2.3. Kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Công nghệ thông tin là thuật ngữ chỉ chung cho các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin và quá trình xử lý thông tin. Công nghệ thông tin cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương pháp, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là các máy vi tính và các phương tiện truyền thông nhằm tổ chức khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa của con người. Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – lưu trữ là việc “áp dụng các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia. [11]
Hiện nay có thể áp dụng được rất nhiều thành tựu của khoa học máy tính nói riêng và khoa học công nghệ nói chung vào công tác lưu trữ như: số hóa tài liệu; phần mềm quản ký hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, thực tế tại các kho lưu trữ của các huyện cho tác giả thấy, các cơ quan chưa quan tâm đến vấn đề này, mới chỉ sử dụng máy vi tính đơn thuần để điền thông tin mục lục hồ sơ và đánh mục lục văn bản có trong hồ sơ trên phần mềm Microsoft Office Word. Còn lại, chưa hề quan tâm đến việc triển khai nghiên cứu sử dụng các phần mềm hay công nghệ mới để giảm bớt gánh nặng cho cán bộ làm công tác lưu trữ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.