7. Kết cấu của luận văn
3.2. Một số giải pháp tạo động lực cho ngƣời laođộng tại Công ty trách
3.2.2. Xây dựng hệ thống khen thưởng và hệ thống phúc lợi hấp dẫn
3.2.2.1. Mục tiêu của giải pháp
Một hệ thống trao thưởng và khiển trách phù hợp có thể là đủ để khuyến khích nhân viên, các nhân viên được khuyến khích rất có thể sẽ làm việc chăm chỉ hơn và hiệu quả hơn, có thể kết hợp hệ thống trao thưởng và khiển trách đối với việc ra quyết định về lương, thưởng. Có thể thiết lập một hệ thống trao thưởng có liên hệ với hệ thống đánh giá thực hiện công việc, thưởng một lần dựa trên sự kết hợp của phần trăm lương và mức độ nhân viên đạt được mục tiêu trong năm.
3.2.2.2. Điều kiện áp dụng
Công ty phải thường xuyên quan tâm hơn nữa đến thưởng cho sáng kiến, cải tiến công nghệ của người lao động. Bất kỳ sáng kiến nào có lợi cho cơng ty thì nên động viên và khen thưởng kịp thời nhằm tạo động lực làm việc cho người lao động. Hình thức thưởng có thể phong phú, đa dạng hơn, ngồi thưởng bằng tiền có thể thưởng bằng hình thức khác như thưởng bằng hiện vật hoặc một chuyến du lịch cho người lao động và gia đình.
3.2.2.3. Nội dung giải pháp
Cần chú ý khen thưởng phải kịp thời, tránh hiện tượng khen thưởng chậm trễ vì nếu khen thưởng khơng kịp thời sẽ khơng phát huy tính kích thích của tiền thưởng, tiền thưởng sẽ ít có tác dụng. Việc chi thưởng phải cơng bằng, khách quan, dựa vào sự đóng góp của từng cá nhân và thành tích chung của cả nhóm; dựa vào mức độ phức tạp và mức độ hồn thành cơng việc của từng người để chia thưởng cho cơng bằng hợp lý tránh tình trạng phân phối bình qn tiền thưởng. Có như vậy mới kích thích lịng hăng say lao động, sự nhiệt tình trong cơng việc với tinh thần sáng tạo của người lao động. Quyết định khen thưởng phải được tiến hành công khai trước tồn cơng ty nhằm nêu một tấm gương sáng cho những người khác noi theo và học tập cũng như khích lệ tinh thần của người được khen thưởng, thỏa mãn nhu cầu được tôn trọng của người lao động.
Cần nghiên cứu điều chỉnh nâng giá trị các mức thưởng cho phù hợp với tình hình giá cả hiện nay nhằm đảm bảo phần thưởng phải có giá trị, có tác dụng kích thích người lao động phấn đấu làm việc để đạt được tiền thưởng. Khi đã có các quy định về mức thưởng cần phải thơng báo và giải thích cho người lao động để họ nhận thấy được mối liên hệ rõ ràng giữa kết quả làm việc và phần thưởng.
Thu hút người lao động tham gia đóng góp ý kiến trong việc xây dựng chương trình khen thưởng để có thể xây dựng được chương trình khen thưởng phù hợp với nguyện vọng của người lao động, mặt khác cũng làm cho người lao động hiểu rõ hơn về chương trình khen thưởng và có kế hoạch phấn đấu.
- Mở rộng hơn nữa các hình thức phức lợi tự nguyện tới người lao động tại công ty, như là:
+ Các dịch vụ phúc lợi về mặt tài chính: nhằm hỗ trợ về mặt tài chính cho nhân viên và gia đình.
+ Các dịch vụ chuyên nghiệp: Cung cấp các dịch vụ miễn phí cho nhân viên như phúc lợi về phòng đọc, tài liệu hỗ trợ cơng việc.
+ Các dịch vụ giải trí: Tạo cơ hội cho nhân viên có những giờ nghỉ có kết quả như: tổ chức các bữa tiệc thật ấn tượng.
+ Các dịch vụ về nhà ở và đi lại như là có các khu ở với giá thuê rẻ hoặc miễn phí và trợ cấp đi lại.
- Tăng kinh phí cho cơng tác an toàn lao động, vệ sinh lao động, cho người lao động nhận thấy được vai trị của cơng tác an tồn lao động, vệ sinh lao động.
- Sử dụng lao động không chỉ dừng lại ở chỗ khai thác tối đa năng lực của con người, mà cần chú ý tới các yếu tố tâm lý chi phối thái độ của người lao động trong quá trình làm việc tức là phải tạo khơng khí phấn khởi tại nơi làm việc.
- Tổ chức nhiều các cuộc đi thăm quan, dã ngoại cho cán bộ công nhân viên.
- Đa dạng hố các loại hình phúc lợi tự nguyện, thực hiện tốt các phúc lợi bắt buộc, quan tâm đến đời sống của người lao động, mua các loại bảo hiểm cho người lao động, như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm xe máy… cho người lao động để họ an tâm lao động.
3.2.3. Hoàn thiện cơng tác phân tích và đánh giá thực hiện cơng việc
3.2.3.1. Mục tiêu của giải pháp
Hoàn thiện các văn bản phân tích các cơng việc nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động.
Phân tích cơng việc có vai trò rất quan trọng, các văn bản phân tích cơng việc: bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc là công cụ đắc lực của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức. Đối với người lao động, phân tích cơng việc chi tiết sẽ giúp người lao động hiểu rõ ràng về công việc của họ, họ biết được các hoạt động mà mình phải làm.
3.2.3.2. Điều kiện áp dụng
Với bản mơ tả cơng việc: Cần hồn thiện các nội dung trong bản mô tả công việc để đảm bảo liệt kê những trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, điều kiện làm việc đối với người lao động. Bản mô tả công việc giúp người lao động hiểu rõ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mình. Khi người lao động được giao nhiệm vụ rõ ràng, họ sẽ biết mình cần phải làm gì và phải làm tốt những nhiệm vụ được giao, đó là nhiệm vụ của họ, không phải của người khác để đùn đẩy.
Bản mơ tả cơng việc cần hồn thiện những nội dung sau: Những thông tin chung về cơng việc: ngồi tên cơng việc cần bổ sung một số thông tin như bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp. Bổ sung thơng tin về tóm tắt trách nhiệm; mơ tả tóm tắt, ngắn gọn những trách nhiệm chính của người lao động ở từng chức danh cụ thể.
Nêu rõ các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể: Các văn bản mô tả cơng việc của đơn vị cịn khá sơ sài, chưa nêu rõ được đầy đủ các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể người lao động cần thực hiện. Cần liệt kê các nhiệm vụ chính, sau đó giải thích các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chính đó. Bổ sung thơng tin về quyền hạn của người thực hiện công việc: giúp người lao động xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành của mình để thực hiện cơng việc, ví dụ: quyền phân công nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền. Bổ sung thông tin về những mối quan hệ trong công việc: ghi rõ mối quan hệ chủ yếu của người thực hiện công việc với các bộ phận khác trong và ngoài tổ chức.
Việc làm rõ mối quan hệ trong cơng việc sẽ giúp người lao động có sự phối hợp tốt các cá nhân, bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ. Về bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là văn bản quy định các tiêu chí về số lượng, chất lượng và thời hạn của việc hoàn thành các nhiệm vụ đã được quy định trong bản mô tả công việc. Đơn vị chưa tiến hành xây dựng văn bản này làm căn cứ cho đánh giá thực hiện cơng việc. Vì thế hoạt động đánh giá chưa phản ánh chính xác mức độ đóng góp của người lao động làm ảnh hưởng tới động lực lao động.
Trong thời gian tới, đơn vị cần tiến hành xây dựng văn bản tiêu chuẩn thực hiệncông việc cho từng chức danh công việc cụ thể để người lao động hiểu rõ các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện nhiệm vụ, hiểu được kỳ vọng của công ty đối với kết quả thực hiện công việc của bản thân để nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ.
3.2.3.3. Nội dung giải pháp
Nội dung bản tiêu chuẩn thực hiện công việc phải bao gồm các tiêu chí tương ứng với các nhiệm vụ chính và tiêu chí chung. Các tiêu chí thể hiện đầy đủ ba khía cạnh cần đo lường: số lượng, chất lượng và thời hạn của sự hồn thành cơng việc. Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc: Hiện tại bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc của cơng ty được thiết kế cịn sơ sài và chưa đầy đủ.
Các nội dung trong văn bản mới chỉ đề cập đến yêu cầu về trình độ chun mơn; các kỹ năng chưa liệt kê đầy đủ, chủ yếu dừng lại ở các yêu cầu về chứng chỉ tin học, tiếng Anh, tiếng Nhật,… các yêu cầu nhấn mạnh về số năm kinh nghiệm làm việc.
Để hoàn thiện văn bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc, cần căn cứ vào các nhiệm vụ cần thực hiện trong bản mô tả công việc, xác định mức độ phức tạp của công việc để xác định các yêu cầu đối với người thực hiện công việc tương ứng.
Ngồi các thơng tin về trình độ chun mơn, kinh nghiệm, văn bản này cần phải bổ sung đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện trên các khía cạnh: chun mơn chính, chun mơn phụ, trình độ giáo dục đào tạo, kiến thức bổ trợ, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm, yêu cầu về thể chất, các tiêu chuẩn đặc biệt khác.
Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc là cơ sở để tuyển dụng, bố trí nhân lực phù hợp với khả năng, sở trường giúp người lao động có thể thực hiện tốt cơng việc, tăng tính thỏa mãn trong lao động.
- Bố trí nhân lực phù hợp với u cầu cơng việc, phù hợp với khả năng sở trường của người lao động.
Cơng tác bố trí nhân lực có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc mà người lao động đảm nhiệm. Hiện nay, tại các đơn vị vẫn cịn tình trạng người lao động khơng được bố trí đúng chun ngành được đào tạo. Vì vậy để tránh tình trạng người lao động không được bố trí cơng việc thích hợp với trình độ và năng lực, lãnh đạo cần có những giải pháp để khắc phục.
Bố trí sử dụng lao động phù hợp với khả năng và năng lực điều kiện cho họ phát huy tốt nhất khả năng và năng lực của mình. Việc bố trí cơng việc cho người lao động cần phải được nhìn nhận, đánh giá dựa trên năng lực của họ trên cơ sở so sánh với bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Đối với người lao động hiện tại đang được bố trí khơng phù hợp với ngành nghề, có thể xem xét chuyển người lao động đến vị trí phù hợp hơn hoặc tiến hành đào tạo cho người lao động những kỹ năng, kiến thức cần thiết đáp ứng u cầu cơng việc hiện tại.
Ngồi ra, cần có sự quan tâm thỏa đáng đến mong muốn và nguyện vọng, sở trường của người lao động để tạo hứng thú cho họ khi làm việc.
- Xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện cơng việc hiệu quả hơn.
Đánh giá tình hình thực hiện cơng việc của nhân viên giữ vai trị quan trọng trong q trình khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn do:
Đánh giá tình hình thực hiện cơng việc của nhân viên cung cấp các thơng tin cơ bản, dựa vào đó cơng ty mới có thể ra các quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên. Giúp cho các nhà quản trị và các nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất liên quan đến cơng việc cần thiết phải có của một nhân viên. Hầu hết mọi nhân viên đều mong muốn biết được các nhận xét, đánh giá tình hình thực hiện cơng việc của mình của người lãnh đạo. Giúp cho các nhà quản trị và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh những sai sót trong thực hiện cơng việc của nhân viên.
Tuy nhiên ở công ty, việc đánh giá thực hiện công việc chưa được quan tâm đúng mức, tiêu chuẩn đánh giá cịn chung chung, chưa rõ ràng và có xu hướng trung bình, chưa có tiêu chuẩn phân biệt rõ ràng về mức độ công nhận đối với thành tích cơng tác của cán bộ cơng nhân viên. Do vậy ảnh hưởng tới việc trả lương cho người lao động, đơi khi trả lương khơng chính xác, vì vậy cơng ty cần xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc hiệu quả hơn. Công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty xuất nhập khẩu và đầu tư cần quan tâm những vấn đề sau:
+ Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng: Để làm được điều này cơng ty nên tiến hành phân tích cơng việc, xây dựng bản mơ tả cơng việc từ đó đặt ra những tiêuchí phù hợp để có thể xác định được mức độ hồn thành cơng việc của cá nhân, bộ phận, phịng ban trong cơng ty.
+ Làm cho nhân viên tin rằng việc đánh giá thực hiện cơng việc là cơng bằng và khuyến khích họ tích cực chủ động tham gia vào q trình đánh giá, dưới đây là những vấn đề cần được thực hiện để đạt được mục đích:
Tiến hành đánh giá thực hiện công việc thường xuyên, nếu nhân viên làm tốt, các nhận xét sẽ làm cho họ phấn khởi hăng say làm việc. Ngược lại, nếu họ làm chưa tốt sẽ có cơ hội tìm hiểu về các khuyết điểm của họ và có cơ hội hồn thiện mình.
Người phụ trách cần thể hiện là người hiểu biết, quan tâm tới công việc của nhân viên được đánh giá, giữa người chịu trách nhiệm đánh giá và nhân viên cần có sự nhất trí về trách nhiệm chính cần thực hiện cơng việc.
Phối hợp với nhân viên, đề nghị họ giúp đỡ khi người đánh giá thực hiện cơng việc hình thành kế hoạch nhằm loại trừ những điểm yếu kém, cần sửa đổi trong thực hiện cơng việc của nhân viên.
+ Xây dựng chương trình đánh giá thi đua giữa các phòng ban, bộ phận trong cơng ty. Việc này sẽ kích thích các nhân viên làm theo nhóm và quan tâm đến kết quả cuối cùng của phòng ban, bộ phận thay chỉ quan tâm đến kết quả cá nhân.
Có thể tiến hành đánh giá thực hiện cơng việc của phịng ban, bộ phận theo quy trình sau:
Bước 1: Xác định các tiêu thức cần đánh giá, có thể là doanh số, số sản phẩm theo từng loại.
Bước 2: Xác định trọng số hoặc cho điểm theo từng tiêu thức. Các tiêu thức khác nhau đòi hỏi những u cầu khác nhau, có vai trị, tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng khác nhau đến két quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty do đó điểm hoặc trọng số cũng khác nhau trong đánh giá.
Bước 3: Tiến hành đánh giá cho điểm và so sánh.
Cơng ty có thể tiến hành phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc nhằm phát hiện và điều chỉnh những sai sót trong đánh gía thực hiện cơng việc của cán bộ công nhân viên hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện cơng việc của công nhân viên.
Đánh giá thực hiện công việc tốt và đúng góp phần tạo động lực cho người lao động, cho người lao động nhiệt huyết làm việc. Do vậy công ty cần chú ý vấn đề này và thực hiện cho tốt công tác này. Đánh giá thực hiện cơng việc tốt góp phần trả lương đúng cho người lao động.
Công tác đánh giá thực hiện cơng việc có vai trị quan trọng trong tạo động lực lao động. Đánh giá thực hiện công việc nhằm xác định kết quả làm việc cụ thể của từng cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Đồng thời, đây còn là cơ sở cho việc xếp loại lao động, trả thu nhập tăng thêm, bình xét danh hiệu thi đua và tạo cơ hội thăng tiến cho người lao động. Việc đánh giá thực hiện công việc không chỉ đơn thuần từng cá nhân tự chấm điểm xếp loại lao động mà cần có sự đánh giá, nhận xét của cấp trên đối với cấp dưới và ngược lại. Hiện nay, công ty thực hiện đánh giá thực hiện công việc, chấm điểm xếp loại lao động cho cá nhân theo từng tháng. Đây là một hoạt động trọng tâm và được thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, quá trình đánh giá và xếp loại lao động cần thực hiện khoa học và công bằng hơn. Các tiêu chí đánh
giá cần được cập nhật và thay đổi cho phù hợp với công việc và thực tế người lao động thực hiện.
Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa (cho điểm theo tiêu thức liên quan trực tiếp đến công việc với một thang đo đã ấn định trước) như hiện nay