7. Kết cấu của luận văn
2.1. Giới thiệu chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chế độ kế toàn đang án dụng tạ
dụng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Du lịch Công đoàn Việt Nam
2.1.3.1. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Du lịch Công đoàn Việt Nam
Phòng kế toán tại Công ty TNHH MTV Du lịch Công đoàn Việt Nam áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, hầu hết công việc kế toán được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, từ khâu thu thấp kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.
Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung sẽ đảm bảo sự chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đồng thời lãnh đạo Công ty cũng nắm bắt và chỉ đạo kịp thời công tác kế toán tài chính. Bên cạnh đó phòng kê toán sẽ giúp giám đốc rất nhiều trong việc tham gia xây dựng cho Công ty một phương án kinh doanh có hiệu quả nhất phù hợp với quy mô, với cách tổ
chức và thực hiện các kế hoạch tài chính của công ty, thực hiện kiểm tra, kiểm soát và phân tích hoạt động kinh tế của Công ty.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Du lịch Công đoàn Việt Nam
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế, Thủ quỹ, Kế toán Doanh thu và Kế toán Chi phí.
- Bên quan hệ khách hàng gồm có Thu ngân, Kế toán thực phẩm và Kế toán công nợ.
Nhiệm vụ và chức năng của từng kế toán:
- Kế toán trưởng: Kế toán trưởng có trách nhiệm phân công các công việc kế toán cho từng kế toán viên, trực tiếp chỉ huy công tác kế toán từ khâu tổ chức chứng từ, vận dụng tài khoản. Kết nối các kế toán viên cùng làm việc để chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác kế toán và quản lý tình hình tài chính.
- Kế toán tổng hợp có chức năng hướng dẫn, đốc thúc và nhắc nhở các kế toán khác trong phòng công tác một cách hiệu quả, hoàn thành nhiệm vụ được giao cho mỗi người theo như sự phân công của kế toán trưởng. Giám sát sự tăng giảm, biến động của quỹ tiền mặt, ngân phiếu và các loại vốn bằng tiền khác. Hỗ trợ cho kế toán trưởng các công việc khi cần thiết. Theo dõi doanh thu và chi phí của khách sạn.
- Kế toán thuế: Kế toán thuế có nhiệm vụ phụ trách về các vấn đề khai báo liên quan đến thuế trong doanh nghiệp. Xác định cơ sở tính thuế và kết hợp với kế toán tổng hợp để lập các báo cáo, thực hiện các nghĩa vụ có liên quan đến thuế của doanh nghiệp đối với nhà nước. Lập báo cáo tài chính, báo
cáo thuế cuối năm. Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Hàng tháng kế toán thuế phải lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra của toàn công ty.
- Thủ quỹ: Thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm của người thủ quỹ. Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị. Thực hiện nghiêm chỉnh định mức tồn quỹ tiền mặt theo quy định của Nhà nước. Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt và làm báo cáo về quỹ tiền mặt.
- Kế toán doanh thu: Nhận báo cáo bán hàng của thu ngân, kiểm tra – đối chiếu với phần mềm quản lý hệ thống. Tiến hành phân loại các khoản thu của thu ngân theo hình thức thanh toán. Thực hiện hạch toán các bút toán chênh lệch thừa – thiếu của từng vị trí thu ngân trước khi tiến hành kết thúc ca. Lập sổ theo dõi việc nhận – bàn giao các loại phiếu quà tặng, phiếu mua hàng…
- Kế toán chi phí: Kế toán theo dõi các khoản chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Theo dõi kiểm kê, thanh lý Tài sản cố định, công cụ dụng cụ. Theo dõi các khoản chi phí trích trước cũng như các chi phí phải trả, chi phí khác…
- Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả. Đôn đốc, thúc giục khách hàng thanh toán khi đến hạn cũng như thực hiện nghĩa vụ thanh toán của công ty với bên chủ nợ dưới sự thống nhất của giám đốc và kế toán trưởng.
2.1.3.2. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Du lịch Công đoàn Việt Nam
Là một Công ty các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, do vậy công tác hạch toán của công ty khá phức tạp, tuy vậy việc vận dụng vẫn tuân theo nền tảng là những quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do Bộ Tài chính ban hành:
Hiện nay tại Công ty đang áp dụng Thông tư 200/2015/TT-BTC trong hạch toán kế toán. Đơn vị tiền tệ mà Công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết toán là đồng nội tệ: Việt Nam đồng (VNĐ).
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên; Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng; Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.
Công ty TNHH MTV Du lịch Công đoàn đang áp dụng chế độ kế toán máy bắt đầu từ tháng 02/2010. Phần mềm kế toán Fast and Acounting là phần mềm kế được Công ty lựa chọn sử dụng. Hệ thống tài khoản bao gồm các tài khoản cấp I phù hợp với chế độ kế toán thống nhất, đồng thời mở các Tài khoản cấp II, cấp III.
Công ty đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
Hiện Công ty đang sử dụng các loại sổ sau
- Sổ Nhật ký chung: là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ các phát sinh theo chứng từ hóa đơn lập trong tháng.
- Sổ Cái tài khoản: là sổ phân loại ghi (theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp. Số này được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt tài sản cố định (TSCÐ), tiêu thụ...) trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được
Quy trình hạch toán thực tế tại Công ty: hàng ngày kế toán phần hành nhập dữ liệu lên phần mềm kế toán Fast and Acounting: phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán.
+ Đối với giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào: Kế toán thanh toán lên phiếu chi.
+ Đối với Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra: Kế toán công nợ lên phiếu kế toán ghi nhận công nợ đối với từng đối tượng khách hàng.
+ Khi khách thanh toán công nợ phải trả: Kế toán thanh toán lên phiếu thu giảm trừ công nợ phải thu.
Phần mềm kế toán Fast and Acounting tự động chuyển dữ liệu kế toán mà kế toán phần hành đã nhập vào các sổ sách kế toán. Cuối tháng, kế toán in các sổ kế toán chi tiết và sổ cái từ phần mềm để phục vụ công tác quản lý kế toán.
Hệ thống báo cáo tài chính
Công ty tuân thủ hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành đối chiếu số liệu chi tiết rồi thực hiện phần mềm kết chuyển số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế toán.