3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của công tác lưu trữ tại các cơ
3.1.3. Cán bộ làm công tác lưu trữ
Như đã trình bày ở phần thực trạng, trong những năm gần đây, lãnh đạo của HĐND, UBND các huyện đã có những quan tâm đến việc cải thiện chất lượng công tác lưu trữ bằng cách tuyển dụng những cán bộ được đào tạo theo chuyên ngành lưu trữ. Đặc biệt, trong vòng 5 năm qua, đội ngũ cán bộ được tuyển dụng theo chức danh lưu trữ chuyên trách cũng tăng lên đáng kể về số lượng. Với trình độ đào tạo từ Trung cấp trở lên với chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ hoặc Quản trị văn phòng – Lưu trữ, các cán bộ này đã nắm được những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ, quy định của nhà nước có liên quan đến vị trí công tác được giao. Tuy nhiên, vẫn tồn tại những bất cập trong công tác tuyển dụng, sử dụng, bồi dưỡng năng lực công tác đối với cán bộ lưu trữ ở HĐND, UBND các huyện cụ thể như sau:
chuyên trách nhưng lại yêu cầu cán bộ lưu trữ hỗ trợ cho cán bộ văn thư và hầu như chỉ thực hiện các công việc của cán bộ văn thư.
Vẫn còn những cán bộ không được đào tạo chuyên ngành lưu trữ lại đảm nhiệm công việc của cán bộ lưu trữ chuyên trách. Thậm chí, những chuyên ngành họ được đào tạo chỉ có thể thực hiện được những công việc rất nhỏ của cán bộ lưu trữ như chuyên ngành Thông tin – Thư viện, Công nghệ thông tin vẫn được bố trí làm cán bộ lưu trữ.
Hầu hết tất cả các cán bộ lưu trữ đều chưa có ý thức tự bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn công việc, làm việc theo thói quen, chịu ảnh hưởng nặng nề của tác phong, lề lối làm việc theo kiểu cũ, không chủ động thích nghi với những thay đổi mới. Đặc biệt, đội ngũ cán bộ lưu trữ trẻ có thời gian, điều kiện kinh tế lại không “hứng thú” tiếp tục theo đuổi nâng cao trình độ chuyên môn mà lại hướng sang các chuyên môn khác như: quản lý hành chính, quản trị nhân lực để có cơ hội chuyển sang khối chuyên viên thẩm định trong văn phòng.
Nhiều cán bộ lưu trữ cũng chưa nhận thức chính xác, đầy đủ về công việc của mình. Tuy các cán bộ này được giao nhiệm vụ thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan nhưng chưa đầu tư công sức, thời gian, trí tuệ để nghiên cứu thực hiện những công việc khác của cán bộ lưu trữ như: tổ chức, biên chế, thống kê, nghiên cứu khoa học…chỉ tập trung vào việc chỉnh lý tài liệu và phục vụ được một phần nhu cầu tra cứu của độc giả.
Thiếu sự năng động, sáng tạo trong công việc cũng là một hạn chế nữa của cán bộ lưu trữ. Ít vận dụng hợp lý được những kiến thức đã học vào thực tiễn công tác, thụ động, nặng nề cơ chế “xin – cho”, làm việc mang tính chất đối phó hơn là đóng góp. Điều này một phần xuất phát từ hạn chế chủ quan của cán bộ, phần khác do sự tác động của môi trường làm việc chưa năng động, lại thiếu sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo nên thái độ, tinh thần làm việc và năng lực sáng tạo của người cán bộ đều bị hạn chế.
Nhiều cán bộ lưu trữ thiếu kiến thức về tổ chức và quản lý. Công tác văn thư, lưu trữ là một phần trong hệ thống hoạt động thường xuyên của các cơ quan, tổ
có ít nhiều ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động quản lý. Để nâng cao hiệu quả công việc của cơ quan nói chung và của bản thân nói riêng, cán bộ lưu trữ cần hình thành những kỹ năng nhất định về quản lý, tổ chức thực hiện công việc khoa học, có hệ thống. Bản thân cán bộ lưu trữ nếu không nắm chắc tất cả các quy định về công tác lưu trữ, không có cách thức làm việc hợp lý, chưa biết dựa vào hệ thống pháp luật để tư vấn cho lãnh đạo thì không thể làm tốt công tác lưu trữ và đảm bảo việc thực hiện những chế độ, quyền lợi của chính mình.
Một trong những nguyên nhân cơ bản khiến chất lượng hoạt động quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở cấp huyện hiện nay ở Sơn La rất hạn chế là do cán bộ lưu trữ ở HĐND, UBND các huyện không có khả năng tham mưu, đề xuất với lãnh đạo những giải pháp, sáng kiến có thể triển khai vào thực tế. Tác giả nhận thấy, hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của các huyện còn nhiều yếu kém, hầu như chỉ mang tính chất nhắc lại quy định của các cơ quan quản lý cấp trên, không đề xuất ban hành được văn bản gắn liền với thực tiễn công tác lưu trữ của cơ quan mình.