Những nội dung cơ bản của quản lý hoạt động cho vay khách hàng cá

6. Kết cấu của luận văn

1.2. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN CỦA

1.2.2. Những nội dung cơ bản của quản lý hoạt động cho vay khách hàng cá

cá nhân của chi nhánhNHTM

1.2.2.1. Triển khai văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách cho vay khách hàng cá nhân của chi nhánh NHTM

Mỗi NHTM đều phải xây dựng cho mình một chính sách cho vay riêng phù

19

hợp với từng thời điểm, từng hoàn cảnh cụ thể. Chính sách cho vay phải thể hiện cương lĩnh tài trợ của mỗi ngân hàng, trở thành hướng dẫn chung cho các cán bộ tín dụng, tăng cường tính chuyên môn hóa trong hoạt động cho vay, tạo sự thống nhất chung trong hoạt động tính dụng của ngân hàng nhằm hạn chế rủi ro, nâng cao khả năng sinh lời.

Chính sách cho vay phải được lập dựa trên nhu cầu của khách hàng, khả năng sinh lời, rủi ro tiềm ẩn của khách hàng, quy mô vốn của ngân hàng... Ngân hàng phải xem xét nhu cầu của khách hàng, với các đặc tính khác nhau như: khác hàng lớn, nhỏ, khách hàng lâu năm có quan hệ tín dụng tốt với ngân hàng hay khách hàng mới, khách hàng vay để sản xuất kinh doanh, thực hiện dự án hay khách hàng vay để phục vụ chi tiêu cá nhân... Khả năng sinh lời và rủi ro của khách hàng sẽ quyết định hiệu quả của khoản vay. Ngân hàng phải xem xét tính khả thi, khả năng thu lợi trong tương lại của khách hàng. Đối với những khoản vay có khả năng sinh lời cao thì xem xét xem rủi ro tiềm ẩn, vì khách hàng có thể theo đuổi lợi nhuận tối đa làm khoản vốn vay của ngân hàng rủi ro lớn. Với quy mô vốn của mình ngân hàng sẽ xem xét theo đuổi chính sách cho vay riêng.

Xuất phát từ chính sách chung cho vay của hệ thống NHTM, các chi nhánh sẽ xây dựng cụ thể hóa các văn bản nghiệp vụ hướng dẫn hoạt động cho vay KHCN của chi nhánh mình. Ví dụ như các quy định chi tết về đối tượng cho vay, nhu cầu vốn vay, các điều kiện cho vay, phương thức, hạn mức và thời hạn vay.

1.2.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động cho vay khách hàng cá nhân:

Khi đã xác định rõ mục tiêu cho vay khách hàng cá nhân mỗi ngân hàng thương mại đều phải xây dựng mô hình tổ chức bộ máy, sắp xếp nhân lực và quy định quy trình cho vay khách hàng cá nhân của mình cho phù hợp với điều kiện và đặc thù riêng của ngân hàng mình. Đối với ngân hàng có quy mô lớn thường bố trí bộ phận cho vay khách hàng cá nhân riêng biệt so với cho vay khách hàng cá nhân bán buôn. Đối với ngân hàng có quy mô nhỏ, vừa thực hiện cho vay khách hàng cá nhân vừa thực hiện bán buôn thì chỉ có bộ phận cán bộ cho vay khách hàng nói chung. Yêu cầu nhân sự các bộ phận tác nghiệp và thẩm định phải độc lập, bố trí

sắp xếp nhân lực quản lý các phòng ban này không chồng chéo đảm bảo tính minh bạch trong quyết định cho vay.

Việc phân cấp quản lý cho vay KHCN được thể hiện thông qua quyền phán quyết cho vay. NHTM phân cấp cho các chi nhánh quyền phán quyết cho vay tối đa đối với một khách hàng nói chung và KHCN có quan hệ trực tiếp với Ngân hàng trên địa bàn phù hợp với các yêu cầu điều kiện sau:

- Phù hợp với mạng lưới hoạt động của NHTM

-Đảm bảo việc cho vay chính xác kịp thời phục vụ khách hàng, thực hiện theo

định hướng của NHTM.

- Hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro trong hoạt động cho vay

Mô hình bộ máy quản lý cho vay tại mỗi NHTM được thiết lập khác nhau, tùy theo vào quy mô, cơ chế chính sách của ngân hàng đó. Tuy nhiên, bộ máy quản lý cho vay cần hợp lý và đáp ứng một số yêu cầu cơ bản sau:

- Cơ cấu lãnh đạo phù hợp với một đơn vị kinh doanh nhằm đảm bảo tổ chức công việc hiệu quả.

- Xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận hoặc cá nhân, đặc biệt là trách nhiệm về kết quả công việc.

- Hoạt động theo định hướng khách hàng - Quản lý thông tin chặt chẽ và đầy đủ.

1.2.2.3. Tổ chức triển khai kiểm soát quản lý hoạt động cho vay

 Quản lý trước khi cho vay

Quản lý trước khi cho vay thường bao gồm quá trình từ tiếp nhận hồ sơ, thẩm định và xét duyệt cấp tín dụng, hoàn thiện hồ sơ và ký kết các hợp đồng. Cụ thể, các bước này được trình bày như sau

Tiếp nhận hồ sơ khách hàng

Chuyên viên quan hệ khách hàng thu thập hồ sơ vay vốn và thông tin của khách hàng theo quy định và hướng dẫn của ngân hàng. Một hồ sơ đầy đủ phải đáp ứng các nội dung như sau:

hồ sơ tài chính, hồ sơ phương án sử dụng vốn vay, lịch sử quan hệ tín dụng, hồ sơ về tài sản đảm bảo.

- Khách hàng phải có nguồn trả nợ và kế hoạch trả nợ cụ thể, rõ ràng đối với phương án vay/phát hành bảo lãnh/thanh toán quốc tế.

- Các thông tin phải có khả năng thẩm định, kiểm tra được trên thực tế, kể cả các thông tin, số liệu trong quá khứ, hiện tại và tương lai.

- Hồ sơ phải chỉ ra được các điểm mạnh, điểm yếu hiện có và tiềm năng

trong khoản vay một cách chi tiết, rõ ràng.

Khâu tiếp nhận hồ sơ khách hàng được quản lý chặt chẽ dựa trên hệ thống danh mục hồ sơ yêu cầu khách hàng cung cấp, các chứng từ biên nhận với khách hàng và lưu vết trên hệ thống phần mềm nội bộ:

Danh mục hồ sơ yêu cầu khách hàng cung cấp: Phải thể hiện rõ các đầu mục hồ sơ yêu cầu khách hàng cung cấp, loại hồ sơ (Bản gốc, bản photo, bản công chứng, chứng thực …), chi tiết các hồ sơ bắt buộc/khuyến khích, các hồ sơ bổ sung trước/sau khi giải ngân, thời gian yêu cầu khách hàng bổ sung …

Chứng từ biên nhận với khách hàng: Mỗi lần khách hàng bàn giao hồ sơ cho ngân hàng đều có biên nhận, hồ sơ biên nhận sẽ thể hiện rõ danh mục, tình trạng hồ sơ bàn giao, số lần ngân hàng yêu cầu bổ sung, thời gian khách hàng bổ sung …

Hệ thống phần mềm nội bộ: Đây là phần mềm sử dụng để lưu các thông tin của khách hàng từ khi có quan hệ với ngân hàng lần đầu tiên, khi khách hàng cung cấp các hồ sơ vào thay đổi về thông tin khách hàng thì sẽ được cập nhật vào phần mềm.

Dựa trên những công cụ này, ngân hàng sẽ quản lý được hoạt động tiếp nhận hồ sơ của quan hệ khách hàng, đối chiếu với quy định, quy định để đánh giá mức giá mức độ hoàn thành công việc của chuyên viên.

Báo cáo thẩm định khách hàng

Sau khi hoàn thành việc tiếp nhận hồ sơ khách hàng, chuyên viên quan hệ khách hàng lập báo cáo thẩm định khách hàng.

Mục tiêu của báo cáo thẩm định khách hàng là đánh giá một cách chính xác và khách quan tình trạng pháp lý, tài chính và năng lực trả nợ của khách hàng, các rủi

ro tiềm ẩn từ đó xây dựng các giải pháp để hạn chế.

Đối với báo cáo đánh giá khách hàng, ngân hàng sẽ quản lý dựa trên hai yếu tố là thời gian và chất lượng:

Thời gian thẩm định sẽ được nhân viên báo cáo trong khoảng thời gian theo quy định: đối với ngắn hạn là trong 5 ngày làm việc, đối với trung hạn là trong 10 ngày làm việc, và đối với dài hạn là trong 15 ngày làm việc kể từ ngày khách hàng cung cấp đầy đủ hồ sơ mà ngân hàng yêu cầu.

Chất lượng thẩm định sẽ được quản lý, đánh giá dựa trên các số liệu phân tích và các kết luận, giải pháp đưa ra trong báo cáo thẩm định. Báo cáo thẩm định đạt yêu cầu về chất lượng là báo cáo phân tích đầy đủ, cụ thể về tình trạng pháp lý, năng lực tài chính, tính khả thi của phương án dự án, kế hoạch và khả năng trả nợ của khách hàng và đưa ra được những rủi ro tiềm ẩn và các giải pháp để hạn chế, phòng tránh.

Thẩm định Tài sản bảo đảm

Công tác thẩm định tài sản đảm bảo hiện đang do bộ phận quản lý khách hàng thực hiện. Căn cứ để thẩm định tài sản là khung giá nhà nước do ủy ban nhân dân các tỉnh ban hành, giá trị thị trường của tài sản đảm bảo và hệ số K theo quy định của ngân hàng.

Tài sản đảm bảo được định giá trên nguyên tắc thận trọng, phù hợp với giá trị thị trường và phù hợp với chính sách của ngân hàng từng thời kỳ.

Để quản lý được hoạt động thẩm định tài sản đảm bảo, ngân hàng đã xây dựng quy định thẩm định chặt chẽ, thường xuyên đào tạo, hướng dẫn, cập nhật các thông tin liên quan đến các tài sản đảm bảo cho các bộ thẩm định, ngoài ra đối với các tài sản đảm bảo có giá trị lớn hoặc tính chất phức tạp, ngân hàng có thể thuê ngoài các đơn vị định giá chuyên nghiệp thực hiện để đảm bảo an toàn.

Phê duyệt tín dụng

Phê duyệt tín dụng là việc ra quyết định cho vay hoặc từ chối cho vay đối với hồ sơ của khách hàng, đây là khâu rất quan trọng trong quy định quản lý hoạt động cho vay vì nó ảnh hưởng đến các khâu tiếp theo cũng như ảnh hưởng đến uy tín và

23

hiệu quả hoạt động của ngân hàng.

Tương tự như khâu thẩm định khách hàng, ngân hàng quản lý hoạt động phê duyệt tín dụng dựa trên hai yếu tố là thời gian và chất lượng phê duyệt:

Thời gian phê duyệt: thời gian phê duyệt được tính từ thời điểm hoàn thành báo cáo thẩm định khách hàng đến khi khoản vay được phê duyệt.

Chất lượng phê duyệt: Do hoạt động phê duyệt là hoạt động mang tính cá nhân, quyết định đưa ra dựa trên ý chí, quan điểm cá nhân của người phê duyệt, do đó hệ thống không can thiệp sâu vào công tác phê duyệt trực tiếp mà chú trọng công tác kiểm tra, kiểm soát tuân thủ định kỳ hàng năm. Mỗi năm định kỳ hai đến ba lần, kiểm soát tuân thủ sẽ kiểm tra hồ sơ phê duyệt, đánh giá sự phù hợp của quyết định phê duyệt với quy trình, quy định của ngân hàng, kiểm tra thẩm quyền nội dung phê duyệt và hệ quả xấu (nếu có) sau khi ngân hàng cho vay.

Hoàn thiện hồ sơ, ký hợp đồng

Sau khi có thông báo phê duyệt khoản vay, chuyên viên quan hệ khách hàng soạn thảo các văn kiện tín dụng theo quy định của ngân hàng phù hợp với các nội dung đã được phê duyệt.

Văn kiện sau khi được soạn thảo, hỗ trợ quan hệ khách hàng giải thích với khách hàng các nội dung của văn kiện và hướng dẫn khách hàng hoàn thiện các thủ tục ký kết.

Ngân hàng quản lý khâu hoàn thiện hồ sơ, ký hợp đồng dựa trên hai yếu tố là thời gian và các lỗi vi phạm:

Thời gian soạn thảo: Được quản lý và theo dõi dựa trên phần mềm

Lỗi vi phạm: Là các lỗi do soạn sai thông tin, thiếu thông tin, không giải thích hướng dẫn khách hàng cụ thể trọng quá trình ký kết … các lỗi này được phát hiện bởi cán bộ quản lý, khối vận hành và kiểm soát tuân thủ định kỳ hàng năm.

 Quản lý trong khi cho vay

Quá trình quản lý trong khi cho vay thường gồm 2 khâu là Quản lý giải ngân, quản lý khả năng sử dụng vốn của khách hàng.

Sau khi đã ký kết các văn kiện tín dụng, ngân hàng thực hiện việc giải ngân

khoản vay một lần hoặc theo hạn mức. Giải ngân là một quy trình liên quan đến ba bộ phận, bao gồm quan hệ khách hàng, hỗ trợ quan hệ khách hàng và dịch vụ khách hàng:

- Quan hệ khách hàng chịu trách nhiệm thu thập hồ sơ giải ngân từ khách hàng, lập báo cáo đề suất giải ngân trên hệ thống.

- Quản trị tín dụng chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ khách hàng cung cấp và thực hiện giải ngân, nhập liệu vào hệ thống.

- Dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm giao tiền giải ngân cho khách hàng (đối với phương án chuyển khoản).

Ngân hàng quản lý giải ngân dựa trên ba yếu tố là thời gian, đạo đức và mức độ phối hợp giữa các bộ phận:

- Thời gian: Được quản lý và theo dõi dựa trên phần mềm.

- Đạo đức: Là việc nhân viên khách hàng cắt dán hồ sơ, tẩy xóa hồ sơ, không

trung thực trong quá trình cung cấp hồ sơ dẫn đến rủi ro cho ngân hàng.

- Mức độ phối hợp giữa các bộ phận: Dựa trên thời gian tác nghiệp chung, và mức độ hài lòng giữa các bộ phận với nhau trong quá trình tác nghiệp (định kỳ ngân hàng tổ chức đánh giá mức độ hài lòng nội bộ, theo đó các bộ phận đánh giá và xếp loại tác nghiệp của các bộ phận liên quan).

Sau khi khoản vay đã được giải ngân, ngân hàng phải thường xuyên theo dõi, quản lý các hoạt động của khách hàng để đảm bảo có thể thu hồi đầy đủ gốc lãi khoản vay. Nếu như sử dụng vốn sai mục đích hoặc có vấn đề phát sinh thì sẽ

chuyển sang bước cuối cùng là quản lý sau khi cho vay

 Quản lý sau khi cho vay

Đây là quá trình thu hồi các khoản vay, xử lý nợ có vấn đề (nếu có). Quản lý khoản vay bao gồm công tác nhắc nợ, hoàn thiện hồ sơ sau giải ngân và kiểm soát sau khách hàng:

- Công tác nhắc nợ: Được thực hiện định kỳ một tháng(quý)/lần trước ngày thu nợ, quan hệ khách hàng và hỗ trợ quan hệ khách hàng phối hợp thông báo và nhắc nợ khách hàng, việc liên hệ trao đổi với khách hàng sẽ được ngân hàng ghi âm để quản lý thực chất việc nhắc nợ khách hàng.

- Hoàn thiện hồ sơ sau giải ngân: Ngân hàng quy định thời gian cụ thể khách hàng và các bộ phận phải hoàn thiện bổ sung các hồ sơ nợ đọng.

- Kiểm soát sau khi giải ngân: Ngân hàng thường xuyên tổ chức đào tạo,

hướng dẫn cách thức tiến hành kiểm soát sau đối với từng sản phẩm cho vay, từng đối tượng khách hàng cụ thể, việc kiểm soát sau khách hàng phải được thể hiện bằng văn bản có đầy đủ chữ ký của cán bộ ngân hàng và khách hàng.

Xử lý các khoản vay có vấn đề

Ngân hàng phân loại các khoản nợ thành 5 loại chính, trong đó các nhóm nợ từ nhóm 3 đến nhóm 5 là nợ xấu. Bản thân nợ nhóm 1 cũng có nợ quá hạn chưa quá 10 ngày).

Khoản vay có vấn đề là khoản vay đã phát sinh quá hạn hoặc chưa phát sinh nhưng tiềm ẩn rủi ro phát sinh quá hạn. Thường thì các khoản nợ này là nợ nhóm 2 đến nhóm 5 (theo thông tư 02/2013/TT-NHNN), cụ thể

Nợ nhóm 2 –Nợ cần chú ý: nợ quá hạn từ 10 đến 90 ngày.

Nợ nhóm 3-Nợ dưới tiêu chuẩn: nợ quá hạn từ 91 ngày đến 180 ngày. Nợ nhóm 4-Nợ nghi ngờ: nợ quá hạn từ 181 đến 360 ngày.

Nợ nhóm 5-Nợ có khả năng mất vốn: nợ quá hạn trên 360 ngày.

Để quản lý khoản vay có vấn đề một cách hiệu quả, điều quan trọng đối với ngân hàng là phải sớm nhận biết được những dấu hiệu rủi ro để có các giải pháp ứng xử kịp thời. Dấu hiệu để nhận biết khoản vay có vấn đề là:

- Khách hàng cố tình sử dụng vốn vay sai mục đích.

- Tình hình kinh doanh diễn biến theo chiều hướng xấu dẫn đến sụt giảm các chỉ tiêu tài chính trọng yếu như doanh thu, lợi nhuận, thị phần...

- Khách hàng thường xuyên phát sinh chậm thanh toán gốc lãi. - Phát sinh tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, cũng như tranh