Bước 1: Công ty TNHH SCS nhận yêu cầu từ khách hàng, thỏa thuận và ký hợp đồng.
Đây là bước quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu và lợi nhuận của bộ phận giao nhận nói riêng và toàn công ty nói chung. Chính vì vậy mà nhân viên sale được coi là linh hồn của công ty, việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng với sản lượng ổn định là vô cùng quan trọng. Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ nhận yêu cầu từ khách hàng. Tùy từng khách hàng sẽ có những yêu cầu khác nhau, tuy nhiên nhìn chung các yêu cầu của khách hàng thường là thay mặt khách hàng làm thủ tục thông quan nhập khẩu, nhận hàng tại cảng biển, tổ chức vận chuyển hàng hóa an toàn và giao tới địa điểm mà khách hàng yêu cầu. Khi nhận được yêu cầu, nhân viên kinh doanh xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
Một số mặt hàng hay nhập bằng đường biển của công ty TNHH SCS là:
- Hàng máy khâu được nhập khẩu từ Trung Quốc của công ty Trần Hiếu, công ty Hoàng Qúy- Quỳnh Trang. Đối với hàng máy móc này khách hàng thường nhập mới 100%, thủ tục nhập khẩu như hàng thông thường không trong danh mục hàng cấm chỉ cần kiểm tra chất lượng hàng hóa. Về thủ tục thông quan hàng hóa tại Hải Quan Hải Phòng, hàng thường rơi vào luồng vàng chỉ cần kiểm tra hồ sơ chứng từ.
Bước 2: Nhân viên giao nhận của công ty sẽ làm việc với khách hàng
Bước 3: Khai báo hải quan
Bước 4: Nhận hàng hóa từ hãng tàu, kiểm tra và đối chiếu hàng hóa với thông tin trong bộ chứng từ
Bước 5: Giao hàng cho khách hàng Bước 6: Quyết toán và lưu trữ hồ sơ
- Hàng may mặc được nhập khẩu từ Hàn Quốc cho các khách hàng lẻ của công ty. Đối với mặt hàng này, thủ tục nhập khẩu như hàng bình thường. Thủ tục thông quan hàng hóa tại hải quan Hải Phòng, hàng luôn rơi vào luồng xanh nên được thông quan luôn không phải kiểm tra chứng từ.
Bước 2: Nhân viên giao nhận của công ty sẽ làm việc với khách hàng
Khách hàng sẽ cung cấp cho công ty một bộ hồ sơ, nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng của công ty TNHH SCS sẽ kiểm tra lại nội dung quan trọng của bộ chứng từ như tên người gửi, người nhận, tên tàu, ngày tàu đến, số container, số seal, chi tiết mô tả hàng hóa… trước khi lên tờ khai làm thủ tục. Nếu trong quá trình kiểm tra, nhân viên phát hiện có sai sót hoặc thiếu chứng từ nào thì phải báo ngay với khách hàng để xác nhận lại và bổ sung chứng từ hoặc thông tin cần thiết. Đây cũng là bước quan trọng quyết định đến quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu.
Bộ hồ sơ khách hàng cung cấp cho công ty gồm: - Vận đơn đường biển(B/L)
- Hóa đơn thương mại (CI) - Phiếu đóng gói hàng hóa (PL) - Hợp đồng mua bán (SC)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO)
- Chứng từ liên quan khác (tùy vào từng mặt hàng)
Đối với một số công ty như máy móc thiết bị, các chứng từ trên do khách hàng cung cấp, còn một số khách hàng lẻ, người nhập khẩu ủy thác toàn bộ quy trình nhận hàng nhập khẩu thì công ty có trách nhiệm xin giấy phép nhập khẩu cho chủ hàng.
Sau khi nhận được bộ chứng từ trên, nhân viên bộ phận giao nhận của công ty sẽ dịch thông tin sang tiếng việt và lập bộ chứng từ phù hợp phục vụ việc làm tờ khai hải quan. Khi công ty TNHH SCS nhận được thông báo hàng đến (Notice of Readiness) do công ty khách hàng gửi, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra thông tin xem đúng lô hàng nhập cần tiến hành thông quan hay không. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng (D/O) khi xuất trình vận đơn gốc cho hãng tàu, giấy giới thiệu của công ty. Tại văn phòng đại diện, nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng. Khi đã kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của bộ chứng từ, cùng với hợp đồng mua bán ngoại thương, công ty tiến hành khai báo hải quan.
Bước 3: Khai báo hải quan
Tại công ty cổ phần TNHH SCS , nhìn chung hoạt động khai báo hải quan đều do công ty thực hiện thay mặt khách hàng. Công ty đã có đầy đủ điều kiện của đại lý khai thuê hải quan (giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận công nhận có đủ năng lực, trách nhiệm, thẩm quyền do Tổng cục hải quan cấp). Công ty chủ yếu khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5- VNACCS của công ty Thái Sơn
Hình 2.8: Phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5- VNACCS
Quy trình thủ tục hải quan
Nhân viên chứng từ của công ty tiến hành lập tờ khai hải quan điện tử (thực hiện trên phần mềm ECUS5), khai đầy đủ thông tin trên tờ khai yêu cầu. Khi có số tiếp nhận của hệ thống hải quan trả về thì xem như đã xong bước gửi tờ khai điện tử. Đợi kết quả phân luồng hàng hóa.
- Nếu nhận được yêu cầu sửa đổi, bổ sung các nội dung khai báo thì nhân viên công ty cần kiểm tra lại thông tin đã nhập xem đã đúng chưa, sau khi điều chỉnh, nhân viên chứng từ gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới.
- Nếu khai báo thành công, công ty sẽ được cấp số tờ khai.
- Khi có số tờ khai, nhân viên chứng từ chờ kết quả phân luồng tờ khai.
- Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh: hàng hóa được thông quan ngay, thủ tục và thời gian nhanh chóng.
- Hàng hóa thuộc luồng vàng: công ty phải xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan kiểm tra, tính thuế.
- Hàng hóa thuộc luồng đỏ: công ty cần xuất trình cả bộ hồ sơ và hàng hóa thực tế để hải quan kiểm tra.
Nhân viên công ty sẽ nộp thuế, lệ phí (nếu có) cho cán bộ hải quan. Thông quan hàng nhập khẩu.
Việc khai báo hải quan, công ty phải điền đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến lô hàng nhập khẩu dựa trên các chứng từ như: hợp đồng, vận đơn đường biển, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa vì cơ quan hải quan chỉ tiếp nhận đăng ký cho bộ hồ sơ sau khi xác nhận việc khai báo là hợp lệ. Do đó, nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm khai báo hải quan cần am hiểu rõ những nội dung, vấn đề có liên quan đến bộ hồ sơ khai báo, phòng trường hợp có thể bị cán bộ hải quan yêu cầu giải thích những điểm họ nghi ngờ. Ngoài việc nắm rõ thông tin về hàng hóa, nhân viên của công ty phải biết những quy định của hải quan hay của bộ ngành liên quan có hướng dẫn về hàng hóa mà công ty đang làm thủ tục để làm đúng theo yêu cầu.
Địa điểm khai báo và làm thủ tục hải quan: tại cảng Hải Phòng, cảng nội địa ICD Mỹ Đình.
Bước 4: Nhận hàng hóa từ hãng tàu, kiểm tra và đối chiếu hàng hóa với thông tin trong bộ chứng từ
Khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên phòng giao nhận của công ty cổ phần vận tải Thái Việt Trung mang B/L gốc và giấy giới thiệu của công ty đến hãng tàu tại Hải Phòng để lấy lệnh giao hàng và nộp lệ phí lưu kho. Sau đó, mang D/O đến kho vận làm phiếu xuất hàng.
Đối với nhận hàng lẻ: Nhân viên giao nhận đem phiếu xuất kho đến kho chứa hàng làm thủ tục xuất kho và tách riêng hàng hóa của mình ra chờ Hải Quan kiểm hóa, khi Hải Quan ký xác nhận và kiểm hóa xong thì coi như hàng đã được thông quan.
Đối với nhận hàng nguyên container: Nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho xuống kho hàng, nộp lệ phí lưu kho, liên hệ với cảng để lấy phiếu vận chuyển container về kho riêng, nhưng phải trả vỏ đúng hạn (thông thường là 5 ngày tại cảng Hải Phòng).
Về việc nhân viên giao nhận kiểm tra tính chính xác, an toàn của hàng hóa: Dựa trên các chứng từ và việc kiểm tra thực tế khi nhận hàng từ hãng tàu, nếu có bất kì sai sót, hàng hóa hư hỏng, đổ vỡ, biến chất, sai lệch với thông tin chứng từ thì người giao nhận đều phải lập thành biên bản để giải quyết kịp thời trách nhiệm của người xuất khẩu, người chuyên
chở, làm đơn khiếu nại, yêu cầu đòi bồi thường và lập tức liên hệ ngay với người nhận nhằm đảm bảo quyền lợi cho người nhập khẩu.
Bước 5: Giao hàng cho khách hàng
*) Hàng nguyên container:
Sau khi kiểm tra hàng hóa, nhân viên giao nhận vào đại lý hãng tàu yêu cầu lấy nguyên container về hoặc rút ruột tại bãi ( theo thỏa thuận với khách hàng). Nhân viên giao nhận đóng tiền cược container, lấy phiếu giao nhận container tại phòng thương vụ. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ vào phòng điều độ liên hệ đội xe nâng và tiến hành bốc hàng lên xe.
Nhân viên giao nhận cho xe chở hàng đến địa điểm giao hàng mà người nhận đã yêu cầu. Sau đó, tiến hành lập biên bản giao hàng với người nhận. Mỗi bên giữ một bản có giá trị như nhau.
Sau khi dỡ hàng, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi trên phiếu cược container đề cập. Nếu container không hư hỏng gì thì công ty sẽ được nhận lại tiền cược.
*) Đối với hàng lẻ:
Nhân viên giao nhận tới Phòng Thương vụ trình lệnh giao hàng, sau đó cầm phiếu xuất kho vào kho CFS giao cho thủ kho, tiến hành bốc hàng lên xe, thủ kho giữ một bản, còn hai bản xuất kho nhân viên giao nhận giữ lại.
Sau đó, công việc của người giao nhận cũng tương tự như khi nhận hàng nguyên container. Nhân viên giao nhận cho xe chở hàng đến địa điểm giao hàng mà người nhận đã yêu cầu, tiến hành lập biên bản giao hàng với người nhận. Mỗi bên giữ một bản có giá trị như nhau.
Để đáp ứng nhu cầu chuyên chở vào mùa cao điểm và nhu cầu đa dạng của khách hàng nên công ty vẫn kí hợp đồng vận chuyển với những đối tác là công ty vận chuyển lớn như công ty TNHH thương mại và giao nhận Minh Trung, công ty TNHH Vận tải thương mại Hà Anh,…Hiện tại, công ty đang đẩy mạnh dịch vụ giao nhận tại cửa (door to door) đảm bảo về tính thời gian và sự thuận tiện cho khách hàng.
Bước 6: Quyết toán và lưu trữ hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan tại Hải Phòng và chuyển hàng về kho cho khách hàng, nhân viên giao nhận kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ lại cho khách hàng và công ty cũng lưu một bộ. Đồng thời kèm theo đó là một bản giấy báo nợ (Debit Note), trên đó gồm: các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng, phí dịch vụ vận
chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với giấy báo nợ quyết toán với khách hàng.
2.3. Đánh giá về hoạt động nhận hàng NK bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Dịch Vụ Hàng Hóa Đặc Biệt Vận Dịch Vụ Hàng Hóa Đặc Biệt
2.3.1. Ưu điểm
-Quy trình xử lý hàng hóa tiêu chuẩn cao giúp tiết kiệm chi phí, công sức, thời gian - Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm giúp khách hàng tin tưởng và an tâm khi sử dụng dịch vụ
- Dịch vụ cập nhật thông tin hàng hóa thường xuyên giúp khách hàng luôn nắm được tình hình hàng hóa của mình từ lúc công ty thực hiện vận chuyển lô hàng cho đến khi hàng được giao về kho của khách hàng. Về cơ bản gồm các bước :
- Hệ thống đại lý toàn cầu: Có hệ thống các văn phòng đại lý tại tất cả các nước trên thế giới giúp công ty có thể đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển từ các nơi trên thế giới.
- Phương châm luôn coi khách hàng như người thân: SCS luôn tìm cách mang lại giá trị tốt nhất cho những người thân của mình.
- Ban lãnh đạo luôn theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và qui trình giao nhận của lô hàng để giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
- Cả nhân viên và ban lãnh đạo của công ty đều thiết lập được mối quan hệ tốt với các hãng tàu, các đối tác, khách hàng (cả trong và ngoài nước), hải quan và các cơ quan ban ngành có liên quan…nhằm mang lại sự thuận lợi và trôi chảy cho quá trình giao nhận cũng như hoạt động kinh doanh của công ty.
2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một quá trình hết sức phức tạp, đòi hỏi công ty phải tiến hành nhiều tác nghiệp khác nhau và phải có mối quan hệ rộng với nhiều bên liên quan. Bên cạnh những thành công đã đạt được, công ty không tránh khỏi những khó khăn, tồn tại và những vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Qua quá trình tìm hiểu và quan sát, tôi nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của công ty như sau:
+ Chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ hồ sơ chứng từ. Nguyên nhân của việc chậm trễ là:
- Khách hàng gửi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu. - Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ.
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ quan. - Nhân viên chứng từ khi nhận bộ chứng từ không xem xét kỹ thông tin.
- Chậm trễ ở ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp để thực hiện thanh toán.
+Khó khăn trong quá trình khai báo hải quan: Việc khai báo hải quan là một trong những công việc chiếm nhiều thời gian của công ty. Đôi khi có những trở ngại về giấy tờ cần thiết cho việc khai báo hải quan như:
- Trong bộ chứng từ về hàng hóa mà khách hàng gửi tới không có giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa trong khi hàng hóa thuộc diện ưu đãi về thuế quan.
- Có sự sai lệch thông tin giữa các chứng từ, hóa đơn. - Hồ sơ chưa hoàn chỉnh
- Chủ hàng khai giá thấp hơn giá trị thực tế gây khó khăn cho hải quan trong việc thẩm định và đưa ra mức thuế.
- Nội dung tên hàng không rõ ràng. - Mã áp cho hàng hóa không phù hợp.
+Đối với việc vận chuyển nội địa:
Vào mùa cao điểm, việc điều động xe chuyên chở trở nên khó khăn hơn trong việc giao dịch và lựa chọn một số hãng vận tải nội địa.
Bên cạnh đó, việc quản lý chưa chặt chẽ của nhân viên áp tải hàng hóa trong quá trình vận chuyển làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa khi giao cho người nhận khiến công ty phải bồi thường thiệt hại, ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của công ty.
+Trình độ một số cán bộ còn hạn chế, hiệu quả làm việc chưa cao
Hoạt động giao nhận là công việc khá phức tạp đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết đa dạng. Ngoài hiểu biết về lĩnh vực chuyên môn, công việc này còn yêu cầu sự nhanh nhạy, hiểu biết về văn hóa xã hội, luật pháp quy định,…đặc biệt là trình độ ngoại ngữ giao tiếp tốt. Vì thế, để tìm kiếm được nhân sự phù hợp là rất khó. Tại công ty, đội ngũ lao động được đánh giá là giỏi và có chuyên môn. Tuy nhiên, nếu so với những đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thì hiệu quả làm việc vẫn còn hạn chế. Nguyên nhân do:
- Ý thức làm việc của một số nhân viên trong công ty chưa cao, chưa chịu khó học hỏi, tích lũy để đáp ứng nhu cầu hội nhập. Vì môi trường logistics luôn bị ảnh hưởng bởi
luật định quốc gia, bởi các yếu tố bên ngoài nên việc trau dồi kiến thức là vô cùng quan