Liên hệ với bộ phận vận tải đề điều xe Mở tờ khai Hải Quan Nhận bộ tờ khai đã thông quan từ Hải
quan Hải quan kiểm tra
*) Bộ phận thực hiện: 1 nhân viên hiện trường - Mở tờ khai Hải quan
Các chứng từ phải nộp:
+ Tờ khai Hải quan nhập khẩu (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và 1 bản lưu người khai Hải quan)
+ Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính) + Hóa đơn thương mại (1 bản chính) + Vận đơn đường biển (sao y)
+ Lệnh giao hàng (1bản chính). + Packing list (1bản chính).
+ Giấy giới thiệu của công ty Trần Hiếu.
+ Khi Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó, sao y. Biên nhận nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
+ Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
- Hải quan kiểm tra hồ sơ chứng từ và tính giá thuế
+ Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không.
+Nếu doanh nghiệp được gia hạn thuế thì đóng dấu xác nhận
+ Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
- Nhận tờ khai từ Hải quan
-Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan. - Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai.
- Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm: + Tờ khai Hải quan
+ Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
Sau khi nhân viên hiện trường đã hoàn thành thủ tục thông quan cho lô hàng sẽ thông báo cho bộ phận vận tải chuẩn bị kế hoạch điều độ xe để nhận hàng về bao gồm các thông tin:
+ Số lượng: 1 container 20’DC
+ Phương tiện vận chuyển: 1 xe đầu kéo container.
+ Địa chỉ nhận hàng: Cảng Nam Hải Đình Vũ, Hải Phòng.
Bước 4: Nhận hàng tại cảng
Bộ phận thực hiện: Bộ phận hiện trường
Số nhân viên thực hiện: 1 nhân viên
Hình 3. 7: Các bước nhận hàng
- Nộp cước phí nâng container.
Nhân viên giao nhận mang 1 bản lệnh giao hàng và 1 bản giấy cược vỏ container đến phòng Thương Vụ cảng để đóng phí nâng container là: 473.000 VND và cược container: 2.000.000 VNĐ.
Sau khi đóng phí nâng hạ xong thì cầm hóa đơn phí nâng hạ container cùng với lệnh giao hàng thì phòng Thương Vụ sẽ phát phiếu giao nhận container gồm 4 liên như sau:
+ Liên trắng: Lưu tại văn phòng Thương Vụ cảng Nam Hải Đình Vũ. + Liên vàng: kiểm soát cảng dùng để giao cho người kiểm hàng.
+ Liên hồng: khách hàng giữ lại để lấy tiền cược container, hạch toán trong bãi để lấy hàng.
+ Liên xanh: để giao cho bảo vệ cổng cảng khi phương tiện vận tải đưa container ra khỏi cảng.
- Đăng ký xe vào Cảng với bảo vệ cổng
Nhân viên giao nhận đăng kí số lượng xe và biển số xe với bảo vệ cổng để vào cảng chở hàng Đăng kí nhận hàng Đăng kí xe vào cảng Nộp cước phí nâng container
- Đăng ký nhận hàng
+ Trình lệnh giao hàng với nhân viên giao nhận
+ Đưa phương tiện ra vị trí/giao nhận tại bãi theo hướng dẫn + Trình phiếu nâng hạ cho lái xe nâng hàng.
Vì đây là tờ khai luồng vàng nên chỉ cần qua hải quan giám sát bãi chứ không cần phải kiểm hóa hàng hóa nên thời việc làm thủ tục hải quan đơn giản hơn và mất ít thời gian và chi phí hơn.
Từ các bước trên ta tổng hợp bảng thời gian, chi phí như sau:
Bảng 3. 2: Định mức chi phí và thời gian tại cảng
STT Nội dung
Thời gian (phút)
Chi phí
(VNĐ) Ghi chú
1 Đổi lệnh tại phòng cấp lệnh 15 120,000 Phí đổi lệnh
2 Nộp cước phí nâng hạ 10 473,000 Phí nâng
cont
3 Đăng kí xe vào cảng 10 0
4 Thời gian tìm container 30 0
5 Tổng 65 593,000
Bước 5: Điều động phương tiện nhận hàng và giao trả cho khách hàng.
Bộ phận thực hiện: phòng vận tải
Số người thực hiện: 2 nhân viên
Thời gian: 3 giờ 50 phút (bấm giờ và tính toán định mức) bao gồm: thanh lý Hải Quan cổng (30 phút) + vận chuyển hàng về kho của khách hàng (3 giờ 20 phút).
Hình 3. 8: Các bước vận chuyển và trả hàng cho khách hàng
- Lựa chọn tuyến đường vận chuyển
Thông báo cho khách hàng thời gian giao hàng về kho Lựa chọn tuyến đường vận chuyển Thanh lý Hải Quan cổng Vận chuyển hàng về kho của khách hàng.
Tuyến đường vận chuyển từ cảng Hải Nam, Hải phòng về Số B5 - BT04, đô thị Việt Hưng, đường Vạn Hạnh, Phường Giang Biên, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam. Việc vận chuyển hàng container từ Hải Phòng về Hà Nội mất khá nhiều chi phí nên việc lựa chọn tuyến đường vận chuyển là rất quan trọng vừa đảm bảo về giá cả hợp lý cũng như thời gian vận chuyển sao cho tối ưu nhất. Hiện nay ngoài tuyến đường 5A cũ về Hà nội thì cao tốc Hà Nội- Hải Phòng đã được sử dụng. Như vậy ta sẽ có 2 phương án vận chuyển như sau:
Phương án 1: Chọn tuyến đường vận chuyển theo đường cao tốc Hà Nội- Hải Phòng.
Lộ trình vận chuyển: từ cảng Nam Hải Đình Vũ, Hải Phòng đi theo ĐT 356 đến QL 5B/DDDCT04 đi dọc theo QL5B đến phường Giang Biên, quận Long Biên là: 119km.
Thuận lợi: Điểm nổi bật nhất của cao tốc Hà Nội – Hải Phòng là quy mô 6 làn xe, mặt đường rộng hơn các tuyến đường cao tốc khác trên cả nước. Tiết kiệm thời gian
Khó khăn: Ngoài lý do mức phí trên đường cao tốc quá cao, tuyến đường nằm quá xa các khu công nghiệp.Nếu ở các quận trung tâm hoặc khu vực phía Bắc của thành phố mà chạy xuống Đình Vũ hoặc đường 353 hay chạy vào đường 10 thì đều quá xa.
Cho nên nếu chọn tuyến đường này thì mất phí rất lớn, chi phí đi trên cao tốc đối với xe container 20 feet là 560.000 VND/ lượt, chi phí khá lớn.
Phương án 2: Lộ trình vận chuyển từ cảng Nam Hải đi về hướng Nam về phía ĐT356 lái xe từ QL5A, QL5A qua cầu vĩnh tuy đi đến Đường vạn hạnh, phường Giang Biên, quận Long Biên ( đường 5A cũ) : 118km
-Thuận lợi:
+Tuyến đường với mức phí rẻ hơn là 140,000 VND/lượt nên đi về là 280,000 VND + Thời gian cũng không chênh lệch quá nhiều, đặc biệt là chiều dài bằng cao tốc -Khó khăn:
+Điều kiện đường sá xuống cấp khó đi + Số lượng xe container chạy khá nhiều + Hay bị tắc đường
Để tính được thời gian của chuyến xe ta phải tìm hiểu vận tốc chạy xe trên từng đoạn đường, điều kiện đường sá, … Vậy qua 2 phương án trên thì ta nên có bảng so sánh các chỉ tiêu của 2 phương án như sau :
Bảng 3. 3: Bảng so sánh về các chỉ tiêu của 2 phương án vận tảiST ST
T Chỉ tiêu Đường cao tốc Đường 5A cũ
1 Chiều dài(km) 119 118
2 Tốc độ bình quân
(km/h) 60 35
3 Thời gian 2 giờ 3 giờ 23 phút
4 Lệ phí cấu đường
(vnđ) 560,000/lượt 140,000/lượt
Dựa vào bảng so sánh trên lý thuyết thì ta sẽ lựa chọn phương án 2 là đi đường 5A cũ. Nhưng trên thực tế thì đường 5A cũ cơ sở hạ tầng kém chất lượng lại nhiều xe container nên hiện tượng tắc đường là điều không thể tránh khỏi nên thời gian có thể chênh lệnh nhiều.
- Làm thủ tục thanh lý tại Hải Quan cổng
Nhân viên vận tải sau khi đến cảng sẽ được nhân viên hiện trường giao cho 2 liên giao nhận container để làm thủ tục ra cổng và chở hàng về kho cho khách hàng.
Để làm thủ tục thanh lý tại Hải Quan cổng thì nhân viên vận tải cần chuẩn bị các chứng từ: tờ khai Hải Quan, danh sách hàng hóa, giấy giới thiệu, phiếu giao nhận container liên vàng và xanh. Sau khi kểm tra chứng từ trên và ký nhận thì Hải Quan cổng sẽ đóng giấy lên giấy giao nhận container và giữ lại liên xanh, cho phép xe ra khỏi cảng.
- Thông báo cho khách hàng thời gian hàng về kho
Sau khi đã hoàn thành thủ tục và kéo được hàng ra khỏi cảng thì nhân viên vận tải tiến hành liên lạc với khách hàng báo thời gian hàng về kho của mình để kịp thời sắp xếp việc dỡ hàng khỏi phương tiện.
- Vận chuyển hàng về kho của khách hàng.
Địa điểm kho của khách hàng :Số B5 - BT04, đô thị Việt Hưng, đường Vạn Hạnh, Phường Giang Biên, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Bảng 3. 4: Tốc độ và thời gian chạy xe trên chuyền Hải Phòng-Hà Nội (có hàng) STT Tên đoạn đường Chiều dài
(km) Tốc độ(k m/h) Thời gian (giờ) 1 Đường ĐT356 7 35 0.2 2 Quốc lộ 5A cũ 103 30 3.43 3 Đường nội thành 8 30 0.27 Tổn g 118 3.9
Thời gian vận chuyển container từ cảng Nam Hải Đình Vũ về kho của khách hàng là: 3.9 giờ 4 giờ
Chi phí vận chuyển lô hàng:
Do công ty không có phương tiện vận tải nên công ty thuê luôn công ty SCS vận chuyển hàng từ Hải Phòng về kho của khách hàng tại Hà Nội. Tổng chi phí vận chuyển được là: 3.600.000 VNĐ.
Từ các bước trên ta tổng hợp bảng thời gian, chi phí như sau:
Bảng 3. 5: Định mức chi phí và thời gian khi nhận và giao hàng cho khách hàng
STT Nội dung Thời gian
(phút)
Chi phí
(VNĐ) Ghi chú
1 Lên phương án vận chuyển 0 0
2 Xe vào cổng 15 0
3 Nâng container lên xe 10 0
4 Thanh lý Hải Quan cổng 30 0
5 Xe ra khỏi cổng 10 0
6 Vận chuyển 240 3,600,000
Chi phí vận chuyển (2 chiều) 7
Thời gian tại kho của khách
hàng 270 0
8 Tổng
575= 9 giở 35
Bước 6: Quyết toán và hoàn trả chứng từ cho khách hàng
Bộ phận thực hiện: kế toán và giao nhận chứng từ
Hình 3. 9: Các bước quyết toán và lưu hồ sơ.
- Kết toán lên hóa đơn giao khách hàng
Sau khi nhân viên sales vào giá các chi phí cho lô hàng này thì kế toán quyết toán doanh thu và chi phí lên hóa đơn cho khách hàng sau đó lập thành hóa đơn đỏ đưa lên giám đốc công ty SCS kí xác nhận công nợ sau đó giao cho nhân viên giao nhận chứng từ mang hóa đơn và các chừng từ liên quan tới công ty Trần Hiếu để quyết toán chi phí cũng như là khách hàng lưu hồ sơ.
- Tổng hợp bộ hồ sơ chứng từ
Bộ hồ sơ bao gồm:
Đăng kí kinh doanh
Hợp đồng + hóa đơn thương mại + bản khai chi tiết hàng hóa.
Tờ khai đã thông quan
Hóa đơn đỏ thu chi phí….
- Nhân viên giao nhận chứng từ chủ động liên hệ với khách hàng để giao chứng từ và thu phí và kí xác nhận đã nhận chứng từ.
Sau khi bàn giao chứng từ cho khách hàng, khách hàng kí và đóng dấu xác nhận vào biên bản bàn giao chứng từ.
- Lưu hồ sơ
Sau khi đã hoàn thành xong các bước trên thì kế toán lưu hồ sơ vào hồ sơ công ty, để có bằng chứng cũng như là sau này hải quan đi kiểm tra giấy tờ hợp pháp.
Kết toán hóa đơn lên công nợ gửi
khách hàng Lưu hồ sơ Giao chứng từ cho khách hàng Tổng hợp hồ sơ chứng từ gửi lại khách hàng
Bước 7: Trả vỏ container tại bãi quy định và lấy lại tiền cược vỏ
Bộ phận thực hiện: phòng vận tải
Nhân viên: 1 nhân viên vận tải
Hình 3. 10: Các bước trả vỏ container
- Chạy container rỗng đến cảng Nam Hải Đình Vũ, Hải phòng để trả vỏ container
Khi hàng hóa đưa về kho khách hàng và dỡ hàng ra khỏi container, vệ sinh container thì người vận tải chạy xe container rỗng đến cảng Nam Hải Đình Vũ, Hải Phòng để trả vỏ container .
Nhân viên vận tải đến phòng Thương Vụ cảng xuất phiếu giao nhận container liên Vàng để trả vỏ container, khi trả vỏ container cần phí hạ vỏ container nộp phí cho nhân viên thu ngân là 330.000 VND sau đó ra bãi để thực hiện việc hạ vỏ container .
Bảng 3. 6: Tốc độ và thời gian chạy xe trên tuyến Hà Nội- Hải Phòng (không hàng) ST
T Tên đoạn đường
Chiều dài (km) Tốc độ (km/h) Thời gian (giờ) 1 Đường nội thành 8 30 0.27 2 Quốc lộ 5 103 35 2.94 3 Đường ĐT356 7 35 0.2 Tổng 118 3.41
Thời gian vận chuyển container rỗng là: 3.41 giờ 3 giờ 25 phút.
- Lấy lại tiền cược vỏ container
Sau khi có đầy đủ giấy giao nhận container và nâng hạ container nhân viên vận tải sẽ đến văn phòng hãng tàu để lấy lại tiền cược vỏ là 2.000.000 VND.
Từ các bước trên ta tổng hợp bảng thời gian, chi phí như sau:
Bảng 3. 7: Định mức chi phí và thời gian khi nhận và giao hàng cho khách hàng
Đến văn phòng hãng tàu lấy tiền cược vỏ
container Vận chuyển container
STT Nội dung Thời gian (phút)
Chi phí
(VNĐ) Ghi chú
1 Vận chuyển 205 0 Đã kê ở trên
2 Làm thủ tục văn phòng hãng tàu 30 330,000 Phí hạ container 3 Xe vào cảng 10 0 4 Hạ container 10 50,000 Phí bốc xếp 5 Xe ra khỏi cảng 10 0 6 Tổng 265= 4 giờ 25 phút 380,000
Sau khi đã hoàn tất các công việc ta có bảng tổng hợp về thời gian tổ chức nhận hàng cụ thể như sau :
Thời gian kế hoạch của công ty luôn luôn lớn hơn thời gian thực tế thực hiện do cần phải dự trù các khoảng thời gian như tắc đường hay tắc nghẽn tại cảng và các thời gian phát sinh khác.
Bảng 3. 8: Bảng tổng hợp về thời gian và chi phí của phương ánST ST
T
Nội dung công
việc Bộ phận đảm nhận Thời gian dự kiến của công ty Thời gian thực tế tổ chức Chi phí (VNĐ) 1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
1 nhân viên chứng từ 2 giờ 2 giờ 0
2 Lấy lệnh từ hãng tàu
1 nhân viên hiện
trường 2 giờ 2 giờ 200,000
3 Làm thủ tục hải quan
1 nhân viên chứng từ và 1 nhân viên hiện
trường
7 giờ 6 giờ 300,000
4 Nhận hàng tại cảng
1 nhân viên hiện
trường 4 giờ 1 giờ 05 phút 593,000 5 Vận chuyển nội địa giao hàng cho khách hàng
1 nhân viên vận tải 11 giờ 9 giờ 35
phút 3,600,000 6 Quyết toán chứng từ cho chủ hàng 1 kế toán và 1 nhân viên giao nhận chứng từ 4 giờ 4 giờ 330,000 7 Trả vỏ container
cho hàng tàu 1 nhân viên vận tải 5 giờ
4 giờ 25
phút 380,000
8 Tổng
5 nhân viên 35 giờ
29 giờ 05
phút 5,403,000
3.3. Đánh giá hiệu quả phương án
3.3.1. Hiệu quả về mặt kinh tế
a. Chỉ tiêu thời gian của quá trình giao nhận
Sau khi đã hoàn tất các công việc ta có bảng tổng hợp về thời gian tổ chức nhận hàng nhập khẩu cụ thể ở bảng sau:
Do trong lúc làm hàng không xảy ra bất kì rắc rối nào nên thời gian làm hàng được rút ngắn rất nhiều cho thấy hiệu quả công việc cao. Thời gian thực tế luôn nhỏ hơn thời gian dự kiến của công ty. Đặc biệt chi phí không chênh lệch quá nhiều cho thấy công ty đã làm rất tốt việc dự trù chi phí của lô hàng này.
Tuy nhiên chi phí này vẫn chưa thực sự là tối ưu do phần vận tải công ty phải thuê ngoài nên giá cả chất lượng dịch vụ bán ra chưa thật sự cạnh tranh.
Bảng 3. 9: Bảng so sánh chênh lệch về thời gian của phương án.