PHẦN 5 : CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAO NHẬN, GIÁM SÁT VẬN TẢI
5.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình giao nhận
Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty cổ phần Bensa Việt Nam. Chẳng hạn:
- Bối cảnh phát triển của quốc tế - Các cơ chế quản lý của nhà nước - Tình hình xuất nhập khẩu trong nước - Biến động của thời tiết
- Chính sách phát triển của công ty - Nguồn lực của công ty
Các nhân tố này được đáp ứng tốt thì hoạt động giao nhận của công ty được diễn ra bình thường theo đúng kế hoạch đã đề ra. Ngược lại, sẽ gây tổn hại rất lớn cho công ty hàng hóa bị hư hỏng, làm chậm thời gian giao hàng hóa đến khách hàng làm ất uy tín của công ty.
5.3. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa đường hàng không của công ty 5.3.1. Ưu điểm
- Cơ cấu tổ chức nhân sự gọn nhẹ nên việc điều hành quản lý đễ dàng, thông tin nhanh cộng với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình cùng với tốc độ làm việc nhanh và hiệu quả đáp ứng kịp thời các nhu cầu khách hàng.
- Công ty luôn đặt chất lượng dịch vụ, uy tin lên hàng đầu phù hợp với phương châm mà công ty đã đặt ra. Tạo được uy tin với khách hàng lớn nên duy trì được doanh và lợi nhuận.
5.3.2. Hạn chế.
- Công tác chuẩn bị hồ sơ còn nhiều bất cập.
Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm nhưng trình độ ngoại ngữ còn nhiều hạn chế nên gặp khó khăn trong việc giao dịch với khách hàng nước ngoài.
- Công ty không hướng hoạt động dịch vụ của mình chuyên sâu vào một mặt hàng nào, loại hình giao nhận gì nên bộ phận chứng từ hoạt động rất vất vả. Cùng lúc phải phụ trách nhiều hợp đồng mà mỗi hợp đồng lại có những yêu cầu khác nhau. - Công ty mới thành nên trang thiết bị chưa được cải tiến nâng cao.
- Giá bán dịch vụ của công ty còn cao.
PHẦN 6: QUẢN LÝ KĨ THUẬT PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI
6.1. Quản lý kỹ thuật phương tiện vận tải.
Quản lý kỹ thuật phương tiện vận tải là việc kiểm soát, đánh giá về kỹ thuật phương tiện bao gồm xe tải, đầu kéo container, kiểm tra chất lượng phương tiện theo định kì và phát sinh, nghiên cứu và đề xuất yêu cầu đặc tính kỹ thuật cho các loại phương tiện theo nhu cầu thực tế vận hành của các bộ phận. Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa kiểm tra kỹ thuật phương tiện của lái xe, đánh giá mức độ hỏng hóc của phương tiện và đưa ra biện pháp xử lý. Theo dõi và nghiệm thu kết quả bảo dưỡng sửa chữa, lập phiếu báo hỏng, yêu cầu sửa chữa và cập nhật yêu cầu vào phần mềm quản lý sửa chữa phương tiện, cập nhật và lưu trữ hồ sơ phương tiện, ngoài ra còn quản lý chất lượng vật tư phụ tùng thay thế..
Mục đích của quản lý kỹ thuật phương tiện vận tải (PTVT) là : Nâng cao hiệu quả sử dụng tính năng kỹ thuật của phương tiện trên cơ sở duy trì tình trạng kỹ thuật phương tiện ở trạng thái tối ưu,luôn sẵn sàng tham gia hoạt động vận tải.Ngoài ra còn để duy trì và bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn phương tiện. Vốn đầu tư về phương tiện vận tải thường chiếm tỉ lệ cao trong tổng vốn cố định của doanh nghiệp.Hiệu quả sử dụng phương tiện vận tải có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả sử dụng vốn, đến chất lượng sản phẩm vận tải cũng như kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp.
Hiệu quả sử dụng PTVT chịu ảnh hưởng quyết định bởi hiệu quả khai thác kỹ thuật phương tiện. Hiệu quả khai thác kỹ thuật phương tiện phản ánh mức độ phù hợp của tính năng khai thác kỹ thuật phương tiện với điều kiện khai thác cụ thể.
Công tác quản lý kỹ thuật phương tiện có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả sử dụng phương tiện. Làm tốt công tác này sẽ đảm bảo duy trì tình trạng kỹ thuật tối ưu, hạn chế sự hao mòn phương tiện vận tải trong quá trình khai thác sử dụng, tối thiểu hóa chi phí sửa chữa phương tiện. Chính điều này góp phần nâng cao hiệu quả khai thác kỹ thuật phương tiện và thông qua đó sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm vận tải cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp.
Hiện nay phương tiện của công ty chủ yếu là thuê ngoài, kí kết hợp đồng thuê xe với công ty Vận Tải Nội Bài. Hai bên tạo được mối quan hệ gắn bó lâu dài vì vậy một số xe của công ty mua thường mang đến kho bảo dưỡng sửa chữa của Vận Tải Nội Bài để kiểm tra định kì, bảo dưỡng sửa chữa phương tiện để phương tiện luôn được trong tình trạng tốt nhất khi vận chuyển hàng. Tránh gặp rủi ro nhất có thể liên quan
đến xe để hàng hóa được giao an toàn, đúng nơi đúng giờ. Tạo ra sự uy tín của công ty và mối quan hệ thêm bền chặt giữa Bensa Việt Nam và Vận Tải Nội Bài.
6.2. Công tác quản lý kĩ thuật và bảo dưỡng sửa chữa phương tiện 6.2.1. Xác định nhu cầu bảo dưỡng sữa chữa của doanh nghiệp. 6.2.1. Xác định nhu cầu bảo dưỡng sữa chữa của doanh nghiệp.
a. Nhu cầu BDSC và các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu BDSC.
Nhu cầu BDSC của phương tiện vận tải phụ thuộc trực tiếp vào công dụng và trọng tải, đặc tính nhu cầu vận chuyển, mức độ phát triển của kết cấu phương tiện, sự phù hợp của nhiên vật liệu khai thác, cường độ khai thác, tình trạng kỹ thuật của phương tiện, mức độ kịp thời của việc giữ gìn bảo quản xe và trình độ lái xe.
Việc hoàn thiện kết cấu phương tiện, cải thiện các điều kiện đường sá và nhiên vật liệu khai thác sẽ nâng cao được tính chắc chắn và độ bền của phương tiện vận tải, dẫn đến giảm nhu cầu về BDSC.
Cường độ khai thác phương tiện vận tải càng cao, tình trạng đường sá xấu và khí hậu khắc nghiệt, trong các điều kiện khai thác như nhau thì nhu cầu BDSC càng cao và đi kèm với nó là chi phí để duy trì tình trạng kỹ thuật phương tiện vận tải càng lớn.
Nhu cầu BDSC của doanh nghiệp là số lần BDSC và tổng giờ công BDSC các cấp mà doanh nghiệp cần thực hiện trong khoảng thời gian nhất định (thường là 1 năm).Nhu cầu này phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có các yếu tố chủ yếu:
+ Quy mô,cơ cấu,chất lượng đoàn phương tiện.
+ Điều kiện khai thác kỹ thuật phương tiện trong vùng hoạt động của doanh nghiệp bao gồm:điều kiện hàng hóa,điều kiện đường sá,khí hậu,điều kiện tổ chức và kỹ thuật,điều kiện kinh tế-xã hội.
+ Mức độ và cường độ khai thác phương tiện.
+ Phương pháp tổ chức và công nghệ BDSC cũng như trình độ trang thiết bị dùng cho công tác BDSC.
+ Trình độ công nhân BDSC và chất lượng công tác tổ chức lao động cho công nhân BDSC.
Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp vận tải đều áp dụng hình thức khoán cho lái xe.Việc áp dụng khoán cho lái xe là để tạo quyền tự chủ cho lái xe trong việc khai thác hàng hóa,gắn liền với quyền lợi,nghĩa vụ vật chất của lái xe với việc giữ gìn,bảo quản và sử dụng có hiệu quả phương tiện.
Khi áp dụng khoán cho lái xe thông thường đối với công tác BDSC thì các doanh nghiệp vận tải không bắt buộc lái xe phải vào xưởng của doanh nghiệp để thực hiện tất cả các cấp của BDSC.Như vậy nhu cầu BDSC tại xưởng của doanh nghiệp đã
giảm đi đáng kể và tình trạng dư thừa năng lực BDSC của các doanh nghiệp vận tải hiện nay khá phổ biến.Để khắc phục tình trạng trên một số doanh nghiệp đã cho phép xưởng làm dịch vụ về BDSC cho phương tiện ở bên ngoài doanh nghiệp.
Nhu cầu BDSC phương tiện của doanh nghiệp vận tải thường được đánh giá bằng các chỉ tiêu:
+ Tổng số lần vào BDSC các cấp. + Tổng giờ công BDSC các cấp.
+ Tổng mức hao phí vật tư,phụ tùng cho BDSC các cấp. + Tổng chi phí cho công tác BDSC các cấp.
- Căn cứ để xác định nhu cầu bảo dưỡng sửa chữa.
Nhu cầu BDSC phương tiện của doanh nghiệp được xác định dựa trên các căn cứ chủ yếu sau đây:
+ Chế độ BDSC theo quy định.
+ Các định mức tiêu hao vật tư,kỹ thuật và giờ công cho BDSC các cấp.
+ Kế hoạch khai thác phương tiện bao gồm: Điều kiện khai thác phương tiện và tổng quãng đường xe chạy theo kế hoạch.
+ Kết quả phân tích tình hình thực hiện công tác BDSC ở các doanh nghiệp kì trước.
+ Các kết quả điều tra,khảo sát và các định mức có liên quan ở doanh nghiệp. Phương pháp xác định nhu cầu bảo dưỡng sửa chữa.
Hiện nay tại các doanh nghiệp thường áp dụng hai nhóm phương pháp để xác định nhu cầu BDSC đó là:
- Phương pháp biểu đồ: Căn cứ vào kế hoạch khai thác phương tiện và biểu đồ đưa xe ra vận doanh để xác định thời gian đưa xe vào cấp của từng xe sau đó tổng hợp lại.Phương pháp này thường dùng để theo dõi,đưa xe vào BDSC theo kế hoạch cụ thể.
- Phương pháp phân tích tính toán: Thực chất của phương pháp là phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến định ngạch và định mức BDSC kết hợp với các cách thức tính toán cụ thể.Phương pháp này thường có 2 dạng:
+ Tính toán theo định ngạch BDSC. + Tính toán theo chu kì SCL.
b.Xác định nhu cầu BDSC bằng phương pháp định ngạch. -Xác định số lần BDSC các cấp.
+ Số lần sửa chữa lớn
Trong đó :NSCL là số lần sửa chữa lớn.
: Tổng quãng đường xe chạy quy đổi ra đường loại 1. : định ngạch sửa chữa lớn (Km)
+ Số lần bảo dưỡng 2
(1.2)
Trong đó: là số lần bảo dưỡng 2. : Định ngạch bảo dưỡng 2 (km)
+ Số lần bảo dưỡng 1
(1.3)
Trong đó: làsố lần bảo dưỡng 1. : Định ngạch bảo dưỡng 1(Km)
+ Số lần bảo dưỡng thường xuyên
(1.4)
Trong đó: là số lần bảo dưỡng thường xuyên. : tổng ngày xe vận doanh theo kế hoạch.
: hệ số bảo dưỡng thường xuyên( a= 1 đối với xe khách; a= 0,5 đối với xe tải). - Xác định giờ công bảo dưỡng sửa chữa các cấp
(1.5)
Trong đó: làtổng giờ công bảo dưỡng thường xuyên. Tổng giờ công bảo dưỡng 1.
Tổng giờ công bảo dưỡng 2.
t BDTX: Định mức giờ công cho 1 lần bảo dưỡng thường xuyên. : Định mức giờ công cho 1 lần bảo dưỡng 1.
: Định mức giờ công cho 1 lần bảo dưỡng 2.
Tổng giờ công sửa chữa thường xuyên được xác định trên cơ sở định mức giờ công SCTX tính bình quân cho 1000 km xe chạy :
(1.6)
Trong đó: là tổng giờ công sửa chữa thường xuyên.
: Định mức giờ công sửa chữa thường xuyên tính bình quân cho 1000km xe chạy. Đối với sửa chữa lớn không có định mức giờ công chung.
(1.7)
Trong đó:là tổng ngày xe nằm sửa chữa lớn. : Tổng ngày xe nằm bảo dưỡng 1.
:Tổng ngày xe nằm bảo dưỡng 2.
:Tổng ngày xe nằm sửa chữa chữa thường xuyên. : Định mức ngày xe nằm cho 1 lần SCL.
: Định mức ngày xe nằm cho 1 lần bảo dưỡng 1. : Định mức ngày xe nằm cho 1 lần bảo dưỡng 2.
: Định mức ngày xe nằm sửa chữa thường xuyên tính bình quân cho 1000km xe chạy. Xác định giờ công bảo dưỡng các cấp tính toán trong kỳ kế hoạch để từ đó so sánh và đưa ra đánh giá, bổ sung hay sửa đổi cho định mức giờ công của doanh nghiệp sao cho đảm bảo được chất lượng của phương tiện và tối ưu hóa các khoản chi phí.
- Xác định nhu cầu vật tư,phụ tùng cho BDSC các cấp.
Tổng nhu cầu vật tư,phụ tùng cho BDSC được xác định như sau: (1.8)
Trong đó : là tổng nhu cầu vật tư, phụ tùng cho bảo dưỡng sửa chữa. : Định mức vật tư,phụ tùng cho 1 lần BD1.
: Định mức vật tư phụ tùng cho 1 lần BD2
: Định mức vật tư phụ tùng cho 1 lần bảo dưỡng thường xuyên.
: định mức vật tư phụ tùng cho sửa chữa thường xuyên tính bình quân cho 1000km xe chạy.
Định mức vật tư phụ tùng có thể tính riêng cho từng loại vật tư phụ tùng hoặc lấy theo định mức tổng hợp chung tất cả các loại vật tư phụ tùng quy ra tiền cho 1 lần cấp. - Xác định hệ số ngày xe tốt (αT)
Hệ số ngày xe tốt được xác định như sau:
(1.9)
Trong đó: là tổng số ngày xe có. : Tổng số ngày xe nằm BDSC. : Tổng số ngày xe tốt.
Tính hệ số ngày xe tốt để đánh giá chất lượng phương tiện của công ty, hệ số ngày xe tốt càng cao thì số ngày xe nằm bảo dưỡng sửa chữa càng nhỏ và chất lượng phương tiện càng cao.
c. Xác định nhu cầu bảo dưỡng sửa chữa bằng phương pháp chu kì sửa chữa lớn
Chu kỳ sửa chữa lớn là quãng đường xe chạy (Hay thời gian xe hoạt động) giữa hai lần sửa chữa lớn. Bản chất của phương pháp này là trên cơ sở xác định số lần sửa chữa lớn tình toán trong kỳ kế hoạch và số lần BDKT các cấp trong 1 chu kỳ SCL để tính nhu cầu BDSC của doanh nghiệp. Trình tự tính toán:
- Xác định số lần ( chu kỳ) SCL tính toán trong kỳ kế hoạch:
(1.10)
Số lần sửa chữa lớn có thể tính chung toàn doanh nghiệp hoặc tính riêng cho từng loại xe sau đó tổng hợp lại.
-Xác định số BDKT các cấp trong 1 chu kỳ SCL. (1.11) Trong đó: là số lần BD1 trong 1 chu kỳ SCL.
: số lần BD2 trong 1 chu kỳ SCL. - Xác định tổng số lần BDKT các cấp:
(1.12)
d. Tổ chức thực hiện công tác bảo dưỡng sửa chữa (BDSC)
Công tác BDSC phương tiện ở các doanh nghiệp thường được tổ chức theo 3 hình thức phổ biến sau đây :
- Bảo dưỡng sửa chữa theo trạm chuyên môn hóa:
Việc chuyên môn hóa có thể tiến hành theo cấp BDSC, theo mác kiểu xe hoặc theo loại công việc. Điều kiện để áp dụng phương pháp này theo quy mô BDSC phải tương đối lớn.
+ Ưu điểm của hình thức chuyên môn hóa là: Năng suất lao động và chất lượng bảo dưỡng cao do có điều kiện áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và không ngừng nâng cao trình độ lành nghề của thợ.
+Nhược điểm: Sự đơn điệu trong sản xuất dẫn đến bệnh nghề nghiệp, phức tạp trong việc điều phối, điều hành giữa các khâu.
Theo hình thức này, người ta tổ chức các trạm BDSC vạn năng có thể thực hiện đồng thời các loại công việc BDSC khác nhau và với các mác kiểu xe khác nhau. Tuy vậy tính tổng hợp cũng chỉ ở một mức độ nhất định.
+ Ưu điểm:Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, tránh được sự đơn điệu của thợ bảo dưỡng.
+ Nhược điểm: Năng suất lao động thấp và chất lượng bảo dưỡng chỉ có thể đạt được ở một mức độ nhất định.
- Phương pháp thay thế tổng thành :
Phương pháp sửa chữa thay thế tổng thành là khi xe hư hỏng chi tiết tổng thành nào thì tháo chi tiết tổng thành đó ra và thay thế bằng chi tiết tổng thành đã được sửa chữa được lấy trong kho dự trữ.
+ Đặc điểm:Thời gian sửa chữa chỉ phụ thuộc vào thời gian tháo lắp tổng thành lên,xuống xe và thời gian sửa chữa khung xe(Thời gian này chiếm khoảng 12%-15% thời gian sửa chữa xe) nên rút ngắn được thời gian sửa chữa xe.
+ Ưu điểm: Rút ngắn thời gian xe nằm chờ sửa chữa Dễ dàng đồng bộ trong các khâu sản xuất.
+ Nhược điểm: Chỉ có thể áp dụng trong điều kiện đồng bộ hóa cao (doanh nghiệp chỉ có 1 số lượng mác,kiểu xe nhất định).Ngoài ra doanh nghiệp phải đầu tư bổ sung vốn để thành lập quỹ tổng thành.
Dù theo hình thức nào thì công nghệ BDSC cũng phải qua các quy trình sau