7. Kết cấu luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Bộ máy tổ chức kế toán của Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia
Nguồn: Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tài sản, vật tư Kế toán thuế, tiền lương Thủ quỹ
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng và quyết định sự thành công của tổ chức kế toán tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được quy định cụ thể trong quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia. Nhận biết được vấn đề này nên Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia luôn chú trọng đến tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Trung tâm tổ chức theo hình thức kế toán tập trung.
Phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính của đơn vị như:
- Phòng Tài chính- Kế toán có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Trung tâm trong công tác thực hiện quản lý nhà nước trong lĩnh vực tài chính - kế toán.
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn,trung hạn và dài hạn. - Huy động và khai thác các nguồn thu hợp pháp dựa trên quy định của nhà nước và pháp luật.
- Thực hiện phần hành kế toán về chế độ tài chính đúng theo quy định; Tổ chức và điều hành cho bộ máy kế toán; thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về công tác tài chính- kế toán, kiểm tra các hoạt động chi tiêu theo đúng chế độ.
- Lập, phân tích báo cáo, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho ban lãnh đạo. - Xây dựng dự toán thu, chi, kiểm soát thu, chi, chi tạm ứng căn cứ theo tiến độ các hoạt động, dự toán chi tiết đã được phê duyệt.
- Hướng dẫn thực hiện chế độ chứng từ kế toán căn cứ theo chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
- Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn kế toán. - Kiểm kê tài sản định kì theo quy định của nhà nước.
- Thực hiện đúng các quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ, các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho cán bộ viên chức người lao động của Trung tâm.
- Thực hiện luân chuyển, lưu giữ tài liệu chứng từ kế toán theo đúng quy định. Nhân sự tại phòng Tài chính Kế toán của Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia hiện nay có 06 người trong đó có 01 Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng, 04 nhân viên kế toán, 01 nhân viên thủ quỹ. Số lượng nhân viên có trình độ học vấn
sau đại học 01 người, đại học 04 người và cao đẳng 01 người. Phòng Tài chính kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc Trung tâm. Tổ chức bộ máy kế toán như đơn vị đang thực hiện hiện nay là tương đối phù hợp về mặt số lượng kế toán, một bộ máy kế toán với sự tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị.
Bảng 2.1: Trình độ chuyên môn của Phòng Kế toán - Tài chính
STT Trình độ chuyên môn Số lƣợng nhân viên Tỷ lệ (%) 1 Sau đại học 01 16,67 2 Đại học 04 66,66 3 Cao đẳng 01 16,67 Tổng 06 100
Nguồn: Khảo sát thực tế tại Đơn vị
Căn cứ vào khối lượng công việc kế toán và trình độ của nhân viên kế toán, Kế toán trưởng phân công cho mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành kế toán cụ thể. Mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán.
Trưởng phòng TCKT (Kế toán trưởng): giúp Ban Giám đốc chỉ đạo, có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
- Phụ trách chung, công tác tổ chức nhân sự, đối nội, đối ngoại, đón tiếp các cơ quan chức năng chuyên môn và các đơn vị trong và ngoài Trung tâm đến làm việc với phòng TCKT.
- Quản lý và giám sát công tác tài chính của Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác quản lý tài chính.
- Tham mưu, xây dựng các phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm.
- Tham mưu, xây dựng, thay đổi quy chế chi tiêu nội bộ.
- Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán của phòng TCKT
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán theo đúng quy định
- Lập và duyệt các dự toán thu, chi tài chính hàng năm của Trung tâm. - Duyệt các chứng từ thu, chi các nguồn kinh phí hoạt động.
Kế toán tổng hợp
- Trực tiếp thực hiện việc hạch toán, đối chiếu sổ, tiếp nhận và xử lý báo cáo của các đơn vị trực thuộc, định kì lập các BCTC phục vụ việc quyết toán nguồn kinh phí.
- Phối hợp các phần hành kế toán thực hiện nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán nội bộ, số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp.
- Thực hiện lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định.
Kế toán thanh toán:
Theo dõi, tập hợp chứng từ để phân loại và ghi sổ chi tiết tổng hợp các khoản thanh toán với người mua, người bán, tạm ứng, thanh toán với các cơ quan chức năng như cơ quan thuế, bảo hiểm,...
Kế toán thuế, tiền lương.
- Thực hiện thanh toán lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương cho cán bộ viên chức người lao động.
- Theo dõi việc xuất hóa đơn tại Trung tâm và thuế phải nộp cho Nhà nước. - Thực hiện nhận dự toán nguồn Ngân sách nhà nước cấp, nguồn tiền gửi tại kho bạc, ngân hàng.
- Mở sổ theo dõi thu chi các nguồn kinh phí, thanh toán các khoản kinh phí, đối chiếu số dư định kì với Kho bạc Nhà nước.
- Báo cáo theo yêu cầu của quản lý, lãnh đạo Trung tâm.
Kế toán Tài sản cố định
Theo dõi việc mua sắm tài sản cố định, theo dõi, thống kê tài sản cố định. Theo dõi công cụ dụng cụ tại đơn vị. Kiểm tra đối chiếu, kiểm kê định kỳ, lập báo cáo theo quy định.
Thủ quỹ
Thu, chi tiền theo từng chứng từ hợp pháp, hợp lệ, bảo quản tiền mặt tại quỹ, vào sổ quỹ, kiểm kê quỹ và lập báo cáo quỹ để báo cáo cho kế toán trưởng và Giám đốc Trung tâm.