Quy trình tổ chức dịch vụ giao nhận hàng hoá tại công ty TNHH HTM Dragon Việt Nam

15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (6 0=

2.3 Quy trình tổ chức dịch vụ giao nhận hàng hoá tại công ty TNHH HTM Dragon Việt Nam

Qua bảng trên ta thấy, doanh thu từ hoạt động nhập khẩu những năm qua tăng liên tục: Năm 2019 doanh thu hàng thép tăng gấp 2 lần năm 2017. Trong khoảng thời gian đầu, công ty chủ yếu làm dịch vụ nhập khẩu thép nên doanh thu chưa cao, khoảng thời gian sau công ty mở rộng thị trường và đã có kinh nghiệm nhập khẩu nhiều năm cho mặt hàng chiến lược này nên doanh thu có sự tăng trưởng rõ ràng và vượt bậc.

Giai đoạn 2017-2018 đường biểu diễn tỷ lệ tăng trưởng, đó là sự tăng trưởng vượt bậc. Đây là giao đoạn khá phát triển của công ty bởi nhiều nguyên nhân: khấu trừ tiền hoa hồng cho khách hàng, công ty mở rộng thị trường do đã qua giai đoạn mới thành lập của công ty,… Sang năm 2019 công ty đã dần đi vào ổn định, vững chắc hơn nên doanh thu vì thế mà tăng theo.

2.3 Quy trình tổ chức dịch vụ giao nhận hàng hoá tại công ty TNHH HTM Dragon Việt Nam Dragon Việt Nam

Bước 1: Nhận thông tin yêu cầu gửi hàng từ chủ hàng  Bộ phận thực hiện: Bộ phận kinh doanh

 Người bán( shipper), người mua (consignee)  Mặt hàng nhập khẩu

 Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng

 Loại hàng: FCL/LCL ; khối lượng; số khối;…

Bước 2: Gửi thông tin cho đại lý  Bộ phận thực hiện: Bộ phận chứng từ

 Tạo file nội bộ để theo dõi lô hàng theo định dạng SI/YY/MM/TT ( Loại hàng/năm/tháng/số thứ tự lô đó trong tháng)

 Bộ phận chứng từ gửi mail để lấy thông tin giá đầu vào với đại lý

 Cung cấp các thông tin lô hàng cho đại lý để đại lý làm House bill và Master bill, sau khi đại lý gửi vận đơn nháp, bộ phận chứng từ gửi cho người mua kiểm tra thong tin trên vận đơn. Chỉ xác nhận Master bill sau khi người mua xác nhận House bill( kiểm tra các thông tin về hàng hoá, cảng đi, cảng đến, ngày on board… phải khớp nhau). Sau khi xác nhận vận đơn, đại lý sẽ phát hành vận đơn chính thức.

Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, bộ phận chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung và thông báo cho Người mua khi có sự điều chỉnh gấp. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung chứng từ cho công ty kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các chi phí điều chỉnh.

 Theo dõi ngày pick-up, chi tiết hàng thực tế, lịch tàu chạy, ngày hàng đến,.. để có thể cập nhật cho khách hàng

 Cập nhật giá nếu có thay đổi

 Bộ phận chứng từ làm đề nghị thanh toán cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán thanh toán tiền cước biển trước khi hàng về để đại lý phát hành Master bill

 Bộ phận kế toán:

Thanh toán cho đại lý sau khi nhận được đề nghị thanh toán cước biển cho lô hàng của bộ phận chứng từ.

Bước 3: Khai E-Manifest

 Bộ phận thực hiện: Bộ phận chứng từ 

 Sau khi nhận được thông báo hàng đến bộ phận chứng từ tiến hành khai E- Manifest đồng thời gửi thông báo hàng đến cho Consignee. Thời gian khai Manifest là 1-2 ngày trước khi tàu cập bến.

Bước 4: Truyền tờ khai điện tử

 Bộ phận thực hiện: Bộ phận hiện trường

Bộ phận chứng từ gửi thông báo hàng đến cho bộ phận hiện trường thông qua email  Nhân viên giao nhận thực hiện việc đi đổi lệnh phải cầm theo giấy giới thiệu kèm giấy báo hàng đến chờ xuất hóa đơn để lấy lệnh. Đối với hàng FCL thì khách hàng trực tiếp đóng tiền cược cont và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu khi có nhu cầu.

 Bộ phận chứng từ: Truyền tờ khai

 Sử dụng phần mềm khai hải quan ECUSS5VNACCS của công ty phần mềm Thái Sơn

 Truyền tờ khai đến chi cục hải quan liên quan và chờ thông tin phản hồi

 Nếu truyền thành công phần mềm tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy. Sau khi hàng hóa được phân luồng thì tiến hành mở tờ khai tại chi cục hải quan

 Gửi tờ khai cho khách hàng để khách hàng nộp thuế nhập khẩu

Bước 5: Mở tờ khai hải quan tại cảng  Bộ phận chứng từ:

Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để gửi xuống hiện trường để bộ phận hiện trường mở tờ khai

Hồ sơ hải quan gồm :

 Tờ khai hải quan : 2 bản chính (1 bản dành cho người nhập khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)

 Hợp đồng mua bán hàng hóa :1 bản sao y  Hóa đơn thương mại(invoice) : 1 bản sao y

 Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu : 2 bản

 Vận đơn đường biển: sao y. ( Có ký hậu của ngân hàng nếu thanh toán qua LC)  Lệnh giao hàng: 1 bản chính

 Giấy chứng nhận xuất xứ: bản gốc (nếu có)

Trường hợp 1: Hàng hóa nhập khẩu miễn kiểm (luồng xanh, luồng vàng) Bước 5.1.1: Mở tờ khai hải quan

 Bộ phận hiện trường:

 Nhận bộ chứng từ được bộ phận chứng từ để đến chi cục hải quan mở tờ khai đồng thời nộp cùng với bộ chứng từ để kiểm tra.

Đối với luồng vàng, hải quan xem hồ sơ, thấy có gì chưa rõ, chưa hợp lý và chất vấn, khi đó bộ phận hiện trường phải giải thích và xuất trình them chứng từ bổ sung nếu cần. Hoặc khi có vướng mắc bạn giải thích không hợp lý, hải quan sẽ yêu cầu chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó bộ phận hiện trường sẽ thông báo cho bộ phận chứng từ để bộ phận chứng từ truyền sửa tờ khai trên phần mềm

Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của doanh nghiệp nộp, từ đó dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.

Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế Bước 5.1.2 Tính giá thuế

 Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không.

 Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận

 Trường hợp doanh nghiệp đóng thuế ngay thì nhân viên hiện trường sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Nộp lại cho cửa tính thuế xác

Bước 5.1.3 Trả tờ khai hải quan

 Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong hải quan sẽ chuyển ra cửa trả tờ khai hải quan

 Bộ phận chứng từ mu tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai

 Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm : Tờ khai hải quan và Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ

Trường hợp 2 : Hàng hóa nhập khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)

Bước 5.2.1 Mở tờ khai hải quan

 Bộ phận hiện trường đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng đồng thời nộp bộ chứng từ để hải quan kiểm tra

 Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của doanh nghiệp nộp, từ đó dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.  Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế Bước 5.2.2 Tính giá thuế

 Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không.

 Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận

 Trường hợp doanh nghiệp đóng thuế ngay thì nhân viên hiện trường sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.

Bước 5.2.3 Kiểm hóa

 Nhân viên hiện trường xem bảng phân công kiểm hóa để liên lạc với hải quan kiểm hóa

 Hải quan kiểm hóa sẽ kiểm tra hàng hóa theo mức độ mà hải quan yêu cầu. Đối với hàng FCL nhân viên hiện trường đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cho

container và mua seal cho container, sau đó xuống bãi làm giấy cắt seal để hải quan kiểm tra hàng. Sau khi kiểm tra xong nhân viên hiện trường sẽ bấm seal lại.

Bước 5.2.4 Trả tờ khai hải quan

 Sau khi kiểm tra hàng và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai hải quan.

 Nhân viên hiện trường mua tem (lệ phí hải quan) dans vào tờ khai

 Hải quan trả lại bộ chứng tù bao gồm : tờ khai hải quan, phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ, phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa

 Xuất phiếu EIR :

Nhân viên hiện trường đến phòng Thương vụ (ở cảng) nộp D/O (có dấu giao thẳng của hãng tàu) và đóng tiền nâng/hạ, lưu container để xuất phiếu EIR.

 Ký hải quan giám sát :

Nhân viên hiện trường mang bộ chứng từ gồm :

 Lệnh giao hàng

 Phiếu EIR (nếu là FCL)

 Tờ khai hải quan (bản chính được copy)

Hải quan sẽ vào sổ hải quan về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai và phiếu EIR. Hải quan sẽ trả lại tờ khai hải quan (bản chính) và phiếu EIR cho nhân viên hiện trường

Bước 6 : Giao hàng cho khách hàng

 Bộ phận thực hiện : bộ phận điều vận kế hoạch

 Sau khi hoàn tất các thủ tục thông quan lô hàng, bộ phận chứng từ sẽ báo lại bảng thông tin lô hàng và tổng hợp yêu cầu từ khách hàng để bộ phận điều

 Bộ phận điều vận kế hoạch check cước vận tải bộ của các bên vận chuyển, yêu cầu tìm chi phí tối ưu trong vận chuyển và liên hệ với bên vận chuyển.

Bước 7 : Quyết toán và lưu hồ sơ

 Bộ phận thực hiện : bộ phận chứng từ

Kiểm tra và sắp xếp các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh

 Bộ phận kế toán

Bộ phận kế toán nhận bảng kê các chi phí ở dưới cảng từ bộ phận hiện trường để lên giấy báo nợ (Debit note) cho khách hàng, trên đó gồm : các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng (có hóa đơn đỏ), và các phí phải thu từ khách hàng

2.4. Phân tích đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty TNHHHTM Dragon Việt Nam