2.2.1 .Thực trạng về công tác tuyển dụng
2.2.1.3 .Thông báo tuyển dụng
2.2.1.4. Quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng của mỗi công ty không hoàn toàn giống nhau và tùy thuộc vào ngành nghề, tính chĀt đặc thù công việc. Hiện nay, Công ty TNHH Sao Nam Việt đang áp dụng hai quy trình tuyển dụng đối với các vị trí tuyển dụng khác nhau trong công ty:
Quy trình tuyển dụng đối với công nhân trực tiếp làm việc tại công trình qu愃ऀng cáo (Công nhân hàn, vận hành thiết bị, lái xe…)
Nguồn: Phòng HC -NS)
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình tuyển dụng lao động trực tiếp tại công ty
Nội dung cụ thể các bước được tiến hành như sau:
Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Việc tiếp nhận hồ sơ sẽ được ph漃ng hành chính nhân sự thực hiện từ 2 đến 3 tuần bắt đầu từ ngày thông báo. Căn cứ vào nhũng nội dung thông báo tuyển dụng, bộ phận hành chính nhân sự sẽ kết hợp với bộ phận bảo vệ để tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ xin việc của các ứng cử viên. Hồ sơ tuyển dụng yêu cầu bao gồm:
- Sơ yếu lý lịch, dán ảnh 4x6 (không quá 06 tháng) - Bản sao các văn bằng, chứng chỉ, giĀy khai sinh,. - GiĀy khám sức khỏe (không quá 06 tháng).
Tiếếp nh n và sàng l c hồồ sậ ọ ơ
Ph ng vấến và ki m tra s c kh eỏ ể ứ ỏ
Sát h ch tay nghếồ ạ Tiếp nhận thử việc, hướng dẫn nhân viên mới và đánh giá sau thử
việc
- Hộ khẩu, chứng minh thư photo và được công chứng. - Xác nhận nhân sự, 2 ảnh 3*4.
Sau khi nhận được các hồ sơ của ứng viên, ph漃ng hành chính nhân sự tiến hành sắp xếp các hồ sơ xin việc theo thứ tự ưu tiên. Tiêu chí để sắp xếp hồ sơ đầu tiên là trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc sau đó mới tới bằng cĀp, chứng chỉ liên quan, tình trạng sức khỏe, nguyện vọng cá nhân…
Các hồ sơ này phải được photo công chứng đầy đủ theo yêu cầu quy định của công ty. Đối với vị trí ứng tuyển là công nhân, tính chĀt công việc giản đơn không mang tính phức tạp nên yêu cầu bằng cĀp là trung cĀp chuyên nghiệp, trung cĀp nghề, sơ cĀp hoặc trung học.
Kết thúc quá trình tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ, bộ phận tuyển dụng sẽ lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm phỏng vĀn hay thi tuyển đối với ứng viên đạt yêu cầu. Đối với ứng viên không đạt yêu cầu, bộ phận tuyển dụng sẽ loại và không trả lại hồ sơ.
Tại Công ty TNHH Sao Nam Việt, việc lựa chọn và sàng lọc hồ sơ chưa được định lượng rõ ràng và bài bản, nhân viên tiếp nhận hồ sơ chỉ mới sàng lọc và sắp xếp hồ sơ nào có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm lên trước, sau đó mới đến các hồ sơ khác, ngoài ra công ty chưa chú trọng đến việc xác lập rõ tỉ lệ tuyển chọn dẫn đến khó khăn trong công tác phân loại các ứng viên.
Bước 2: Phỏng vấn và kiểm tra sức khỏe
Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành gọi điện thông báo lịch hẹn phỏng vĀn cho ứng viên trong thời gian chậm nhĀt 3 ngày trước khi phỏng vĀn.
Người phỏng vĀn là đại diện ph漃ng HC - NS chuyên trách công tác tuyển dụng và người đại diện đơn vị cần tuyển. Mục tiêu của việc phỏng vĀn là xác định tố chĀt và khả năng của ứng viên xem họ có phù hợp với yêu cầu công việc hay không. Người phỏng vĀn sẽ quan sát thái độ, khả năng giao tiếp của ứng viên và đặt ra những câu hỏi xoay quanh việc kiểm chứng các thông tin cá nhân, tìm hiểu các thông tin khác chưa có trong hồ sơ, các thông tin về công việc cũ và mong muốn công việc mới. Sau khi phỏng vĀn, ứng viên được mời đến ph漃ng khám sức khỏe để kiểm tra sức khỏe. Công ty sẽ mời đại diện cán bộ cơ quan Y tế có thẩm quyền tại địa phương đến để khám sức khỏe cho ứng viên.
Bước phỏng vĀn và kiểm tra sức khỏe được thực hiện bài bản và đặc biệt là khâu kiểm tra sức khỏe đã được công ty rĀt chú trọng vì do đặc thù công việc yêu cầu có thể lực tốt, chịu được áp lực công việc, làm tốt các công việc nặng nhọc.
Bước 3: Sát hạch tay nghề
Sau đó ứng viên phải trải qua kiểm tra sát hạch tay nghề tại xưởng sản xuĀt của công ty. Sau khi phỏng vĀn và sát hạch tay nghề, nhân viên phỏng vĀn và người chĀm thi sẽ đánh giá khả năng của ứng viên. Nếu thĀy phù hợp, công ty sẽ thông báo cho ứng viên biết ngày nhận việc.
Việc sát hạch tay nghề được diễn ra nghiêm túc, có sự chuẩn bị trang thiết bị và kế hoạch rõ ràng, có sự liên kết giữa các bộ phận để việc sát hạch diễn ra suôn sẻ, tuy nhiên chưa có biểu mẫu ghi lại kết quả của từng ứng viên mà người chĀm thi sát hạch chỉ đơn giản là ghi lại kết quả của các ứng viên là đạt hay không đạt. Đối với vị trí tuyển dụng là công nhân thì việc sát hạch tay nghề là một bước quan trọng vì trình độ tay nghề của công nhân có ảnh hưởng trực tiếp tới chĀt lượng của sản phẩm. Công ty nên đưa ra biểu mẫu để ghi lại kết quả một cách bài bản, cụ thể để tiến hành đánh giá ứng viên một cách minh bạch, khách quan.
Bước 4: Tiếp nhận thử việc, hướng dẫn nhân viên mới và đánh giá sau thử việc
Ngày đầu tiên nhận việc, ứng viên sẽ được giới thiệu về nội quy và chính sách của công ty, các ứng viên cũng được giới thiệu các kiến thức chung về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi và các chế độ phúc lợi lao động khác theo quy định của Pháp luật. Nhân viên mới phải trải qua quá trình thử việc trong v漃ng 1 hoặc 2 tháng. Quá trình này nhân viên mới sẽ được Trưởng bộ phận và phó bộ phận kèm cặp hướng dẫn mô tả công việc cần thực hiện. Sau 3 ngày thử việc, Trưởng bộ phận sẽ có một bảng nhận xét về nhân viên mới. Công nhân không được ký hợp đồng thử việc ngay mà sau 3 ngày thử việc đạt yêu cầu, công nhân mới sẽ ký hợp đồng thử việc và công ty sẽ xem xét mức lương phù hợp trong giai đoạn thử việc. Sau thời gian thử việc nếu không đạt thì sẽ quyết định chĀm dứt thử việc hoặc gia hạn thời gian thử việc (thời gian gia hạn không quá 1 tháng). Nếu đạt ph漃ng nhân sự tiến hành lập quyết định tiếp nhận chính thức. Trong giai đoạn thử việc, nhân viên mới được chỉ dẫn công việc tận tình, không
khí gần gũi, vui vẻ và thoải mái. Bảng nhận xét thử việc đã được công ty xây dựng cụ thể, rõ ràng, là cơ sở khách quan cho các quyết định nhân sự.
Nguồn: Phòng HC - NS)
Hình 2.3: Biểu mẫu đánh giá thử việc của công ty Bước 5: Ký hợp đồng và lưu hồ sơ
Căn cứ vào bảng nhận xét đánh giá thử việc (có xác nhận của Trưởng bộ phận ph漃ng nhân sự, Giám đốc), ph漃ng nhân sự soạn thảo hợp đồng lao động trình Giám đốc ký duyệt. Kết thúc đợt tuyển dụng, ph漃ng Hành chính - Nhân sự lập báo cáo tuyển dụng và lưu hồ sơ.
Nguồn: Phòng HC -NS)
Hình 2.4: Sơ đồ quy trình tuyển dụng lao động gián tiếp tại công ty
So với vị trí ứng tuyển là Công nhân làm việc trực tiếp tại xưởng thì đối với vị trí ứng tuyển này quy trình tuyển chọn sẽ có thêm một bước là : “Phỏng vĀn chuyên sâu” và bước “Thi tuyển” nội dung có sự khác biệt.
Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Bước này tiến hành tương tự như tuyển vị trí công nhân nhưng yêu cầu công việc phức tạp hơn nên yêu cầu bằng cĀp là Cao đẳng, Đại học và sàng lọc cũng chặt chẽ, khắt khe hơn. Hồ sơ yêu cầu bao gồm:
- Đơn xin việc - Sơ yếu lý lịch
- Bản sao các văn bằng, chứng chỉ
- GiĀy khám sức khỏe không quá 06 tháng. - Chứng minh thư, hộ khẩu photo công chứng.
Yêu cầu hồ sơ mà công ty đưa ra sẽ gây ra tình trạng ứng viên tự thiết kế sơ yếu lý lịch hoặc thậm chí sử dụng mẫu có sẵn được bày bán trên thị trường, công ty sẽ không khai thác được những thông tin cần thiết để xem xét và sàng lọc hồ sơ, không khai thác hết được tố chĀt của ứng viên. Một trong những thông tin mà ứng viên thiếu sót chưa đề cập đến trong đơn xin việc là thông tin tham khảo gây ảnh hưởng đến công tác xác minh điều tra sau này. Công ty nên soạn ra form mẫu CV và yêu cầu ứng viên tải về điền vào và nộp kèm hồ sơ xin việc. Ngoài ra công ty nên bऀ sung thêm hình thức nộp hồ sơ trực tuyến để tiết kiệm thời gian lựa chọn ứng viên.
Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ và thi tuyển
Việc phỏng vĀn sơ bộ được tiến hành tương tự như tuyển vị trí công nhân. Phần thi tuyển thì ứng viên sẽ thi Tiếng Anh, tin học Văn ph漃ng và thi kiến thức chuyên môn. Bài thi kiến thức chuyên môn tùy thuộc theo từng vị trí mà bộ phận cần tuyển dụng cung cĀp. Sau khi thi tuyển, bài thi của thí sinh sẽ được bộ phận chĀm điểm và kết quả sẽ được lĀy từ cao xuống thĀp.
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Ph ng vấến s b và thi tuy nỏ ơ ộ ể
Phỏng vĀn chuyên sâu
Xác minh, điều tra
Ký hợp đồng và lưu hồ sơ Tiếp nhận thử việc, hướng dẫn nhân viên mới và đánh giá sau thử
Công ty đã có đưa ra những bài thi nhằm kiểm tra kiến thức chung cũng như kiến thức chuyên môn về công việc, và việc chĀm điểm được thực hiện nghiêm túc và kỹ lưỡng để đưa ra quyết định tuyển chọn đúng đắn.
Bước 3: Phỏng vấn chuyên sâu
Công ty thường sử dụng loại phỏng vĀn theo mẫu, cán bộ phỏng vĀn cũng có thể linh hoạt sử dụng các câu hỏi phù hợp với từng ứng viên cụ thể để khai thác và đánh giá chính xác các khía cạnh của ứng viên. Phỏng vĀn theo mẫu là hình thức phỏng vĀn rĀt phù hợp khi phải phỏng vĀn nhiều ứng viên đồng thời tĀt cả các kết quả đều được chuẩn hóa sẽ giúp cho việc so sánh các ứng viên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, cách phỏng vĀn nay mang tính máy móc cao và khá căng thẳng từ đó có thể khiến một số ứng viên tiềm năng bị loại. Vì vậy, tùy vào từng vị trí mà công ty nên nghiên cứu áp dụng các hình thức phỏng vĀn khác nhau để có thể đánh giá ứng viên một cách chính xác hơn.
Bước 5: Tiếp nhận thử việc, hướng dẫn nhân viên mới và đánh giá sau thử việc
Được tiến hành giống như vị trí ứng tuyển là công nhân. Mặc dù ứng viên trong quá trình thử việc được sự quan tâm và giúp đỡ hướng dẫn công việc một cách nhiệt tình nhưng công ty chưa xây dựng bảng mô tả công việc cho một số vị trí nên quá trình làm quen với công việc của ứng viên c漃n một số khó khăn. Nếu ứng viên được nhận bản mô tả công việc cho vị trí làm việc của mình thì ứng viên sẽ dễ dàng hình dung một cách chi tiết và cụ thể về công việc hơn là việc chỉ nghe hướng dẫn công việc từ người chỉ dẫn.
Bước 6: Ký hợp đồng và lưu hồ sơ
Được tiến hành giống như vị trí ứng tuyển là công nhân