TT Tiêu chí đánh giá
1 Chất lượng hàng hóa
2 Tiến độ giao hàng
3 Số lượng/ đơn hàng
4 Thời gian xử lý đơn hàng
5 Hồ sơ giao hàng
6 Chất lượng bao gói
Kết luận:
- Đối với vật tƣ nhập khẩu: (chủ yếu là vật tư chính phục vụ sản xuất như mành bạt, cáp thép, cao su nguyên liệu)
+ Vật tư mành bạt:
Bảng 2.12: Thông tin xác định lƣợng mua vật tƣ mành bạt
Vật tƣ EP100 – K600/1200 EP100 – K750/1500 EP100 – K900 EP100 – K950 EP100 – K1100/550 Tổng EP125 – K600 EP125 – K750 EP125 – K950 EP125 – K1150 EP125 – K1350 EP125 – K1550 Tổng EP150 – K600 EP150 – K750 EP150 – K950 EP150 – K1100/550 EP150 – K1150 EP150 – K1350 EP150 – K1550 Tổng EP200 - K1200/600 EP200 – K1500/750 EP200 – K950 EP200 – K1100/550 EP200 – K1150 EP200 – K1350 EP200 – K1550 Tổng EP250 - 1200/600 EP250 - 750/1500 EP250 - K950 EP250 - K1150 Tổng EP300 - K750
66 EP300 - K950 EP300 - K1150 EP300 - K1350 EP300 - K1500,1200 EP300 - K1550 Tổng EP220 - K1590 EP220 - K1820 Tổng EP400 - K1500/750 EP400 - K950 EP500 - K1500/750 EP500 - K950 + Vật tư cáp thép, vải:
Bảng 2.13: Thông tin xác định lƣợng mua vật tƣ cáp thép, vải
Vật tƣ C¸p m¹ 3.0 C¸p m¹ 3.5 C¸p m¹ 4.0 (3,7) C¸p m¹ 4.5 C¸p m¹ 5.0 (4,7) C¸p m¹ 6.0 C¸p m¹ 7.2 C¸p m¹ 8.1 Tổng V¶i c¸p thÐp V¶i 1,0 K 800 V¶i 1,0 K 900 V¶i 1,0 Khæ kh¸c
Bảng 2.14: Thông tin xác định lƣợng mua vật tƣ than đen, cao su TT Vật tƣ 1 2 * Cao su TH (HQ) 1 Cao su SBR1502 2 Cao su KEP240 3 Cao su KNB35L 4 Cao su KBR01 * Cao su TH (Mỹ, H) 5 Cao su 2504/2330 6 Cao su 5601/5770 7 Cao su 5465/960 Than đen (Nga,TQ,AD,HQ) 8 Than N220 Nga,TQ 9 Than N330 Nga,TQ 10 Than N660 Nga,TQ 11 N220HQ,AD N330HQ,AD
12
Cao su TN (VN)
13 Cao su RSS
14 Cao su 3L
15 Cao su SVR10
Số lượng có thể thay đổi khi xảy ra các trường hợp sau
Từ bảng số liệu trên chúng ta có thể thấy Công ty TNHH MTV Cao su 75 đã xây dựng hệ thống dự báo vật tư rất sát với thực tế, điều này rất đảm bảo cho quá trình sản xuất. Giúp đội ngũ mua sắm vật tư chủ động kiểm soát và lập kế hoạch mua phù hợp và đảm bảo tiến độ.
Căn cứ vào số liệu sản xuất hàng năm Công ty đã định lượng được mức tồn kho tối thiểu (Min kho) và mức tồn kho tối đa (Max kho), như vậy có thể giảm chi phí lưu kho, giảm chi phí bảo quản, tránh suy hao chất lượng đối với vật tư trong kho. Ngoài ra, theo số liệu bình quân sử dụng hàng tháng và thời gian mua mà nhân viên mua hàng có thể xác định được điểm hỏi hàng và đặt hàng.
Vật tư chính chủ yêu được Công ty nhập khẩu hoặc thông qua các đại lý ủy quyền. Thời gian mua hàng thường từ 60 đến 80 ngày là tương đối dài, do vậy nhân viên mua hàng cần tính toán thật kỹ để đặt hàng sao cho đáp ứng được tiến độ sản xuất.
- Đối với vật tƣ có thể mua trong nƣớc:
Căn cứ khối lượng trung bình năm 2020 để phòng KHVT xây dựng kế hoạch mua sắm cho 2021. Như vậy tăng trưởng doanh thu năm 2021 so với 2020 là 6% thì tương ứng khối lượng vật tư trung bình cũng tăng 6%.
Bảng 2.15 : Khối lƣợng sử dụng trung bình tháng TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 18 19 20
69 21 NLVL100032 22 NLVL100048 23 NLVL100007 24 NLVL100210 25 NLVL100268 26 NLVL100228 27 NLVL100043 28 NLVL100051 29 NLVL100157 30 NLVL100056 31 NLVL100030 32 NLVL100212 33 NLVL100057 34 NLVL100213 35 NLVL100180 36 NLVL100151 37 NLVL100033 38 NLVL100155 39 NLVL100117 40 NLVL100156
Nguồn:Phòng KHVT của Công ty
Danh mục các nhà cung cấp đối với vật tư trong nước:
Các vật tư mua trong nước nên tiến độ nhập hàng khoảng 5 đến 7 ngày làm việc. điều này giúp Công ty chủ động về nguồn hàng và căn cứ sản lượng tồn kho để hoạch định mua hàng.
Bảng 2.16: Thống kê giao hàng của nhà cung cấp
TT Nội dung
1 Đơn hàng giao đạt yêu cầu
2 Đơn hàng giao không đạt yêu cầu
Giao hàng chậm Chất lượng không đạt Số lượng không đúng Bao gói không đạt
70
Hiện tại, Công ty đã có một hệ thống những nhà cung cấp truyền thống, nhiều nhà cung cấp đã làm việc với công ty từ khi mới thành lập. Công tác mua hàng được công ty thực hiện tương đối tốt. Các yếu tố đầu vào trong chuỗi cung ứng của Công ty, những mặt hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm của công ty gồm: nguyên liệu chính (cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp, bột than, CaCo3 – bột đá), vật liệu phụ, hóa chất, phụ gia, thiết bị - phụ tùng thay thế, năng lượng, vải bạt, sắt thép ... Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty phải mua ngoài 100% các yếu tố đầu vào. Công ty ưu tiên mua hàng của những nhà cung cấp truyền thống để đảm bảo được an toàn trong kinh doanh. Hoạt động mua hàng được thực hiện theo quy chế quản lý, mua sắm vật tư theo hướng chặt chẽ, đúng quy định; cung ứng kịp thời và kiểm soát tốt vật tư; công tác lập kế hoạch mua sắm lượng vật tư vừa đủ đảm bảo kịp thời cho sản xuất, không bị tình trạng ứ đọng vốn, giảm chất lượng.
Do vậy, hoạt động quản trị mua hàng có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng đối với Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu cho sản xuất, kiểm soát chi phí, chất lượng sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh.
2.2.2.4. Thực trạng hoạt động phân phối của Công ty TNHH MTV Cao su 75
Công tác bán hàng từng bước được phát huy hiệu quả, giữ ổn định thị trường truyền thống và phát triển được một số khách hàng mới có tiềm năng; trong giai đoạn 2015-2019 đã ký 415 hợp đồng kinh tế và quốc phòng, phát triển thêm thị trường mới cả về quốc phòng và kinh tế trên 10 đối tác tiềm năng. Năm 2019, đã tiêu thụ băng tải cao su tăng 28,5% so năm 2018 ; phụ tùng cao su tăng 3% so năm 2018 ; ống cao su thường bằng 85% so 2018.
Qua điều tra, năm 2020 Công ty giao dịch với 262 khách hàng lớn nhỏ khác nhau, một số lượng khách hàng rất lớn đối với một đơn vị sản xuất hàng hóa đặc thù như cao su kỹ thuật. Điều này đòi hỏi bộ phận phụ trách phân phối phải có phương pháp quản lý và điều hành hoạt động phân phối.
Công ty TNHH
MTV Cao su
75
Sơ đồ 2.3 : Mô hình phân phối tại Công ty
- Kênh phân phối gián tiếp: hiện nay tại công ty kênh phân phối gián tiếp thông qua các đại lý chỉ chiếm từ 4 đến 5%. Chủ yếu áp dụng cho các thị trường có khoảng cách địa lý xa như: Khu vực Miền Nam và khu vực miền Trung. Tuy nhiên với hệ thống đại lý rộng khắp cả nước, Công ty nên đầu tư và phát triển kênh phân phối này trong tương lai để mở rộng thị trường, mở rộng mạng lưới khách hàng.
- Kênh phân phối trực tiếp chiếm đến 95%
* Vận tải hàng hóa:
Bảng 2.17: Chi phí vận tải của công ty năm 2020
TT Nội dung
1 Chi phí xe tải nội bộ
2 Chi phí vận tải thuê ngoài
3 Chi phí hoạt động xe con
4 Tổng
(Nguồn: Bộ phận giao hàng)
vụ sửa chữa (có kế hoạch trước hoặc đột xuất) nên việc phân phối cũng khá phức tạp. Nhân viên phân phối hàng tuần lập kế hoạch giao hàng và thông tin đến bộ phận sản xuất, bộ phận kho bãi, bộ phận vận chuyển, bộ phận kinh doanh để phối hợp giao hàng đến khách hàng. Sản phẩm của Công ty được vận chuyển trực tiếp đến các khách hàng đặt hàng, có nhu cầu bằng phương tiện của Công ty hoặc của
bên mua nhanh chóng, thuận lợi vào bất cứ lúc nào khách hàng có nhu cầu. Đây là phương thức phân phối tiết kiệm chi phí trung gian, thu thập thông tin phản hồi của khách hàng về sản phẩm của Công ty nhanh chóng và kịp thời, đảm bảo mối quan hệ trực tiếp giữa người sản xuất với khách hàng. Tuy nhiên, do số lượng khách hàng rất lớn và khối lượng hàng vận chuyển nhiều, công ty đã thực hiện liên kết với các đơn vị Logistic để vận chuyển và giao hàng, đáp ứng tiến độ và tiết kiệm chi phí.
* Phương thức giao hàng:
Công ty đang triển khai hai phương thức giao hàng chính đó là giao hàng đến tận tay khách hàng (chiếm 95%) và giao hàng tại kho của Công ty (chiếm 5%)
2.2.2.5. Thực trạng hoạt động thu hồi của Công ty TNHH MTV Cao su 75
Qua thực tế, các sản phẩm cao su sau khi sử dụng để ngoài tự nhiên không phân hủy được gây ô nhiễm môi trường và ảnh hưởng đến sức khỏe con người. Hoạt động thu hồi sản phẩm sau khi sử dụng chưa được sự quan tâm và thực hiện. Đây là phương diện thiếu sót và cần có kế hoạch thúc đẩy hoạt động thu hồi trong thời gian tới của công ty.
2.2.2.6. Hoạt động kiểm soát và đánh giá kết quả chuỗi cung ứng của Công ty TNHH MTV Cao su 75
* Hoạt động kiểm soát
Công ty TNHH MTV Cao Su 75 (Z175) là một trong những đơn vị đầu tiên trong Tổng Cục CNQP áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Từ năm 2002 đến nay Công ty luôn duy trì, áp dụng hiệu quả hệ thống ISO 9001 vào quá trình hoạt động của đơn vị.
Với mục tiêu tiếp tục nâng cao hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng, hướng tới cung cấp các sản phẩm cao su kỹ thuật cao cho các ngành lắp ráp ô tô, xe máy, điện, điện tử…và xuất khẩu, lãnh đạo, chỉ huy Công ty đã hướng tới việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn IATF 16949: 2016. IATF 16949: 2016 là tiêu chuẩn quốc tế cho Hệ thống quản lý chất lượng được phát triển trên tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 nhưng bổ sung thêm những điều khoản khắt khe và nghiêm ngặt hơn về quản lý hệ thống chất lượng. Với mục tiêu đạt chứng nhận hệ thống
73
quản lý chất lượng IATF 16949: 2016 vào năm 2022, từ ngày 15/5/2021 Công ty TNHH MTV Cao su 75 (Z175) đã bắt đầu tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về hệ thống quản lý chất lượng IATF 16949 và các kỹ năng cần thiết cho chuyên gia đánh giá nội bộ với sự hướng dẫn của chuyên gia Công ty TNHH tư vấn hiệu quả- ECO. Đây sẽ là những chuyên gia nội bộ nòng cốt trong việc đánh giá nâng cao hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.
- Kiểm soát nhà cung cấp
Quá trình kiểm soát, đánh giá nhà cung cấp được công ty áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001:2015 với mục đích đánh giá lựa chọn, theo dõi năng lực & đánh giá định kì nguồn cung cấp bên ngoài cung cấp các sản phẩm/dịch vụ có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của Công ty.
Tiêu chí kiểm soát đánh giá công ty đang áp dụng như sau (tham khảo phụ lục 1) Định kỳ hàng năm bộ phận QA và phòng chủ trì sẽ xem xét năng lực của NCC cung cấp dựa trên dữ liệu trong quá khứ để thiết lập mục tiêu chất lượng cho một số nhà cung cấp nguyên vật liệu và thông báo mục tiêu tới NCC. Bộ phận QA và phòng chủ trì chịu trách nhiệm theo dõi kết quả thực hiện mục tiêu và thông báo định kỳ cho các NCC biết, khắc phục khi có xu hướng không đạt mục tiêu.
- Kiểm soát quá trình sản xuất:
Các loại sản phẩm băng tải cao su được sản xuất theo tiêu chuẩn JIS K6322, JIS K6369… bằng công nghệ tiên tiến hiện nay của khu vực cũng như trên thế giới. Với hệ thống dây chuyền thiết bị đồng bộ được nhập từ Nga, Đức, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc…
Hệ thống thiết bị kiểm tra và phân tích các tính năng cơ lý hoá được đầu tư đồng bộ như: Máy kiểm tra đường đặc tính lưu hoá, độ cứng, cường lực, dãn dài, độ chịu mài mòn, chịu lão hoá… của cao su và cốt chịu lực. Có thể nói Công ty có đầy đủ hệ thống thiết bị để quản lý chất lượng sản phẩm xuất xưởng đạt chất lượng cao nhất.
Quá trình tổ chức sản xuất của Công ty được kiểm soát chặt chẽ bởi Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001-2015 như:
+ Vật liệu đầu vào: Có đầy đủ nguồn gốc xuất xứ, các tính chất cơ lý hoá, bao bì, nhãn mác… Và được kiểm tra tất cả các thông số tại Phòng Cơ lý hoá trung tâm của Công ty.
+ Các sản phẩm được sản xuất theo các quy trình công nghệ chặt chẽ. Có nhân viên kỹ thuật giám sát trên từng chặng công nghệ thể hiện bằng các Phiếu công nghệ.
+ Bán thành phẩm trên các cung đoạn của các dây chuyền đều được kiểm tra đầy đủ các tính năng cần thiết nhằm loại trừ tối đa những thiếu khuyết phát sinh trong quá trình sản xuất.
+ Sản phẩm làm ra được kiểm tra 100% theo tiêu chuẩn nghiệm thu ban hành, khi giao hàng có chứng chỉ chất lượng của nhà sản xuất đi kèm.
- Kiểm soát phân phối
Quá trình phân phối được Công ty rất chú trọng và quan tâm. Để kiểm soát quá trình phân phối công ty cũng áp dụng theo hệ thống quản lý ISO 9001:2015 với quy trình đo lường sự thỏa mãn của khách hàng nhằm mục đích đo lường mức độ hài lòng của khách hàng liên quan đến các nội dung sau:
+ Tổng hợp phàn nàn của khách hàng;
+ Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng thông qua hình thức gửi phiếu khảo sát thăm dò;
+ Các hoạt động đánh giá nội bộ việc thực hiện các quá trình của hệ thống chất lượng hướng tới sự hài lòng của khách hàng
Thời gian qua, các sản phẩm được bảo hành theo Quy chế của Công ty, nếu xảy ra hiện tượng bất thường hoặc hỏng hóc (do lỗi của nhà sản xuất, có xác nhận của hai bên) Công ty TNHH MTV Cao su 75 cam kết thực hiện khắc phục trong thời gian nhanh nhất.
* Đánh giá kết quả quản trị chuỗi cung ứng của Công ty TNHH MTV Cao su 75 qua một số tiêu chí:
- Đo lường hiệu quả giao hàng, dịch vụ khách hàng
Một trong những nhân tố làm tăng lên về chất lượng dịch vụ khách hàng, hiệu quả giao hàng chính là tỷ lệ giao hàng đúng yêu cầu:
75
Bảng 2.18: Bảng tỉ lệ giao hàng đúng yêu cầu của khách hàng.
Tổng số đơn hàng
Tỉ lệ giao hàng đúng yêu cầu
Tỉ lệ giao hàng không đúng yêu cầu
(Nguồn: Phòng kế hoạch – vật tư Công ty) Theo số liệu được tổng hợp từ bảng trên thì trong năm 2020 tổng số đơn hàng được giao cho khách hàng chỉ có 13% số đơn hàng không đạt yêu cầu của khách hàng. Giảm so với năm 2018 là 2% điều này cho thấy công ty đã có những thay đổi trong việc đảm bảo giao hàng đúng yêu cầu theo chiều hướng tốt hơn.
- Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng
Trong hoạt động chuỗi cung ứng, chỉ tiêu giao hàng đúng hạn là một chỉ tiêu khá quan trọng đánh giá khả năng và tốc độ cung ứng hàng hóa của một doanh nghiệp. Ta có số liệu ở bảng sau
Bảng 2.19 : Bảng tỉ lệ giao hàng đúng hạn. Khu Khu STT vực 1 Trung 2 Nam 3 Bắc Tổng
(Nguồn: Tổng hợp số liệu từ Công ty)
Theo số liệu được tổng hợp từ bảng trên thì năm 2019 tỉ lệ giao hàng đúng hạn của khách hàng khu vực miền Bắc đạt cao nhất : 91% miền Trung thấp nhất đạt: 82%. Lý do là nhà máy Z175 là nhà máy sản xuất chủ lực các mặt hàng cao su đặt
76
tăng tương ứng 2% và 1%, trong khi đó thì tỉ lệ giao hàng đúng hạn của khu vực miền Bắc vẫn như cũ là 91%.
Bảng 2.20: Bảng thống kê nguyên nhân giao hàng trễ
(Chỉ tính đơn hàng chính kênh GT)
Nguyên nhân Vận chuyển giao trễ Nhà kho sắp hàng chậm