- Hàng năm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
128 48.5 92 228.5 170.5 Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn
1.4. nghĩa và giá trị của tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
1.4.1. Phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành
Nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của các cấp lãnh đạo Tổng cục Hải quan rất đa dạng như: Thông tin pháp lý, thông tin do doanh nghiệp cung cấp, thông tin khoa học - kỹ thuật... Để ban hành các quyết định có hiệu quả, các cấp lãnh đạo Tổng cục cần phải được cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chắnh xác. Với ưu thế là nguồn thơng tin cấp một, có độ tin cậy và tắnh pháp lý cao so với thông tin từ các nguồn khác, những thông tin trong tài liệu lưu trữ đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên. Nó là căn cứ giúp lãnh đạo ra các quyết định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của mình. Hơn nữa, nguồn thơng tin trong tài liệu lưu trữ luôn mang tắnh chủ động nếu các cán bộ công chức Hải quan ý thức và đánh giá đúng giá trị của chúng. Không những thế, từ thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ, các cán bộ cơng chức Hải quan có thể rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm trong tổ chức, quản lý, điều hành. Bởi vì, tài liệu lưu trữ ghi chép lại diễn biến của tất cả các sự kiện, quá trình hình thành, phát triển của Tổng cục Hải quan qua từng giai đoạn. Những dự án, đề án thành công cũng như thất bại trong lĩnh vực Hải quan cần được nghiên cứu, khai thác triệt để và cần được vận dụng tốt hơn nữa trong tương lai. Do đó, từ việc nghiên cứu tài liệu lưu trữ, Tổng cục Hải quan có thể nhận biết mình đang đứng ở vị trắ nào, đội ngũ lãnh đạo Tổng cục cần phải trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của mình trong bối cảnh nền kinh tế thị trường là một trong yếu tố cần thiết.
Vắ dụ: Trong quá trình hoạt động của Tổng cục Hải quan, những thơng tin
về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh hàng hóa; phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh; hoạt động truy thu thuế xuất nhập khẩu; phịng chống bn lậu, gian lận thương mại, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giớiẦcó ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của ngành Hải quan. Để giúp lãnh đạo, cán bộ có căn cứ, cơ sở trong việc đưa ra các quyết định quản lý, điều hành hay trong hoạt động hoạch định đường lối, chắnh sách phát triển ngành Hải quan, cần phải có nhiều thơng tin từ nhiều nguồn khác nhau để xử lý, trong đó tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan là một nguồn chủ yếu, có giá trị pháp lý cao. Chẳng hạn, để Lãnh đạo Tổng cục Hải quan có cơ sở ban hành Quyết định Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp đối với Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam theo dấu hiệu vi phạm, các cán bộ Cục Kiểm tra sau thông quan đã tiến hành thu thập, xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trong đó có tài liệu lưu trữ. Tồn bộ các thơng tin về Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam như mã số thuế, mã số kinh doanh, hoạt động kinh doanh, hoạt động xuất nhập khẩu về các mặt hàng sữaẦđang được lưu giữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan sẽ là cơ sở để cán bộ Cục Kiểm tra sau thông quan tiến hành đối chiếu, phát hiện ra các sai phạm của Công ty là khai sai mã số và trị giá của mặt hàng sữa nào, thuộc tờ khai nàoẦ từ đó cán bộ Cục Kiểm tra sau thông quan sẽ ước lượng truy thu bao nhiêu % thuế (nếu có) để trình lên Lãnh đạo Tổng cục xem xét, phê duyệt Quyết định Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp đối với Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.
1.4.2. Phục vụ công tác chuyên môn
Tổng cục Hải quan là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chắnh, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chắnh quản lý Nhà nước về Hải quan và tổ chức thực thi pháp luật về Hải quan với các nhiệm vụ chắnh như: Kiểm tra, giám sát Hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh; phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, q cảnh; Phịng, chống bn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới trong phạm vi địa bàn hoạt động hải quan; thực
hiện các biện pháp phịng, chống bn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới ngồi phạm vi địa bàn hoạt động Hải quan theo quy định của Chắnh phủ; Tổ chức thực hiện pháp luật về thuế và các khoản thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; Kiểm tra sau thơng quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh và chắnh sách thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Do đó, việc khai thác, sử dụng các thơng tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các hoạt động chun mơn nói trên trong đó có cơng tác Kiểm sốt Hải quan (tác giả sẽ làm rõ trong Chương 2) có ý nghĩa quan trọng nhằm giúp các cán bộ chuyên môn giải quyết tốt công việc như: Ban hành các quyết định quản lý; kiểm tra, đối chiếu các thông tin cũng như phát hiện và đưa ra những điều chỉnh kịp thời, thực hiện việc cải tiến công nghệ nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.
Vắ dụ: Trên cơ sở nghiên cứu các thơng tin có trong tài liệu lưu trữ về quy
trình cơng nghệ, kỹ thuật dịch vụ đã được chuyển giao, áp dụng trong công tác thơng quan hàng hóa trước đây, kết hợp với sự giúp đỡ của các chuyên gia Nhật Bản, năm 2014 Tổng cục Hải quan đã xây dựng, cải tiến và triển khai thành công Hệ thống VNACCS/VCIS (Hệ thống thông quan điện tử tự động). Với thành công của hệ thống này đã giúp cho việc thơng quan, giải phóng hàng hóa được nhanh chóng hơn; việc kiểm tra, giám sát cũng như quản lý hồ sơ rủi ro cũng đơn giản, linh hoạt hơn, đồng thời tiết kiệm được thời gian, công sức cho cả cán bộ Hải quan và phắa doanh nghiệp.
1.4.3. Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra
Các hồ sơ, tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan là những cơ sở, bằng chứng về quá trình hoạt động của Tổng cục Hải quan. Bởi lẽ tồn bộ hoạt động của các cán bộ cơng chức Hải quan đều được thể hiện bằng văn bản, giấy tờ, bằng những con số trong tài liệu. Điều này có tác dụng rất lớn trong hoạt động thanh tra, kiểm tra. Hằng năm, khi Đoàn thanh tra, kiểm tra của Bộ Tài chắnh xuống kiểm tra hoạt động chuyên môn của các cán bộ công chức
thuộc Tổng cục Hải quan thì những tài liệu lưu trữ là bằng chứng xác thực, minh chứng cho q trình giải quyết cơng việc của cán bộ cơng chức Hải quan.
Vắ dụ: Theo kế hoạch thanh tra hàng năm của Bộ Tài chắnh đối với các
đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Tài chắnh, tháng 4/2014, Đoàn kiểm tra của Bộ Tài chắnh tiến hành thanh tra toàn bộ hồ sơ, giấy tờ về việc giao dự toán Ngân sách của Tổng cục Hải quan phân bổ cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan từ năm 2010 đến thời điểm kiểm tra (tháng 4/2014). Để phục vụ Đoàn kiểm tra Bộ Tài chắnh, cán bộ của Phòng Kế hoạch Ờ Tài chắnh, Vụ Tài vụ - Quản trị đã yêu cầu cán bộ lưu trữ cung cấp toàn bộ hồ sơ về việc giao dự toán Ngân sách từ năm 2010 đến năm 2012 mà họ đã nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định về thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan để làm bằng chứng. Như vậy, toàn bộ những tài liệu trong bộ hồ sơ giao dự toán Ngân sách gồm: Bản báo cáo, đánh giá, dự toán thu chi của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan gửi về Phòng Kế hoạch Ờ Tài chắnh, Vụ Tài vụ Quản trị; Các cơng văn trao đổi giữa Phịng Kế hoạch Ờ Tài chắnh với các đơn vị; Tờ trình Lãnh đạo Tổng cục của Vụ Tài vụ Quản trị; Quyết định giao dự toán Ngân sách của Lãnh đạo Tổng cục trong từng năm là những căn cứ cụ thể, tài liệu chắnh xác, chi tiết mà cán bộ Phòng Kế hoạch Ờ Tài chắnh, Vụ Tài vụ - Quản trị cung cấp cho Đoàn kiểm tra Bộ Tài chắnh để minh chứng cho q trình giải quyết cơng việc của mình.
1.4.4. Phục vụ cho hoạt động nghiên cứu lịch sử Hải quan
Bên cạnh việc phục vụ đắc lực cho công tác chuyên môn, tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng cục Hải quan còn là những bằng chứng chân thực phản ánh quá trình phát triển của ngành Hải quan qua từng giai đoạn. Qua tài liệu lưu trữ, ngành Hải quan nói chung và độc giả nói riêng có thể nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của ngành Hải quan. Từ đó có những tổng kết, đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm cần thiết để xây dựng hình ảnh ngành Hải quan trong thời kỳ mới và mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế.
Vắ dụ: Thông qua hệ thống tài liệu lưu trữ, độc giả thấy được lịch sử phát
triển không ngừng của ngành Hải quan qua từng giai đoạn. Từ một tổ chức rất nhỏ là Sở Thuế quan và Thuế gián thu (10/9/1945) trong hệ thống bộ máy Nhà
nước trải qua các lần tách, nhập để trở thành một Tổng cục Hải quan như ngày nay là kết quả minh chứng cho sự cố gắng phấn đấu, trưởng thành của ngành Hải quan dưới sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Đảng và Nhà nước, sự phối hợp chặt chẽ của các ngành và địa phương. Mặt khác, từ những thơng tin có trong tài liệu lưu trữ chúng ra cũng thấy được vai trò to lớn của lực lượng Hải quan Việt Nam Ờ cơ quan gác cửa biên giới trên mặt trận kinh tế đối với hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo nguồn thu, góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng, phát triển và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam.
Tóm lại, trong nội dung chương 1, chúng tơi đã tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu về quá trình hình thành, phát triển của Hải quan Việt Nam từ năm 1945 đến nay cũng như về vị trắ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan, từ đó đi sâu phân tắch thành phần, nội dung và các giá trị của tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan. Trên cơ sở này, chúng tôi sẽ tiếp tục xem xét, đánh giá, nhận xét về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan nói chung và hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ cơng tác Kiểm sốt Hải quan nói riêng.
Chương 2: TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN