- Hàng năm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
128 48.5 92 228.5 170.5 Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn
2.1. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
PHỤC VỤ CƠNG TÁC KIỂM SỐT HẢI QUAN
2.1. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan Tổng cục Hải quan
Trước khi tiến hành khảo sát, đánh giá hiệu quả công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác Kiểm sốt Hải quan, chúng tơi xin khái quát những nét cơ bản về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan. Bởi vì việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan phục vụ cơng tác Kiểm sốt Hải quan đều được thể hiện thông qua công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nói chung.
2.1.1. Số lượng độc giả có nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Theo kết quả Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư Ờ lưu trữ hàng năm của Tổng cục Hải quan lên Bộ tài chắnh, số lượng độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan được thể hiện thông qua bảng tổng hợp sau:
Bảng 2.1.Thống kê số lượng độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan từ năm 2008 - 2012
Năm 2008 2009 2010 2011 2012
Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu
150 256 394 644 790
Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng 658 HS/ĐVBQ và 750 VB 323 HS/ĐVBQ và 206 VB 377 HS/ĐVBQ và 43 VB 863 HS/ĐVBQ và 850 VB 2091 HS/ĐVBQ và 270 VB
Tổng số yêu cầu của độc giả được trả lời
170 324 394 644 787
Nhìn vào bảng số liệu, chúng ta thấy được rằng số lượng lượt người khai thác sử dụng tài liệu và tổng số yêu cầu của độc giả được đáp ứng tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan ngày càng gia tăng. Để có được kết quả như trên là do trong nhiều năm trở lại đây, nhờ có sự nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ, sự quan tâm của các cấp Lãnh đạo về việc đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ ngày càng được cải thiện; thủ tục tiến hành khai thác, sử dụng tài liệu ngày một nhanh chóng và đơn giản hơn. Mặt khác, Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan cũng đã quy định rất cụ thể về đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là các cán bộ, công chức, đơn vị trong ngành Hải quan, ngoài ngành Hải quan và các tổ chức, cá nhân có nhu cầu riêng chắnh đáng. Tuy nhiên, trên cơ sở khảo sát thực tế, chúng tôi thấy số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan chủ yếu vẫn là các cán bộ, cơng chức trong ngành Hải quan, cịn số lượng độc giả bên ngồi rất ắt có chăng chỉ là các cơ quan, tổ chức an ninh, điều tra còn các tổ chức doanh nghiệp hầu như khơng có. Ngun nhân dẫn đến tình trạng trên cũng một phần là do ngành Hải quan là một ngành rất đặc thù, việc tiếp cận với khối tài liệu của ngành đối với các cá nhân, tổ chức, cộng đồng doanh nghiệp bên ngồi tương đối khó khăn.
2.1.2. Các loại hồ sơ, tài liệu được khai thác và sử dụng tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Dựa trên cơ sở khảo sát thực tế tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan, kết hợp với hình thức phỏng vấn cán bộ phụ trách công tác lưu trữ và các chuyên viên trực tiếp làm công tác lưu trữ, chúng tôi nhận thấy cán bộ, công chức công tác tại các đơn vị như: Cục Thuế xuất nhập khẩu, Cục Giám sát quản lý, Vụ Tài vụ quản trị, Cục Kiểm tra sau thông quan, Vụ Tổ chức cán bộ, Cục Điều tra chống buôn lậu, Vụ Pháp chế, Vụ Tổ chức cán bộ, Ban Quản lý rủi roẦ. thường có nhu cầu khai thác, sử dụng nhiều nhất với các loại hồ sơ, tài liệu như:
- Hồ sơ về việc chậm thanh khoản hàng kinh doanh tạm nhập Ờ tái xuất: Nội dung của hồ sơ này phản ánh về công tác quản lý Hải quan đối với các mặt
hàng tạm nhập Ờ tái xuất có thuế suất nhập khẩu bằng 0% (mặt hàng gỗ); hàng tạm nhập Ờ tái xuất không thuộc đối tượng phải nộp thuế VAT, tờ khai tái xuất đã có xác nhận thực xuất của Hải quan cửa khẩu nhưng doanh nghiệp không đến thanh khoảnẦ.Hồ sơ này do Cục Giám sát quản lý lập và những tài liệu trong hồ sơ đều là bản gốc, thường xuyên được cán bộ Cục Giám sát quản khai thác, sử dụng để giải quyết những vụ việc còn tồn đọng hoặc đưa ra các giải pháp kịp thời như thực hiện cưỡng chế dừng làm thủ tục Hải quan đối với các doanh nghiệp không thực hiện thanh khoản hồ sơ tạm nhập theo quy định.
Vắ dụ: Hồ sơ số 1039 Ờ Phông lưu trữ Cục Giám sát quản lý (Hồ sơ về
việc chậm thanh khoản của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Hùng Cường). - Hồ sơ về việc giao dự toán, quyết toán: Nội dung hồ sơ này phản ánh tình hình phân bổ nguồn Ngân sách Nhà nước hàng năm của Tổng cục Hải quan cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục cũng như dự toán thu chi của từng đơn vị gửi về Tổng cục Hải quan để Lãnh đạo Tổng cục xem xét, quyết định. Hồ sơ này do Phòng Kế hoạch Ờ Tài chắnh, Vụ Tài vụ Quản trị lập.
Vắ dụ: Hồ sơ số 3214 Ờ Phông lưu trữ Tổng cục Hải quan (Hồ sơ về việc
giao dự toán Ngân sách Nhà nước của Tổng cục Hải quan cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục năm 2010.
- Hồ sơ về mẫu chữ ký C/O của các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất Ờ nhập khẩu: Nội dung hồ sơ này bao gồm tồn bộ các thơng tin về chữ ký C/O của các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất Ờ nhập khẩu. Dựa vào các mẫu chữ ký này, cán bộ Hải quan sẽ xác minh được hàng hóa của doanh nghiệp thuộc C/O mẫu nào (A, E: hàng hóa có xuất xứ từ Trung Quốc, J: hàng hóa có xuất xứ từ Nhật Bản, K: hàng hóa có xuất xứ từ Hàn QuốcẦ). Từ đó, lực lượng Hải quan mới có cơ sở để tiến hành áp mã thuế phù hợp với từng loại sản phẩm hàng hóa. Hồ sơ này do Cục Giám sát Quản lý lập và toàn bộ những tài liệu trong hồ sơ đều là bản gốc.
Mã số XNK; tên doanh nghiệp; tên giao dịch của doanh nghiệp, địa chỉ, điện thoại; lĩnh vực hoạt động kinh doanh, ngành nghề đăng ký kinh doanh; người ký trên chứng từ Hải quan, số chứng minh thư nhân dân, chức vụ, địa chỉ liên hệ; người được ủy quyền thứ hai; thông báo thuế và trị giá Hải quanẦ. Hồ sơ này do Cục Điều tra chống buôn lậu lập và được khai thác, sử dụng nhằm giải quyết toàn bộ những vấn đề liên quan đến lĩnh vực Hải quan của doanh nghiệp.
Vắ dụ: Trong thời gian vừa qua (tháng 4/2013), Cục Điều tra chống buôn
lậu nhận được công văn của Cơ quan Cảnh sát điều tra Ờ Bộ công an đề nghị cung cấp văn bản về thủ tục khai báo Hải quan điện tử đối với mặt hàng gỗ trắc của Công ty TNHH Hoàng Ân đã lợi dụng chắnh sách của Nhà nước để buôn lậu, kinh doanh trái phép. Để có căn cứ trả lời Cơ quan Cơng an, Cục Điều tra chống buôn lậu đã làm công văn đề nghị Bộ phận lưu trữ Văn phòng Tổng cục cung cấp các văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ số 159 Ờ Phông lưu trữ Cục Điều tra chống buôn lậu về việc ban hành tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, thông báo thuế, trị giá Hải quan để có căn cứ trả lời xác đáng.
Ngồi các loại hồ sơ, tài liệu nói trên, những tài liệu về các vấn đề như: tổ chức cán bộ; báo cáo quyết toán, kiểm toán, thu chi ngân sách; đầu tư xây dựng; các hóa đơn chứng từ; kiểm tra hàng hóa, kiểm tra sau thơng quan Ầ cũng được khai thác, sử dụng rất nhiều.
2.1.3. Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Theo Quy chế công tác lưu trữ, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định cụ thể như sau:
- Đối với cá nhân, đơn vị trong cơ quan: Phải có Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, có xác nhận của Lãnh đạo đơn vị; trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu.
- Đối với cá nhân, đơn vị ngồi Ngành: Nếu vì mục đắch cơng vụ phải có yêu cầu bằng văn bản, giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi cơng tác; nếu vì mục đắch cá nhân phải có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc chắnh
2.1.4. Thẩm quyền cho phép thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
- Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan phê duyệt và cho phép khai thác, sử dụng đối với tài liệu ỘTuyệt MậtỢ, Ộ Tối mậtỢ, ỘMậtỢ đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tổng cục Hải quan cho các cá nhân, đơn vị trong ngành Hải quan.
+ Cục trưởng, Vụ trưởng, thủ trưởng các đơn vị trong ngành Hải quan phê duyệt đối với tài liệu ỘMậtỢ do đơn vị ban hành; phê duyệt việc cung cấp tài liệu cho các cơ quan, đơn vị ngoài ngành.
+ Người trực tiếp phụ trách lưu trữ (Lãnh đạo Phòng Hành chắnh thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan, Lãnh đạo Văn phòng Cục Hải quan tỉnh, thành phố và tương đương) phê duyệt việc cung cấp tài liệu cho các cá nhân, đơn vị trong cơ quan.
+ Cung cấp tài liệu cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định (trừ tờ khai xuất cảnh, nhập cảnh và hồ sơ làm thủ tục hải quan của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó).
- Nguyên tắc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
+ Cung cấp đúng đối tượng và đầy đủ thủ tục quy định tại Điều 17 Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan.
+ Chỉ được phép thực hiện các hình thức sao đối với hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ trong kho; Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lưu trữ ký xác nhận, phắa trên ký đóng dấu Ộ BẢN SAOỢ, ghi rõ ngày tháng năm sao và chức danh người ký bản sao. Hồ sơ, tài liệu từ 02 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai.
- Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Cá nhân, đơn vị trong ngành Hải quan muốn khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ văn bản điện tử trên mạng Tổng cục phải đăng ký và được quyền truy cập.
+ Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải lập sổ theo dõi, sổ phải có các cột mục cần thiết sau: cá nhân, cơ quan yêu cầu; tên hồ sơ, tài liệu cung cấp, hình thức cung cấp, ký nhận, ngày trả (đối với trường hợp mượn tài liệu).
Mẫu Phiếu yêu cầu sử dụng Hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Phụ lục số 1
2.1.5. Các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Theo kết quả khảo sát thực tế tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan, các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu được sử dụng nhiều nhất là:
- Tổ chức phòng đọc, phục vụ nghiên cứu tại chỗ hoặc khai thác thông tin, dữ liệu qua mạng máy tắnh.
- Cho mượn tài liệu về phòng làm việc: Thời gian mượn tài liệu trong vịng 10 ngày làm việc phải hồn trả; nếu công việc chưa giải quyết xong phải thông báo lại cho lưu trữ cơ quan biết nhưng thời gian giữ tài liệu không quá 30 ngày làm việc.
- Cấp bản sao: Lưu trữ cơ quan được quyền cấp bản sao tài liệu cho đối tượng được phép sử dụng tài liệu (trừ các loại tài liệu thuộc danh mục bắ mật Nhà nước, tài liệu không được phép sao in).
- Cấp bản chắnh: Theo yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền (như cơ quan điều tra, tòa án...), các đơn vị trong ngành Hải quan phải cung cấp bản chắnh tài liệu đang lưu giữ đồng thời tiến hành lập biên bản và thực hiện bàn giao cho cơ quan chức năng theo yêu cầu.
- Xác minh thông tin liên quan đến tài liệu: Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trả lời yêu cầu xác minh những thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ.
Trong các hình thức khai thác, sử dụng nói trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc và cho mượn tài liệu về phòng làm việc là hai hình thức được tiến hành phổ biến nhất tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan. Bởi lẽ, các hình thức
này, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc, được nghe sự tư vấn và giải đáp trực tiếp của các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác. Mặt khác, cán bộ lưu trữ cũng dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả từ đó đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thắch hợp, hạn chế tình trạng mất mát và hư hỏng tài liệu.
Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của một số đơn vị - Phụ lục 2
Như vậy, với các hình thức khai thác, sử dụng nêu trên, những hồ sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan ngày càng được khai thác thường xuyên và vẫn đảm bảo được yêu cầu về mặt bắ mật và an toàn cho tài liệu của ngành, đáp ứng được phần nào nhu cầu thông tin của các đối tượng có yêu cầu, góp phần đáng kể trong việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trị, vị trắ của cơng tác lưu trữ đối với ngành Hải quan nói riêng và xã hội nói chung. Tuy nhiên, những kết quả đạt được thông qua số lượng độc giả khai thác và các loại hồ sơ, tài liệu mà tác giả đã trình bày ở phần trên vẫn cịn rất khiêm tốn so với tiềm năng thông tin chứa đựng trong các hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho. Do vậy, để phát huy nhiều hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết quả đã đạt được, trong thời gian tới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan cần phải đề ra các giải pháp thiết thực, phù hợp với sự phát triển của Ngành.