- Hàng năm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
128 48.5 92 228.5 170.5 Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn
3.1. Nhận x t, đánh giá về công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
cơng tác Kiểm sốt Hải quan, chúng tôi xin đưa ra một vài nhận xét, đánh giá khái quát về những kết quả đạt được cũng như mặt hạn chế của công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan. Bởi vì, việc khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác Kiểm sốt Hải quan đều được thể hiện thơng qua cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu nói chung.
3.1. Nhận x t, đánh giá về công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
3.1.1. Những kết quả đạt được của công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Qua lắ luận cùng việc khảo sát thực tiễn có thể thấy rằng cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan hiện nay đã được tổ chức và hoạt động một cách chặt chẽ, được thể hiện như sau:
Thứ nhất, Ban Lãnh đạo Tổng cục Hải quan đã đánh giá đúng vai trò của cơng tác lưu trữ trong cơ quan nói chung và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng, do vậy trong thời gian qua, Văn phòng Tổng cục thường xuyên triển khai đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước; bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật có liên quan đến cơng tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Tông cục. Cụ thể, riêng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được quy định tại Mục 3 từ Điều 17 đến Điều 21 Quyết định số 224/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2014 của Tổng cục Hải quan.
Thứ hai, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đã được tiến hành. Hầu hết các tài liệu lưu trữ từ năm 2011 trở về trước đều được cán bộ lưu trữ tiến
2012 đến nay, sau mỗi đợt thu tài liệu từ các đơn vị đến thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, trước khi đưa vào các cặp, hộp đều được chỉnh lý sơ bộ, dứt điểm đến đó nên phần nào hạn chế tình trạng tài liệu bị tắch đống, bó gói. Thứ ba, hiện nay tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan vẫn đang áp dụng việc xây dựng các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ truyền thống và dễ xây dựng như : Mục lục hồ sơ, các loại bộ thẻ, các loại cơng cụ tra tìm tin cơ giới (phiếu lỗ)Ầsong công cụ tra cứu chủ yếu nhất vẫn là Mục lục hồ sơ truyền thống và bước đầu đang tiến hành việc nhập Mục lục hồ sơ, tài liệu vào máy tắnh. Với công cụ tra cứu là Mục lục hồ sơ đã giúp cho Bộ phận lưu trữ giới thiệu được thành phần và nội dung hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ đã được hệ thống theo phương án phân loại trong Phông lưu trữ; thống kê các hồ sơ trong một đơn vị, tổ chức của Phơng. Bên cạnh đó, cơng cụ tra cứu này cịn cung cấp cho cán bộ làm công tác lưu trữ những thông tin cần thiết để có thể tra tìm hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng, chắnh xác khi cần.
Thứ tư, để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng cao của các cán bộ công chức trong cơ quan thủ tục khai thác tài liệu đã được đơn giản và ngày càng linh hoạt hơn. Vắ dụ, khi các cán bộ cơng chức có nhu cầu khai thác tài liệu nào chỉ cần làm Phiếu yêu cầu và có xác nhận của Lănh đạo đơn vị là được Lãnh đạo Văn phịng phê duyệt. Đặc biệt có những hồ sơ, tài liệu độc giả muốn nghiên cứu trong thời gian dài thì được mượn về phịng làm việc mà khơng phải ngồi tại Phòng đọc và trong Phiếu yêu cầu phải ghi rõ thời hạn trả tài liệu. Với sự linh hoạt trong thủ tục khai thác đã giúp cho độc giả tiết kiệm thời gian, cơng sức, hạn chế tình trạng độc giả khơng thể khai thác được hồ sơ, tài liệu mình cần do thủ tục rườm rà, phức tạp như trước đây.
Thứ năm, với việc áp dụng các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu phong phú như: Tổ chức Phòng đọc, cho mượn tài liệu về phòng làm việc, cấp bản sao, bản chắnh hoặc xác minh thông tin liên quan đến tài liệu nên trong thời gian gần đây, số lượt độc giả tìm đến Bộ phận lưu trữ để được khai thác, sử dụng các thơng tin có tài liệu lưu trữ đã tăng lên đáng kể.
Thứ sáu, cùng với việc chỉnh lý khoa học tài liệu; hình thức khai thác ngày càng phong phú; thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng đơn giản hóa và linh hoạt hơn, Tổng cục Hải quan cũng đã chú ý bố trắ đội ngũ cán bộ lưu trữ chun trách, có trình độ chun mơn nghiệp vụ vững vàng. Đặc biệt hiện nay, công tác lưu trữ đã được biên chế 01 Phó Phịng trực tiếp chỉ đạo cơng tác lưu trữ. Thêm vào đó, Văn phịng Tổng cục Hải quan cũng thường xuyên quan tâm mở các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cũng như cử cán bộ lưu trữ tham gia các đồn khảo sát về cơng tác lưu trữ do cơ quan, đơn vị nước ngoài mời tham dự để học tập, chia sẻ kinh nghiệm. Cụ thể, tháng 2 và tháng 4/20014 vừa qua, Bộ phận lưu trữ đã cử 02 cán bộ lưu trữ tham gia đồn khảo sát về cơng tác lưu trữ tại Malaysia, Singapore và Hàn Quốc. Với những việc làm thiết thực nêu trên đã giúp công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan nói chung và vấn đề khai thác, sử dụng nói riêng ngày càng phát triển, đáp ứng nhu cầu thực tế của các độc giả trong và ngoài ngành.
Thứ bảy, về cơ sở vật chất, hạ tầng: Tổng cục Hải quan đã dành riêng 264m2 diện tắch kho không chuyên đặt tại Trâu Quỳ - Gia Lâm Ờ Hà Nội làm kho để bảo quản, lưu trữ tài liệu. Đây cũng là địa điểm để các cán bộ thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ . Tuy nhiên, việc đặt Kho lưu trữ ở Trâu Quỳ cũng là một trong những yếu tố gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ nói chung và vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng. Do vậy, trong kế hoạch sắp tới của Lãnh đạo Tổng cục sẽ sớm tiến hành việc chuyển toàn bộ tài liệu và bố trắ kho bảo quản tài liệu đặt tại trụ sở Tổng cục Hải quan hiện nay (Lô E3 Ờ đường Dương Đình Nghệ - Cầu Giấy Ờ Hà Nội).
Như vậy, để đạt được những kết quả trên, một phần không nhỏ là do sự quan tâm tận tình, chu đáo, sát sao của các cấp Lãnh đạo trong Tổng cục Hải quan và khơng thể thiếu đó chắnh là sự cố gắng nỗ lực không ngừng của những người trực tiếp làm cơng tác lưu trữ ln đặt trách nhiệm, lịng nhiệt tình, sự tận tụy với công việc được giao.
3.1.2. Hạn chế của công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Bên cạnh những ưu điểm mà tác giả đã trình bày, trong q trình thực hiện cơng tác khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế cần được khắc phục,cụ thể là:
Thứ nhất, hiện nay Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan đã và đang quản lý được một khối lượng hồ sơ, tài liệu khá lớn với nội dung phong phú, đa dạng về loại hình, song những hồ sơ, tài liệu chun mơn, quan trọng, Ộcó ý nghĩaỢ còn thiếu rất nhiều. Nguyên nhân là do các cán bộ trực tiếp giải quyết cơng việc vẫn cịn giữ và chưa muốn giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Do đó, dẫn đến tình trạng nhiều hồ sơ, tài liệu độc giả yêu cầu muốn được khai thác, sử dụng nhưng Bộ phận lưu trữ khơng có để cung cấp và đáp ứng.
Thứ hai, việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan của các đơn vị chưa kịp thời nên đã gây khó khăn cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ. Nếu trong thời gian tới, tình trạng này vẫn cịn kéo dài thì việc mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị là không tránh khỏi. Hơn nữa, do không thu thập được đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị nên lưu trữ cơ quan rất khó khăn trong việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Quốc gia theo quy định.
Thứ ba, công tác chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu cũng còn nhiều hạn chế. Những hồ sơ, tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh là những tài liệu chuyên ngành, quan trọng liên quan trực tiếp đến lĩnh vực Hải quan, còn những tài liệu khác như tài liệu hành chắnh mới chỉ được chỉnh lý sơ bộ rồi cho vào các cặp, hộp để bảo quản.
Thứ tư, hiện nay tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan vẫn đang áp dụng việc xây dựng các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ truyền thống như : Mục lục hồ sơ, các loại bộ thẻ, các loại cơng cụ tra tìm tin cơ giới (phiếu lỗ) nên chất lượng cũng như số lượng các loại công cụ này còn nhiều hạn chế, chưa phong
tự động bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin. Hơn nữa, tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan, công cụ tra cứu tài liệu cơ bản nhất vẫn là Mục lục hồ sơ và chỉ là Mục lục hồ sơ chung cho toài bộ khối tài liệu đang bảo quản trong Kho chứ chưa có Mục lục hồ sơ riêng cho từng chuyên đề.
Thứ năm, tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan đang áp dụng nhiều hình thức khai thác và sử dụng tài liệu khác nhau. Tuy nhiên theo khảo sát của tác giả, hình thức cho mượn tài liệu về phịng làm việc là hình thức được thực hiện chủ yếu nhất, thứ nữa là hình thức cấp bản sao, bản chắnh hoặc xác minh thông tin liên quan đến tài liệu, cịn hình thức tổ chức Phịng đọc chưa phát huy được hết tiềm năng. Sở dĩ có tình trạng này, một phần là do Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan hiện vẫn đặt ở dưới Trâu Quỳ trong khi đó trụ sở làm việc chắnh ở Lơ E3 đường Dương Đình Nghệ. Vì vậy, khi độc giả có nhu cầu đọc tài liệu thì phải mất công đi lại, tốn nhiều thời gian, công sức mà hiệu quả mang lại không cao.
Thứ sáu, công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ tới độc giả qua các phương tiện thơng tin cịn nhiều hạn chế. Từ trước đến nay, chủ yếu công tác này vẫn đang theo phương thức bị động phục vụ. Tức là khi nào có người tìm đến thì Bộ phận lưu trữ cơ quan mới phục vụ chứ chưa có sự Ộmời chàoỢ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan.
Thứ bảy, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa. Mặc dù, Tổng cục Hải quan đã đã dành riêng 264m2 diện tắch kho không chuyên đặt dưới Trâu Quỳ - Gia Lâm Ờ Hà Nội làm kho để bảo quản, lưu trữ tài liệu và đây cũng là địa điểm để các cán bộ thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Tuy nhiên, do địa hình thấp nên rất dễ bị ngập lụt, ẩm mốc phát triển. Mặt khác, hiện nay do số lượng tài liệu lưu trữ khá lớn, diện tắch Kho lưu trữ Trâu Quỳ có hạn, Kho mới đặt tại trụ sở Tổng cục Hải quan đang được sửa sang, hồn thiện nên có một số thùng tài liệu vẫn đang gửi ở Trường Hải quan Ờ 162 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm Ờ Hà Nội (Trụ sở cũ của Tổng cục Hải quan) chưa vận chuyển về được. Do đó đây cũng là một trong những khó khăn lớn cho cơng tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu cũng như việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.