2.2.1. Quy chế làm việc của cơ quan và văn phòng
Do đã xác định công tác lưu trữ của cơ quan sẽ được ban hành trong một quy chế riêng nên hầu hết trong quy chế làm việc của cơ quan và Văn phòng HĐND – UBND các huyện chủ yếu chỉ đề cập đến 02 vấn đề có liên quan đến công tác lưu trữ:
Thứ nhất, giao việc tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ cho Văn phòng HĐND – UBND.
Thứ hai, khẳng định vị trí của bộ phận lưu trữ trong Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND – UBND đó.
Ví dụ: Thành lập “Tổ Văn thư, lưu trữ, kế toán, tài vụ, thủ quỹ” trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thuận Châu [40, Điều 4]
2.2.2. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
Tại thời điểm tác giả tiến hành khảo sát, một số HĐND – UBND huyện đã xây dựng được quy chế công tác văn thư, lưu trữ mới gắn với Thông tư số 04/2013/TT-Bộ Nội vụ, còn lại phần lớn vẫn đang thực hiện quy chế theo hướng
♦ Theo nội dung Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.
Ví dụ: Quyết định số 3362/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2006 của UBND huyện Bắc Yên về việc ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan Văn phòng HĐND – UBND huyện. [Phụ lục số 2]
Ví dụ: Quyết định số 01/2012/QĐ-UBND ngày 01 tháng 11 năm 2012 của UBND huyện Phù Yên về ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Phù Yên
♦ Theo nội dung Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Theo quy định của Thông tư số 02/2010/TT-BNV, trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của cấp huyện sẽ do phòng Nội vụ quản lý. Theo đó, sau khi có Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức mới ra đời, Trưởng phòng Nội vụ một số huyện đã khẩn trương lập dự thảo Tờ trình, đề nghị Chủ tịch UBND huyện ban hành Quy chế mới về công tác văn thư, lưu trữ.
Ví dụ: Quyết định số 01/2013/QĐ-UBND ngày 5/8/2013 của UBND huyện Sốp Cộp về việc Ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ huyện. [Phụ lục số 3]
Như vậy, có thể thấy, việc tổ chức ban hành các quy định, hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ của các huyện diễn ra khá nhanh chóng, cập nhật được các quy định mới, song giá trị thực tiễn lại không cao. Giữa quy định và thực tiễn có rất nhiều mâu thuẫn, bất cập, thực tiễn trái với quy định mặc dù quy định đã có hiệu lực thi hành.
Ví dụ: tại mục 1, điều 25 trong Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ huyện Phù Yên có quy định: “Tất cả cán bộ, công chức, viên chức khi làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành”. Trên thực tế, tác giả có phỏng vấn cán bộ lưu trữ và chuyên viên của UBND huyện thì được biết kể từ khi huyện được
thành lập cho đến thời điểm tháng 5/2013, cán bộ lưu trữ chưa thu được bất kỳ một hồ sơ công việc nào.
2.2.3. Một số văn bản khác
♦ Trong các Chỉ thị về tăng cường lãnh đạo và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ do Chủ tịch UBND huyện ban hành
Ngày 27 tháng 4 năm 2007, Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La có ban hành Chỉ thị số 18/2007/CT-UBND Về việc tăng cường lãnh đạo và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ. Trên cơ sở nghiên cứu, triển khai thực hiện chỉ thị này, lãnh đạo UBND một số huyện cũng đã ban hành các chỉ thị tăng cường lãnh đạo và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ trên địa bàn huyện phụ trách như: Mai Sơn, Thuận Châu, Mộc Châu. Tuy nhiên, qua quá trình nghiên cứu các chỉ thị, tác giả nhận thấy nội dung cơ bản giống với Chỉ thị số 18/2007/CT-UBND, chỉ khác biệt ở phạm vi quản lý là địa bàn các huyện. Các chỉ thị do UBND các huyện ban hành chưa thực sự gắn liền với hiện trạng công tác lưu trữ trên địa bàn của huyện đó.
♦ Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước trên địa bàn huyện Mộc Châu: gồm 4 chương 22 điều do UBND huyện Mộc Châu nghiên cứu, xây dựng và ban hành. Trên cơ sở xác định đối tượng và phạm vi điều chỉnh, quy chế đặt ra những quy định cụ thể về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và công dân về bảo vệ bí mật nhà nước; quy định tiêu chuẩn, hình thức khen thưởng và xử lý vi phạm; Tổ chức thực hiện, quy định các đối tượng có trách nhiệm triển khai thực hiện quy chế bảo vệ bí mật này. [Phụ lục số 4]