng…)
Việc sai sót một số thông tin như trên phải được thông báo ngay đến nhà xuất khẩu và chờ phản hồi thông tin bổ sung từ họ, chậm nhất là trong vòng 5 tiếng khi nhận được chứng từ để lập ra bộ chứng từ hoàn chỉnh. Việc kiểm tra thông tin bắt buộc phải thực hiện nhanh và chính xác để khi có lỗi xảy ra để nhân viên chứng từ có thể xử lý kịp thời, phòng ngừa các trường hợp phát sinh thêm phụ phí, tốn kém thời gian, cũng như ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa sau này. Trong trường hợp các loại chứng từ như C/O, Packing List, Invoice, có sự sai sót hoặc
thiếu chứng từ thì công ty cổ phần Bensa Việt Nam sẽ phải làm “ Công văn xin nợ các chứng từ ” để được mở tờ khai hải quan.
5.1.2.4. Lấy lệnh giao hàng (D/O) và kiểm tra D/O
Nhân viên của công ty cổ phần Bensa Việt Nam chỉ việc có trong tay thông báo hàng đến, vận đơn gốc và giấy giới thiệu của công ty đã có thể làm thủ tục nhận D/O. Tuy nhiên, để có được D/O, công ty sẽ phải hoàn thành các loại phí sau với forwarder :
- Phụ phí xếp dỡ tại kho (THC) - Phí vẫn tải hàng lẻ (CFS) - Phí D/O
Khi đã hoàn thành các loại phí, forwader sẽ đưa cho nhân viên công ty một D/O copy với nội dung tương tự như các tờ D/O gốc, yêu cầu nhân viên công ty kí xác nhận, đồng thời ghi một số thống tin lên tờ D/O này để minh chứng cho việc D/O đã nhận. Nhân viên công ty cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn, nhằm phát hiện sai sót của D/O (nếu có) để chỉnh sửa ngay. Việc hoàn tất thủ tục được xác nhận bằng dấu đóng “Hàng giao thẳng” hay “ Hàng rút ruột” lên D/O, đồng thời in “Phiếu báo cáo hư hỏng/ giám định” với forwarder cho phép hàng được đưa về kho riêng.
5.1.2.5. Khai báo hải quan điện tử
Thực hiện theo thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015 do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, công ty phải tiến hành khai báo hải quan điện tử trên hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia. Phần mềm ECUS – hệ thống thông quan hàng hóa tự động của Việt Nam (VNACCS) cấp phép bởi công ty Thái Sơn được công ty sử dụng để khai báo và huấn luyện nhân viên thực hiện khai báo trên phần mền này. Với ưu điểm nhanh, tiện lợi, đơn giản và dễ sử dụng, thủ tục hải quan điện tử đã trở thành sự lựa chọn tối ưu cho công ty, hạn chế các giấy tờ rườm rà, giúp công ty tiết kiệm thời gian và công sức nhiều hơn.
Hình 5.2. Phần mềm ECUS5VNACCS
Nhân viên bộ phận giao nhận sẽ dùng các thông tin trong chứng từ để tìm hiểu về hàng hóa, tra mã HS code để biết các loại thuế của mặt hàng này và tiến hành khai báo hải quan điện tử trên phần mềm khai bóa hải quan VNACCS. Sau khi khai báo xong, phần mềm sẽ trả kết quả, các thông tin nhận được bao gồm: các khoản thuế và số tiền thuế phải nộp, số tiếp nhận và ngày tiếp nhận của tờ khai, kết quả phân luồng kiểm tra tại cảng.
Sau khi thiết lập và truyền dữ liệu khai báo, hệ thống sẽ trả về một trong ba kết quả sau cho lô hàng vừa khai. Tùy vào kết quả phân luồng nhận được mà công ty thực hiện tiếp theo những bước phù hợp kết quả phân luồng.
- Luồng xanh: hàng hóa được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế. Ở kết quả phân luồng này công ty sẽ được lượt bỏ giai đoạn đăng ký tờ khai hải quan và kiểm hóa. Thay vào đó chỉ việc in tờ khai, đóng tiền thanh lý tờ khai là hoàn thành. Để thực hiện thông quan lô hàng này công ty mất thời gian một buổi. Các loại phí cần thông quan lô hàng luồng xanh:
+Đóng tiền thương vụ +Thanh lý hàng hóa
- Luồng vàng: Với kết quả là luồng vàng, hàng cần được kiểm tra hồ sơ hải quan. Theo đó, công ty phải tiến hành đăng ký tờ khai tại cảng (theo thông tư 38). Tờ khai thông quan sẽ được rút khi công ty đa hoàn thành nghĩa vụ thuế. Để thực hiện thông quan lô hàng này công ty mất thời gian một buổi. Các loại phí để thông quan lô hàng bao gồm: +Đăng ký tờ khai +Rút tờ khai +Thanh lý tờ khai +Đóng tiền thương vụ +Thanh lý hàng hóa
- Luồng đỏ: Với kết quả phân luồng này hải quan sẽ kiểm tra cả hồ sơ giấy và hàng hóa của công ty. Công ty buộc phải thực hiện đầy đủ tất cả các bước trong thông quan hàng hóa. Sau khi đăng ký tờ khai, công ty phải tiến hành đăng ký chuyển bãi kiểm hóa, đồng thời đăng ký bấm cắt seal. Trường hợp chỉ kiểm hóa 5%, hàng hóa được tập kết tại bãi kiểm hóa, nếu kiểm hóa 100% hàng hóa buộc phải tập kết tại nhà kiểm hóa tập trung. Để hoàn thành lô hàng này công ty mất từ 2 đến 3 ngày. Các loại phí để thông quan lô hàng gồm:
+Đăng ký tờ khai +Rút tờ khai
+Đăng ký chuyển bãi kiểm hóa +Đăng ký bấm cắt seal
+Phí xếp dỡ hàng +Thanh lý tờ khai +Đóng tiền thương vụ +Thanh lý hàng hóa
* Hướng dẫn quy trình khai hải quan điện tử hàng nhập: Bên nhập là Công ty TNHH Việt Nam Leakleass và bên xuất là GUANGZHOU LEAKLEASS AUTOMOBILE PARTS CO. LTD
Bước 1: Chuẩn bị chứng từ
- Hợp đồng thương mại (Sale of contract), giấy phép kinh doanh (nếu có) - Phiếu đóng gói (Packing list)
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice ) - Vận đơn hàng không (Airway Bill)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa - Giấy thông báo hàng đến
Bước 2: Thiết lập thông tin hệ thông
- (1) Thiết lập thông số khai báo VNACCS - (3) Thông tin doanh nghiệp
Sau khi thiết lập hệ thống thì tắt máy khởi động.
Bước 3: Nhập liệu các thông tin của lô hàng lên tờ khai hải quan điện tử: Thông
tin chung, Thông tin chung 2, Danh sách hàng.
Trên giao diện mới của phần mềm, người khai hải quan vào mục “Tờ khai hải quan” và vào mục “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)” để đăng ký tờ khai cho lô hàng nhập khẩu.
Sau khi chọn “Đăng ký mở tờ khai nhập khẩu ( IDA)’’thì màng hình nhập hiện ra, và chúng ta điền các thông tin trong ô “thông tin chung’’ đảm bảo nhập các thông tin đúng và chính xác ở các ô có dấu “ * ” vì là thông tin bắc buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, doanh nghiệp không cần nhập vào những chỉ tiêu này. Sau khi chọn vào mục “Đăng ký mới tờ khai NK” ta sẽ có giao diện sau:
a. Thông tin chung:
Nhóm loại hình:
- Mã loại hình: lô hàng này là nhập khẩu hàng hóa đã tạm xuất nên mã loại hình là “G51- TÁI NHẬP HÀNG ĐÃ TẠM XUẤT”
- Mã hải quan và tên cơ quan hải quan: chi cục HQ CK Sân Bay Quốc Tế Nội Bài – 01B1A03
- Phân loại cá nhân tổ chức: chọn số 4_ từ tổ chức đến tổ chức
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: vì đây là lô hàng đi theo đường hàng không nên sẽ chọn “ số 1_ đường hàng không”
Đơn vị xuất nhập khẩu:
- Người nhập khẩu: + Mã: 0102026039
+ Tên: Công ty TNHH Việt Nam Leakleass
+ Địa chỉ: Lô 75, KCN Nội Bài, xã Quang Tiến, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội, Việt Nam
+ Số điện thoại: 04358222460
- Người ủy thác nhập khẩu: Không điền vào vì công ty trực tiếp nhập
hàng từ GUANGZHOU LEAKLEASS AUTOMOBILE PARTS CO. LTD. Nếu
trong trường hợp có người ủy thác thì phải kê khai chi tiết và đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số thuế…
- Người xuất khẩu
+ Tên: GUANGZHOU LEAKLEASS AUTOMOBILE PARTS CO. LTD
+ Địa chỉ: YONG' AN RD.11, YONGHE ECONOMIC ZONE GUANGHOU CHINA
Hình 2.4: Đơn vị xuất khẩu Vận đơn: - Số vận đơn: NSLG18111043 - Ngày vận đơn: 05/12/2018 - Số lượng kiện: 2 PK - Tổng trọng lượng hàng (Gross): 302 KGM
- Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông tin dự kiến: 01B1A03_ Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa hàng không ACSV
- Phương thức vận chuyển: Airways - Ngày hàng đến: 01/12/2018
- Địa điểm dỡ hàng: VNHAN_HA NOI
- Địa điểm xếp hàng: HKHKG_ HONG KONG - Số lượng container: Không đối với hàng lẻ
Hình 2.5: Vận đơn b. Thông tin chung 2:
- Số hợp đồng: GCJ001LOY - Ngày hợp đồng: 28/11/2018
Hóa đơn thương mại:
Phân loại hình thứ hóa đơn: hóa đơn thương mại: - Số hóa đơn: A- T- 18063-1
- Ngày phát hành: 28/11/2018
- Phương thức thanh toán: KHONGTT - Mã phân loại giá hóa đơn: DP
- Tổng trị giá hóa đơn: 8.500 - Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
Tờ khai trị giá:
- Phân loại khai trị giá: 7_áp dụng phương pháp trị giá giao dịch - Phí vận chuyển: không điền
- Phí bảo hiểm: cũng tương tự như phí vận chuyển, tổng trị giá hoá đơn
- Chỉ điền vào duy nhất một ô đó là ô mã xác định thời hạn nộp thuế: D-trường hợp phải nộp thuế.
Thuế và bảo lãnh trước thuế: không điền Thông tin đính kèm:
Gồm danh sách số container, số vận đơn, số seal (được làm sẵn trên file Excel) sau đó đưa lên hệ thống, hệ thống sẽ xuất ra số đính kèm cho file excel đó và lấy số đó điền vào số đính kèm trong tờ khai đối với trường hợp trên 50 container.
Hình 2.6: Thông tin chung 2
c. Danh sách hàng
Hình 2.7: Danh sách hàng => Bấm nút ghi để hoàn thành quá trình nhập liệu.
Bước 4: Truyền thông tờ khai và in tờ khai
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, chúng ta sẽ nhấn nút “ghi” và chọn mã nghiệp vụ “2”. Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin.
Sau khi kiểm tra các thông tin trả về, người khai hải quan có 2 phương án lựa chọn.
Thứ nhất: Nếu các thông tin do hệ thống trả về doanh nghiệp thấy có thiếu sót cần bổ sung sửa đổi thì sử dụng mã nghiệp vụ IDB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa đổi sau đó tiếp IDA lại đến khi thông tin đã chính xác.