Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Lấy lệnh từ hãng tàu
Làm thủ tục hải quan
Tới cảng để đổi lệnh và nhận hàng tại cảng
Điều động phương tiện nhận hàng và giao trả cho khách hàng
Quyết toán và hoàn trả chứng từ cho khách hàng Trả vỏ container tại bãi quy định và lấy lại tiền cược
container Sai Kiểm tra chứng từ Nhận bộ chứng từ nhập khẩu Báo với khách hàng để điều chỉnh Khai E-manifest, cập
- Nhận bộ chứng từ nhập khẩu bao gồm:
+ 2 giấy giới thiệu doanh nghiệp của công ty TNHH Trần Hiếu bao gồm 1 giấy giới thiệu để nhân viên giao nhận đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O) và 1 giấy giới thiệu để tiến hành thông quan hàng hóa tại chi cục Hải Quan Hải Phòng.
+ 1 giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) của hãng tàu JINJIANG SHIPPING tàu JJ TOKYO ngày 11/07/2017.
Tàu này do người bán thuê, vận chuyển hàng từ cảng NingBo về cảng Nam Hải Đình Vũ, Hải Phòng, ngày xếp hàng là ngày 05/07/2017. Nên đến ngày 11/07/2017. Khi tàu cập cảng, hãng tàu gửi cho TVC Một bản thông báo hàng đến nhằm thông tin cho người nhận hàng lô hàng với chi tiết như sau:
Vận đơn: SHA167067001
Tàu, chuyến: NAWATA BHUM 713W Cảng đi: NingBo, China
Cảng đến: Nam Hải Đình Vũ, Hải Phòng. Ngày đi: 05/07/2017
Ngày đến: 11/07/2017
Mời Công ty Trần Hiếu đến văn phòng ở Hải Phòng lấy lệnh giao hàng (D/O). Thanh toán các khoản phí local charge và nhận D/O.
+ 1 bản chính và 2 bản sao hợp đồng nhập khẩu giữa công ty Trần Hiếu và công ty ZOJE SEWING MACHINE CO., LTD. ( Sale Contract).
+ 2 bản chính và 2 bản sao phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List). +1 bản chính và 2 bản sao hóa đơn thương mại (Commercial invoice).
+ 1 bản chính và 1 bản sao vận tải đơn số SHA167067001 do hãng tàu JJ SHIPPING cấp. (Bill Off Landing).
+ Mã số thuế của công ty, mã số xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh, giấy ủy quyền cho nhân viên giao nhận.
- Kiểm tra chứng từ
Nhân viên chứng từ kiểm tra bộ chứng từ lưu ý các thông tin: Tên người gửi, người nhận, cảng đi, cảng đến, điều kiện incoterms, thông tin hàng hóa.
Nếu đã đầy đủ thông tin, nhân viên chứng từ chuẩn bị khai – manifest và khai tờ khai hải quan.
Nếu có gì sai sót thì báo ngay cho khách hàng để khách hàng kịp thời điều chỉnh. Tất cả các chứng từ trên nếu là bản sao y thì phải có dấu sao y và đóng dấu ký tên của công ty Trần Hiếu thì chứng từ mới được xem là hợp lệ.
-Mở số JOB lô hàng
Nhân viên chứng từ lấy thông tin lô hàng mở số JOB (phần mềm FAST của công ty) để vào hồ sơ công ty để quản lý cũng như lúc quyết toán lô hàng.
Với lô hàng này có số Job là TH 12346
-Khai E-manifest và cập nhật tình hình tàu cập cảng.
Nhân viên chứng từ khai e- manife cho HBL ( house bill) trên Cổng thông tin một cửa quốc gia https://vnsw.gov.vn/ để khai thông tin hàng hóa với hải quan để làm thủ tục thông quan tại chi cục hải quan cảng Hải Phòng.
Qua thông báo hàng đến: lịch tàu cập cảng là 9h ngày 11/07/2017.
Bước 2: Lấy lệnh từ hãng tàu
-Nhân viên thực hiện: nhân viên hiện trường - Số lương: 1 nhân viên.
- Thời gian: 2 giờ (quy định của công ty) - Chi phí: 200,000 VNĐ (phí lấy lệnh).
Hình 3.4: Các bước đi lấy lệnh ở hãng tàu
- Chuẩn bị bộ chừng từ đi đổi lệnh
Nhân viên giao nhận khi đi lấy lệnh cần chuẩn bị các giấy tờ sau: + Giấy thông báo hàng đến của hãng tàu JJ SHIPPING
+ Vận đơn gốc số HA167067001
+ Giấy giới thiệu của công ty TNHH Trần Hiếu
+ Chứng minh thư photo của người đi lấy lệnh giao hàng. - Đến văn phòng đại diện của hãng tàu để đổi lệnh
Nhân viên giao nhận lên văn phòng đại diện hãng tàu ở phòng 220, tòa nhà Thành Đạt 1, số 3 Lê Thánh Tông, phường May Tơ, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng, Việt Nam thanh toán các phí và nhận D/O.
Kiểm tra lệnh giao hànggo Làm phiếu mượn vỏ container Đi đổi lệnh giao hàng Chuẩn bị bộ chừng từ
Các chi phí bao gồm:
+ Phí chứng từ (D/O Fees): 770,000 VND/ BL
+ Phí vệ sinh container: 1 container 20’ DC: 120,000 VND + Phí xếp dỡ container (THC): 2,155,000 VND
+ Phí mất cân bằng container (CIC): 2,283,000 VND Tổng: 5,328,000 VND
Nhân viên giao nhận nộp các khoản phí trên sau đó nhận 3 bản lệnh giao hàng (D/O) có đóng dấu xác nhận của hãng tàu.
Nội dung chính của lệnh giao hàng là Hãng tàu lệnh cho cảng Nam Hải Đình Vũ giao lô hàng cho Công ty Trần Hiếu.
+Nhân viên giao nhận mang biên lai nộp phí, 3 bản cùng hóa đơn thương mại (Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận lệnh giao hàng và tìm vị trí hàng, tại đây lưu một bản lệnh giao hàng.
+ Mang lệnh giao hàng đến hải quan làm thủ tục hải quan.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan cho lô hàng
Bộ phận thực hiện : Nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường
Số người thực hiện: 1 nhân viên chứng từ và 1 nhân viên hiện trường.
Thời gian : 6 giờ (khai trên phần mềm 3 giờ + mở tờ khai 3 giờ )
Chi phí: 300,000 VNĐ/tờ khai.
Để đi làm thủ tục thông quan được nhanh chóng và thuận tiện thì nhân viên chứng từ sẽ khai trước tờ khai hải quan qua phần mềm ECUS5VNACCS để khai trước tờ khai hải quan hàng nhập gọi là khai Hải Quan điện tử sau đó chỉ việc đi mở tờ khai thông quan.
Khai hải quan điện tử
Sau đây là các bước cơ bản để lên một tờ khai hải quan điện tử:
Hình 3. 5: Các bước khai hải quan điện tử
Bộ phận thực hiện: 1 nhân viên chứng từ
Thời gian : 3 giờ (quy định của công ty)
Kiểm tra tờ khai và chuyển qua kế toán gửi
khách hàng để đóng thuế
Đăng kí tờ khai Hải Quan, truyền tờ khai
để lấy kết quả phân luồng Lập tờ khai hải quan điện tử Gửi khách hàng xác nhận
- Lập tờ khai Hải Quan điện từ:
Nhân viên chứng từ sẽ dựa vào các chứng từ mà khách hàng cung cấp để lên tờ khai Hải Quan như sau:
+ Chi cục hải quan: Hải Quan cảng Hải Phòng chi cục III
+ Mã loại hình: A11: công ty TNHH nhập khẩu về bán trong nước. + Nhập theo điều kiện: CIF
+ Hàng: Máy khâu, mới 100%.
+ Thuế nhập khẩu: 0% (Biểu thuế 2017) + Thuế VAT: 10% (Biểu thuế 2017)
- Gửi khách hàng xác nhận
Sau khi lên tờ khai nháp, nhân viên chứng từ gửi để khách hàng kiểm tra xem có gì sai sót không, cũng như tỉ giá thuế, chi tiết hàng hóa,…Mọi thông tin đều chính xác thì tiến hành truyền tờ khai để lấy kết quả phân luồng.
- Đăng kí tờ khai Hải Quan và lấy kết quả phân luồng.
Sau khi nhập đủ thông tin, dữ liệu được yêu cầu trên tờ khai Hải Quan điện tử thì nhân viên hải quan tiến hành truyền tờ khai đến chi cục Hải Quan cảng Hải Phòng chi cục III và chờ kết quả trả về.
Kết quả được trả về như sau:
+Số tờ khai: 101189957851 và luồng vàng cùng với hướng dẫn làm thủ tục Hải Quan.
- Kiểm tra tờ khai và đóng thuế
Nhân viên chứng từ kiểm tra: Số tờ khai trên giấy nộp tiền, loại hình nhập khẩu (A11):
công ty TNHH nhập khẩu về bán trong nướcvà các thông tin công ty. Sau đó chuyển qua bộ phận kế toán làm thủ tục đóng thuế tại ngân hàng và nhận giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đã được đóng mộc.Số tiền thuế:
- Thuế nhập khẩu: 2.286.669.899, 9998 - Thuế VAT: 228.666.990
Làm thủ tục thông quan để mở tờ khai
Sau đây là các bước làm thủ tục thông quan cho lô hàng tại chi cục Hải Quan Hải Phòng như sau:
Hình 3. 6: Các bước làm thủ tục thông quan
Liên hệ với bộ phận vận tải đề điều xe Mở tờ khai Hải Quan Nhận bộ tờ khai đã thông quan từ Hải
quan Hải quan kiểm tra
*) Bộ phận thực hiện: 1 nhân viên hiện trường - Mở tờ khai Hải quan
Các chứng từ phải nộp:
+ Tờ khai Hải quan nhập khẩu (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và 1 bản lưu người khai Hải quan)
+ Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính) + Hóa đơn thương mại (1 bản chính) + Vận đơn đường biển (sao y)
+ Lệnh giao hàng (1bản chính). + Packing list (1bản chính).
+ Giấy giới thiệu của công ty Trần Hiếu.
+ Khi Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó, sao y. Biên nhận nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
+ Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
- Hải quan kiểm tra hồ sơ chứng từ và tính giá thuế
+ Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không.
+Nếu doanh nghiệp được gia hạn thuế thì đóng dấu xác nhận
+ Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
- Nhận tờ khai từ Hải quan
-Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan. - Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai.
- Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm: + Tờ khai Hải quan
+ Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
Sau khi nhân viên hiện trường đã hoàn thành thủ tục thông quan cho lô hàng sẽ thông báo cho bộ phận vận tải chuẩn bị kế hoạch điều độ xe để nhận hàng về bao gồm các thông tin:
+ Số lượng: 1 container 20’DC
+ Phương tiện vận chuyển: 1 xe đầu kéo container.
+ Địa chỉ nhận hàng: Cảng Nam Hải Đình Vũ, Hải Phòng.
Bước 4: Nhận hàng tại cảng
Bộ phận thực hiện: Bộ phận hiện trường
Số nhân viên thực hiện: 1 nhân viên
Hình 3. 7: Các bước nhận hàng
- Nộp cước phí nâng container.
Nhân viên giao nhận mang 1 bản lệnh giao hàng và 1 bản giấy cược vỏ container đến phòng Thương Vụ cảng để đóng phí nâng container là: 473.000 VND và cược container: 2.000.000 VNĐ.
Sau khi đóng phí nâng hạ xong thì cầm hóa đơn phí nâng hạ container cùng với lệnh giao hàng thì phòng Thương Vụ sẽ phát phiếu giao nhận container gồm 4 liên như sau:
+ Liên trắng: Lưu tại văn phòng Thương Vụ cảng Nam Hải Đình Vũ. + Liên vàng: kiểm soát cảng dùng để giao cho người kiểm hàng.
+ Liên hồng: khách hàng giữ lại để lấy tiền cược container, hạch toán trong bãi để lấy hàng.
+ Liên xanh: để giao cho bảo vệ cổng cảng khi phương tiện vận tải đưa container ra khỏi cảng.
- Đăng ký xe vào Cảng với bảo vệ cổng
Nhân viên giao nhận đăng kí số lượng xe và biển số xe với bảo vệ cổng để vào cảng chở hàng Đăng kí nhận hàng Đăng kí xe vào cảng Nộp cước phí nâng container
- Đăng ký nhận hàng
+ Trình lệnh giao hàng với nhân viên giao nhận
+ Đưa phương tiện ra vị trí/giao nhận tại bãi theo hướng dẫn + Trình phiếu nâng hạ cho lái xe nâng hàng.
Vì đây là tờ khai luồng vàng nên chỉ cần qua hải quan giám sát bãi chứ không cần phải kiểm hóa hàng hóa nên thời việc làm thủ tục hải quan đơn giản hơn và mất ít thời gian và chi phí hơn.
Từ các bước trên ta tổng hợp bảng thời gian, chi phí như sau:
Bảng 3. 2: Định mức chi phí và thời gian tại cảng
STT Nội dung
Thời gian (phút)
Chi phí
(VNĐ) Ghi chú
1 Đổi lệnh tại phòng cấp lệnh 15 120,000 Phí đổi lệnh
2 Nộp cước phí nâng hạ 10 473,000 Phí nâng
cont
3 Đăng kí xe vào cảng 10 0
4 Thời gian tìm container 30 0
5 Tổng 65 593,000
Bước 5: Điều động phương tiện nhận hàng và giao trả cho khách hàng.
Bộ phận thực hiện: phòng vận tải
Số người thực hiện: 2 nhân viên
Thời gian: 3 giờ 50 phút (bấm giờ và tính toán định mức) bao gồm: thanh lý Hải Quan cổng (30 phút) + vận chuyển hàng về kho của khách hàng (3 giờ 20 phút).
Hình 3. 8: Các bước vận chuyển và trả hàng cho khách hàng
- Lựa chọn tuyến đường vận chuyển
Thông báo cho khách hàng thời gian giao hàng về kho Lựa chọn tuyến đường vận chuyển Thanh lý Hải Quan cổng Vận chuyển hàng về kho của khách hàng.
Tuyến đường vận chuyển từ cảng Hải Nam, Hải phòng về Số B5 - BT04, đô thị Việt Hưng, đường Vạn Hạnh, Phường Giang Biên, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam. Việc vận chuyển hàng container từ Hải Phòng về Hà Nội mất khá nhiều chi phí nên việc lựa chọn tuyến đường vận chuyển là rất quan trọng vừa đảm bảo về giá cả hợp lý cũng như thời gian vận chuyển sao cho tối ưu nhất. Hiện nay ngoài tuyến đường 5A cũ về Hà nội thì cao tốc Hà Nội- Hải Phòng đã được sử dụng. Như vậy ta sẽ có 2 phương án vận chuyển như sau:
Phương án 1: Chọn tuyến đường vận chuyển theo đường cao tốc Hà Nội- Hải Phòng.
Lộ trình vận chuyển: từ cảng Nam Hải Đình Vũ, Hải Phòng đi theo ĐT 356 đến QL 5B/DDDCT04 đi dọc theo QL5B đến phường Giang Biên, quận Long Biên là: 119km.
Thuận lợi: Điểm nổi bật nhất của cao tốc Hà Nội – Hải Phòng là quy mô 6 làn xe, mặt đường rộng hơn các tuyến đường cao tốc khác trên cả nước. Tiết kiệm thời gian
Khó khăn: Ngoài lý do mức phí trên đường cao tốc quá cao, tuyến đường nằm quá xa các khu công nghiệp.Nếu ở các quận trung tâm hoặc khu vực phía Bắc của thành phố mà chạy xuống Đình Vũ hoặc đường 353 hay chạy vào đường 10 thì đều quá xa.
Cho nên nếu chọn tuyến đường này thì mất phí rất lớn, chi phí đi trên cao tốc đối với xe container 20 feet là 560.000 VND/ lượt, chi phí khá lớn.
Phương án 2: Lộ trình vận chuyển từ cảng Nam Hải đi về hướng Nam về phía ĐT356 lái xe từ QL5A, QL5A qua cầu vĩnh tuy đi đến Đường vạn hạnh, phường Giang Biên, quận Long Biên ( đường 5A cũ) : 118km
-Thuận lợi:
+Tuyến đường với mức phí rẻ hơn là 140,000 VND/lượt nên đi về là 280,000 VND + Thời gian cũng không chênh lệch quá nhiều, đặc biệt là chiều dài bằng cao tốc -Khó khăn:
+Điều kiện đường sá xuống cấp khó đi + Số lượng xe container chạy khá nhiều + Hay bị tắc đường
Để tính được thời gian của chuyến xe ta phải tìm hiểu vận tốc chạy xe trên từng đoạn đường, điều kiện đường sá, … Vậy qua 2 phương án trên thì ta nên có bảng so sánh các chỉ tiêu của 2 phương án như sau :
Bảng 3. 3: Bảng so sánh về các chỉ tiêu của 2 phương án vận tảiST ST
T Chỉ tiêu Đường cao tốc Đường 5A cũ
1 Chiều dài(km) 119 118
2 Tốc độ bình quân
(km/h) 60 35
3 Thời gian 2 giờ 3 giờ 23 phút
4 Lệ phí cấu đường
(vnđ) 560,000/lượt 140,000/lượt
Dựa vào bảng so sánh trên lý thuyết thì ta sẽ lựa chọn phương án 2 là đi đường 5A cũ. Nhưng trên thực tế thì đường 5A cũ cơ sở hạ tầng kém chất lượng lại nhiều xe container nên hiện tượng tắc đường là điều không thể tránh khỏi nên thời gian có thể chênh lệnh nhiều.
- Làm thủ tục thanh lý tại Hải Quan cổng
Nhân viên vận tải sau khi đến cảng sẽ được nhân viên hiện trường giao cho 2 liên giao