- Hàng năm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
128 48.5 92 228.5 170.5 Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn
3.3. Giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan phục vụ cơng
thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan phục vụ cơng tác Kiểm sốt Hải quan
nêu trên tác giả nhận thấy cần phải tiến hành ngay giải pháp ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác lưu trữ nói chung và khai thác, sử dụng nói riêng.
Tuy nhiên, trong khuôn khổ luận văn này, tác giả tập trung đề xuất việc xây dựng Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan trên mạng Net.Office, nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan phục vụ cơng tác Kiểm sốt Hải quan.
Mục lục chun đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan chắnh là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ, tài liệu và những thông tin khác về thành phần, nội dung hồ sơ liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan. Sở dĩ tác giả đưa ra giải pháp này là vì hiện nay, đối với công tác văn thư, Tổng cục Hải quan đang áp dụng việc quản lý điều hành tập trung văn bản đi Ờ đến trên mạng Net.Office với phiên bản phần mềm 5.0 do Công ty TNHH nghiên cứu và phát triển công nghệ phần mềm SELAB thực hiện đang phát huy ưu điểm, đạt hiệu quả cao. Do đó, tác giả nhận thấy việc thiết lập phần mềm để xây dựng bản Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng sẽ được hiện thực hóa trong thời gian sắp tới. Mặt khác, tác giả cũng hi vọng khi chuyển Kho lưu trữ từ Trâu Quỳ về trụ sở chắnh của Tổng cục Hải quan (Lơ E3 Ờ đường Dương Đình Nghệ - Cầu Giấy Ờ Hà Nội) với nguồn kinh phắ từ Ngân sách Nhà nước cấp hàng năm, biện pháp này sẽ được triển khai, áp dụng.
Việc thiết lập bản Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan bằng phần mềm Net.Ofice có các tác dụng sau:
- Khắc phục được những mặt tồn tại, hạn chế của công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan nói chung và để phục vụ công tác Kiểm sốt Hải quan nói riêng.
- Cán bộ, cơng chức trực tiếp thực hiện cơng tác Kiểm sốt Hải quan và độc giả khi có nhu cầu muốn khai thác, sử dụng một hồ sơ, tài liệu nào đó trong
quan, chỉ cần thực hiện một vài thao tác cơ bản trên máy tắnh về từ khóa thì tồn bộ những hồ sơ, tài liệu liên quan sẽ hiện ra. Do vậy, độc giả sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và tài chắnh của mình.
- Giúp cán bộ lưu trữ nắm chắc được số lượng các đơn vị bảo quản thuộc bản Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan cũng như thành phần, nội dung hồ sơ, tài liệu để phục vụ độc giả tốt hơn khi có yêu cầu.
- Giúp Bộ phận lưu trữ Tổng cục Hải quan quản lý và bảo quản các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan được chặt chẽ, quy củ.
- Nhờ có bản Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan, cán bộ lưu trữ chủ động, linh hoạt hơn mỗi khi độc giả hay các cán bộ cơng chức Hải quan có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan.
- Nếu bản Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan được thực hiện có hiệu quả, nó sẽ là cơ sở và động lực để Bộ phận lưu trữ tiến hành lập Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến những lĩnh vực khác của ngành Hải quan.
Cách tra cứu bản Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan trên mạng Net.Office:
Đối với các độc giả cũng như các cán bộ công chức trong cơ quan chỉ có thể truy cập, tra tìm được hộp số; mục lục số, Phông; tiêu đề hồ sơ; số lượng tờ, nhưng không thể xem chi tiết về nội dung, thành phần các tài liệu có trong hồ sơ và tuyệt đối không thể cập nhật, sửa chữa, bổ sung các thông tin về hồ sơ trong bản Mục lục này. Khi tra được các thông tin về hồ sơ mình cần, độc giả sẽ làm phiếu yêu cầu để được bộ phận phụ trách công tác lưu trữ cung cấp các thông tin cụ thể, chi tiết về hồ sơ. Bên cạnh đó, nếu các hồ sơ, tài liệu mà độc giả yêu cầu khai thác mang tắnh nhạy cảm, hay cần phải đảm bảo bắ mật, cán bộ phụ trách lưu trữ sau khi nhận được phiếu yêu cầu khai thác của độc giả sẽ tiến hành trình
Đối với các cán bộ phụ trách cơng tác lưu trữ, ngồi các quyền giống như người khai thác sẽ có tài khoản bảo mật riêng để thực hiện việc cập nhật, tra cứu, sửa chữa, bổ sung các thông tin về bản Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan trên hệ thống phần mềm Net.Office. Đặc biệt trên phần mềm Net.Office, trong cột Ộtiêu đề hồ sơỢ sẽ có thêm các thơng tin cụ thể, chi tiết về thành phần, nội dung hồ sơ. Tồn bộ những thơng tin chi tiết về hồ sơ chỉ có cán bộ phụ trách lưu trữ với tài khoản bảo mật riêng của mình mới xem được. Sở dĩ tác giả đưa ra kiến nghị này nhằm mục đắch đảm yếu tố bắ mật, an tồn các thơng tin có trong hồ sơ, tài liệu.
Sau đây, tác giả mạnh dạn đưa ra bản Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan để minh họa:
Bảng 3.1. Mục lục chuyên đề các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt Hải quan
Số TT Tiêu đề hồ sơ Số lượng tờ Hộp số Mục lục số Phông
01 Hồ sơ xây dựng Quyết định của Tổng cục trưởng TCHQ hướng dẫn trình tự thực hiện biện pháp đấu tranh chuyên án của lực lượng KSHQ
115 75 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL
02 Tập báo cáo về cơng tác kiểm sốt Hải quan tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng
74 80 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL
03 Hồ sơ về hợp tác quốc tế về trao đổi thông tin, dự án xác minh vụ việc (trong và ngoài nước)
88 92 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL
04 Hồ sơ cơ sở dữ liệu CI 02 (Xây dựng, nâng cấp, hướng dẫn sử dụng)
82 95 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL
05 Hồ sơ xây dựng và triển khai quy chế phối hợp giữa TCHQ Ờ Tổng cục II Bộ Quốc phịng
79 107 05 Phơng lưu trữ Cục ĐTCBL
bố của ngành Hải quan năm 2000 Cục ĐTCBL 07 Hồ sơ về phòng chống khủng bố,
rửa tiền
31 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL 08 Hồ sơ xây dựng đề án tăng cường
năng lực phòng chống ma túy cho ngành HQ
97 154 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL
09 Hồ sơ nghiệp vụ (Điều tra cơ bản, cơ sở bắ mật, cộng tác viên, các chuyên đề nghiệp vụ)
106 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL
10 Hồ sơ xử lý các vụ việc vi phạm trong lĩnh Hải quan
79 169 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL 11 Hồ sơ xử lý vi phạm về SHTT 37 05 Phông lưu trữ
Cục ĐTCBL 12 Hồ sơ giám sát hàng hóa XK, NK
liên quan đến sở hữu trắ tuệ
22 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL 13 Hồ sơ xử lý vi phạm về hàng giả,
hàng xâm phạm quyền sở hữu trắ tuệ
31 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL
14 Hồ sơ giám sát SHTT tại biên giới 25 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL 15 Tập tài liệu văn bản nghiệp vụ về
công tác chống buôn lậu, gian lận thương mại
81 170 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL
16 Hồ sơ xây dựng Quyết định của Tổng cục trưởng TCHQ hướng dẫn trình tự thực hiện biện pháp đấu tranh chuyên án của lực lượng KSHQ
115 226 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL
17 Hồ sơ điều tra xác minh xử lý vụ việc và chuyên đề
36 231 05 Phông lưu trữ Cục ĐTCBL 18 Hồ sơ yêu cầu giám sát hàng hóa
XNK
27 235 07 Phông lưu trữ Cục GSQL 19 Hồ sơ xây dựng Quyết định của
Tổng cục trưởng TCHQ về quy trình thủ tục hải quan với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phi mậu dịch
34 428 07 Phông lưu trữ Cục GSQL
20 Hồ sơ xây dựng đề án quản lý Hải
quan đối với hàng hóa kinh doanh 47 07
Phông lưu trữ Cục GSQL
21 Hồ sơ về xây dựng và triển khai phương án cải tạo vị trắ lắp đặt hệ thống máy soi hành lý nhập tại nhà ga T2 Ờ Sân bay Tân Sơn Nhất Ờ TP. Hồ Chắ Minh
78 590 07 Phông lưu trữ Cục GSQL
22 Hồ sơ về Đề án áp dụng thắ điểm Seal định vị trong công tác giám sát Hải quan đối với hàng hóa kinh doanh tạm nhập tái xuất, chuyển cửa khẩu tại một số địa bàn, tuyến đường trọng điểm
85 07 Phông lưu trữ Cục GSQL
23 Hồ sơ xây dựng cơ chế ưu tiên về thủ tục Hải quan đối với các đại lý làm thủ tục Hải quan
23 07 Phông lưu trữ Cục GSQL
24 Hồ sơ xây dựng Thông tư quy định thủ tục tạm nhập khẩu, tái xuất khẩu, tiêu hủy, chuyển nhượng xe ô tô, xe hai bánh gắn máy của đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ tại Việt Nam
40 603 07 Phông lưu trữ Cục GSQL
25 Hồ sơ xây dựng Quy trình kiểm tra, xác định xuất xứ hàng hóa XK, NK
25 758 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
26 Hồ sơ sửa quy trình nghiệp vụ quản lý Hải quan đối với hàng hóa gia cơng với thương nhân nước ngoài
19 792 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
27 Hồ sơ xây dựng Quyết định về việc ban hành Bản hướng dẫn thực hiện tiếp nhận bản khai hàng hóa, các chứng từ liên quan và thông quan điện tử đối với tàu biển nhập cảnh, xuất cảnh
11 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
28 Hồ sơ về xử lý vướng mắc về thủ tục Hải quan, về xuất xứ, thành lập kho ngoại quan, địa điểm làm thủ tục Hải quan, địa điểm kiểm tra Hải quan
75 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
29 Hồ sơ về quy trình xây dựng dự tốn thu NSNN đối với hàng hóa XK, NK
116 805 08 Phơng lưu trữ Cục TXNK
30 Hồ sơ trả lời, giải quyết vụ việc 58 810 08 Phông lưu trữ Cục TXNK 31 Hồ sơ xây dựng Quyết định của
Thủ tướng Chắnh phủ về thắ điểm hoàn thuế GTGT cho khách du lịch là người mua hàng hóa tại Việt Nam khi xuất cảnh
31 834 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
32 Hồ sơ xây dựng thông tư hướng dẫn Quyết định của Thủ tướng Chắnh phủ về thắ điểm hoàn thuế GTGT cho khách du lịch là người mua hàng hóa tại Việt Nam khi xuất cảnh
28 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
33 Hồ sơ xây dựng Quy trình kiểm tra hóa đơn kiêm tờ khai hồn thuế GTGT cho người nước ngoài mua hàng hóa tại Việt Nam khi xuất cảnh
24 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
34 Hồ sơ xây dựng Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chắnh phê duyệt Quy chế thu thập, cập nhật, xây dựng cơ sở dữ liệu về phân loại hàng hóa, áp dụng mức thuế đối với hàng hóa XK, NK
37 956 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
35 Hồ sơ xây dựng cơ sở dữ liệu danh mục hàng hóa biểu thuế về phân loại, mức thuế
53 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
36 Hồ sơ xây dựng cơ sở dữ liệu về tờ khai trị giá và hướng dẫn khai báo
61 1010 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
37 Hồ sơ xây dựng Quy trình xây dựng Danh mục rủi ro hàng XK, NK
78 1221 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
38 Hồ sơ xây dựng Quy chế thu thập, cập nhật sử dụng sử dụng cơ sở dữ liệu Danh mục hàng hóa, Biểu thuế và Phân loại hàng hóa, áp dụng mức thuế đối với hàng hóa XK, NK
56 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
hàng hóa, áp dụng mức thuế đối với hàng hóa XK, NK trong khi làm thủ tục Hải quan
40 Hồ sơ về việc hướng dẫn kế toán nghiệp vụ thuế và thu khác đối với hàng hóa XK, NK
51 1238 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
41 Hồ sơ xây dựng Quy trình gia hạn nộp tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt
39 1255 08 Phông lưu trữ Cục TXNK
42 Hồ sơ hướng dẫn thi hành một số biện pháp xử lý nợ đọng thuế
27 08 Phông lưu trữ Cục TXNK 43 Hồ sơ xây dựng quy trình thủ tục
xét cấp chứng nhận doanh nghiệp ưu tiên
55 1335 06 Phông lưu trữ Cục KTSTQ
44 Hồ sơ các cuộc kiểm tra sau thông quan
127 1340 06 Phông lưu trữ Cục KTSTQ 45 Hồ sơ trao đổi, giải quyết vụ việc
về kiểm tra sau thông quan
38 1352 06 Phông lưu trữ Cục KTSTQ 46 Hồ sơ kiểm tra tại Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Thái Hòa 64 1441 06
Phông lưu trữ Cục KTSTQ 47 Hồ sơ kiểm tra tại Công ty TNHH
Chang Sin Việt Nam 70 06
Phông lưu trữ Cục KTSTQ 48 Hồ sơ kiểm tra tại Công ty TNHH
Bảo Minh An 58 06
Phông lưu trữ Cục KTSTQ 49 Hồ sơ kiểm tra tại Công ty Amway 49 06 Phông lưu trữ
Cục KTSTQ 50 Hồ sơ kiểm tra tại Công ty CP An
Thịnh Phát
73 06 Phông lưu trữ Cục KTSTQ 51 Hồ sơ theo dõi chương trình Danh
mục biểu thuế MHS v1.1 26 1520 01
Phông lưu trữ TCHQ 52 Hồ sơ theo dõi chương trình quản
lý rủi ro
15 1522 01 Phông lưu trữ TCHQ 53 Hồ sơ nâng cấp, triển khai hệ thống
thông tin giá tắnh thuế để kết nối/ chuyển đổi dữ liệu với hệ thống VNACCS/VCIS
32 1529 02 Phông lưu trữ Cục CNTT
54 Hồ sơ triển khai mở rộng cổng thanh toán điện tử thu thuế XNK
56 1543 02 Phông lưu trữ Cục CNTT
qua các ngân hàng thương mại 55 Hồ sơ nâng cấp, xây dựng hệ thống
thông tin quản lý cơ sở dữ liệu quản lý danh mục biểu thuế và phân loại mức thuế
34 02 Phông lưu trữ Cục CNTT
56 Hồ sơ xây dựng quản lý các hệ thống công nghệ thông tin Hải quan
30 02 Phông lưu trữ Cục CNTT
57 Hồ sơ vận hành hệ thống công nghệ thông tin Hải quan
43 02 Phông lưu trữ Cục CNTT 58 Hồ sơ nâng cấp Hệ thống thống kê
thuế, kim ngạch theo mặt hàng
67 1547 02 Phông lưu trữ Cục CNTT 59 Hồ sơ xây dựng phân hệ quan hệ
quản lý hàng hóa tạm nhập Ờ tái xuất, chuyển khẩu trong thủ tục Hải quan điện tử
52 02 Phông lưu trữ Cục CNTT
60 Hồ sơ thuê dịch vụ thực hiện chuyển đổi, tập trung dữ liệu phục vụ triển khai hệ thống VNACCS/VCIS
14 02 Phông lưu trữ Cục CNTT
61 Hồ sơ phát triển quan hệ đối tác Hải quan Ờ Doanh nghiệp
15 1560 02 Phông lưu trữ Cục CNTT 62 Hồ sơ xây dựng Quyết định của
Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành văn bản ghi nhận số liệu chỉ số đánh giá hoạt động Hải quan năm 2007
32 1722 02 Phông lưu trữ Cục CNTT
63 Hố sơ xây dựng Quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về báo cáo tổng kết cuộc đo thời gian giải phóng thời gian giải phóng hàng cấp quốc gia năm 2007
25 02 Phông lưu trữ Cục CNTT
64 Hồ sơ dự án USTDA liên quan đến xây dựng và triển khai cơ chế một cửa
68 1735 02 Phông lưu trữ Cục CNTT
65 Hồ sơ dự án MDTF liên quan đến xây dựng và triển khai cơ chế một