1.2.1 .Nhiệm vụ, vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích
3.2.1. Cơ sở đề xuất giải pháp
Kinh phí công đoàn là một trong bốn khoản trích theo lương doanh nghiệp bắt buộc phải trích lập. Tuy nhiên, doanh nghiệp không tiến hành trích lập kinh phí công đoàn. Theo Luật Công đoàn 2012 quy định đối tượng đóng kinh phí công đoàn là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà không phân biệt cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp đó đã có hay chưa có tổ chức công đoàn cơ sở, bao gồm: Cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư,... Mức đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. Quỹ tiền lương này là tổng mức tiền lương của những người lao động thuộc đối tượng phải đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội. Phương thức đóng KPCĐ: tổ chức, doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động, nộp tại Phòng kế toán của Liên đoàn lao động nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Nguồn đóng KPCĐ: đối với doanh nghiệp và đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, khoản đóng kinh phí công đoàn được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ. Như vậy, dù doanh nghiệp đã có hay chưa có tổ chức công đòa cơ sở thì vẫn phải đóng KPCĐ theo quy định.
Theo khoản 18, 19 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP quy định cụ thể về xử phạm quy định về đóng kinh phí công đoàn: phạt tiền với mức từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng KPCĐ tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không đóng KPCĐ cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng.
Người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán. Lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng. Trường hợp trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng thì người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương 1. Do đó, công ty có thể tùy chọn hình thức trả lương, hình thức thanh toán lương nhưng phải phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đúng đắn giúp cho việc hạch toán của doanh nghiệp đi vào nề nếp, giảm bớt chi phí không cần thiết,
giúp doanh nghiệp xác định đúng chi phí sản xuất, kinh doanh, từ đó xác định đúng doanh thu của doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn giúp doanh nghiệp cân đối được giữa chi phí và kết quả kinh doanh, tạo hiệu quả kinh tế giúp cho các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, đảm bảo thanh toán tiền lương đầy đủ, kịp thời, chính xác cho người lao động.
Từ thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH TMXD Loan Thắng và hai công ty Công ty cổ phần Việt Mỹ, công ty cổ phần Toàn Thịnh đã tìm hiểu ở phần cơ sở thực tiễn, có thể thấy bên cạnh những kết quả đạt được, công ty nào cũng gặp phải những hạn chế cần khắc phục, tháo gỡ để công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng và công tác kế toán nói chung tại doanh nghiệp thực sự có hiệu quả.
Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty cần phải phù hợp với yêu cầu quản lý, tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của doanh nghiệp, được sự chấp thuận của ban giám đốc cũng như phù hợp với những thông tư, nghị định, chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Bất kỳ một thay đổi nào liên quan đến việc trả lương cho người lao động cũng phải nhận được sự ủng hộ, chấp thuận của người lao động, đảm bảo giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa công ty và người lao động. Để thực hiện những giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, cần nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán, đặc biệt là kế toán tiền lương để kịp thời với những thay đổi của thực tiễn.
Xuất phát từ thực tiễn, tìm hiểu những hạn chế của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH TMXD Loan Thắng, bài khóa luận nghiên cứu, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
3.2.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH TMXD Loan Thắng trích theo lương tại công ty TNHH TMXD Loan Thắng
Sau khoảng thời gian thực tập tại công ty TNHH TMXD Loan Thắng,
được sự giúp đỡ của Ban giám đốc và phòng Tài chính- kế toán, em đã tìm hiểu chi tiết về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Để công
tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty đạt được hiệu quả cao hơn, em xin có một số ý kiến như sau:
3.2.2.1. Thực hiện kiểm tra chặt chẽ chứng từ, số sách kế toán
Chứng từ, sổ sách kế toán là căn cứ pháp lý của doanh nghiệp, chính vì vậy những sai sót trong chứng từ bảng chấm công hay thiếu xót chữ ký trong các sổ kế toán làm ảnh hưởng không chỉ công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng mà còn ảnh hưởng đến công tác kế toán của doanh nghiệp nói chung.
Cuối tháng, kế toán cần kiểm tra chặt chẽ các bảng chấm công do các bộ phận gửi đến để từ đó căn cứ lập bảng tính lương và thanh toán lương, tính và nộp BHXH. Bất kỳ sai xót nào trên bảng chấm công cũng sẽ ảnh hưởng đến những chứng từ còn lại và đặc biệt ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Người lao động sẽ không nhận được đúng công sức mà họ bỏ ra, dễ nảy sinh tâm lý không hài lòng.
Bên cạnh đó cần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán được lập đúng theo quy định của bộ tài chính đã đủ con dấu và chữ ký hay chưa.
3.2.2.2. Sử dụng hình thức chấm công mới tại công ty
Kế toán nên thường xuyên giám sát, theo dõi để việc chấm công được chính xác hơn, thường xuyên kiểm tra bảng chấm công để tránh tình trạng chứng từ sai sót làm ảnh hưởng đến công tác kế toán của doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng đến việc thanh toán tiền lương cho người lao động.
Bộ phận văn phòng, xưởng sản xuất của công ty có thể sử dụng máy chấm công bằng vân tay để đánh giá ngày công được toàn diện và chính xác hơn giờ giấc đi làm của người lao động, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. Hiện nay, trên thị trường máy chấm công có rất nhiều loại như : máy chấm công thẻ giấy, máy chấm công thẻ cảm ứng, máy chấm công khuôn mặt, nhưng phổ biến nhất là máy chấm công vân tay. Máy chấm công vân tay: nhận dạng bằng dấu vân tay, có tính ổn định; dung lượng chấm công lớn; có thể tích hợp vân tay và thẻ cảm ứng; dùng phần mềm quản lý.
Ưu điểm máy chấm công vân tay: Máy chấm công vân tay là dùng dấu vân tay của mỗi nhân viên để chấm công. Công nghệ này đảm bảo sự an toàn và bảo mật cao vì mỗi nhân viên chỉ có một dấu vân tay và không có người thứ 2 bị trùng lặp. Quản lý giờ giấc khoa học, thông minh hơn đối với mọi nhân viên. Chi phí mua máy, bảo trì bảo dưỡng không quá đắt đỏ so với các dòng máy chấm công khác. Tiết kiệm thời gian, giảm bớt khối lượng của người theo dõi chấm công hay của kế toán, từ đó tập trung vào những công việc quan trọng khi không phải thường xuyên theo dõi giờ làm, giờ nghỉ của từng lao động. Dễ dàng trong việc sử dụng và xuất file vào cuối ngày hoặc cuối tháng.
Theo số liệu thống kê từ đại diện của hãng Ronald Jack tại Việt Nam, Top 5 Model bán chạy nhất năm 2019 thuộc về những model sau 7:
Tên Thông số kỹ thuật Ưu điểm
Giá (bao gồm VAT + Chi phí lắp đặt) Ronald Jack T8 - New model 2020 - Tích hợp kiểm soát cửa cơ bản (01 cửa) - Dung lượng lưu trữ lên đến 100,000 giao dịch - Kết nối với khóa từ - Hiển thị ID và tên khi chấm công
- Tốc độ sử lý nhanh < 1s/ lần chấm công
- Máy đọc được vân tay bị mờ, bị ướt, bám bụi, - Phần mềm kèm theo máy rất dễ dùng.
- - Tích hợp các phương thức chấm công bằng dấu vân tay, thẻ từ, pass word, tất cả trong 1 máy, một người có thể đăng ký tối đa 10 ngón tay.
- Dữ liệu trong máy không bị mất khi xảy ra mất điện
3.000.000 đồng Model Ronald Jack RJ1200 Bản 2020 - Tích hợp kiểm soát cửa cơ bản (01 cửa) - Dung lượng lưu trữ lên đến 200,000 giao dịch - Sử dụng chip Intel của Mỹ
- Thiết kế tinh tế & sang trọng
- Tích hợp các phương thức chấm công bằng dấu vân tay, thẻ từ, pass word trong 1 máy
- Một người có thể đăng ký tối đa 10 ngón tay. - Dữ liệu trong máy không bị mất khi xảy ra mất điện
3.500.000 đồng
Ronald Jack
- Phương thức chấm công: vân tay + thẻ cảm
- Có thể hẹn giờ mở/tắt máy sẽ an toàn và tiết
3.600.000 đồng
RJ1300 new 2020
ứng +Pass.
- Dung lượng bộ nhớ: 200.000 lần giao dịch. - Lấy và xem dữ liệu qua internet
- Tích hợp âm thanh và password
kiệm điện.
- Dữ liệu lưu trong máy không bị mất khi xảy ra khi mất điện. - Bảo Hành 12 tháng. Ronald Jack F18 - Dung lượng bộ nhớ: 3.000 vân tay, 5.000 thẻ cảm ứng -Dunglượng chấm công: 200.000 lần -Màn hình màu, mắt đọc chống trầy - Tốc độ xử lý rất nhanh<1 giây/1 lần chấm công - Một người có thể đăng ký từ 1 tới 10 dấu vân tay, 1 password, 1 thẻ cảm ứng.
- Dữ liệu trong máy không bị mất khi xảy ra mất điện.
- Kết hợp sử dụng vân tay thẻ cảm ứng
- Bảo mật cao: không chấm công giúp được. - Phần mềm quản lý nhân viên, giờ công, …. được xuất ra file excel để tính lương 4.800.000 đồng Ronald Jack X958A - Quản lý đến 3.000 dấu vân tay & 3000 Thẻ cảm ứng + Password - Sử dụng Sensor thế hệ mới chống trầy, chống mài mòn .
- Dung lượng bộ nhớ lưu trữ trong máy 100.000 IN/OUT
- Tích hợp âm thanh, chuông báo giờ vào, ra, tăng ca….
- Tốc độ xử lý nhanh <1s/1lần chấm công. - Thiết kế tinh tế & sang trọng.
- Chấm công bằng dấu vân tay với màn hình màu tuyệt đẹp.
- Dữ liệu trong máy không bị mất khi xảy ra cúp điện. - Hiển thị tên người chấm công lên máy.
4.800.000 đồng
(Nguồn: Số liệu thống kê từ đại diện hãng Ronald Jack tại Việt Nam năm 2019)
Từ bảng số liệu trên, em đề xuất công ty nên sử dụng máy chấm công Ronald Jack T8 - New model 2020. Máy chấm công này có chi phí thấp nhất trong năm loại máy trên cùng với những tính năng, những ưu điểm kể trên phù
hợp điều kiện thực tế của doanh nghiệp cũng như đặc điểm lao động của công ty.
Cách sử dụng máy chấm công vân tay
Để sử dụng được máy chấm công thì việc đầu tiên là cài đặt máy. Kết nối máy chấm công với đường dây mạng LAN và cài đặt phần mềm sử dụng trên máy tính của người quản lý nhân sự.
Lắp đặt và cài đặt bước đầu:
Hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay:
- Đăng nhập vào Menu để thiết lập thông số kỹ thuật: người sử dụng có thể cài đặt các thông số như: quản lý khai báo nhân viên, cài đặt kết nối MCC, thiết lập hệ thống thông tin,...
Quản lý/Khai báo nhân viên: cho phép khai báo, đăng ký thông tin ID, vân tay, mật mã... cho nhân viên mới.
- Để đăng ký vân tay cho nhân viên ta làm như sau:
Đối với thiết bị này, mỗi ID có thể được khai báo bằng nhiều ngón tay, tối đa là 10 ngón. Bình thường để không bị xử lý vân tay chậm, mỗi người chỉ nên khai báo 2-3 ngón. Trong trường hợp xảy ra lỗi: Vân tay đã được đăng ký xong nhưng thiết bị báo không nhận vân tay. Nguyên nhân: Là do vị trí đặt vân tay lúc đăng ký vân tay và vị trí đặt vân tay lúc chấm công khác nhau nhiều. Cách xử lý: đặt lại vân tay cho thẳng, tiếp xúc đều trên bề mặt mắt nhận. Nếu vẫn không được thì đăng ký lại vân tay đó.
- Kết nối máy chấm công với phần mềm:
Sau khi thiết lập và kết nối thành công, người sử dụng có thể giao tiếp 2 chiều giữa máy chấm công và các phần mềm chấm công chuyên dụng trên máy tính để quản lý chấm công, tính giờ làm, in, xuất báo cáo hàng tháng...
- Trường hợp nhân viên có đi làm nhưng phần mềm không tính công
Kiểm tra dữ liệu thô, nếu không có dữ liệu chấm công thì có nghĩa nhân viên đó không chấm công. Nếu dữ liệu thô có ghi nhận dữ liệu chấm công thì kiểm tra lại ca làm việc của nhân viên, khoảng thời gian bắt đầu và cho phép chấm công, các điều kiện đi sớm, về muộn, điều kiện bị coi là vắng mặt trong
phần quy định chấm công, đảm bảo nhân viên đi làm đúng ca, không vi phạm các quy định bị coi là vắng mặt.
3.2.2.3. Áp dụng hình thức trả lương phù hợp cho người lao động
Hiện nay, hình thức trả lương theo thời gian phù hợp đối với bộ phận văn phòng công ty. Đối với bộ phận sản xuất nên thay đổi hình thức trả lương áp dụng phổ biến hiện nay là trả lương theo sản phẩm.
Điều kiện trả lương theo sản phẩm: Muốn tổ chức trả lương theo sản phẩm doanh nghiệp chuẩn bị các điều kiện sau đây:
- Chuẩn bị về nhân lực: việc chuẩn bị về nhân lực là vấn đề cần thiết vì con người là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất. Nhân lực là công nhân sản xuất, cán bộ quản lý. Ngoài chuẩn bị nhân lực ra thì doanh nghiệp còn phải bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ kỹ thuật để kiểm tra chất lượng sản phẩm,...
- Chuẩn bị về kế hoạch sản xuất: Kế hoạch sản xuất phải rõ ràng, cụ thể, cung cấp đầy đủ thường xuyên nguyên vật liệu, máy móc thiết bị và phương tiện phòng hộ lao động phục vụ cho sản xuất.
Để lập kế hoạch cho sản xuất, bộ phận sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật. Các dữ liệu cần thiết để lập kế hoạch sản xuất: Đơn đặt hàng của khách hàng, nhu cầu về sản phẩm ở các công trình, tồn kho: tồn thành phẩm, tồn bán thành phẩm, sản xuất dở dang. Nguồn lực con người: Thông tin nhân sự, nhân công tham gia sản xuất tại xưởng sản xuất (số lượng công nhân hiện thời có thể tham gia sản xuất sẽ tác động đến chất lượng và sản lượng sản xuất trong kỳ). Nguồn lực máy móc: năng suất máy móc, thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị tại xưởng sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng sản xuất.
Với một số thông tin trên sẽ tính được: Số lượng vật tư cần đặt thêm, Liệu