Bước 1: Sẵn sàng bộ hồ sơ hàng nhập bao gồm: Vận đơn gốc, hợp đồng mua bán (nếu có), hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, giấy giới thiệu, ủy quyền (nếu có)
- Người nhận hàng nhận thông báo hàng đến của người vận tải.
Bước 2: Khi nhận được thông báo hàng đến của người chuyên chở, chủ hàng mang theo thông báo này cùng BL gốc, giấy giới thiệu, ủy quyền (nếu cần) đến văn phòng hãng tàu để đổi lấy D/O- Lệnh giao hàng.
- Khai báo hải quan điện tử với hàng hóa nhập khẩu và xin các loại giấy tờ cần thiết như giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận kiểm dịch, chứng thư chứng nhận chất lượng, khối lượng…
- Sau đó chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa. Thủ tục hải quan có thể thực hiện tại cảng hoặc làm chuyển cảng về nội địa để hoàn thành thủ tục hải quan- trong trường hợp cảng đích trên vận đơn là 1 địa điểm, khu vực có hải quan riêng trong nội địa.
Nếu hàng hóa làm thủ tục hải quan ngay tại cảng thì chủ hàng khai báo và hoàn thành các thủ tục cần thiết tại cảng để nhận tờ khai hải quan nhập khẩu thông quan và danh sách hàng qua khu vực giám sát.
Nếu chuyển cảng về nội địa thì phải xin chuyển cảng và mở tờ khai vận chuyển OLA, khi nhận hàng tại cảng vẫn phải qua hải quan giám sát của cảng để làm biên bản chuyển cảng và đưa về hải quan nội địa hoàn thành các thủ tục tiếp theo.
Có thể nhận hàng trực tiếp tại tàu hoặc tại bãi của cảng trong trường hợp hàng lưu bãi của cảng. Thông thường với hàng container thường các chủ hàng nhận hàng từ bãi của cảng. - Đưa container hàng về kho chủ hàng nhập, dỡ hàng và mang trả vỏ container cho hãng tàu.
Thời hạn mượn vỏ tùy từng hãng tàu quy định nhưng thông thường với các loại vỏ container bách hóa thường được mang ra khỏi cảng 3-5 ngày tùy theo thời điểm nhận container, những loại container đặc biệt như container OP, FR,… thì phải trả vỏ trong vòng 1 ngày kể từ khi lấy container khỏi cảng.
*) Hàng lẻ (LCL) Người gom hàng nhận container hàng lẻ và khai thác hàng vào kho CFS Người gom hàng gửi thông báo hàng đến cho các chủ hàng nhận Chủ hàng nhận đổi D/O và nhận hàng tại kho CFS Chủ hàng hoàn thành thủ tục hải quan và đưa hàng về kho. Hình 1.8: Quy trình nhận hàng LCL nhập khẩu
- Với hàng lẻ, khi container hàng đến cảng, đại diện của người gom hàng tại nơi nhập khẩu phải nhận container từ cảng hoặc từ tàu giống như hàng FCL.
- Thông báo với hải quan CFS, thuê kho CFS để khai thác container hàng lẻ vào kho CFS. Lúc này đại diện của người gom hàng chir hoàn thành các thủ tục mmmở container hàng lẻ chứ không phải khai báo hải quan hàng nhập khẩu.
- Tiến hành mở container hàng lẻ và đưa hàng vào khi CFS dưới sự giám sát, nhận hàng của Hải quan kho, đại diện kho CFS theo Bill, Manifest.
- Trả vỏ container cho hãng tàu.
Người gom hàng gửi thông báo hàng đến cho các chủ hàng nhập khẩu.
- Chủ hàng nhập khẩu mang theo thông báo hàng đến, Bill gốc (có thể cả House Bill và Mater Bill), giấy giới thiệu, Packing list tới văn phòng người gom hàng đổi lấy D/O.
- Chủ nhập mở tờ khai hả quan nhập khẩu hàng hóa.
- Chủ hàng mang theo D/O cùng Bill, Invoice, Packing list tới kho CFS đóng phí thuê kho, nâng hạ và tiến hành nhận hàng.
Nếu thực hiện khai báo hải quan ngay tại kho CFS đó thì sau khi khai báo, có tờ khai hải quan phải mang theo và trình cho hải quan quản lý kho đó và hoàn thành các thủ tục cần thiết (luồng vàng, đỏ).
Nếu chuyển cảng hàng về một chi cục hải quan khác (cảng đích ghi trên vận đơn) để làm thủ tục hải quan thì phải xin chuyển cảng, khai OLA, sau khi nhận hàng xong, hải quan kho sẽ niêm phong kẹp chì hoặc áp tải hàng giao về hải quan nội địa, đồng thời cũng lập biên bản chuyển cảng hàng hóa.
Đưa hàng đã hoàn thành thủ tục nhập khẩu về kho khách hàng.
1.2.3. Nhiệm vụ các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa nhập khẩu
a. Nhiệm vụ của cảng
Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng. Hợp đồng có hai loại:
- Hợp đồng ủy thác giao nhận.
- Hợp đồng thuê mướn: Chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa.
Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác. Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.
Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng nhập khẩu.
Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng.
Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ.
Hàng hóa lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi.
+ Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau: - Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng.
- Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn.
- Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn, mất mát).
b. Nhiệm vụ của chủ hàng xuất nhập khẩu
- Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hóa XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng. - Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu.
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa. - Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan và thanh toán các chi phí cho cảng.
- Thanh toán các khoản chi phí với cảng.
c. Nhiệm vụ của hải quan
Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải quan đối với tàu biển và hàng hóa nhập khẩu. Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng biển.
d. Nhiệm vụ của chủ tàu
Giao nhận hàng hóa với cảng hoặc trực tiếp với chủ hàng, kèm theo các chứng từ. Ký kết hợp đồng xếp dỡ hàng hóa với cảng nếu cần.
+ Đối với hàng xuất khẩu Gồm các chứng từ:
- Lược khai hàng hóa (cargo manifest): lập sau vận đơn cho toàn tàu, do đại lý tàu biển làm được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
- Sơ đồ xếp hàng (cargo plan): do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.
+ Đối với hàng nhập khẩu Gồm các chứng từ: - Lược khai hàng hóa. - Sơ đồ xếp hàng. - Chi tiết hầm tàu.
- Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng. Các chứng từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
1.3. Các chứng từ trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
1.3.1 Các chứng từ cơ bản để khai báo hải quan hàng nhập khẩu
Là tổng hợp các điều khoản mà các bên tham gia giao kết hợp đồng đã thỏa thuận, các điều khoản này xác định những quyền và nghĩa vụ dân sự cụ thể của các bên giao kết hợp đồng.
Nội dung của hợp đồng:
+ Thông tin về bên bán và bên mua. + Mô tả hàng hóa.
+ Phẩm chất hàng.
+ Số lượng, trọng lượng hàng.
+ Đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại (vd: FOB cảng xếp). + Thời hạn, địa điểm giao hàng.
+ Phương thức, thời hạn thanh toán.
+ Quy cách đóng gói, và ghi nhãn hiệu hàng hóa. + Bảo hành hàng hóa (nếu có).
+ Khiếu nại. + Trọng tài.
+ Các quy định khác.
b. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice -CI)
Là hóa đơn do người xuất khẩu phải chuẩn bị. Ðó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn.
- Mục đích của hóa đơn thương mại:
+ Một là nó là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng.
+ Một trong những chứng từ quan trọng để xác lập việc thanh toan với đối tác + Là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu.
- Nội dung của hóa đơn thương mại
+ Số và ngày lập hóa đơn
+ Tên, địa chỉ người bán và người mua
+ Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền + Điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện thanh toán + Cảng xếp, dỡ, tên tàu, số chuyến…
Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng. Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá.
Nội dung phiếu đóng gói:
+ Số & ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing List). + Tên, địa chỉ người bán & người mua.
+ Cảng xếp, dỡ.
+ Tên tàu, số chuyến…
+ Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích.
d. Vận đơn đường biển (Bill of lading -B/L)
Là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp.
Nội dung vận đơn:
+ Tên và trụ sở chính của người vận chuyển. + Tên người giao hàng.
+ Tên người nhận hàng hoặc thể hiện rõ vận đơn được ký phát dưới dạng vận đơn theo lệnh hay vận đơn vô danh.
+ Tên tàu.
+ Cảng xếp hàng. + Cảng dỡ hàng.
+ Mô tả về chủng loại, kích thước, thể tích, số lượng đơn vị, trọng lượng và giá trị hàng (nếu cần thiết).
+ Mô tả về tình trạng bên ngoài hoặc bao bì hàng hóa.
+ Ký, mã hiệu và đặc điểm nhận biết hàng hóa mà người giao hàng đã thông báo bằng văn bản trước khi xếp hàng lên tàu và được đánh dấu trên từng đơn vị hàng hóa hoặc bao bì.
+ Tiền cước vận chuyển và các khoản thu khác của người vận chuyển và cách thức thanh toán.
+ Số bản vận đơn gốc đã ký phát cho người giao hàng. + Thời điểm và địa điểm ký phát vận đơn.
+ Chữ ký của người vận chuyển hoặc của thuyền trưởng hoặc đại diện khác có thẩm quyền của người vận chuyển.
e. Giấy thông báo hàng đến (Arrival notice)
Là một văn bản mà người vận chuyển cấp cho người nhận hàng nhằm thông báo cho người nhận hàng biết thời gian lô hàng của người nhận sẽ đến, vị trí giao lô hàng, các khoản cước và phí mà người nhận phải trả nếu có. Do chủ tàu phát hành được gửi tới người nhận hàng trước khi tàu cập cảng để người nhận hàng có thể chuẩn bị giấy tờ và thủ tục cần thiết khi nhận hàng.
f. Tờ khai hải quan hàng nhập
Là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện nhập vào lãnh thổ quốc gia.
Nội dung của tờ khai hải quan:
+ Thông tin về người xuất khẩu, nhập khẩu + Người ủy thác
+ Đại lý hải quan + Loại hình
+ Số, ngày hóa đơnvà hợp đồng + Số vận đơn
+ Cảng đi, cảng đên + Phương tiện vận tải + Điều kiện giao hàng + Phương thức thanh toán + Đồng tiền thanh toán +Tỷ giá + Mô tả hàng hóa + Mã hàng hóa + Xuất xứ + Ưu đãi + Số lượng + Thuế
g. Giấy giới thiệu/ủy quyền
Trong trường hợp người đang sở hữu lô hàng ủy quyền cho một bên khác để thay mặt mình nhận hàng thì cần có giấy ủy quyền của người sở hữu lô hàng cho người nhận.
Do người chuyên chở hoặc đại lý của họ ký phát với mục đích hướng dẫn cảng hoặc bộ phận quản lý hàng hoá chuyển giao quyền cầm giữ hàng hoá cho bên được định danh (giao hàng cho người nhập khẩu).
i. Danh sách hàng qua khu vực giám sát
Khi hàng hóa nhập khẩu được khai báo hải quan và được hải quan chấp nhận thông quan cần phải theo dõi giám sát hải quan và lấy được Danh sách hàng, container qua khu vực giám sát thì mới thực sự nhận được hàng.
k. Hóa đơn cược vỏ container/ hóa đơn nâng hạ container
Trường hợp, nhận hàng nguyên container người nhận hàng muốn đưa container hàng nhập về kho của mình để khai thác thì phải đóng cho hãng tàu một khoản phí cược vỏ và 1 khoản phí nâng hạ container.
l. Phiếu giao nhận container
Sauk hi hoàn thành các thủ tục với cảng, bãi người nhận hàng container tại bãi và lập phiếu giao nhận container với bộ phận bãi gồm 3 liên, liên trắng bãi giữ, liên hồng người nhận hàng giữ, liên xanh lái xe giao cho bảo vệ cổng cảng.
m. Debit note/ hóa đơn thanh toán
Kết thúc quá trình giao hàng các bên lập bảng kê thanh toán (Debit note) và xuất hóa đơn thanh toán.
1.3.2. Một số chứng từ phát sinh khi nhận hàng hóa nhập khaair, làm cơ sở để khiếu nại, đòi bồi thường nại, đòi bồi thường
*) Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC)
Ðây là biên bản được lập giữa cảng với tàu sau khi đã dỡ xong lô hàng hoặc toàn bộ số hàng trên tàu để xác nhận số hàng thực tế đã giao nhận tại cảng dỡ hàng qui định. Văn bản này có tính chất đối tịch chứng minh sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực nhận tại cảng đến và số hàng ghi trên bản lược khai của tàu. Vì vậy đây là căn cứ để người nhận hàng tại cảng đến khiếu nại người chuyên chở hay công ty bảo hiểm (nếu hàng hoá đã được mua bảo hiểm).
*) Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC)
Khi giao nhận hàng với tàu, nếu số lượng hàng hoá trên ROROC chênh lệch so với trên lược khai hàng hoá thì người nhận hàng phải yêu cầu lập biên bản hàng thừa thiếu. Như
vậy biên bản hàng thừa thiếu là một biên bản được lập ra trên cơ sở biên bản kết toán nhận hàng với tàu và lược khai.
*) Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outum report- COR)
Trong quá trình dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đích, nếu phát hiện thấy hàng hoá bị hư hỏng đổ vỡ thì đại diện của cảng (công ty giao nhận, kho hàng) và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đổ vỡ của hàng hoá.
*) Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)
Ðây là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hoá tại nước người nhập khẩu (tại cảng đến) do một cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp. Biên bản này được lập theo quy định trong hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất.
*) Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng
Ðây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu. Thông thường biên bản giám định số lượng, trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định.
*) Biên bản giám định của công ty bảo hiểm.
Biên bản giám định của công ty bảo hiểm là văn bản xác nhận tổn thất thực tế của lô hàng đã được bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp để làm căn cứ cho việc bồi thường tổn thất.
*) Thư khiếu nại
Đây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn yêu